プロジェクトに取り組んでいる間、リアルタイムのサポートが必要だと思ったことはありませんか？
あなたが取り組んでいるプロジェクトに関連する包括的な知識にアクセスできることで、あなたが次善の従業員になる可能性があると感じた事件は発生しましたか？
真実は言われています、もしあなたがそうしたら、あなたは間違っていません。
手元の作業に関連する情報が不完全なため、ほとんどの場合、チームのコラボレーションや個々の作業の品質が低下します。 製品設計者、開発者、マーケティング担当者、または顧客担当者のいずれであっても、包括的な知識を持っていると、生産性レベルが永遠に変わる可能性があります。
問題は、包括的な知識にアクセスするのが難しいことです。 たとえそれを可能にしたとしても、XNUMX回のブリーフィングセッションで製品の細部を毎分保持することはトリックを行うことはできません。 これはまさに知識ベースシステムが役立つところです。
不十分で不整合な情報の問題を軽減するナレッジベースソフトウェアは、プロジェクトを成功させるためのレシピ本のように機能します。
しかし、それでも可能性がわからない場合は、キャリアの軌道を変える必要があります。このブログ投稿の終わりまでには、何もありません。
簡単に言えば、 知識管理ソフトウェア 単なるプロジェクト詳細ソフトウェア以上のものです。 これは、指数による作業での生産性と効率を向上させることができるツールです。
これは、製品開発者と顧客の間のギャップを埋め、よりまとまりのあるコミュニケーションを生み出します。
知識ベースシステムは、最も組織化された構造で製品に関する包括的な知識を持っていることを保証し、必要な知識の正確な部分にリアルタイムでアクセスできるようにします。 これは、柔軟性、俊敏性、動的性を意味します。
しかし、より明確に言えば、ここに知識ベースシステムがあなたを助けることができるトップ5の利点があります。
1.簡単な情報アクセスと検索
職場でのパフォーマンスの最も重要な領域のXNUMXつは、外出先で関連情報にアクセスする機能です。 同意しませんか？
なぜインターネットがとても人気になったと思いますか？ XNUMX回の検索で、どこからでも何にでもアクセスできるようになりました。
ナレッジベースソフトウェアはインターネットと同じように機能しますが、アクセスできるようにパーソナライズおよびカスタマイズされています。 そのタグとカテゴリセクション機能は、いつでもどこからでもアクセスできる、整理された意味のある情報アーキテクチャを作成するのに役立ちます。 これにより、柔軟性がもたらされ、作業プロセスの俊敏性が向上します。
プロジェクトブリーフィングの従来の方法とは異なり、一度に完全なブリーフィングを受ける必要はありません。 現在の作業段階に合わせた部分にアクセスするだけです。 最良の部分？ 最も強力な知識ベースシステムには、インターネットと同じように情報にアクセスできる検索ボタンがあります。 繰り返しになりますが、デバイスのメモリにこのすべての情報をロードする必要はありません。
すべてをクラウド上に安全に保管し、アクティブなプロジェクトをデバイスにダウンロードするだけで、処理を高速化できます。
2.より簡単なドキュメント管理
ドキュメント管理は、日常業務で実行できる最も非生産的でありながら重要なタスクのXNUMXつです。
上司からの参照や臨時の繰り返しのために、9か月前のプロジェクトを掘り下げなければならなかった状況を考えてみてください。 ドキュメントが管理されていない場合に経験しなければならない煩わしさに、すでにおびえていますか？
ドキュメントを最新の情報で更新し続けると、作業の質が低下し始めます。 繰り返しになりますが、ファイルの管理と保守に多くの時間を投資すると、生産時間が失われ、多くの場合、残業につながる可能性があります。 今は長時間働きたくないですよね？
これはまさにナレッジベースソフトウェアが軽減するものです。 ドキュメントの混沌を宇宙にもたらすことで、プロジェクトの最新情報を入手し、情報が不十分または古くなったために作業品質が低下することはありません。 要するに、それはクライアントの前であらゆる困惑からあなたを救います。
一番良いところ？
このプロセスを合理化するために、最高のナレッジベースソフトウェアによりシームレスなコラボレーションが可能になり、文書化プロセスがXNUMX人の担当者の作業になることはありません。 代わりに、含まれているチーム全体がそれを作成して、動的、高速、無駄のないものにすることができます。
また、関連性とトピッククラスターに基づいて適切なセクションを作成し、コンテンツを配信するためのタグとカテゴリもあります。 つまり、マーケティングチームが支援を必要としている場合、設計チームのヘルプセクションにたどり着くことはなく、その逆も同様です。
3.より創造的な部屋
パフォーマンスは、知識ベースシステムが提供できる多くの利点のXNUMXつです。
マッキンゼーの調査によると、平均的な従業員はほぼ 労働時間の20％ メールやSlackなどのプラットフォームを介したコミュニケーション。
