事務処理は、常にあらゆるビジネスの重大な敵でした。 隅々まで最新のテクノロジーが登場したことで、誰もが本当にペーパーレス環境を実現できると考えていました。 しかし、多くのフォームや書類はまだ手作業で作成されているため、どのビジネスでも大量の紙の証跡が残っています。

ここで PDF OCR が介入し、この高度な技術の時代におけるビジネスおよび個人的な使用のゲーム チェンジャーとしての地位を確立しています。 OCR は、すべてのドキュメントをデジタル形式に変換するのに役立つだけでなく、企業がプロセスとワークフローを合理化できるようにします。 によると イェルの研究l、企業は AI ベースの OCR テクノロジーを採用してワークフローを自動化することで、年間約 35000 米ドルを節約できます。

このような利点があるため、OCR の世界と、PDF OCR テクノロジを使用してビジネス ワークフローに革命を起こす方法について詳しく説明します。

PDF OCRとは？

ドキュメントをスキャンする必要がある場合があります。 しかし、 ドキュメントスキャン OCR 経由での撮影と、普通の写真を撮るだけでは XNUMX つの世界が異なります。

PDF OCR OCR テクノロジを使用して、PDF ドキュメント内のテキストを編集および検索可能なテキストに変換します。

PDF OCR ドキュメントをデジタル形式で複製するだけでなく、簡単に索引付けして検索できるような形式でデータを作成します。 手書きのフォーム、パスポート、書類、請求書、領収書など、紙に記録されたさまざまな種類のデータをデジタル化するのに役立つため、作業環境で非常に役立ちます。

このように、大規模なオフィス スペースをカバーするキャビネットは必要ありませんが、外付けハード ドライブまたはクラウド ストレージが必要なため、ドキュメントを簡単に保持、追跡、検索することができます。 この機能に AI を追加すると、操作が簡単になります。

PDF OCR はどのように機能しますか?

あなたがいる間に何が起こるか見てみましょう PDF の OCR.

画像 ソース

PDF OCR プロセスには、通常、画像に示されているような次の手順が含まれます。

1. 画像の前処理: まず、PDF の歪みやぼやけを取り除きます。 また、スキャンされたドキュメントの場合、データ検出を改善するために、PDF のコントラストと明るさを強調する必要がある場合があります。
2. テキスト検出: PDF が前処理されると、OCR ソフトウェアに送られ、ドキュメントのテキスト パターンが分析されます。 次のステップは、ドキュメント内の各文字、単語、および行の境界を識別することです。 これには あいまい一致, 境界ボックス, ゾーンOCR.
3. 文字認識と再構成: OCR ソフトウェアは各文字を認識し、認識された文字を単語や文章に組み合わせてテキストを再構築します。
4. 後処理： 最後に、認識されたテキストが編集および修正され、正確さと読みやすさが確保されます。

このプロセス全体は、PDF、画像、またはスキャンした PDF でも同じであり、検索可能で編集可能な PDF ドキュメントに変換します。

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ビジネスに PDF OCR を使用するメリット

ビジネス (または自宅) で PDF OCR がすぐに必要な理由を強調することはできません。 ドキュメントの手動および半自動スキャンから、同じタスクで PDF OCR を使用するように切り替えると、メリット、利点、および可能性は無限大になります。

ドキュメントを検索可能なデータベースに変換

PDF は編集できません。 PDF OCR を使用すると、企業はドキュメントを完全な形式に変換できます。 検索可能なPDF キーワードだけで重要なドキュメントを簡単に検索できるデータベース。

コストと時間を節約

PDF OCR を使用すると、余分な作業を何時間も節約できるだけでなく、紙の使用と追加の人員によるコストも節約できます。 ゴールドマン・サックス 調査、 それが明らかになった $ 2.7兆 ドルは、紙ベースの請求書処理で毎年使用されます

コンプライアンスの強化

PDF OCR を使用すると、物理的なドキュメントをデジタル形式に変換して検索できるようにすることで、必要に応じてドキュメントを簡単に見つけて作成できます。

統合されたドキュメント管理

PDF OCR テクノロジは、ドキュメント管理システムなどの他のソフトウェア アプリケーションと統合して、ドキュメント処理ワークフローを合理化し、効率を向上させることができます。

多才

OCR テクノロジは、複数の言語とフォントのテキストを認識できるため、さまざまなアプリケーションや業界に適しています。

PDF OCR については、インターネット上で多数の有料および無料のオプションを利用できます。 ただし、すべてのツールには長所と短所があり、基本的には使用方法に基づいています。 必要に応じて最適な PDF OCR ツールを選択できるように、上位の PDF OCR ツールをリストします。 どうやって選んだの？ 後で役立つヒントとコツもいくつかあります。

＃1。 ナノネット

Nanonets は、企業や個人に強力な PDF OCR 機能を提供する AI ベースのプラットフォームです。 Nanonets は、その簡単で柔軟なセットアップと、AI の助けを借りて非構造化データを処理する機能により、他のすべての PDF OCR ソフトウェアよりも高く評価されています。

古い紙の記録をデジタル化したり、請求書や領収書からデータを抽出したり、ドキュメントの検索性とアクセシビリティを改善したりする必要がある場合でも、Nanonets は柔軟で使いやすいソリューションを提供し、目標を達成するのに役立ちます。

