성장하는 기업은 청구서의 갑작스러운 증가를 처리하는 데 어려움을 겪는 경우가 많습니다. 수동 송장 처리와 고립된 데이터 및 시스템을 도입하면 비효율성과 좌절감을 느끼게 됩니다. 송장을 수동으로 처리하는 데 드는 비용은 인보이스당 $15~$40, 데이터 입력에 소요되는 수많은 시간은 말할 것도 없습니다. 

이와 대조적으로 자동화된 송장 처리는 비용을 절감할 수 있습니다. 송장당 $1.42, 상당한 비용 절감으로 이어집니다. 비용 절감 외에도 자동화는 사기 위험을 완화하고 현금 흐름 추세에 대한 가시성을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 

Nanonets에서는 전 세계 기업이 AP 프로세스를 간소화하도록 도와왔습니다. QuickBooks 송장 자동화 완성. 이는 수동 데이터 입력, 검증 및 처리를 대폭 줄여 AP 팀이 보다 전략적인 작업에 집중할 수 있도록 설계되었습니다. 이러한 자동화를 통해 작업 속도와 정확성을 향상할 수 있습니다. 송장 처리 규정 준수를 단순화합니다.

이 블로그 게시물에서는 SME가 Nanonets의 QuickBooks 송장 자동화를 사용하여 어떻게 운영 효율성을 개선하고 리소스를 절약했는지 살펴보겠습니다. 또한 비즈니스에 맞게 자동화 워크플로를 설정하는 방법에 대한 단계별 개요를 확인하세요.

사업

행복한 보석상 수공예 주얼리 전문 소규모 기업입니다. 그들은 최고 품질의 핸드메이드 주얼리를 제공하기로 결심했습니다. 캘리포니아에 본사를 둔 이 회사는 혁신, 전문성, 고객 만족에 대한 명성을 40년 이상 쌓아왔습니다.

도전

성장으로 인해 Happy Jewelers는 엄청난 양의 송장을 관리하고 있습니다. 수동 관리는 엄청난 시간 낭비일 뿐만 아니라 부정확함으로 가득 차 있었습니다. 그들은 회계 업무를 간소화하고 정확성과 효율성을 제공할 수 있는 시스템이 필요했습니다.

Nanonets가 Happy Jewelers의 AP 효율성 향상에 도움을 준 방법 

사용 QuickBooks 송장 자동화를 위한 Nanonets, Happy Jewelers는 이메일에서 송장을 자동으로 추출하여 효율적으로 처리하고 클라우드에 구조화된 방식으로 저장할 수 있습니다.

이를 통해 수동으로 데이터를 입력하고 송장을 관리하는 데 소요되는 시간이 대폭 단축되었습니다. SME는 또한 이 데이터를 QuickBooks 계정에 직접 통합하여 지급 계정 프로세스를 간소화할 수도 있습니다.

Happy Jewelers가 Nanonets 및 QuickBooks 통합을 통해 혜택을 받은 다양한 방법을 살펴보겠습니다.

1. 수동 데이터 처리를 줄입니다.

사업 확장으로 인해 Happy Jewelers의 청구서 양이 늘어났습니다. Happy Jewelers의 AP 팀은 정확성이나 효율성을 희생하지 않고도 유입량을 처리할 수 있기를 원했습니다.

그러나 기존의 수동 프로세스로 인해 팀은 귀중한 시간을 수동으로 소비했습니다. 송장 추출, 분류, 처리. 이 작업을 완료한 후에만 QuickBooks에 업로드할 수 있습니다. 시간 낭비 외에도 수동 송장 처리로 인해 지불 연체, 공급업체 관계 긴장, 재무제표 불균형 등의 위험에 노출되었습니다.

자동화의 필요성을 인식한 AP 팀과 경영진은 Nanonets를 배포하기로 결정했습니다. 결합하여 OCR 와 AI Nanonets는 송장에서 데이터를 읽고 분류하고 추출할 수 있었습니다. 그게 다가 아닙니다. 송장 세부정보가 QuickBooks의 공급업체 및 계정 데이터와 동기화되도록 합니다. 그리고 새로운 공급업체의 청구서가 받은 편지함에 도착하면 Nanonets는 자동으로 QuickBooks에 새로운 공급업체 프로필을 생성하여 공급업체 목록을 항상 최신 상태로 유지합니다.

전반적으로 통합을 통해 추출된 데이터를 QuickBooks에 쉽게 업로드할 수 있어 수동으로 데이터를 입력할 필요성이 줄어듭니다.

이를 통해 지급 계정 팀은 추가 리소스를 고용하지 않고도 동시에 50% 더 많은 송장을 처리할 수 있었습니다.

2. 비즈니스 성장에 따른 확장

Happy Jewelers는 시카고와 뉴욕과 같은 새로운 지역으로 사업을 확장하면서 여러 소스에서 늘어나는 송장을 관리해야 하는 과제에 직면했습니다. 이는 회계 프로세스의 복잡성과 오류 가능성이 증가했음을 의미했습니다.

