会計の自動化?ゲームチェンジャー！請求書処理コストが $40 〜へ $1.42 それぞれ。そのため、会計自動化は今日最も注目されているトレンドの 1 つです。

QuickBooks Online は会計分野の強力なツールですが、Zapier の自動化マジックと組み合わせれば、止められないコンビが誕生します。 QuickBooks を 5000 以上のアプリに接続できます。コードは必要ありません。サイト上のフォーム送信から請求書を作成しますか?チェック。請求書が投稿されたら、Slack 経由でチームに通知しますか?終わり。

QuickBooks Online、Zapier、Nanonets などの AI 搭載 OCR ツールを組み合わせると、さらに多くのワークフロー自動化が可能になります。トリガーとイベントを設定すれば可能性は無限にあり、データは異なるプラットフォーム間でシームレスに流れます。

Zapier と QuickBooks オンラインで会計を自動化する 5 つのワークフローのアイデア

QuickBooks Online は、そのプラットフォーム内でかなりの量の自動化機能を提供しますが、会計ワークフローを自動化するその真の能力は、Zapier および Nanonets と統合するときに明らかになります。このトリオは、新たな可能性の世界を解き放ち、会計ワークフローを高度に自動化された効率的でエラーのないシステムに変換します。

開始に役立つワークフローのアイデアをいくつか紹介します。

請求書の処理

請求書の手動処理には時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。 Zapier、QuickBooks Online、Nanonets OCR を使用して請求書処理を自動化することで、プロセスを合理化し、時間を節約し、精度を向上させることができます。

ワークフローは、新しい請求書の受信を検出する Zapier のトリガーから始まります。電子メール、Dropbox、フォーム送信などのソースを監視します。その後、請求書データは Nanonets に送信され、AI を活用した光学式文字認識を使用して請求書から関連情報を正確に抽出します。検証ルールと承認ルーティング階層を設定して、手動介入を最小限に抑えて請求書を処理できるようにすることができます。その後、別の Zapier トリガーを設定して、QuickBooks Online で新しい請求書を自動的に作成し、抽出されたデータを入力することができます。その後、さらなる処理と支払いに進むことができます。

ワークフローを自動化すると、効率が向上し、正確なデータ入力が保証され、請求書の承認と支払いのプロセスが合理化されます。これにより、請求書の処理が高速化され、ベンダーとの関係が改善され、財務管理が改善されます。

経費報告

経費の収集、分類、提出を自動化することで、経費報告プロセスを簡素化および合理化します。自動化されたワークフローを使用すると、時間を節約し、精度を向上させ、経費管理を強化できます。

Zapier でトリガーを設定して、領収書の提出、フォームの提出、またはその他のソースであるかどうかに関係なく、新しい経費を検出します。 Nanonets OCR を使用して、経費データの取得と検証のプロセスを自動化します。次に、抽出した情報を QuickBooks Online に直接送信します。これにより、新しい経費エントリを自動的に作成し、分類して、適切なアカウントに割り当てることができます。従業員に払い戻しが必要な場合は、自動払い戻しプロセスを設定することもできます。 

これにより、経費報告プロセスが迅速化され、各経費が正確に記録、検証、払い戻されることが保証されます。

スリーウェイマッチング

三者照合は、請求書が支払われる前に発注書、領収書、請求書を検証する会計における重要なプロセスです。このプロセスを自動化すると、エラーが減り、詐欺が防止され、支払いが合理化されます。

電子メール、スキャンされたドキュメント、デジタル ファイル/画像、クラウド ストレージ、ERP などのさまざまなソースからドキュメントを自動的に取得し、Nanonets に送信するように Zapier を設定します。次に、これらの文書を請求書、注文書、領収書として適切に分類および分類します。

その後、システムは請求書、発注書、領収書からデータを正確に読み取り、キャプチャします。関連する請求書、発注書、領収書全体でフィールド、経費、残高、SKU レベルの情報を調整し、それらが一致していることを確認します。許容レベルに違反する不一致にはフラグが付けられ、3 方向の照合に合格した請求書はさらなる承認のために送信されます。その後、QuickBooks Online は、照合および承認された請求書に対する支払いを生成できます。

ベンダーのオンボーディング

ベンダーのオンボーディングには時間がかかり、納税フォーム、輸出フォーム、その他の書類から情報を収集して検証する必要があります。

ベンダーのオンボーディング プロセスを合理化するために、納税フォームや契約書などのベンダーのドキュメントを Nanonets にアップロードできます。 Nanonets は、名前、住所、納税者番号、連絡先の詳細などの重要なベンダー情報を自動的に抽出する、AI を活用した文書処理機能を提供します。

この情報を使用して、QuickBook でベンダー プロファイルを迅速に作成し、SKU レベルの詳細を簡単に更新し、GL コードを照合することができます。このプロセスにより、ベンダー情報が一元化され、正確かつ検証され、将来の参照のためにトランザクションが正しくタグ付けおよび追跡されることが保証されます。

在庫管理

在庫管理には、在庫レベルの追跡と管理、販売注文の生成、発注書の開始が含まれます。自動化すると、時間を節約し、精度を高め、正確な予測を行うことができ、適切な在庫レベルを維持するのに役立ちます。

新しい販売注文が WebFlow Web サイトのフォームに配置されると、これを検出して自動プロセスをトリガーするように Zapier を設定できます。注文の詳細は Nanonets に送信され、製品の詳細、数量、顧客情報などの関連データが正確に抽出されます。このデータは、QuickBooks Online の既存の在庫詳細と比較できます。 Zaps を設定して、抽出されたデータを使用して QuickBooks Online で新しい販売注文を作成します。注文数量が現在の在庫レベルを超えた場合、補充のための発注書を自動的に生成することもできます。 

この自動化によるリアルタイムの在庫追跡は、在庫過剰または在庫不足の可能性を最小限に抑えるのに役立ちます。これにより、注文処理が迅速化され、顧客満足度が向上します。

最終的な考え

Zapier と QuickBooks の統合により、シームレスで効率的な自動化ソリューションが提供され、会計ワークフローが合理化されます。企業は、請求書処理、経費報告、三者間照合、ベンダーのオンボーディング、在庫管理を効率的に実行できます。これにより、貴重な時間が節約され、エラーが減り、財務管理の全体的な効率と精度が向上します。 

Nanonets の AI を活用した OCR を追加すると、データの抽出と検証がさらに堅牢になり、QuickBooks とのシームレスな同期が保証されます。この強力な組み合わせにより、企業は会計プロセスを制御し、従業員の士気を向上させ、コンプライアンスのリスクを軽減し、監査の準備を整えることができます。これにより、企業は新たな生産性レベルを解放し、今日のペースが速く競争の激しい環境で成功を推進できるようになります。今すぐ会計プロセスの自動化を始めて、ワークフロー自動化の変革的な影響を体験してください。

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• 情報源： https://nanonets.com/blog/zapier-quickbooks/