請求書の処理または請求書の処理は、ベンダーから製品/サービスを購入するビジネス エンド (意図しない語呂合わせ) に関連する操作の全範囲です。 ベンダーの請求書の受け取りから、適切なチェックと承認の後に行われた支払いの記録まで、すべての手順が含まれます。

簡単に聞こえるかもしれませんが、請求書を受け取り、正確性を確認し、請求書を支払い、取引を終了します。請求書の処理は単純なワークフローではありません。 請求書がどのように処理され、自動化が合理化にどのように役立つかを見てみましょう 請求書管理 ビジネスをより効率的に運営するのに役立ちます。

請求書の処理方法は?

中規模および大規模の企業では、請求書の処理は買掛金 (AP) プロセスの一部です。 のプロセス 請求書管理 キャッシュフローを整理するだけでなく、ベンダーやサプライヤーを処理してタイムリーな調達を確保するためにも重要です。

請求書の従来の処理には、次の基本的な手順が含まれます。

• 仕入先から受け取った請求書の評価: 通常は発注書 (PO) を通じて注文された製品またはサービスの請求書を仕入先から最初に受け取ります。 買掛金請求書処理担当者は、識別コード (一般会計または GL コード) を使用して元帳に請求書を記録します。
• 請求書の照合: 注文された製品/サービスの種類、合意された価格、配達日などを含む請求書のデータが、元の PO と比較されます。 製品/サービスの配送後に請求書が提出された場合、請求書の詳細は納品書の詳細とも照合されます。 この「tXNUMX 通りのマッチング」は、次のような質問に対処します。

o 支払条件は一致していますか?

o 約束された割引は含まれていますか?

o 請求書は適切な経費勘定にコード化されていますか?

o 源泉徴収の支払いを正当化する受領後のパフォーマンスの問題はありますか?

• 不一致の確認: 請求書データの不一致は、例外としてフラグが立てられます。 その後、AP 担当者はベンダーと社内の関係部門に連絡して、エラー/不一致を修正します。 例外が解決されると、仕入先によって請求書が再発行され、請求書照合プロセスが繰り返されます。
• 適切な承認と承認を受け取る: 会社のポリシーに応じて、請求書は検証と承認のためにさまざまなレベルの管理に送られます。 必要な承認の数と性質は、会社のポリシーと規模によって異なります。 その他の要因には、ソーシングおよび調達プロセスに関与する部門、製品タイプ、および請求金額が含まれます。 たとえば、一部の企業では、特定のしきい値を超える請求額に対して管理レベルの承認を義務付ける場合があります。
• 請求書の支払いを承認する: すべてのレベルの承認の後、仕入先と交渉した条件に従って請求書が支払われます。 支払いは、ビジネス構造に応じて、AP 部門、財務部門、または購買部門の責任となる場合があります。 支払いは、所定の利用規約に従って、小切手、電信送金、またはその他の方法で処理されます。
• トランザクションのクローズ: 支払いが完了すると、その特定の請求書の証跡がクローズされ、トランザクションが完了として記録されます。 請求書と支払いの詳細は、将来の監査のために GL にアーカイブされます。

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請求書の処理における課題

1. 請求書の紛失または紛失

これは、会社が毎日複数のベンダーと多くの請求書を扱う場合の問題です。 この問題は、請求書がさまざまな形式 (ハード コピー、スキャンした PDF、ワープロ ファイルなど) で受信される可能性があるという事実によって悪化します。これらのさまざまな形式の請求書を、さまざまな時期にさまざまな担当者によってさまざまな形式で管理することは困難になります。 .

