事業経費の管理における単純な見落としにより、知らず知らずのうちに少額の財産が回避可能なコストに費やされていたことが判明したと想像してみてください。

これは単なる仮説的なシナリオではありません。これは、綿密に設計された経費ポリシーの戦略的重要性を見落としている組織にとっては現実です。

この記事では、ビジネス用に独自の経費ポリシーを作成するための参考となるように設計された経費ポリシー テンプレートを提供します。

このフレームワークは、従業員に権限を与えることと、組織の財務健全性を保護することの両方を目的として設計されています。

経費ポリシーの本質を探り、汎用性の高いテンプレートを公開し、その実際の適用と自動化に関するガイダンスを提供します。

要約: 経費ポリシー

経費ポリシーは従業員に指示する一連のルールです

• 会社のお金を経費にどう使うか。
• 費用をどのように返済できるか。
• コンプライアンス違反の場合はどうなるか。

経費ポリシーの主な目的は 2 つあります。

まず、このポリシーは、会社の財務を管理し、従業員が組織を代表して経費を負担する場合に何が予想されるかを確実に理解する上で重要な役割を果たします。

第二に、企業が金融法や規制を遵守し、法的問題や罰金を回避するのに役立ちます。この 2 つの目的により、経費ポリシーは従業員と会社の財務健全性の両方にとって重要なツールになります。

明確な経費ポリシーを導入すると、次のような重要な利点が得られます。

• 不正行為を防止します: 支出に関して厳格なガイドラインを設定することで、不正請求の可能性を減らします。
• 公平性を確保します: 何が許可され、何が許可されていないのかを誰もが把握できるため、経費請求がより簡単かつ公平になります。
• 予算の管理: 支出を抑制し、支出を会社の予算制約に確実に合わせることができます。

経費ポリシーのテンプレート

財務管理を維持し、コンプライアンスを確保し、従業員に明確さを提供するには、効果的な経費ポリシー文書を作成することが不可欠です。

独自の経費ポリシーを作成する際に役立つ経費ポリシーのテンプレート ドキュメントを次に示します。

ワード形式:

テンプレートのコピーを Google ドキュメントとして保存することもできます。

Nanonets_Expense_Policy_Template

経費ポリシー テンプレート (プレビュー)

[会社名] 経費ポリシー文書

[会社名]
[日付]
バージョン番号

この文書は変更される可能性があり、[会社名] とその従業員の進化するニーズを反映するために定期的に更新されることがあります。

この経費ポリシー文書は、[会社名] の従業員が仕事関連の経費の発生と報告に関して情報に基づいた責任ある決定を下せるようガイドすることを目的としています。私たちの目標は、すべての支出が必要かつ合理的であり、会社の目的と価値に合致していることを確認することです。このポリシーを遵守することにより、当社は財務慣行における透明性、説明責任、効率性を促進します。

経費

経費の正確かつ一貫した処理を促進するには、[会社名] 内で何が払い戻し可能な経費に相当するかを明確に定義することが重要です。以下は、払い戻し可能とみなされる経費のカテゴリと、曖昧さを排除するための各カテゴリの例です。

• 旅行: 航空運賃、陸上交通費、宿泊費などの出張に関連する費用。たとえば、ビジネス会議の往復の航空券やクライアントとの会議の電車のチケットなどです。
• アコモデーション: ホテル滞在またはその他の宿泊手配のために出張中に発生した費用。例としては、ビジネス セミナーのためにホテルに 2 泊することが考えられます。
• 食事: 出張や顧客との打ち合わせ時の食事などにかかる費用をリーズナブルに。これには、朝食、昼食、夕食が含まれます。例としては、潜在的な顧客との夕食会があります。
• クライアントエンターテイメント: ビジネスの発展や維持に直接関係する場合に限り、食事代やイベントのチケットなど、顧客を接待するための費用。一例としては、クライアントをスポーツ イベントに招待し、将来のビジネス チャンスについて話し合うことが挙げられます。
• 事務用品: 文房具、印刷材料、小型事務機器など、オフィスの日常業務に必要な品目の費用。たとえば、オフィスで使用するペン、紙、インク カートリッジを購入します。
• テクノロジー: ソフトウェアのサブスクリプションや緊急のハードウェア購入など、仕事の生産性をサポートするテクノロジーに関連する費用。例としては、プロジェクト管理ツールのサブスクリプションや、予期せぬ故障による新しいキーボードの購入などが考えられます。

