拝啓、あなたの受信箱が私のようなものだとしたら、19 世紀のラブレターか 10 代の若者からのテキスト メッセージのような電子メールでいっぱいです。
公平を期すために言うと、これは誰のせいでもありません。社会として、私たちはただ教えていないだけです メールのエチケット あるいは基準の変化に応じて専門家を再訓練することもできます。幸運にもビジネス ライティングのクラスを受講できた方は、挨拶文 (「拝啓」、「関係各位」、「敬具」など) やカバーレターのフォーマット、フォーマルな文章の書き方などを学んだことでしょう。苦情。
しかし、毎日のメールはどうでしょうか？あなたは今まで一人で生きてきました。
ビジネスメールでよくある間違いと、そこから学ぶためのプロフェッショナルではないメールの例を 14 個まとめました。
プロフェッショナルではない電子メールの例 14 選
自分がプロフェッショナルらしくないメールを送ってしまったのではないか、それとも同僚が常識外れだったのではないかと考えていませんか?これらのプロフェッショナルではない電子メールの例をスクロールして、今日許容される電子メール エチケットと許容できない電子メール エチケットを確認してください。
1. 誰かの名前や性別をいじる
こんにちはブランデー、
これを月曜日の会議の議題に加えていただけますか?
おかげで、
ギル
マディ、マギー、モリー — 全部聞いたよ。丸3か月間、私をブランデーと呼んだ上司がいました。私はアマンダとは呼ばれないので、そのような挨拶のメールは、その人が私のことを知らないということを証明するものです。
誰かの名前と好みの代名詞を学ぶことは重要です。誰かの名前を大虐殺することは、メッセージが読まれる前にメッセージを抹消してしまう一番の方法です。
代わりに何をするか: 送信ボタンを押す前に、相手の名前のスペルを再確認し、性別について推測しないでください。間違いを犯したと気づいたら、素直に謝りましょう！コールドメールのシナリオではチャンスを逃したかもしれませんが、同僚や顧客の場合は間違いを認めて次に進みましょう。
2. 挨拶文または署名の欠落
誰かがこれについてフォローアップしてもらえますか?
電子メールでのコミュニケーションはあまり形式的ではなくなりましたが、それでも挨拶と承認は必要です。これは特に新しいメールだけでなく返信にも当てはまります。多くの人は返信メールの署名を持っていないため、グループ スレッド内のメールは、メールの帰属が不明な場合に混乱を招く可能性があります。
代わりに何をするか: 新しい電子メールには 1 つの電子メール署名を設定し、返信には短い署名を設定します。 「こんにちは [名]」または「親愛なる [名]」を使用して電子メールを開き、少なくとも下部に自分の名を含めてサインオフします。必要ありません 賢いサインオフ メールの場合は、必要に応じて選択できます。
3. 乱雑な文法とスペル
こんにちは
プロジェクトについて問い合わせたくて連絡しています。今後のウェブサイトプロジェクトのためのライターを緊急に必要としています。自動車業界のクライアント向けです。さらに話し合うために連絡するのに良い日があればお知らせください。
最高の願い、
Todd Stuebing
作家であり、英語を専攻している私は、優れた文法を高く評価していますが、それがすべての人に強みがあるわけではないことも認識しています（英語がすべての人の母国語であるわけでもありません）。ほとんどの人は 1 つのタイプミスを見逃しますが、それでも良い印象を残しません。複数のタイプミスがある場合、または読者がメッセージを理解できない場合、深刻な問題が発生します。
代わりに何をするか: 自分でメールを校正し、次のようなツールを使用します。 Chromeの文法 見逃したものをキャッチするために。
4. 悪質なコールドメール
こんにちは、
連絡を試みても応答がなかったので、もう一度受信箱を調べてみます。
大幅な成長を求めていますか?