請求書の紛失は、支払いの遅延とそれに伴う罰則、ベンダーとの関係の緊張、業務の遅延、および監査の問題につながります。

2. データの不一致または欠落

請求書には、会社 ID、税情報、提供されるサービス/製品、価格、配送状況などの重要なデータが含まれています。請求書がさまざまな形式である場合、それらからすべての有効なデータを確認することは不可能ではないにしても、面倒になります。 見逃しやすい間違いには次のようなものがあります。

– 間違ったクライアント名を使用する

– 製品/サービスを明確に項目化していない

– 要求されたブランドと一致しない

– 計算ミス

– 適切な通貨を使用していない

– 期日については触れていない

– 割引や違約金については触れていない

– 税率の誤り

による 熱烈なパートナー、すべての請求書のほぼ XNUMX 分の XNUMX が例外としてフラグ付けされており、買掛金請求処理担当者が対処する必要があります。 請求書の間違いは、金銭的損失と時間的損失の両方につながります。

それがされている 報告 病院だけでも、請求ミスにより年間約 68 億ドルの損失を被っています。 紙ベースの請求書のエラーを修正するにはかなりの費用がかかります – 請求書データの修正には費用がかかる可能性があります $53.50 請求書あたり平均！

手動請求処理に関連する問題は、AP チームのコストの 30% 以上を占めています。 正確さのチェックにも膨大な時間がかかり、不適切または誤りが見つかった場合は、発生した例外の解決にさらに時間がかかります。 このような請求処理の遅延は、支払いスケジュールに影響します。 ほぼ 1社に5社 ベンダーへの支払いの遅延により、有利な条件と割引率を失う。

3. 不明な請求書ステータス

多くの場合、処理スキーマにおける請求書の現在のステータスは不明です。特に、プロセスに多くの利害関係者が関与している場合はそうです。 それはどこにある？ 誰がそれを承認したのですか？ これ以上何が必要ですか？ 支払いはいつ行われますか？ これらは、透明性の欠如が原因で発生することが多い質問です。

4. 請求書のルーティング エラー

XNUMX つの会社に毎日多くの請求書を発行する複数のベンダーが存在する場合があります。 予備チェックの後、AP 請求書処理チームは各請求書をルーティング キューに分類します。 最も有能な AP スペシャリストでさえ、請求書のルーティングを間違えることがあります。 請求書が誤って転送されると、不必要な手順を踏むことになり、時間と労力が無駄になります。 この「ハイタッチ」シナリオは、特に AP チームが定期的に帳簿を閉じる必要がある場合に特にストレスがかかります。 したがって、買掛金チームは、 調達と調達 実際には、複雑な承認ルートを通じて請求書を追跡し、一連のプロセスで発生するエラーを修正するために、膨大な時間を費やす可能性があります。

請求書処理の問題の実際的な影響

従来の問題点 請求書管理の流れ、前のセクションに記載されている、会社の生産性と収益性に深刻な影響を与える可能性があります。

• 効率と生産性の低下: 請求書の確認、エラーと例外の処理、経過の追跡、承認の取得、請求書の支払いは、時間のかかるプロセスです。 そのようなタスクに「浪費された」時間は、企業価値に貢献するタスクに費やすほうがよいでしょう。 請求処理に関連する反復的なタスクは、組織の生産性を低下させる可能性があります。
• 社員の士気と文化: AP 社員の 60% 報道によると 彼らの仕事の半分以上に対する不満は、従業員の士気と熱意の喪失につながります。 社員は当たり前 find やりがいのある仕事の興味深い側面に費やされた時間。 したがって、請求書処理プロセスのありふれた雑用を最小限に抑え、従業員の仕事の挑戦的で興味深い側面に費やす時間を増やすことで、仕事の満足度を高め、それによって従業員の定着率を高めることができます。
• 負債のエスカレーション: 請求書処理ワークフローで遅延が発生すると、請求書が実行不能になる可能性があります。 これにより、時間の経過とともに負債が発生し、監査期間中の圧力が高まり、コンプライアンス違反が発生する可能性があります。 これらはすべて収益に影響します。
• 詐欺の脆弱性: 請求プロセスで発生する一部の詐欺には、サードパーティの詐欺、人件費の不正請求、二重支払い、およびその他の内部エラーが含まれます。 請求書の不正は、異常な請求書の量、提供された製品/サービスと請求書の仕様との不一致、注文書と請求書の不一致、疑わしい従業員の行動として現れる場合があります。 手動の請求書処理タスクは退屈で、精神的無気力になる可能性があります。 これにより、請求書のエラーやデータの問題をチェックする際に、詐欺を見逃す可能性があります。 これは特に危機の時代に当てはまります。 たとえば、Covid-19 パンデミック 報道によると 2020 年に不正請求の発生率が増加しました。特に取引量が多い場合、不正請求は手動で検出するのが困難です。
• 分散化された請求書処理: 一貫した、またはまとまりのある請求書管理ワークフローが存在しないと、プロセスが断片化する可能性があり、その結果、一元化された可視性とガバナンスが妨げられる可能性があります。
• スケールアップの障害: 会社が成長するにつれて、手動の請求書処理は扱いにくくなります。 したがって、小規模なセットアップでおそらく機能するものに固執し続けると、拡張と拡張の可能性が妨げられます。 ビジネスの究極の目的は、現状を維持することではなく、成長することです。