経費以外

[会社名] が払い戻さない経費を指定することも同様に重要です。これらには以下が含まれますが、これらに限定されません。

• 事業活動に関係のない個人的な支出。
• 交通違反や延滞金などの罰金や罰金。
• 事前の承認なしに、特定のカテゴリーに対してあらかじめ定められた限度額を超える経費。

支出制限

当社では、払い戻される費用のカテゴリーごとに明確な支出制限を設けています。これらの制限は、従業員が会社の予算上の考慮事項と財務目標に沿った賢明な支出決定を行えるように設計されています。さらに、社内のさまざまな分野の固有のニーズや支出パターンに対応するために、部門固有の免除が含まれています。

一般的な支出制限

以下の表は、すべての支出が必要かつ合理的であることを保証することを目的とした、各支出カテゴリの最大許容支出制限を概説したものです。

部門固有の支出制限

[会社名] 内のさまざまな部門の特殊なニーズに対応するために、次のように部門固有の支出制限も設けています。

• 営業部門:
  • クライアント エンターテイメント: 潜在的な価値の高いクライアントとの会議に対応するため、制限を 150 人あたり XNUMX ドルに引き上げました。
  • 旅行: 事前の承認があれば、海外旅行の航空運賃が最大 700 ドルまでさらに柔軟になります。
• IT部門:
  • テクノロジー: 部門の業務に不可欠な特殊なソフトウェアまたはハードウェアの購入をサポートするために、制限を 500 ドルに引き上げました。

これらの制限を超えることが予想される経費は、予算上の制約と運用目標との整合性を確保するために、事前承認のために提出する必要があります。

承認手続き

[会社名] の経費管理プロセスの効率性と説明責任は最も重要です。これを確実にするために、次の詳細な手順と文書要件が確立され、経費の承認と払い戻しのプロセスを通じて従業員をガイドします。

旅行と宿泊

• トリップ前の承認:
  • 出張を計画している従業員は、当社指定のオンライン ポータルを通じて旅程と見積予算を提出し、承認を受ける必要があります。
  • この提出は、検討と承認に十分な時間を確保するために、出発予定日の少なくとも 2 週間前までに行う必要があります。
• 旅行後の文書化:
  • 従業員は帰国後、旅費と宿泊費に関連するすべての領収書を 1 週間以内に提出する必要があります。
  • これには、航空券、ホテル、その他の旅行関連費用が含まれており、当社のデジタル費用管理プラットフォームにアップロードする必要があります。

事業費

• 顧客との会議、事務用品の購入、またはその他のビジネス関連のニーズ中に発生した経費については、従業員は領収書と事業目的の簡単な説明を提出する必要があります。
• これらの提出は、経費が発生してから 3 日以内に経費報告ツールを使用して行う必要があります。

多額の出費

• 高額な支出とは、2500 か月以内に 2500 ドルを超える単一の支出、または合計で XNUMX ドルを超える一連の関連支出として定義されます。
• 費用を負担する前に、理論的根拠、期待される効果、総コストを含む詳細な提案書を上級管理者に提出し、承認する必要があります。

書類と領収書

効率的な経費処理を促進するには、ポータルを通じて払い戻しリクエストを行う際に次の書類を提出する必要があります。

• 支払いを証明するすべての支出の領収書。
• 各経費の事業目的を簡単に説明し、透明性と正当性を高めます。
• 旅行関連の費用については、提出を完了するために完全な旅程表と支出の証​​明が必要です。

