あなたのビジネスが月または年間でどれくらいのお金を費やしているかについて心配していますか?
まずは経費報告書の定義から始めましょう。
経費報告書は、月、四半期、または年間に会社が行ったすべての経費を記録および報告するために作成されます。ただし、このレポートには、期間中に支払われたすべての購入および税金も含まれます。経費報告書は心を落ち着かせるのに役立ち、すべての経費を把握することで経費面でもリラックスできます。
この短いガイドでは、すべての事業支出を記録し、経費管理を解決するために作成できるすべての経費レポートについて説明します。また、経費報告書の作成手順、経費報告書の種類、経費報告書のカテゴリについて説明し、最後に自動化と人工知能を使用して経費報告書の生成を自動化する方法を確認します。
経費報告書とは何ですか?
経費報告書には、会社に代わって発生したコストの分類された詳細なリストが含まれています。
経費レポートと追加の分析は、監督者や財務チームが経費のどの部分で返済が認められるか、お金がどのように使われるか、会社がどのような品物を購入するかを判断するのに役立ちます。
紙または電子的に作成された経費報告書には、従業員が自費で支払い、補償金を請求したすべての事業費が記載されています。これらの費用は、多くの場合、走行距離、食費、事務用品に分類されます。さらに、さまざまなベンダーとその個別の料金を開示するために項目化されています。経費レポートを使用すると、発生した合計支出を表示するだけでなく、許可プロセス全体を通じてより徹底的な監査が可能になります。
経費報告書には何を含めるべきですか?
経費報告書は事業報告書であるため、さまざまな情報や問い合わせで構成されています。詳細と情報は以下の通りです。
従業員に関する情報
経費報告書に最初に書き込まれるのは、名前、連絡先、部署など、報告書を管理する従業員の基本情報です。
クライアントに関する情報
次に書かれるのは、商品やサービスを購入した顧客の詳細、そして会社が商品を購入する相手の詳細です。
日付
次に、各経費の日付を記入します。また、領収書と経費報告書の日付は同じである必要があります。
種類とその他の詳細
経費報告書に必要なもう 1 つの要素は、経費の種類と経費に関するその他の詳細です。
合計金額と小計金額
次に経費報告書に記載されるのは、各経費の合計と総経費（会社が支払う税金を含む）です。
経費報告書テンプレートを使用して、本格的な経費報告書を作成しましょう。
経費レポートを使用する利点
経費報告書は、月、四半期、または年間に発生した取引と経費を簡単に記録できるため、あらゆる組織の基本的な部分です。さらに、経費報告書を作成すると、次のようなメリットがあります。
経費の管理と追跡
経費報告書の作成は、コストの管理と経費の追跡に役立つため、ビジネスにおいて不可欠です。経費レポートを利用すると、会社でどれだけ支出したかを簡単に追跡できます。
予算を正確に保つ
予算が正確であればあるほど、ビジネスの運営が容易になります。経費報告書は、ビジネスの予算を準備するための最も基本的な戦略です。経費報告書は、組織の正確な予算を準備するのに役立ち、リラックスして迅速に事業を運営するのに役立ちます。
より大きな予算配分によってどの部門が恩恵を受ける可能性があるかを確認できます。会社の財務を順調に保つために、経費報告書を使用して各部門が割り当てられた予算に従っているかどうかを確認することもできます。
従業員の出費の追跡を開始します 経費報告書のテンプレート.
