私は夜はコンテンツ ライター、昼はパートナーシップの責任者です。私の世界では、生産性を高めることがすべてです。
スケジュール管理がなかったり、プロジェクト管理が欠如していると、記事の期限切れ、パートナーシップの機会の失敗、高いプレッシャー、ストレスが生じます。私たちは皆、生産性ゼロから回復するためにそこにいたことがあります。
生産性システムは、持続可能なワークライフ バランスを構築し、必要なときにスプリント作業に備えるのに役立ちます。
この投稿では、私の日課の一部となっており、忙しい毎日を効率的な勤務時間に変える、7 つの最高の生産性システムを紹介します。それぞれの長所と短所、およびさまざまな使用例がわかります。
生産性システムとは何ですか?
生産性システムは、物事を効率的に完了するのに役立つ方法とツールです。これらはあなたの代わりに仕事をしてくれるわけではありませんが、タスクと健康状態を整理して優先順位を付けるのに役立ち、その結果、特定の時点での生産性が向上します。
たとえば、生産性システムは次のことに役立ちます。
- プロジェクトをより小さく管理しやすいステップに分割します。
- 集中し、気を散らすものを避ける。
- 目標の設定。
- 組織とワークフロー。
私が使用している 7 つの生産性システムと、それらがどのように役立つかを見てみましょう。
ワークフローを簡素化する 7 つの生産性システム
1. ポモドーロテクニック
私は、自分を奮い立たせて物事をやり遂げるのに苦労しているときに、生産性を大幅に向上させるこの方法にとても気に入っています。即座に集中モードが有効になり、何にも気を散らすことができないほど集中状態になります。
システムを教えてください。
ポモドーロ テクニックでは、作業を集中した短い間隔 (通常 25 分) に分割し、その後に休憩を挟みます。 25 分のまとまりは脳によって容易に消化されるため、集中力とモチベーションを維持するのに役立ちます。
また、ツールバーでタイマーがカウントダウンしているのを見ると、この時間内にタスクを完了する意欲が高まります。まるであなたの内なる声がそう言っているようです。 「さあ、Instagram をスクロールせずに 25 分間仕事をすることはできます。」
私が使用 マリナーラ: ポモドーロ アシスタント ポモドーロ テクニックを簡単に利用できるようにする Chrome 拡張機能。 30 分のタイマーと 5 分の休憩 – それが私のルールです。
しかし、多くの場合、私は休憩を取らず、単にタスクが完了するまで作業を続けます。タイマーが鳴ったら、集中力を保つために別のタイマーを設定します。
また、特定のタスクに取り組むときの時間追跡にもポモドーロを使用して、自分の作業量とタスク X に費やした時間を把握しています。
これは、適切な時間の見積もりとプロジェクト管理に非常に役立ちます。
長所：
- 仕事を始めるのが難しいときに集中するのに役立ちます。
- 先延ばしを減らします。
- 腰痛や疲労感が軽減されます。
- 週や四半期の計画をより適切に立てることができます。
- タスクに対する責任がさらに高まります。
- 気を散らすものが減り、時間管理が改善されます。
- タスク全体を通して一貫したモチベーション。
短所：
- なし。私はこの方法を長年使ってきましたが、いつも役に立ちます。
のためのベスト： 時間を上手に管理して、より短い時間でより多くのことをやり遂げたい人。
私の評決
最初は、休みを受け入れるのが大変でした。そういった時期は時間を無駄にしているように感じていました。しかし、その後、私はその力の力に気づきました。これらの休憩は文字通り私を充電させます。
2. バレットジャーナル
バレットジャーナル、いわゆる BuJo は、書いたり絵を描いたりする高度な日記のようなものです。毎日のタスク、カレンダー、メモ、健康状態の追跡、目標設定のセクションで構成されています。
最近すごいものに出会った 研究 バレットジャーナルが創造性と生産性にどのような影響を与えるかを調査します。結論としては、整理整頓だけでなく、物事を振り返るのにも役立つということです。 本当に 重要。
私も大好きです ピース バレットジャーナルがどのように役立ったかを語った教師によるもの 完璧主義を克服する。とらえどころのない完璧さを追い求めているなら、ぜひ読んでみてください。 🙂
私は時々バレットジャーナルを使って一日の計画を立て、自分がどれだけ忙しいかを理解し、仕事とは別に好きなことに時間を割くようにしています。また、どれだけのプロジェクトを引き受けることができるかを理解するのにも役立ちました。
たとえば、私は紙のノートに非常に昔ながらの方法でスケジュールを下書きします。私のバレットジャーナルは通常次のようになります。
7:30 — 起床
8:00 — ヨガ
10:00 — クライアント X に概要を提供する
11:00 — HubSpot の記事のために専門家にインタビュー
13:00 — 昼休み
14:00 — 慈善基金のために働く
17:30 — 会議
オールドスクールに興味がない場合 生産性向上の方法、次のようなデジタル代替手段をチェックできます。 概念, Trello, Evernoteのまたは ミロ.