タイムライン

• 旅行関連費用の経費報告書は旅行後 1 週間以内に提出する必要があります。
• その他の事業経費の報告は、経費発生後 3 日以内に提出する必要があります。
• 提出された経費の承認またはフィードバックは 3 営業日以内に提供され、従業員に対する迅速な払い戻しと明確さが保証されます。

デジタル提出と処理

[会社名] は、すべての経費の提出と承認にデジタル経費管理プラットフォーム [リンク] を利用しています。

このセクションでは、ポータルにアクセスして効果的に利用する方法を段階的に説明します。

1. ログインURL: 任意の Web ブラウザを使用して [ポータル リンク] に移動します。このリンクは、会社のイントラネットの「従業員リソース」セクションからも利用できます。
2. ユーザー名とパスワード: ログイン資格情報は、会社の電子メール アドレスと、IT 部門から最初に提供されたパスワードです。初めてログインする場合は、パスワードを変更するように求められます。
3. 二要素認証（2FA）: セキュリティを強化するために、ポータルでは 2 要素認証が必要です。 SMS または電子メールでコードを受け取ります。ログイン画面にコードを入力する必要があります。

ログインすると、次の主要セクションが表示されます。

• ダッシュボード: 最近の経費申請とそのステータス (保留中、承認済み、拒否済み) を表示します。
• 新しい経費を提出する: 領収書のアップロードや経費詳細の追加など、新しい経費申請を入力します。
• レポート: 選択した期間にわたって提出された経費のレポートを生成します。
• 設定: 個人情報を更新し、パスワードを変更し、2FA 設定を構成します。

新しい経費を提出するには:

1. 「新しい経費の提出」に進みます: ダッシュボードからこのオプションをクリックします。
2. 経費の詳細: 経費フォームに日付、カテゴリ (旅行、食事など)、金額、簡単な説明などの詳細を記入します。
3. 領収書のアップロード: [アップロード] ボタンをクリックして、領収書のデジタル コピーを添付します。ポータルでは、JPG、PNG、PDF ファイルを受け入れます。
4. 承認のために提出してください: 入力内容が正確であることを確認し、[送信] をクリックします。送信内容の確認メールが届きます。

状況確認や報告のため、

• 提出した経費の状況を確認するには、「ダッシュボード」にアクセスしてください。各エントリには現在のステータスが表示されます。
• 経費に関する詳細なレポートについては、「レポート」セクションに移動し、日付範囲、カテゴリ、またはステータスに基づいてレポート基準をカスタマイズします。

ポータルの使用に関して問題が発生した場合、または質問がある場合:

• よくある質問とユーザーガイド: ポータルの「ヘルプ」セクションにある包括的な FAQ とユーザー ガイドを参照してください。
• ITヘルプデスクに問い合わせる: ログインの問題やドキュメントのアップロードの問題などのテクニカル サポートについては、IT ヘルプ デスク (ithelp@[companyname].com または (123) 456-7892) にお問い合わせください。

特別な考慮事項

ポリシーを遵守することが困難な状況では、従業員は直属の上司または財務チームと積極的にコミュニケーションをとることが奨励されます。このアプローチは、指針を求めたり、潜在的な例外について話し合ったりして、ポリシーの整合性を損なうことなく運用上のニーズが確実に満たされるようにすることを目的としています。

ベストプラクティス、リソース、パートナーシップ

[会社名] の従業員が効果的に経費を管理し、戦略的パートナーシップを通じて潜在的な節約を活用できるようサポートするために、このセクションでは貴重なリソース、ベスト プラクティス、有益なパートナーシップに関する詳細を提供します。