メリット

• 近代的なUI
• 簡単に使える
• 優れたドキュメントとカスタマー サポート
• 双方向の統合と簡単なカスタマイズ オプション

デメリット

• テーブル キャプチャ AI は標準に達していません
• 一度に非常に大量のスパイクを処理できない

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＃2。 アドビ アクロバット プロ

Adobe Acrobat pro は、エンドツーエンドで構築された、最も使用されている PDF リーダー ツールです。 文書処理 機能と強力な OCR 機能。 PDF OCR機能を使用して、スキャンしたドキュメントを検索および編集可能なドキュメントに変換しました。 その主な機能は次のとおりです。 ドキュメントの索引付け、多言語対応、 データ抽出、およびテキスト検索編集。

メリット

• 簡単に使える
• 普遍的な受容性
• モバイルフレンドリー
• 基本機能は無料

デメリット

• 高度な機能はプレミアム コストでロック解除されます
• プレミアム使用の経常費用

＃3。 レディリス

この PDF OCR ソフトウェアを使用すると、数回クリックするだけでドキュメントをデジタル検索可能なドキュメントに変換できます。 また、ドキュメントの署名、編集、マージを超高速で行うこともできます。 テキストは、画像や手書きメモから OCR を使用して抽出することもできます。 主な機能には、バッチ処理、インデックス作成、および複数の出力形式が含まれます

メリット

• 高速ソフトウェア
• きれいなユーザーインターフェース
• 高精度

デメリット

• キーボード ショートカットの使用制限
• クリップボードに保存できません
• いくつかの機能に対して高価格

＃4。 Google ドキュメント AI

Google ドキュメントに、PDF、請求書、領収書など、さまざまなドキュメントの OCR 機能を可能にする AI 機能があることを知っているユーザーは多くありません。高度な AI 機能により、写真や PDF ファイルに基づいてデジタル ドキュメントを作成する際の人間の入力が軽減されます。 . ただし、ユーザーは人間によるレビューを使用して AI 機能を補完することができます。これは、どのソフトウェアにとっても常にプラスの点です。 主な機能には、簡単な統合、多言語分析、ヒューマン イン ザ ループ機能などがあります。

メリット

• 非常に使いやすい
• 広く受け入れられている
• 手動ドキュメントの自動化
• 時間とコストを削減

デメリット

• 既存のワークフローのカスタマイズは面倒
• AI モデルのトレーニングには、人間による絶え間ないインプットが必要です

最高のPDF OCRソフトウェアを選択するには？

これは、特に PDF OCR ソフトウェアを取得するためにお金を費やす必要がある場合に、注意が必要な場所です。 ただし、最良の方法は、すべてのソフトウェアが提供する試用期間を利用して、ニーズに最適なものを確認することです! ただし、常に考慮すべき追加の要因には次のようなものがあります (ただし、これらに限定されません)。

正確さ

PDF OCR の精度は非常に重要であり、ソフトウェアを入手する前に考慮すべき最も重要な要素です。 精度が高いということは、複雑な手書きメモも簡単に変換できることを意味します。

言語サポート

同じ言語を持たないパートナーとやり取りするデータがビジネスに関係している場合は、最大数の言語サポートを提供する PDF OCR を選択してください。

出力フォーマット

出力形式は、PDF OCR ソフトウェアの重要な側面です。 複数のフォーマットに変換できない場合は、お金を無駄にしている可能性があります。 したがって、出力形式の基本的な要件を設定してから、OCR ソフトウェアを探してください。

バッチ処理

ビジネスが大量のドキュメントの流入に基づいている場合、バッチ処理機能を使用すると、大量のファイルを短時間で処理できるため、ワークフローの時間が短縮され、その後のコストが削減されます。

UI / UX

シンプルで使いやすいユーザー インターフェイスは重要ですが、それほど重要ではありません。 ただし、多くの従業員がソフトウェアを使用する場合は、複雑な OCR ではなく、使いやすい OCR を用意することをお勧めします。

統合

PDF OCR が MS Office、Google ドライブ、および同様のサービスなどの主に使用されるサービスと互換性がない場合は、PDF OCR の選択を再考する必要があります。 Nanonets の統合を確認してください。

顧客サポート

このソフトウェアでは、インターネット リソースが統合されたソリューションで完全に役立つとは限らないため、常に助けが必要なため、OCR ツールに適切なカスタマー サポートがあることを確認してください。

費用

コストは、通常、市場にないツールを選択する際の最大の要因です。 ただし、PDF OCR の場合は、コストより機能性を重視することをお勧めします。 これは、ドキュメントをデジタル化し、ビジネス ワークフローを強化するためのプロフェッショナルなソリューションを探している企業にとって特に有効です。

まとめ

したがって、理想的な PDF OCR ツールをまだ使用または検索していない場合は、石器時代に住んでいる可能性があります。 従業員から、仕事が奪われるのではないかと抵抗を受けるかもしれませんが、ここで効果的な変更管理戦略の出番です。信頼性の高い PDF OCR ツールにより、プロセスが高速化、効率化され、収益性が向上し、ビジネス ワークフローの効率が大幅に向上します。

全体として、AI とデジタル化はあらゆる種類のビジネスの未来です。 したがって、OCR テクノロジをビジネス ワークフローに組み込んで効率化するだけでなく、時間を節約することをお勧めします。 ビジネスの他の重要な側面に集中します。 すべての人にとって有利な状況。 OCR を使用すると、過去数十年にわたってビジネスのドキュメント セクションを管理してきたゲーム ルールを変更できます。

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