私の意見では、普通のノートを思い出させる Miro が最もクールな選択肢です。アイテムを簡単に移動でき、創造性を育みます。
長所：
- カスタマイズ可能な組織に役立ちます。
- 創造性の向上を助け、優先順位付けを支援します。
- 一元的なタスク管理を提供します。
- 内省を促進します。
短所：
- 時間のかかるメンテナンス。
- 不一致のリスク。
のためのベスト： クリエイティブ、ビジュアルシンキング、そしてパーソナライズされた組織を求める個人。
私の評決
バレットジャーナルは、私たちの多くが人生のある時点で本能的に行ったことのある習慣です。たとえば、旅行、ショッピング、トレーニング ルーチン、または同様のアクティビティを計画する場合を考えてみましょう。
秘訣は、より体系的にそれを行う方法を学ぶことです。時には完全に依存してしまうこともあります。また、情報を紙から自分の文書に転送するときに、単なるスクラッチパッドとしてバレットジャーナルを使用することもあります。 プロジェクト管理アプリ.
3. カレンダーのブロック
スケジュールに関して人々がよく直面する大きな問題は、タスクを頻繁に切り替えることです。カレンダーのブロックは、カレンダー上の特定のタイムスロットをさまざまなタスクに割り当てる時間管理方法です。
たとえば、カレンダーがブロックされる前の私の勤務日は次のようになります。 記事を書き始めます。それから 30 分後、私は会議に飛び込みました。次に、メールに移ります。ようやく記事に戻ります。全く効果がありません。
Todoist のグラフィックは私の主張を完璧に説明しています。
時間のブロックには Google カレンダーを使用し、特定のタスクの時間をブロックします。各タスクには、独自の集中タイムスロットが与えられます。医者の予約、ヨガ、読書も私のカレンダーに入れられます。
結果？より多くのことをより早く終わらせることができます。
カレンダーをブロックするためのヒントをいくつか紹介します。
- 1 日を特定のタスクに分割します。
- タスクにかかる時間については現実的に考えてください。不明な場合は過大評価してください。
- 燃え尽き症候群を避けるために休憩を計画しましょう。自由時間をオーバーブッキングしないでください。
- 予期せぬ出来事により、必要に応じて計画を調整します。
- 計画したタスクを定期的に確認して実行します。
- 次のようなアプリの使用を検討してください Todoist 整理整頓のための Google カレンダーも利用できます。
長所：
- 時間管理の改善。
- 集中力が強化されました。
- タスクの切り替えが軽減されました。
- より明確な優先順位付け。
- ワークライフバランスの向上。
短所：
- 変化に適応するのが難しい。
- タスクの期間を過小評価または過大評価する可能性。
のためのベスト： 複数のタスクや責任を整理しなければならない人。
私の評決
カレンダーのブロックにより、作業時間と自由時間が整理され、同時に複数のタスクに夢中になることがなくなります。最大の課題は、日曜日の夜または毎週月曜日の朝に座って、事前にすべてを準備することかもしれません。
しかし、それだけの価値は間違いなくあります。
4. カエルを食べる
「生きたカエルを食べなければならない場合は、朝一番に食べれば、その日はそれ以上悪いことは起こらないでしょう。」 – マーク·トウェイン
この引用は、Eat the Frog テクニックが何であるかを説明しています。最も難しいことを最初に行うと、後の他のすべてのことが簡単に見えるでしょう。
昨年の 研究 この方法を使用すると、ソフトスキルが向上し、先延ばしと戦うのに役立ち、キャリアと人生に長期的な利益がもたらされることがわかりました。
私もそれに全面的に同意しており、Eat the Frog メソッドをほぼ毎日実行しています。
これが私がそれをする方法です：
- 私は最初にカエルを選びます。これは最も重要ですが、緊急ではない作業です。私は多くの知力を必要とするものを選びます。
- 私は通常、最大 1 ～ 4 時間で完了できるタスクを選択します。
- 大きなタスクを小さなステップに分割します。
- 私は常に、遠い先のタスクではなく、今日のタスクに集中します。
- そして最後に、私は最初にカエルのタスクに取り組むことから一日を始めます。
長所：
- 難しいタスクを最初に完了させます。
- ストレスが軽減されます。
- 時間をより上手に管理しましょう。
- 良い習慣を築きましょう。
短所：
- 最も難しいタスクから始めると疲労につながる可能性があります。
- 一刻を争う事柄を見落とす可能性があります。
