Excel スプレッドシートは、中小企業の経営者が利用できる最も強力な (そして無料の) ツールの XNUMX つです。 数学の専門家や会計の専門家でなくても、Excel を使用すると、詳細で正確なビジネス レコードを保持できます。

ビジネスに必要な詳細レベルに合わせて Excel をカスタマイズできます。 簡単なオンライン ショップやフリーランスのビジネスをしている場合は、基本的な Excel のスキルを XNUMX 枚のシートで使用して、収入と支出を追跡できます。 Excel を使用して、多くの費用、収入の流れ、資産、および負債を伴う複雑なビジネスのために、財務諸表を完備した完全な会計システムを作成することもできます。

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Excelでの現金主義会計

キャッシュベースの会計とは、現金を追跡することによってビジネスの収入と支出を追跡することを意味します。 収入は受け取った時点で記録し、費用は支払った時点で記録します。

たとえば、XNUMX 月にウィジェットを販売し、顧客が XNUMX 月に支払った場合、ウィジェットからの収入は、顧客の支払いを受け取った XNUMX 月に記録されます。

現金主義会計は、最も単純でわかりやすい会計方法です。 シンプルな構造で、収入と支出がかなり安定しているビジネスに最適です。

Excel でのビジネス トランザクションの記録は簡単です。 銀行アプリで銀行取引の記録を見ることを想像してみてください。 すべての活動を見ることができます: 直接預金、携帯電話の請求書、注文したピザ、各取引後のアカウントの残高を示す残高。 Excel で現金ベースのスプレッドシートを作成する場合、基本的には、銀行がビジネスに対して行っているのと同じことを行っています。

Excel で現金主義の会計記録を作成するには、新しい Excel ワークブックを開きます。

次の列が必要になります。

• 取引番号
• 日付
• 取引内容
• 所得
• 費用
• 勘定残高

次のようなものが得られます。

ビジネスの規模と活動レベルに応じて、毎月または四半期ごとに新しいワークシートまたは Excel タブを追加できます。 月末またはその他の期間に、収入と支出の列の合計行を追加できます。 これにより、毎月の収入と支出を確認できるため、利益または損失を計算できます。

あなたのビジネスが非常に小規模で、ちょっとしたお金を稼げる副業のような場合は、毎月新しいタブを作成する必要はなく、XNUMX 枚の Excel シートを XNUMX 年間保持するだけで済みます。

現金主義会計の主な欠点は、数か月にわたって収入と支出に大きな変動が生じる可能性があることです。 これは、ビジネスが実際ほど信頼できる収入を持っていないという印象を与える可能性があります。 たとえば、事業保険を XNUMX か月分前払いすると、XNUMX か月分の保険料が全額かかり、残りの XNUMX か月分はまったくかかりません。

これにより、最初の月の純利益がはるかに低くなり、他の月の純利益が高くなります。 現金主義会計は、ビジネスの収入と支出を記録するための直感的で簡単な方法ですが、ビジネスの財務記録を使用して安定した収入を証明する必要がある場合は、最適な方法ではない可能性があります。

このため、大規模またはより複雑な企業や株主を持つ企業は、他の会計方法である発生主義会計を選択します。

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Excel での発生主義会計

発生主義会計は、現金主義会計とは対照的に、収益を追跡するためにキャッシュフローではなく事業活動に従います。 前の例を覚えていますか? XNUMX 月に販売を行い、顧客は XNUMX 月に支払いましたか? 発生主義会計では、XNUMX 月ではなく XNUMX 月に販売による収入を記録します。

発生主義の会計には、現金主義の会計よりも追跡する可動部分が多くありますが、ビジネス活動のより正確な財務状況を示します。 これは、財務活動を他の人と共有する必要があるすべての企業の標準的な会計方法と見なされています。 パートナーを雇うこと、株主にあなたのビジネスに投資させること、またはあなたのビジネス収入に基づいて個人ローンまたはビジネスローンを組むことを検討しているとします。 その場合、発生主義会計の使用を検討する必要があります。

クラッシュコースの準備はできましたか？

発生主義会計で覚えておくべき最も重要なことは、ビジネスで行うすべてのトランザクションが、XNUMX つだけではなく XNUMX つのアカウントに影響するということです。 これは、ビジネスの各活動が銀行口座だけでなく、ビジネスの他の部分にもどのように影響するかを確認できることを意味します。 これは、次の会計方程式に基づいています。