ウェブサイトは見栄えは良いですが、コードに重大なバグがあり、Google で見つけるのが困難になっています。ビジネスをインターネットの穴に放っておくのではなく成長させたいなら、もう探す必要はありません。
以下に、Web サイトのコード内の最も重要なエラーのリストが記載されたレポートをお送りします。修正後、Web サイトは Google で再インデックスされ、検索エンジンで大幅に上位に表示されるようになります。短時間。
アナグマ
見込み顧客のフォローアップは営業の重要な部分ですが、その方法には正しい方法と間違った方法があります。の 最高のコールドメール パーソナライズされ、簡潔かつ要点を絞った内容になっています。受信者に恥をかかせ、新しい情報や価値を何も加えない執拗なフォローアップ メールを送信すると、確実に失敗します。
代わりに何をするか: 人柄があり、礼儀正しくあります。その人物とそのビジネスについて調査したことを示し、明確な行動喚起で終わります。
5. 失礼なフォローアップ
こんにちはメラニー、
私の最後のメールを見ましたか？
カレン
同僚に手紙を書く場合でも、顧客に手紙を書く場合でも、受動的攻撃的またはストレートに失礼なフォローアップの返信には注意してください。金曜日の午後 4 時にメールを受信し、月曜日の朝にはこのようなメモが受信箱に残っていることほど最悪なことはありません。この人があなたの上司のメモを受動的攻撃的に真似するとしたら、さらに悪いことです。
代わりに何をするか: 適切な時間 (1 ～ 2 営業日) 待ってから、丁寧にチェックインを行ってください。特定の期限までに返信が必要な場合は、その理由を伝えてください。それが本当に危機的な場合は、Slack、電話、オフィスに歩いて行くなどの代替コミュニケーション方法を使用してください。
6. 過度にフレンドリーまたはカジュアルな態度をとる
やあ、兄弟！
調子はどうですか？この一週間を乗り越えられたことを願っています! 🤪
レポートに関してサポートが必要かどうかを確認します。すでに始めているなら、素晴らしいソースです！ 🌮 アイデアを教えてほしい場合は、LMK まで！
sええ、周りにいますか
カイル
クライアント、上司、または見知らぬ人に宛てる電子メールは、上記のようなものであってはなりません。プロフェッショナルなメールを維持するには、テキスト メッセージにスラング、絵文字を使用し、句読点を使用しないようにします。親しい同僚との電子メール スレッドにはある程度の柔軟性がありますが、制限を設け、常識に従ってください。
代わりに何をするか: 完全な文章で書きます。スラングは人々が知らないと排他的になる可能性があるため、平易な言葉を使用するようにしてください。相手のことをよく知ったら、少しだけ緊張を解くことができます。
7. 形式的すぎる
拝啓、
このメッセージがあなたを元気にしてくれると信じています。私の名前はジェロームです。ビデオ会議ソリューションの大手プロバイダーである XYZ の代表を務めています。
このプラットフォームはフォーチュン 500 企業から信頼されており、最高水準の卓越性を備えて設計されています。 HD オーディオや画面共有などの機能により、リモート会議を促進し、ビジネスを簡単に成長させることができます。
ソフトウェアの個別のデモンストレーションを行い、お客様のニーズについて話し合うために、できるだけ早く簡単なビデオ通話を予定させていただければ幸いです。来週のご都合をお知らせいただけますか。
よろしくお願いします、
ジェローム
対極には、次のようなものがあります。 あまりに プロ。形式的すぎる電子メールは、堅苦しく、非個人的で、場違いな印象を与える可能性があります。正式な Mr./Mrs. を使用する必要はありません。特別な肩書を持っていない限り、名前で十分です。状況や業界によっては他の状況よりも形式的なことが求められる場合がありますが、このスタイルで書くと誰かとつながりを築くのは一般に困難です。
代わりに何をするか： 完全な文で書き、電子メールのエチケットに従いますが、過度に冗長で堅苦しい表現は減らし、同じメッセージを伝えるより正確な日常的な表現を優先します。古風にならずに敬意を示すことができます。
8. 不適切な件名
件名: こんにちは?
悪い件名のほとんどは、あいまいなもの (こんにちは、チェックインしました。チャットできますか?) か、スパムのようなものです。 「無料」、「現金を獲得」、「義務なし」などのキーワードは、フィッシングメールのように見えるため、電子メール フィルターに引っかかり、電子メールがゴミ箱に送られる可能性があります。
最悪の件名は？全く何も入れてません。
代わりに何をするか: 件名はわかりやすいものにしてください (50 文字未満)。読者はメールを開く前に、そのメールの内容を理解する必要があります。使用 力の言葉 誰かが開ける可能性を高めるため。
9. 曖昧さ/行動喚起がない
皆さんこんにちは、
これらは素晴らしい考えや提案です。この先が気に入っています。これらのアイデアを実行に移してみましょう。
クラリス
誰もがグループメールのスレッドに参加したことがありますが、そこでは人々がアイデアを出し合い、他の人が熱意を持って応答するだけで、その後は何も起こりません。これには聞き覚えがあるでしょうか？あいまいさは、次に何が起こるか相手に不明瞭なままにしてしまうため、プロフェッショナルらしくありません。