従業員の償還プロセスを標準化する
支出報告書が標準化された慣行となっているため、従業員は費用が償還の対象となるか否かを意識しています。 経費の管理。ただし、経費報告書を使用すると、正確な償還を伴う支出報告書のタイムリーな提出が容易になります。
さらに、従業員は支出のあらゆる側面を請求書とともに文書化するため、財務管理者は支出が正確であるかどうかを判断することが容易になります。したがって、経費報告書は常に償還を維持するのに役立つと言えます。
税金の維持
事業運営の中心となるのは、税額控除と税額控除を維持することです。ただし、税金に関する個別の報告書を作成するのは多忙になる場合があります。
企業が経費報告書を作成するのは、報告書や税額を適切に保管するのに役立つからです。同様に、全期間を通じて行われた税金費用の確実な証明があれば、管理者はそれを経費報告書に記載します。これは企業にとって有利です。
経費報告書の種類
支出レポートにはさまざまな種類があります。 T＆E、毎月の経費など。一般に、すべてのコスト レポートは、企業が支出をより適切に追跡および分析できるようにすることを目的としています。 T&E 支出レポートは、税務上重要なものもありますが、組織が過大な支払いを行っている可能性がある領域を特定するのに役立ちます。
従業員は多くの場合、毎週の支出明細書を作成します。 T＆E これには、顧客とのディナーや顧客の敷地への旅行などに費やした自分のお金に関する情報が含まれます。企業は、適切な支出管理システムを使用して、従業員の支出から総合されたデータを評価してコストを追跡し、出張管理戦略の作成をサポートするレポートを作成できます。
企業は、他の分野の支出、特に賃金や家賃などの諸経費を監視するために、さまざまな形式の支出レポートを使用します。次の種類のコストを見てみましょう。
月次経費報告書
企業は、月次支出レポートを使用してすべての運営コストを監視および評価できます。月次レポートは、企業が支出パターンを追跡し、総支出が予測と一致しているかどうかを評価し、コスト削減の機会を特定するのに役立ちます。
長期経費レポート
多くの場合、四半期や 1 年が含まれる長期的な支出レポートは、企業が費やした金額について別の視点を提供します。企業は年次コストレポートを使用して、年次納税申告書に含める税額控除を見つけることができます。
経常経費レポート
家賃、給与、光熱費など、企業が毎月支払わなければならない定期的な支出は、多くの場合、経常支出報告書で調査されます。密かに収益に悪影響を与える可能性のあるこの支出の大幅な増加は、彼らの助けを借りてより簡単に検出できます。
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経費報告書はどのようなものですか?
経費報告書は、ビジネスで行われたすべての支出を含むフォームのようなものです。支出レポートの複雑さは、いくつかのキー フィールドを含む単純なスプレッドシートから、いくつかのセクションを含む複数のドキュメントまで多岐にわたります。これには、日付、ベンダー名、顧客名、アカウントの詳細、合計金額、差し引かれた金額などが含まれます。
経費レポートのサンプルを次に示します。
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経費報告書の記入方法は？
経費報告書の記入方法は 2 つほどあります
- 手動経費報告書
- 電子経費報告書
経費報告書を手動で記入するにはどうすればよいですか?
多くの組織は、カスタマイズされたレポートを使用して経費報告書を作成する時代遅れの手動プロセスを採用しています。 経費報告書のテンプレート PDF またはシート形式でレポートを作成する場合に使用します。
経費報告書を手動で記入する方法は次のとおりです。
- Excel の経費報告書テンプレートを使用します。
- すべての従業員は、領収書、請求書、請求書のすべての経費を Excel テンプレートに入力する必要があります。
- 従業員は、マネージャーの審査のために雇用の詳細、小計、合計、その他のコメントを入力する必要があります。
- 次に、従業員は経費報告書とすべての支払い証明書を確認のためにマネージャーに添付して電子メールに送信します。
- マネージャーはレポートを受け取り、レポートの正確性、ポリシー違反や虚偽の申し立てがないかどうかを確認します。
- レポートは、許可を得た後、払い戻しのために会計部門に送信されます。
経費報告書を自動的に記入するにはどうすればよいですか?
経費レポートを手動で入力する代わりに、Nanonets のような経費管理ソフトウェアを使用して従業員の経費レポートをすべて自動化できます。以下は、Nanonets を使用した自動経費報告書と経費精算プロセスの一例です。
- 従業員はすべての請求書、領収書、請求書を特定の電子メール アドレスに転送します。
- Nanonets は電子メールの受信トレイを解析し、メールの内容と添付ファイルからデータを取り込みます。すべての文書を自動的に分類し、日付、合計金額、従業員名、経費の詳細などの情報を抽出します。
- Nanonets は、経費の詳細に基づいて、既存のポリシーに基づいて経費を自動的に分類し、データを入力できます。 経費報告書のテンプレート Google スプレッドシート、Excel、またはその他のお好みのソフトウェアで。
- 編集されたデータは、承認を得るために関連するマネージャーに送られます。経費が完全に承認されると、データは Xero、NetSuite、Google Sheets、またはその他のデータベースなどの選択したシステムにエクスポートされます。 統合を確認してください。
- フラグがある場合、一連の関係者は経費を承認するか、経費を確認して必要な変更を行うための通知を受け取ります。
- その後、支払いを直接送信することもできます。 ナノネット ナノネットの流れ。複数で ACH支払い 電信送金オプションでは、金額を従業員に送信するか、従業員の画面で調整します。 給与明細.