ベストプラクティスとヒント

• 事前予約: できるだけ早く旅行と宿泊施設を計画および予約すると、コストを大幅に削減できます。少なくとも 3 週間前には予約してください。
• 優先ベンダーを使用する: 可能な限り、旅行、宿泊施設、事務用品、テクノロジーに関して優先ベンダーを利用します。これらのベンダーは、価値とサービス品質について精査されています。
• デジタルレシート: すべての領収書のデジタルコピーを保管してください。ほとんどのベンダーは電子領収書を提供しており、管理や経費報告書と一緒に提出するのが簡単です。
• 経費報告書の適時性: 迅速な処理と払い戻しを確実にするために、経費報告書を速やかに提出してください。提出が遅れると払い戻しが遅れ、予算の追跡が複雑になる可能性があります。

リソース

• デジタル経費管理プラットフォーム: [会社名] は、会社のイントラネットからアクセスできる、経費の追跡と提出のためのオンライン プラットフォームを提供しています。このプラットフォームの使用に関するトレーニング セッションは四半期ごとに利用できます。
• 財務部の Slack チャンネル: 経費ポリシーに関する質問や説明については、従業員は #expense-queries で営業時間内に利用できる財務部門の Slack チャネルに問い合わせることができます。

戦略的パートナーシップ

[会社名] は、従業員に割引や特別条件を提供して、ビジネス関連支出の価値と効率を高めるために、複数の外部ベンダーとのパートナーシップを確立しました。

• トラベルパートナーシップ: TravelCo を利用すると、従業員は航空券やホテルの予約を割引料金で利用できます。 TravelCo プラットフォームまたはアプリを通じて予約する場合は、企業コード [TC123] を使用してください。 [リンク]
• テクノロジー用品: TechSolutions は、[会社名] の従業員にコンピュータ アクセサリとソフトウェアを特別価格で提供しています。会社のアカウントを使用して、イントラネット上に提供されているリンクからこれにアクセスしてください。 [リンク]
• 事務用品の割引: OfficeMax は、事務用品の割引を提供するために当社と提携しています。注文は当社の調達システムから直接行うことができ、割引が自動的に適用されます。 [リンク]

これらのパートナーシップを利用するには、従業員は会社のイントラネット上に提供される特定のコードとリンクを参照する必要があります。初めてアクセスする場合、または問題が発生した場合は、調達チームがサポートし、従業員がこれらのオファーを最大限に活用できるようにします。

不遵守ポリシー

[会社名] の経費ポリシーを確実に順守することは、組織内の財務上の完全性と説明責任を維持するために非常に重要です。このセクションでは、経費ポリシーに準拠しない場合の結果と、準拠していない問題を検討および異議を申し立てるプロセスについて概説します。

経費ポリシーに違反すると、違反の性質と頻度に応じて、次のようなさまざまな措置が講じられる可能性があります。

• 初犯: 初めて経費方針に従わなかった従業員は書面による警告を受け、経費方針遵守に関するトレーニング セッションへの参加が求められる場合があります。
• 繰り返される犯罪: コンプライアンス違反が継続する場合は、不遵守経費の払い戻しの拒否、部門責任者による正式な審査、解雇を含む懲戒処分の可能性など、より厳しい措置が取られることになります。
• 重大な違反: 詐欺的または意図的に誤解を招く費用請求は、即時懲戒処分の対象となり、これには解雇や法的手続きが含まれる場合があります。

レビューとコンテストのプロセスは次のように文書化されています。

• 初期レビュー: 従業員の経費報告書にコンプライアンス違反のフラグが付けられた場合、従業員は特定の問題を詳細に説明する通知を受け取ります。従業員には、問題を解決するために追加の文書を提供したり説明したりする機会が与えられます。
• 正式な控訴: 従業員が最初のレビューの後に下された決定に同意しない場合、その決定に対して正式に異議を申し立てる権利があります。異議申し立ては、最初の決定から 10 営業日以内に財務省に書面で提出する必要があります。
• 不服審査委員会: 財務、人事、従業員部門の代表者で構成される異議申し立て審査委員会が異議を審査します。この委員会は、提出されたすべての文書と議論を検討して最終決定を下します。
• 最終決定: 委員会の決定は最終的なものであり、異議申し立ての提出から 10 営業日以内に従業員に通知されます。この決定により、取るべき措置の概要が示されるか、問題の解決が確認されます。