代わりに何をするか: 専門的な電子メールはそれぞれ、特定の行動喚起で終わります。どのような責任を負う予定であるかを明確に述べ、スケジュールを示し、委任する追加のアクション ステップをリストします。
10. 詳細が不明
皆さんこんにちは、
ごめんなさい、パワーポイントを入れるのを忘れていました！ここにあります。何人かの方から、金曜日のランチと学習はどこで開催されるのかと尋ねられましたが、スカイルームで開催されます。
おかげで再び、
メリッサ
重要な電子メールを送信して、添付ファイルや日付などの重要な詳細を忘れることほど恥ずかしいことはありません。複数の質問がある電子メールに返信している場合、返信して 1 つの質問に答え、もう 1 つの質問を忘れてしまうことがよくあります。このようなことは最もよく起こる人たちに起こりますが (私もその経験があります!)、このようなことが起こる可能性を下げることはできます。
代わりに何をするか: 時間をかけてメールを書き、校正してください。メールに返信する場合は、元のメールを校正して、すべてに返信したかどうかを確認してください。大量のメールの場合は、他の人に校正を依頼して、何も欠落していないこと、すべてが意味をなしていることを確認してください。
11. 全員に返信の誤った使用
みんなも全部返信するのやめてもらえませんか？ THX
私たちは皆、リプライオールの恐ろしい話を聞いたことがあるでしょう。全員返信による事故のほとんどは偶発的なものです。誰かが意図したよりもはるかに多くの視聴者にメッセージを送信するか、「全員に返信」を押してグループにプライベート メッセージを送信するかのどちらかです。
代わりに何をするか: スレッドに 1 対 1 の返信を送信する必要がある場合は、受信者リストを確認するか、新しいメールを開始することを検討してください。誤って全員に返信メッセージを受け取った場合でも、全員に返信して事態を悪化させないでください。問題を解決するには、送信者に個別に問い合わせてください。
12. とりとめのないメール
こんにちは！
今週はどう過ごしましたか？また氷点下の週が続くなんて信じられません。昨日、犬を散歩に連れて行こうとしたのですが、数ブロック進んだだけで犬たちは震えていたので、引き返さなければなりませんでした。もう夏の準備はできています。
来週、私は火曜日に出社する予定です (タコ火曜日を見逃すわけにはいかないですよね?)。全社会議があるので、数日間通勤するのに勇気を出しています。コーヒーを飲みませんか？あなたの部門の最新情報をぜひ聞きたいです。
ジャッキー
同僚やビジネス上の連絡先と信頼関係を築くのは良いことですが、長文でとりとめのないメールは効果的ではありません。冷たいメールの場合、読者は第 2 段落まで進みません。職場では、同僚には長い個人的な逸話を読み終えて、同じように返答する時間やエネルギーがないかもしれません。
代わりに何をするか: 相手の時間を尊重し、電子メールの最も重要な詳細を削除します。雑談は 1 行以内にしましょう。言いたいことがたくさんある場合は、会議や実際の会話のために保存しておいてください。
13. うわさ話と苦情
うわぁ。会議中に何が起こったのか信じられますか?その一言のあと、彼は血管が張り裂けそうになった。
ティナ
「他人に読まれたくないことは決して書き留めないでください。」私はこのアドバイスを中学生のときに受けました。これがすべてに当てはまるとは思いませんが、仕事のメールには確かに当てはまります。うわさ話、苦情、誰かをからかうことは、仕事上の電子メールでは許されません。
代わりに何をするか: 誰かに対して正当な苦情がある場合は、次のことを行う必要があります。その人に直接話すか、上司や人事部長に相談してください。
事後、会話をいくつかの箇条書きにしてメールに記録します。 「こんにちは。今日の会話の要約です…」そうすることで、必要に応じてパフォーマンスの問題や人事ファイルの記録を残すことができます。
気難しい同僚の不満を晴らしたいだけですか?ハッピーアワーのために取っておきます。
14. 誰かに感謝したり謝ったりしないこと
こんにちはマット、
チェックが入ってて良かったです。続きまして、来週第 2 四半期の戦略会議を予定してもよろしいでしょうか?
ヨナタン
誰かがあなたのために仕事を完了したり、あなたに好意を寄せてくれたときに、その貢献を認めないのは失礼です。さらに悪いのは、他人の仕事を自分の手柄にすることです。
代わりに何をするか: プロジェクトを終えたとき、または誰かから送られたものを単に受け取ったときは、各人の仕事と貢献に感謝します。同僚の前で少しの感謝と評価を与えることは、大いに役立ちます。
プロフェッショナルなメールは重要です
上司、同僚、顧客、リードに電子メールを送信する場合でも、電子メールはあなたとあなたの会社を代表するものであるため、プロフェッショナリズムが重要です。必ずメールを読み直して、受信者の名前、タイプミス、口調などを再確認し、必要な情報や添付ファイルがすべて含まれているかどうかを再確認してください。
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- 情報源： https://blog.hubspot.com/marketing/unprofessional-email-examples