성장하는 비즈니스에는 수동 송장 처리보다 더 유연한 솔루션이 필요했습니다. 따라서 AP 팀을 확장하거나 엔지니어를 고용하여 기본 워크플로 자동화 도구를 구축하는 대신 Nanonets로 전환했습니다.

시스템에있는 사전 구축 된 워크 플로우 와 AI 모델 다양한 비즈니스 요구에 적응할 수 있습니다. 일단 설정되면 시스템은 여러 지점에 걸쳐 다양한 공급업체의 송장을 자동으로 처리할 수 있습니다. 또한 처리하는 데이터와 수동 개입을 통해 학습하여 시간이 지남에 따라 정확성을 높이고 기업이 구조화된 송장과 구조화되지 않은 송장을 원활하게 처리할 수 있도록 해줍니다.

유연하고 확장 가능한 이 솔루션을 통해 Happy Jewelers는 비용이나 리소스를 늘리지 않고도 확장으로 인해 유입되는 송장을 처리하여 운영 효율성을 높일 수 있었습니다.

3. 기존 작업흐름을 방해하지 않고 QuickBooks에 통합

Happy Jewelers는 꽤 오랫동안 회계를 위해 QuickBooks를 사용해 왔습니다. 그들은 소프트웨어의 편리성과 친숙성을 높이 평가했지만 송장 데이터를 수동으로 입력하는 데 시간이 많이 걸리는 프로세스에 불만을 느꼈습니다. QuickBooks의 기존 워크플로와의 원활한 통합을 보장하는 것은 구매를 고려한 모든 새로운 시스템에 매우 중요했습니다.

Nanonets는 다음과 같은 기능을 제공합니다. QuickBook과 통합, 딱 맞았습니다. Happy Jewelers의 AP 팀은 프로세스를 간소화하여 효율성을 극대화할 수 있었습니다. 이제 이메일, Google 드라이브 등 청구서의 출처가 어디든 신속하게 검증되고 분류되어 QuickBooks에 사용할 수 있습니다. 그들은 원시 데이터를 깔끔한 데이터로 신속하게 변환할 수 있었습니다. 엑셀 시트 회계 소프트웨어에 업로드할 수 있습니다.

두 계정이 연결되면 Nanonets는 몇 초 내에 QuickBooks에 SKU 수준 정보를 자동으로 추가하고 공급업체와 GL 코드를 자동으로 일치시킬 수 있습니다. 이를 통해 AP 팀이 정보를 수동으로 입력하고 일치시킬 필요가 없어져 오류가 줄어들고 송장 처리 시간이 단축됩니다.

또한 Nanonets에서 추출된 데이터에 대한 모든 변경 사항은 실시간으로 수동 개입 없이 QuickBooks에 반영됩니다.

통합은 원활했고 기존 워크플로를 크게 변경하지 않았습니다. 대신, 프로세스에서 시간이 많이 걸리는 부분을 자동화하여 워크플로우를 향상했습니다.

4. 팀 사기 향상

Happy Jewelers'는 직원들의 만족을 보장하기 위해 최선을 다하고 있습니다. 그들은 이것이 보다 강력한 조직에 기여하여 고객을 위한 더 나은 제품과 더 나은 공급업체 관계를 제공한다고 믿습니다. 그러나 송장을 수동으로 처리하는 것은 팀에게 큰 좌절감을 안겨주었습니다. 더 전략적인 작업을 수행할 시간이 거의 없는 번거로운 프로세스였습니다.

직원 사기와 생산성 향상의 필요성을 이해하고 Nanonet을 구현했습니다. AI 기반 솔루션은 송장 관리와 관련된 사무 업무를 자동화하여 팀이 보다 영향력 있는 작업에 집중할 수 있도록 해줍니다.

팀에서는 작업 부하가 크게 감소한 것을 즉시 알아차렸습니다. 이는 생산성을 향상시켰을 뿐만 아니라 사기를 진작시켰습니다. 그들은 더 의미 있고 보람 있는 일에 시간과 에너지를 투자할 수 있습니다.

Nanonets를 통해 수작업이 줄어들고 효율성이 향상되면서 팀의 만족도와 의욕이 더욱 높아졌고 Happy Jewelers의 전반적인 성장과 성공에 기여했습니다.

5. 강화된 규정 준수 및 감사 준비

Happy Jewelers는 규정 준수 및 감사 준비를 보장하는 데 상당한 시간을 소비했습니다. 송장, 지불 기록, 기타 재무 문서를 수동으로 처리하는 데 시간이 많이 걸리고 사람의 실수가 발생하기 쉽습니다. 이로 인해 기업은 감사 중에 잠재적인 처벌을 받을 수 있으며 기업의 평판에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

와 나노 넷, 규정 준수를 유지하는 프로세스가 훨씬 더 간단해졌습니다. 시스템은 송장에서 추출된 데이터를 회사의 내부 정책 및 외부 규정에 따라 자동으로 검증합니다. 송장 값이 구매 주문서와 일치하지 않거나 다른 불일치가 나타나는 경우 시스템은 수동 검토를 위해 해당 송장에 플래그를 지정합니다. 이는 정확한 재무 기록을 유지하는 데 도움이 되며 규정 준수 문제 또는 감사 실패의 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다.