資産 = 負債 + 所有者の資本

ビジネス活動が XNUMX つのアカウントに影響を与える場合、別のアカウントにも影響を与える必要があります。 会計方程式の同じ側にあるアカウントであれば、バランスを保つために一方のアカウントが下がり、もう一方のアカウントが上がります。 影響を受けるアカウントの XNUMX つが方程式の片側にあり、もう XNUMX つのアカウントが反対側にある場合、均衡を維持するために、両方が上昇するか、両方が下降する必要があります。

ここで、借方と貸方の考え方が登場します。すべての口座は、借方または貸方に記入することができます。 会計方程式のバランスを保つには、各トランザクションに XNUMX つの借方と XNUMX つの貸方が必要です。

発生主義会計は、Excel で設定するのが少し複雑ですが、より良い結果が得られます。 最初のステップは、ビジネスで使用するすべてのアカウントをリストすることです。 カテゴリ別に整理します。 次のようなものが得られます。

• 資産
• 現金
• 売掛金 – 顧客クレジットでの購入に対して支払うべきお金
• 棚卸
• 負債
• 買掛金 - サプライヤーまたは他のサービスプロバイダーに支払うべきお金
• 株式
• 所有者の持分
• 収入
• 営業
• 費用
• 水道光熱費
• 売上原価
• 家賃
• 広告宣伝費

できる限り徹底してください。 必要な数よりも多くの勘定科目を Excel で設定する方が、後で勘定科目が必要になったときに数式やワークシートを調整するよりも簡単です。

各口座に番号を割り当て、借方または貸方残高のラベルを付けます。 次のようなものが得られます。

勘定科目表を設定したら、勘定科目ごとに個別のワークシートまたはタブが必要になります。 最も頻繁に使用する可能性が高いため、現金から始めます。 各勘定科目の借方列と貸方列を含む各勘定科目のタブを設定します。 ビジネス トランザクションを行うたびに、トランザクションの影響を受ける各アカウントを記録する必要があります。 基本的に、ビジネスのある部分から別の部分にお金を移動しています。

たとえば、35 ドルの事務用品を購入した場合、次のようになります。

D.消耗品費 35

C.現金 35

Excel の現金勘定科目タブ (貸方) から 35 ドルを取り出し、それを消耗品のページ (借方) に移動します。 このように分解すると、各勘定タブは単式簿記の方法と同じです。 すべてのトランザクションとアカウントを XNUMX つのページで管理する代わりに、組織のレイヤーを追加しました。 トランザクションは、影響を与えるさまざまなアカウントに分割されます。

入ってくる費用を自動的に分類します。 中小企業の財務プロセスを自動操縦に保ち、重要なことに集中できるようにします。

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会計の計算式と形式

Excel にはさまざまな用途の機能がありますが、そのほとんどは財務管理に焦点を当てています。 ここでは、Excel の小規模企業の会計で表示および使用される最も一般的なものをいくつか示します。

• 会計番号の形式: これにより、標準のドルとセントの書式で必要な数のセルを自動的に書式設定できます。 数字の 5 をセルに入力すると、5 時、5 ドル、XNUMX 月など、いくつもの異なる意味になる可能性があります。 会計番号形式を使用すると、すべての数値を金額 (または別の通貨) としてリストできます。
• フィルタ： フィルターを使用すると、整理されたデータから必要なものをすばやく見つけることができます。 たとえば、家賃の支払いにラベルが付けられている場合、すべてのデータをフィルタリングして、家賃の支払いのみを表示できます。 これにより、たとえば、XNUMX 年間に支払った家賃を簡単に確認できます。 または、任意のアカウントでこれを行うことができます。
• =SUM() 関数: sum 関数は、Excel で知っておくべき最も重要な関数の XNUMX つです。 列内のすべての数値をすばやく追加できます。 収入、支出、または特定の種類の支出を合計するには、sum 関数が必要です。

Excelでの単式簿記

一般に、Excel は複式簿記ではなく単式簿記向けに構築されています。 複式簿記システムを構築することは理論的には可能ですが、すぐに必要以上に大きくなってしまいます。 技術的には、Excel ブックには最大 255 シートを含めることができます。 これにより、中小企業向けの多くのアカウントが可能になります。 ただし、実際には、Excel で許可されているように手動で追跡または管理するには、アカウントが多すぎます。

