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で表明された意見 起業家 貢献者は彼ら自身です。
COVID-19の前でさえ、 リモート ミーティング ますます人気が高まっていました。 しかし、この危機の中で、人々は 仮想会議に5.5億分出席。 一部の人々はまだリモートでの会議の有効性に集中しているかもしれませんが、以前の調査では、ビデオ会議が両方を後押しできることが示されています 生産性 & 環境、テクノロジーを推奨 チーム間で。
出席者全員が仮想会議のエチケットに従っていることを確認する必要があります。 これを行うのに役立つヒントをいくつか紹介します。
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オンライン会議の準備をします。
対面での会議をスケジュールするのと同じように、招待者の時間を無駄にするのは決して良い味ではありません。 もしそうなら、これはあなたが彼らの貴重な時間を尊重していないことを示しています。 また、必要がないため、参加者はイベントに参加しません。
要するに、仮想会議のエチケットの最初のルールは、それが生産的で有用であることを確認することです。 それを保証する最善の方法は、事前に十分な準備をすることですが、タンゴにはXNUMXつかかります。 だから、ここに主催者と参加者の両方がするいくつかの方法があります 会議を最大限に活用する.
主催者のための準備のヒント：
準備する 議題.
議題、 アビーミラーはの記事で説明します カレンダー、「ロードトリップでどこに行っても使用するロードマップのようなものです。 事前に旅行の計画を立て、目的地に到達するための最適なルートを維持するのに役立ちます。」 どうして？ 次の質問に答えることによって：
- 誰があなたと一緒に行きますか？
- いつどこに出発しますか？
- 旅行の目的は何ですか？
- 目的地に到着するのにどれくらいの時間が必要ですか？
- 迂回路がある場合や車両が故障した場合はどうなりますか？
会議をスケジュールする前に、事前に議題を作成して招待者に配布するようにしてください。 正直なところ、これを行う正しい方法も間違った方法もありませんが、ほとんどの議題には次のXNUMXつの要素があります。
- 会議を呼び出しているID、日付、時刻、場所、および目的を示す議題ヘッダー。
- 私たちが会う理由と達成したいことを答える主な目的。
- 会議の責任の割り当てなどの入力。
- 会議の作業計画、またはカバーする必要があるものを整理する議題の本体。
- 各ポイントの時間割り当て。
- 議事録の送信など、参加者のフォローアップ。
参加者のための準備のヒント：
事前に議題やその他の関連文書を常に確認してください。 それはあなたが時間通りに準備ができていることを確実にするための最良の方法です。 また、質問や懸念に対処する機会も与えられます。
情報をまとめたり、新しい情報を共有したり、議事録を作成したりするボランティアを検討してください。 それはあなたがこれを真剣に受け止めていることを示します、そしてそれはあなたがあなた自身のリーダーシップスキルを開発するための素晴らしい方法でもあります。
皆のための準備のヒント：
イベントを企画する場合でも、参加する場合でも、次のアドバイスは、仮想シンディグに関係するすべての人に関係します。
- ペットや家族のような気晴らしのない静かな部屋で作業してください。 この部屋がカーペット敷きの場合、残響が減少するため、ボーナスポイントが得られます。
- 灰色の壁のような中間色の背景を使用します。 Zoomなどの一部のツールには、これが不可能な場合に使用できる仮想背景があります。
- 部屋が明るく照らされていることを確認してください。
- スマートフォンではなくノートパソコンを使用してください。ノートパソコンの方が安定していて、ハンズフリーでメモを取ることができます。 音声のみの会議の場合は、マイクを内蔵したまともなヘッドフォンに投資してください。 ボーナスのヒント：ウェブカメラを目の高さまで上げます。
- 会議の前に必ず技術をテストしてください。 電話の場合、それは強い信号があり、干渉がないことを意味します。 コンピューターで、接続が機能していることを確認し、カメラの電源を入れ、マイクとスピーカーを再確認します。