또한, Nanonets와 QuickBooks의 통합 Happy Jewelers 팀은 결제 기록과 기타 재무 문서를 시스템에서 회계 소프트웨어로 직접 동기화할 수 있었습니다. 이를 통해 수동으로 데이터를 입력할 필요가 없어졌고 결제 및 유지 관리에 소요되는 시간이 크게 단축되었습니다.

이러한 향상된 수준의 규정 준수 및 감사 준비로 인해 팀은 수많은 시간을 절약하고 재무 문서가 정확하고 쉽게 액세스할 수 있다는 사실을 알게 되어 마음의 평화를 얻었습니다.

QuickBooks-Nanonets 통합: 단계별 가이드

Happy Jewelers가 어떻게 Nanonet과 QuickBook을 완벽하게 통합했는지 알고 싶으십니까? 시작하는 데 도움이 되는 단계별 가이드는 다음과 같습니다.

1. Nanonets 플랫폼에 접속하세요

당사 웹사이트를 방문하여 새 계정을 만들거나 기존 계정에 로그인할 수 있습니다. Gmail 계정을 사용하여 가입하거나 수동으로 이메일을 입력하고 비밀번호를 만들 수 있습니다.

2. QuickBooks에 연결

대시보드에서 통합 -> QuickBooks로 이동합니다. 한 번의 클릭으로 QuickBooks 계정을 Nanonets에 연결할 수 있습니다.

3. QuickBooks 데이터 가져오기

연결 후 QuickBooks의 계정과목표 및 총계정원장(GL) 코드를 자동으로 Nanonets로 가져옵니다. 수업 및 프로젝트를 사용하는 경우 이를 읽고 청구서에도 사용할 수 있습니다.

4. 송장 업로드 또는 가져오기

'문서 유형'에서 '송장' 모델을 선택하고 송장에 필요한 필드와 형식을 구성합니다. 송장을 수동으로 업로드하여 쉽게 추가하거나 이메일이나 Dropbox, Google Drive 또는 스캐너와 같은 기타 소스에서 자동 가져오기를 설정할 수 있습니다.

5. 데이터 추출 및 검토

Nanonets는 송장에서 테이블 데이터를 포함하여 20개의 고유한 정보를 캡처할 수 있습니다. 데이터가 추출되면 정확성이 검증됩니다. 오류나 불일치가 있는 경우 알림을 받게 되며 정보를 수동으로 검토하고 수정할 수 있습니다.

6. 데이터 확인 및 검증

나노넷은 데이터가 설정된 표준에 대해 검증되도록 보장합니다. 예를 들어 Nanonets는 특정 GL 코드가 데이터베이스에 존재하는지 확인하고 해당 GL 코드가 발견된 경우에만 유효합니다.

7. 승인 워크플로 설정

승인 프로세스에 대해 원하는 만큼 검토자를 추가할 수 있습니다. 각 검토 단계에 대한 규칙을 설정합니다. 예를 들어 인보이스 금액이 $1000를 초과하는 경우 검토를 트리거할 수 있습니다.

8. 매칭 수행

Nanonets 플랫폼을 사용하면 양방향, 2방향 또는 GL 코드 일치를 수행할 수 있습니다. 일치를 위한 문서(예: 구매 주문)를 추가하고 특정 구매 주문 번호에 해당하는 총계와 같은 특정 값이 데이터베이스의 값과 일치하는지 확인할 수 있습니다.

9. QuickBooks로 내보내기

청구서 상세화면으로 이동합니다. CSV 및 XLSX를 포함한 다양한 형식으로 데이터를 다운로드하거나 QuickBooks와 같은 CRM 또는 AP 자동화 소프트웨어로 내보낼 수 있습니다.

10. 모니터링 및 최적화

마지막으로 시간 경과에 따른 워크플로 성능을 모니터링하고 필요한 조정을 수행할 수 있습니다. Nanonets는 대시보드에서 포괄적인 분석을 제공하여 정확성, 처리 시간 및 기타 중요한 지표를 추적할 수 있도록 합니다. 이는 추가 최적화가 필요할 수 있는 영역을 식별하는 데 도움이 됩니다.

마무리

Happy Jewelers가 Nanonets와 마찬가지로 송장 관리에 자동화를 도입하면 비즈니스 운영이 크게 향상될 수 있습니다. 일상적인 작업에 소요되는 시간과 노력을 줄일 뿐만 아니라 높은 수준의 정확성, 규정 준수 및 감사 준비도 보장합니다. QuickBooks와의 원활한 통합으로 프로세스가 더욱 간소화되어 재무 관리가 더욱 효율적이고 안정적으로 이루어집니다.

성공적인 디지털 혁신의 핵심은 올바른 도구를 선택하고 이를 워크플로우에 효과적으로 구현하는 데 있다는 점을 기억하십시오. 이를 통해 팀의 시간을 확보하고 사기를 높이며 궁극적으로 비즈니스의 전반적인 성장과 성공에 기여할 수 있습니다.

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• 출처: https://nanonets.com/blog/quickbooks-invoice-automation/