単式簿記とは、各取引または事業活動が会計帳簿に XNUMX つのエントリのみを取得することを意味します。 複式簿記とは、各取引または活動が、影響を受ける各勘定科目に対して借方と貸方の XNUMX つのエントリを取得することを意味します。

Excelで取引を記録する方法

Excel で何かを記録するには、単式取引と複式取引の XNUMX つの方法があります。

営業

単一エントリの販売エントリは次のようになります。

複式簿記の販売取引は次のようになります。

D. 現金 $50

C. 売上 $50

販売がクレジットで行われ、顧客からの支払いを受け取っていない場合、販売は次のようになります。

D. 売掛金 $50

C. 売上 $50

その後、顧客が後で支払う場合、そのトランザクションは次のようになります。

D. 現金 $50

C. 売掛金 $50

経費処理

経費には非常に多くの種類があり、経費はビジネスに固有のものになります。

単式簿記システムの場合、支払った金額をリストし、その目的を説明する必要があります。 お金は出て行くので、マイナスの数字で表示したり、括弧で囲んでマイナスを表示したりできます。 または、この例のように、経費用に別の列を作成することもできます。

複式簿記の経費トランザクションは次のようになります。

D. インターネット費用 $25

C. 現金 $25

また、当月を含む数か月分の費用を前払いすると、次のようになります。

D. 前払い保険 $900

D. 保険料 $100

C. 現金 $1000

その後、保険契約の支払いを使い果たすと、前払い保険料は XNUMX か月ごとに徐々にゼロになります。

D. 保険料 $100

C. 前払い保険 $100

債務の支払い

事業を拡大するためにローンを組むとします。 単一入力会計の場合は、次のようになります。

次に、毎月ローンの支払いを行うと、次のようになります。

複式簿記は次のようになります。

現金 $10,000

借入金 $10,000

その後、毎月支払いを行うと、次のようになります。

D. 借入金 $900

D. 支払利息 $100

C. 現金 $1,000

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Excelで財務諸表を生成する方法は？

貸借対照表

貸借対照表は、会計期間終了時のすべての勘定残高のスナップショットです。 貸借対照表を作成するには、まずその期間の収入を確認する必要があります。 これは、収益 (売上) と費用の勘定科目を取り、収益と費用のすべての合計を所有者の資本に持ち込むことを意味します。

次に、すべての資産勘定残高、すべての負債勘定残高、およびすべての資本勘定残高のリストを作成し、Excel の各勘定ワークシート タブから数値を引き出して、すべての勘定のリストを作成します。 総資産は、総負債と総資本に等しくなければなりません。

損益計算書

損益計算書は損益計算書と呼ばれることもあり、現金主義会計で得られる唯一の財務諸表であり、簡単に作成できます。 必要なのは、その年の収入と支出の合計数だけです。 経費ごとに番号または色で経費を分類すると、Excel シートをフィルタリングして各経費カテゴリの合計を取得できます。

キャッシュ・フロー計算書

発生主義会計を使用している場合、キャッシュ フロー計算書は重要です。 その月にビジネスに出入りした現金の量を必ずしも確認できるとは限りません。 キャッシュ フロー計算書は、得た収入を実際の現金残高に変換します。 たとえば、顧客のクレジットで売上を上げた場合、それらはビジネスの実際の現金にはカウントされません。 一方、保険料を XNUMX か月前に支払い、今月は保険料を計上した場合、保険料は実際の事業からの現金化ではなく、収入の減少につながります。 これらの差異が十分にある場合、損益計算書に「利益」がある可能性がありますが、実際にはその月の現金が失われます。

キャッシュ フロー計算書は、これらすべての修正を記録し、最終的に正確な現金残高を記録する場所です。

これは、開始できる小規模企業会計の非常に基本的な概要です。 年間を通じて正確な会計記録を保持しておくと、ビジネスで何か重要なことが起こったときに非常に簡単になります. それは、納税時期、SBA ローンの申請、または個人事業主から事業体へのビジネスの転換などです。 Excel はどのような状況でもビジネスを成功させるのに役立ちますが、ビジネスが成長するにつれて、自動化された会計自動化システムを実装して会計を処理する必要があります。

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