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経費自動化のためのナノネット
自動化と人工知能はこの暗い状況を一変させ、経費報告書の自動化を簡単にしました。 Nanonets のような最新の経費管理ソフトウェアがこれらの技術的進歩をどのように活用して、シームレスかつ効率的かつエラーのない経費自動化を実現しているかを見てみましょう。
1. 経費の発生: 支出は以前と同じですが、ここで魔法が起こります。驚異のモバイルテクノロジーと、アプリやデータベースから領収書をインポートするシームレスな統合のおかげで、領収書はスピード違反の弾よりも早く取得されます。
2. 自動マジック録音: 光学式文字認識 (OCR) テクノロジーが介入し、「支出した」と言うよりも早く、領収書から構造化データをデジタル データに抽出します。
3. リアルタイム レポート: レポートはボタンをクリックするだけで生成されます。これは、コーヒーを淹れることを除いて、自分専用のパーソナル アシスタントを持つようなものです。
4. 簡単な承認: システム主導のコンプライアンス チェックが最初に開始され、異常値のみにフラグが付けられます。マネージャーは、レポートのたびにモグラたたきをするのではなく、実際の問題に集中できるようになります。その後、人間による関与を追加して、請求書が適切なタイミングで適切な担当者に送信されて承認されるようにすることができます。さらに、承認ポリシーとカスタム検証チェックを強制することができます。
5. コンプライアンスクルーズコントロール: 継続的な自動監査により作業が容易になります。異常は親指のように目立ち、ポリシーの施行はドラム缶よりも厳格です。
6. 光の速度の払い戻し: 償還は猛スピードで行われ、従業員の士気は成層圏まで高まります。
7. シンク・シンフォニー： 会計ソフトウェアや他のアプリとのシームレスな統合により、データ入力と調整が混沌とした不協和音ではなく調和のとれた交響曲に変わります。
8. 思考のスピードでの分析: リアルタイムの洞察がすぐに得られるので、支出パターンや節約の機会を知ることができます。
結論として、手動の経費管理の導入から自動化された経費管理への飛躍は大きな飛躍のように見えるかもしれませんが、実際には、効率性、明確性、そして最終的には収益性の向上に向けた一連の小さくて実践的なステップです。
ここでは、経費管理と自動化の導入に成功した企業のケーススタディをいくつか紹介します。
- SaltPay は Nanonets を使用して SAP と統合し、ベンダーの請求書を管理します.
- In2 プロジェクト管理により、Nanonets AI を使用して Water Supply Corporation が 700,000 オーストラリアドルを節約.
- SMB である Happy Jewellers が NanoNets からどのように恩恵を受けたか。
- Nanonets AI は、ACM サービスによる抽出の自動化を支援します。 費用がかかる電子文書化により、買掛金チームの時間を 90% 節約します。
- Tapi は Nanonets を使用して資産管理の請求書を自動化します.
- Puma は、Zoho Expense を使用して経費管理プロセスを自動化しています。
- SWISS は Rydoo を使用して経費処理効率を 80% 改善しました.
- Suncommon は、Expensify カードを活用することで会社の支出を管理し、会社の時間を節約しています。
まとめ
経費レポートでは、一定期間の従業員の経費を俯瞰的に見ることができます。これらは従業員の支出をタブにまとめておくための効果的なツールです。企業は経費報告書を償還プロセスの一部として採用し、これらの償還プロセスを自動化してエラーをなくすことに取り組む必要があります。
よくあるご質問
経費報告書は何に使用されますか?
経費報告書は、会社が支出するすべての経費、会社が購入するすべての品目をリスト化し、税金を記録するために使用されます。
事業経費のさまざまなカテゴリとは何ですか?
経費報告書は次のカテゴリに分類されます。
手数料と手数料、広告、車両の費用、利息の費用、住宅ローンの費用、保険の費用、専門的および法的サービス、事務所の費用、利益分配計画と年金、家賃、修理とメンテナンスなど。
月次経費報告書とは何ですか?
月次経費/原価報告書には、マネージャーがその月に作成した会社のすべての購入と経費がリストされており、事業運営に不可欠です。
何が経費とみなされますか?
経費とは、ビジネスが収益を生み出すために費やした金額と費用です。たとえば、新しい機器の購入、会社の車両の費用、不良債権、従業員の給与などです。
なぜ経費報告書が必要なのでしょうか?
経費レポートを作成する必要があるのは、通常、すべての経費レポートは企業の支出と購入の追跡、分析、監視を支援することを目的としているためです。
支出報告書を提出できるのは誰ですか?
企業ポリシーと記録の使用方法に基づいて、組織のニーズに応じてさまざまな人が支出報告書を提出できます。
ほとんどの場合、経費報告書を提出できるのは監督者だけですが、場合によっては、承認された事業経費の支出を負担し、払い戻しを要求する人なら誰でも提出できることがあります。
誰でもレポートを提出できる場合がありますが、マネージャーの承認が必要です。
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- 情報源： https://nanonets.com/blog/expense-report/