誤って管理された通信ストリーム、ドキュメント、およびファイルの混乱からワークスペースを整理し、ソフトウェアは集中管理システムを作成します。 これは、情報と通信に冗長性がなくなることを意味します。 リアルタイムのサポートを必要とする通信のための非効率的な電子メールスレッドの長いチェーンはもうありません。
更新された情報に簡単にアクセスできるため、顧客のリアルタイムの質問に簡単に対応できます。
すべてを順番に保つことで、知識ベースシステムは、作業する情報を計画および収集するよりも多くの実行時間を与えることができます。 要するに、あなたは重要な仕事をするようになります。 しかし、それだけではありません。
効率的な知識ベースシステムは、あなたの連絡先、誰が、いつ会ったかを追跡することができます。 これにより、将来の作業時間の分布をより適切に追跡および整理し、将来のパフォーマンスを向上させることができます。
この場合も、応答時間が短くなります。 リアルタイムの支援により、毎日のタスク完了プロセスをより適切に管理および計画できます。 手元にあるチーム運用の標準プロトコルにより、品質基準に対応できるようになります。
最良の部分は、燃え尽き症候群からあなたを救い、仕事の質を改善するための創造的な柔軟性を与えることです。
4.本物の情報へのアクセス
リアルタイムの質問に答えることは良いことですが、リアルタイムの質問に最良の答えを与えることは、パフォーマンスが際立つところです。
知識ベースソフトウェアは、あなたがあなたの質問に最高の答えを得るのを確実にします。 ナレッジベース作成タスクをすべてのチームメンバー間で分割すると、無駄のない、高速で本物の情報キオスクが作成されます。
つまり、製品の機能に関する質問には製品開発チームが直接回答し、設計に関する質問には設計チームが回答します。 これにより、チーム内の個々のパフォーマンスを軽減できる、混乱のない、エラーのないまとまりのある情報フローが作成されます。
また、すべてのチームコラボレーションタスクに共通する現象である冗長性の余地が減少します。
一度回答すると、チームメンバーがよくある質問に再度回答する必要はありません。 彼らはそれを、プロセスを合理化し、抵抗の少ないコラボレーションパスを作成できるセルフヘルプドキュメントのように扱うことができます。
5.安全な情報ストレージ
ドキュメントストレージの最も重要な領域のXNUMXつは、セキュリティです。
ドキュメントがサイバー脅威に対して脆弱である場合、ドキュメントへのアクセスがどれほど構造化されていて簡単であっても、日常業務にメリットをもたらすことはほとんどありません。
このコア問題を軽減するために、ナレッジベースソフトウェアは、簡単にアクセスできる情報のシステムを作成するだけでなく、ストレージの安全な環境を作成します。 これは、許可されたチームメンバーのみがアクセスできることを意味します。 自分だけのドキュメンテーションシステムを作成している場合は、必ず自分で保管することができます。
さらに、アクセスを制限することもできます。 この機能は、短期間で共同作業する場合に非常に便利です。 強力なパスワード認証と暗号化を使用することで、ドキュメントをクラウド上で安全に保護します。 ランサムウェアやマルウェアなどのサイバー攻撃を恐れることなく、必要なときにいつでもアクセスできます。
ボーナスポイント
知識ベースソフトウェアは間違いなく強力です。 しかし、大幅な成長を目撃するには、職場での業務をどのように文書化するかを認識している必要があります。
一次、二次、三次の情報に優先順位を付けることから始め、シームレスなアクセスと利用のために独自のカテゴリに従ってそれらを文書化します。 これにより、よりスムーズな作業プロセスを作成できます。
違いが顕著になるのは、ナレッジベース管理ソフトウェアの能力と優れたドキュメントの衛生状態を組み合わせた場合のみです。 以下は当然、職場での自分の最高のバージョンです。
まとめ
ナレッジベースソフトウェアは、キャリアをレベルアップするだけでなく、チーム全体のコミュニケーションと生産性を向上させることができます。 今では、その強みはあなたに明らかだったに違いありません。 ただし、ここにアドバイスがあります。
ナレッジベースソフトウェアがどれほど強力であっても、チームの重要な情報を文書化しないと失敗します。 これは、コアタスクがまだあなたに残っていることを意味します。
タスクを軽減できる情報を文書化します。
ナレッジベースソフトウェアをキャリアの成長パスに統合することを計画している場合は、以下のコメントセクションでお知らせください。
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出典：http：//hrnews.co.uk/how-knowledge-base-systems-can-take-your-career-to-the-next-level/