[会社名] のコンプライアンス違反ポリシーは、問題に対処して解決するための公正なプロセスを提供しながら、経費ポリシーの理解と遵守を促進するように設計されています。このアプローチにより、従業員はコンプライアンスの重要性と確立されたガイドラインを遵守しない場合の結果を確実に認識できるようになり、それによって組織の財務健全性と倫理基準が維持されます。

連絡先とサポート

[会社名] のすべての従業員が経費ポリシーに関するガイダンスとサポートに確実にアクセスできるように、このセクションでは、経費関連の問い合わせとプロセスの監督と支援を担当する個人および部門の詳細な連絡先情報を提供します。

• 経費ポリシーの質問と説明: 経費ポリシーのガイドライン、許容される経費、または払い戻しプロセスに関する質問。
  • 連絡先: Jane Doe、経費ポリシーマネージャー
  • 電子メール: jane.doe@[会社名].com
  • 電話番号：（123）456-7890
• トレーニングとコンプライアンス: 経費ポリシーのトレーニング セッション、コンプライアンス問題に関するお問い合わせ、または経費の払い戻しに関する懸念事項の報告。
  • 連絡先: 人事コンプライアンス責任者、ジョン・スミス
  • 電子メール: john.smith@[会社名].com
  • 電話番号：（123）456-7891
• デジタル経費管理プラットフォームの支援: ログインの問題、提出エラー、書類のアップロード方法など、オンライン経費提出プラットフォームに関する技術サポート。
  • 連絡先: IT ヘルプデスク
  • 電子メール: ithelp@[会社名].com
  • 電話番号：（123）456-7892
• ベンダーのパートナーシップと割引: 優先ベンダーの割引へのアクセス、企業アカウントを介した注文、または承認されたベンダーに関する問い合わせに関するサポート。
  • 連絡先: リサ・グリーン、調達スペシャリスト
  • 電子メール: lisa.green@[会社名].com
  • 電話番号：（123）456-7893
• 一般的なお問い合わせ: 上記に特に記載されていないその他の質問やサポートについては、従業員は一般サポート ラインまたは電子メールに問い合わせることができ、問い合わせは適切な部門または個人に転送されます。
  • 一般的なサポート電子メール: support@[会社名].com
  • 総合サポート電話番号: (123) 456-7894

この経費ポリシー文書は、[会社名] 向けに作成されており、誠実さ、説明責任、財務責任という組織の価値観に沿った方法で仕事関連の経費を管理するための包括的なガイドとして機能します。

当社は、全従業員がこの方針をよく理解し、提供されるリソースや連絡先を活用し、財務管理の最高水準を維持するよう努めることを奨励します。

当社のビジネス環境、規制要件、または会社のニーズの変化を反映するために、このポリシーの定期的な見直しと更新が通知されます。

ご質問がある場合、またはさらに詳しい説明が必要な場合は、前のセクションに記載されている適切な連絡先までお気軽にお問い合わせください。

このポリシーへの皆様のご理解、ご協力、積極的な取り組みは、[会社名] の評判と成功を維持するために非常に貴重です。

これらの基準を遵守し、当社の卓越性と誠実さの文化に貢献していただきありがとうございます。

ドキュメントの終わり

ビジネスに経費ポリシー テンプレートを実装するにはどうすればよいですか?