- トリックとハックを学びます。 以前に別の記事で書いたように 起業家 記事、Zoomでいくつかのクールなことができます。 これには、カレンダーを介してスケジュールできるように会議IDを使用したり、チャット機能を使用したりすることが含まれます。 他のトリックは、ホストコントロールを使用して、全員のオーディオ、ビデオ、および画面共有の設定を制御できるようにすることです。 「どのユーザーが話しているかを検出し、画面をウィンドウに変更する」アクティブスピーカービューもあります。
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会議を「本物」で生産的に感じさせます。
承知しました。 対面でのやり取りに勝るものはありません。 ただし、仮想的に会議を行う場合は、同じ雰囲気を作り出すように作業できます。
ふさわしい服装。
間違いなく、在宅勤務の最も良い点のXNUMXつは、快適な服装で仕事ができることです。 それがあなたのパジャマでなくても、あなたはおそらくあなたが仕事に普段着ないであろうよりカジュアルな服装をしているでしょう。
音声のみの通話をしている場合は、これで十分です。 ただし、カメラを使用している場合は、直接会うときと同じように服を着てください。
正しく通話を開始します。
会議の肉とジャガイモに飛び込む前に、参加者がお互いを知っているかどうかに関係なく、全員に自己紹介をしてもらうために数分を費やしてください。 これは、出席者に誰がそこにいるのか、そして彼らの役割と責任が何であるかを知らせる簡単な方法です。
愉快なものが邪魔にならないように、それらが集められた理由を要約します。 また、会議の目的が何であるかを全員に思い出させるために、達成することを期待していることをすばやく説明することもできます。
敬意を表してください。
仮想会議は専門的ではないように見えますが、真実は専門的です。 そのため、彼らは同じ敬意とエチケットに値します。 つまり、誰もがスマートフォンやコンピューターの通知をオフにし、話していないときはマイクをミュートし、常にカメラを覗き込む必要があります。
さらに、会議に十分な注意を払ってください。マルチタスクは使用しないでください。 今は、受信トレイを整理したり、ソーシャルフィードを確認したり、仕事をしたりするときではありません。 また、食事をしたり、犬と遊んだり、ワークスペースを片付けたりするのに最適な時期でもありません。 会議が終了するまで、座ったまま出席します。
また、他の人の時間を尊重してください。 会議が午後3時に開始し、午後3時30分に終了するようにスケジュールされている場合、それが割り当てられた時間です。 個人的には、遅れて現れるのを避けるために、私は常にXNUMX分前に会議をスケジュールします。
会議はできるだけ短くしてください。 議題に従い、引き継ぐことからサイドの会話を押しつぶします。 今言ったことを繰り返す必要がないように、はっきりと簡潔に話すように全員に思い出させてください。
全員の関心を維持します。
はい、まだできます 視聴者の関心を維持する 事実上。 たとえば、全員に仕事を割り当てて質問することができます。 また、リアルタイムのポーリングやゲーミフィケーションを使用してインタラクティブにすることも、参加者にグループで問題を解決させることもできます。
私はまた、あなたがあなたの議題を通過している限り、カジュアルな会話のために最後にいつか去ることをお勧めします。 孤立して働くことはあなたの健康と幸福にとって最善ではありません。 だから、これは招待者にいくつかの切望されている社会的相互作用を与えます。
フォローアップすることを忘れないでください。
「誰もメモを取ったり、フォローアップタスクの概要を説明したりしなければ、最高の会議でさえ価値がないことがわかります。」 書き込み マーティ福田。 「この目的のために、（ファシリテーターではなく）出席者を数分で指定します。」 また、「会議後にすべての参加者に要約を電子メールで送信する」のは自分たちの責任であることも知っておく必要があります。
「notetakerが議事録を担当している間、ファシリテーターは話し合いが進むにつれて、完了する必要のあるタスクも書き留める必要があります」とMartyは付け加えます。 「会議の終わりまでに、すべてのやることと厳しい期限を割り当てる必要があります。」
さらに、対処されなかった質問や懸念がある場合は、それらを次の議題に追加するか、その個人とXNUMX対XNUMXでスケジュールします。 そして、この会議は問題なく終了したので、次の成功する仮想会議の準備をしてください。