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自動請求書処理

請求書処理の自動化は、この手動プロセスに関連するすべての問題ではないにしても、ほとんどの明確な解決策を提供します。 一部の段階で手作業による介入がわずかに必要になるため、「すべてではない場合」という警告が発生します。 それにもかかわらず、プロセスの反復タスクの多くを自動化することで、時間とお金を節約し、従業員の士気を維持し、良好なベンダーとの関係を維持できます。

完全に非接触の請求書ルーティング (請求書の受領から締め切りまで手動で介入することなく自動的に処理する) は、まだまれです。 あ 調査 AP プロセスに携わる担当者の間で実施された調査では、手動タスクの大部分の自動化が圧倒的に支持されています。

請求書処理ワークフローの一部またはほとんどのタスクを自動化することの具体的な利点は次のとおりです。

• データの一貫性: 自動化された請求書処理ツールには、多くの場合、請求書から関連データを抽出し、その後のチェックと承認に役立つ標準化された形式で保存できる自動データ抽出ツールが含まれています。 多くの請求書処理ツールには、請求書から関連データを抽出できる組み込みの OCR モジュールが付属しています。 AI対応 請求書管理ツール Nanonets などは、さまざまな形式の請求書から特定のデータを抽出するようにトレーニングできます。
• スリーウェイ マッチングの高速化: 請求書と発注書および領収書の自動スリーウェイ比較は、トランザクションに関連するすべてのデータが同じ場所にデジタルで保存され、視覚的または AI ベースで簡単に比較できるため、手動検証よりも高速です。ソフトウェア。 自動化された請求書処理ワークフローをデータベースやその他の会計システムと統合して、人手を介さずに自動照合することができます。
• 合理化された承認: ある段階から次の段階への請求書の自動通過と、承認のためのリマインダーの設定により、請求書の処理の遅延を回避できます。 ワークフローに不測の事態とリマインダーを含めることで、ボトルネックを解消できます。 電子署名とデジタルフォームの統合により、プロセスのさまざまな参加者からの外出先での承認が可能になるため、物理的にオフィスを離れても承認プロセスが遅れることはありません。
• プロセスの透明性: データへのマルチレベル アクセスと一元化されたデータ ストレージにより、透明性を確保できます。 請求書処理の自動化により、チェックポイントに沿って請求書の進行状況を追跡するための監査証跡も作成されます。
• データ セキュリティ: 請求書データをデジタル化することで、検証と承認のためにドキュメントを物理的に移動する際によく発生する情報の損失を防ぐことができます。 自動化により、請求書管理ワークフローを会社のワークフローと統合することもできます。 文書管理システム および監査およびアーカイブを目的としたその他の簿記ツール。 また、規制遵守にも役立ちます。
• より優れたビジネス インテリジェンス: 自動化された請求書管理により、購入データと支出へのアクセスと評価が容易になり、より優れた分析と意思決定が可能になります。
• ベンダーとの関係の維持: 遅延がなく、請求書を組織的に管理することで、支払いがタイムリーになり、ベンダーとのコミュニケーションが改善され、ベンダーとの生産的な関係が構築されます。
• 不正行為の排除: 請求書の承認ワークフローを自動化すると、ワークフロー全体にチェックを入れて可視性を高めることで不正行為を排除できます。 異常は、作業中に自動的にフラグを立てることができます。 自動三者対戦。 また、電子署名の検証により、内部/外部の両方の不正行為とそれに伴う損失を防ぐことができます。