ビジネス ニーズに応じて経費ポリシーの作成が完了したら、次のステップは、それをビジネスの日常業務に実装することです。

ここでは、ポリシーの共有から手順の更新までの手順を含む、簡単な手動ワークフローで経費を効率的に管理する方法を検討します。

次に、Nanonets のような経費管理ソフトウェアが、オンライン提出、領収書のスキャン、直接承認などの機能を提供する自動経費管理を通じてプロセスをさらに簡素化する方法についても見ていきます。

手動ワークフロー: 簡略化された実践的な手順

1. ポリシーを共有します。 経費ポリシーを全員に電子メールで送信し、会社のイントラネットに投稿します。新入社員にもぜひ理解してもらいましょう。
2. 全員を訓練する: 政策を説明するセッションを開催します。チームの経費を監督する方法についてのマネージャー向けの特別セッションを組み込みます。
3. 経費の提出: 従業員は、業務上の経費が発生するたびに、標準の経費フォームに記入します。費用の内容、金額、発生日を含める必要があります。
4. 経費の分類: 詳細を入力した後、財務担当者は各支出を旅費や食費などのカテゴリに分類します。これにより、物事が整理され、レポートが容易になります。
5. 領収書の添付: 従業員はフォームに領収書を提出する必要があります。領収書が紙の場合は、鮮明な写真を撮るか、スキャンする必要があります。
6. データの入力： 財務担当者は、添付された領収書の詳細を会社の経費追跡システムに入力します。これにより、すべての経費が正確に 1 か所に記録されるようになります。
7. レビューと承認： 経費は、ポリシーに従っていることを確認するために、通常、最初に従業員のマネージャー、次に財務部門によるレビュープロセスを経ます。
8. 払い戻しの発行: 承認されると、財務部門は経費が次の給与計算時に、または会社の償還スケジュールに従って払い戻されるように手配します。
9. チェックと監査: 財務チームは定期的に経費報告書をポリシーに照らしてチェックし、問題や不正行為を発見します。
10. 更新とフィードバック: 経費処理に関する従業員からのフィードバックを収集し、必要に応じてポリシーや手順を更新して、業務を円滑に進めます。

経費管理ソフトウェアによる自動化されたワークフロー

Nanonets のような自動経費管理ソフトウェアは、合理化されたワークフローで経費ポリシーを実装します。

方法を見てみましょう。

• はじめに： サインアップ app.nanonets.com.
• セットアップ： NanoNets アカウントで経費ポリシーを構成します。検証チェックと承認ルーティングを追加します。
• オンライン提出： 従業員は、領収書のスキャンまたはデジタル コピーをアップロードするだけで、NanoNets に経費をすぐに記録できます。

• データ抽出： NanoNets は、提出された領収書から日付、金額、販売者などのデータを自動的に取得するため、手動でのデータ入力の必要性がなくなり、経費データが常に正確であることが保証されます。

• 自動並べ替え: その後、NanoNets は、旅行や食事など、保険契約のコンテキストや分類枠組みに従って、各支出を適切なカテゴリに分類します。

• ポリシーチェック: NanoNets は、分類に応じて、ポリシー ルールに照らして各経費をチェックします。レビューに適さないものには自動的にフラグが付けられます。

• 直接承認: システムは、経費金額や部門など、設定したルールに基づいて、各経費を適切なマネージャーにルーティングして承認を求めます。これにより、承認プロセスが高速化されます。

• クイック払い戻し: 承認されると、経費は自動的に払い戻し対象に登録されます。 NanoNets は会計ソフトウェアにリンクして、追加の手順なしでこれを実現できます。

• 洞察とレポート: NanoNets は、支出パターンとポリシー遵守に関するレポートと分析を提供し、お金の行き先を明確に把握します。

詳細については、経費ポリシーを簡単に実行するのに役立つ、市場で最高の経費管理ソフトウェアのリストをご覧ください。

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• プラトンヘルス。 バイオテクノロジーと臨床試験のインテリジェンス。 こちらからアクセスしてください。
• 情報源： https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/