自動化に適した AP プロセス

自動化の恩恵を受ける請求書処理ステップの一部は次のとおりです。

• 請求書の受領: さまざまなベンダーからさまざまな形式の請求書を受け取ることを考えると、請求書のさまざまな関連フィールドを自動的に検出することで、請求書のデジタル化とデータ管理の改善に役立ちます。 ここで OCR ツールが役に立ちます。
• 請求書の検証: 請求書のデータの整合性と完全性をチェックするルールを簡単に設定できます。 請求書データベースのカスタムメイドのさまざまなフィールドに入力すると、不完全または欠落している情報を検出するのに役立ちます。
• スリーウェイ マッチング: 多くの場合、請求書は PO に応じて作成され、多くの場合、領収書に関連付けられます。 これらの XNUMX つのドキュメントは、共通の PO 番号によって関連付けられます。 請求書、注文書、領収書の自動照合により、検証プロセスが加速され、遅延なく請求書が次のレベルに移行します。
• 例外処理: 請求書管理では、例外や特殊なケースは珍しくありません。 タイム ゾーンの変更、複数の定期的な請求、遡及的な価格調整、変動する月の長さなどにより、特殊なケースが発生する場合があります。 一部のソフトウェア、特に Nanonets のような AI を搭載したソフトウェアは、これらのエッジ ケースを処理できますが、異なるレベルの人的介入を必要とするソフトウェアもあります。
• 承認プロセス: デジタル請求書は、承認のために管理階層に沿って自動的に移動できます。 リマインダーの設定は、請求プロセスを早めるのにも役立ちます。
• 支払い: デジタル支払い (電信送金など) をソフトウェアに組み込むことで、すべての承認が得られたら、ベンダーへの自動支払いを有効にすることができます。
• 分析: 自動化により、支出パターンとベンダーとの関係の評価と分析が可能になり、コースの修正と生産的なビジネス上の意思決定に役立つ可能性があります。 AI ベースのシステムでは、請求書を使用してより多くのトレーニングを行うことで、より優れた分析が可能になります。

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インテリジェントな請求書処理のためのナノネット

Nanonetsは、ビジネスの請求書処理ステップを自動化および合理化するために使用できるAIベースのソフトウェアです。

さまざまな種類の請求書ファイルからデータをエラーなしでキャプチャできます。 NanonetsのAIエンジンは、コーディングを必要とせずに実際の請求書でトレーニングできるため、会社に合わせてカスタマイズできます。  

また、最先端のアルゴリズムが組み込まれており、マルチステップ承認のための強力なインフラストラクチャも備えています。 Nanonets 請求書処理ソフトウェアは、Mysql データベース、QuickBooks、Salesforce などの他のシステムと統合でき、プラットフォームに依存しません。 正確でスケーラブルで、買掛金請求書処理チームの時間と費用を節約し、生産性を向上させます。

取り除く

請求書処理の自動化により、購入プロセスが合理化され、請求書ルートの透明性が向上し、時間とお金が節約され、従業員の生産性が向上し、ベンダーとの関係が改善されます。 請求書フローの自動化により、人間の従業員は、計画や戦略立案など、平凡ではなく価値の高い活動に集中できます。 これらは、ビジネスの全体的な効率と収益性の向上につながる可能性があります。

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• 情報源： https://nanonets.com/blog/invoice-processing/