のためのベスト： 課題を先延ばしにするのではなく、前もって対処することを好む人、または困難なタスクに関して先延ばしに苦労している人。
私の評決
やるべき難しい仕事（たくさんの集中力、数字、調査が必要な仕事）があるときは、朝はそれを最優先事項にします。それに取り組むと、コーヒーを飲みながらリラックスし、メールのチェックをして、別のタスクに進むことができます。
逆のことをしてみましたが、大きな仕事が待っているとわかっている間は、他のことに集中できませんでした。したがって、私にとっては、「カエルを食べる」テクニックが唯一の方法です。
5. プロジェクト管理の実践
私がフリーランスを始めたとき、追跡なしで 1 つまたは 2 つのプロジェクトを管理することはそれほど難しくありませんでした。しかし、仕事量が増えるにつれ、それは不可能になってきました。
今では、プロジェクト管理ツールなしでの私の仕事ルーチンは想像できません。 月曜日 & アーサナ は私の生産性のライフラインです。
彼らは、タスクを細分化し、期限を設定し、進捗状況を追跡し、チームと調整し、結果を出すのに役立ちます。
私は月曜日を利用して、「バックログ」、「進行中」、「完了」タブを備えた簡略化されたカンバン視覚化で、慈善基金の作業に関する毎週のタスクを計画し、優先順位を付けています。
私の好きな事： 月曜日は、サブタスク、柔軟なステータス、所有者と担当者、API 統合などのプロジェクト管理の重要事項を処理します。
Asana に関しては、私は主にクライアントのライティングと SEO プロジェクトに使用しています。プラットフォームを通じて、タスクの取得と割り当て、プロジェクトの進捗状況の追跡、他のユーザーとのコミュニケーションが非常に簡単です。
長所：
- プロジェクト情報を一元管理して簡単にアクセスできるようにします。
- チームのコミュニケーションとアイデアの共有を促進します。
- プロジェクトを管理可能なタスクに分割するのに役立ちます。
- チームの集中力と生産性を維持します。
- プロジェクトの進捗状況に関するリアルタイムのデータを提供します。
- タスクを自動化してワークフローを合理化します。
短所：
- プロジェクト管理ソフトウェアを使用することには利点しかありません。使い方を学ぶには時間がかかるかもしれませんが、一度覚えてしまえばとても簡単になります。
のためのベスト： あらゆる規模の個人、チーム、プロジェクト。小さなタスクや大規模な取り組みに使用できます。
私の評決
私はノートブックをバレットジャーナルに使用するのが好きですが、PM ツールは通知、リマインダー、繰り返しのタスクなどを使用して仕事を管理するのに役立ちます。
6. アイゼンハワーの意思決定マトリックス
「私には 2 種類の問題があります。緊急の問題と重要な問題です。緊急なことは重要ではないし、重要なことは決して緊急ではない。」 – ドワイト・D・アイゼンハワー
アイゼンハワー意思決定マトリックスは、重要性と緊急性によってタスクを分類します。私はそれを使って、何を焦点にするか、委任するか、または破棄するかを決定します。
頻繁に忙しいのに自分の仕事にインパクトがないと感じたり、長期目標を達成するために時間が足りなくなったり、委任したり「ノー」（そこにいた、やった）と言うのが難しいと感じている場合は、アイゼンハワー マトリクスの使用を検討してください。
最近、Todoist の Naomi による YouTube ビデオを見ました。そこでは、アイゼンハワー マトリックスに関する洞察力に富んだヒントが共有されていました。
[ビデオ： アイゼンハワー マトリックスの初心者ガイド]
彼女はこれら 4 つのカテゴリをそれぞれ次のように説明しています。
- 象限1 - 緊急の対応が必要な重要なタスク。
- 象限2 - 長期的な目標に向けた重要なタスク。
- 象限3 — それほど重要ではない緊急のタスク、多くの場合は単に忙しい仕事です。
- 象限4 - 緊急でも重要でもないタスクであり、即時的な満足感は得られますが、永続的な満足感は得られません。
このアプローチを私が日常の仕事にどのように適用しているかは次のとおりです。
- 象限 1。 私は記事の厳しい締め切りを守ることを優先しています。
- 象限 2。 長期的な進歩のために、執筆と研究のスキルを向上させることに時間を費やしています。
- 象限 3。 忙しすぎる場合は、信頼できる人に専門家インタビューを担当してもらうこともあります。
- 象限 4。 集中力を保つためにソーシャルメディアにあまり時間を費やさないようにしています。
長所：
- 明確な優先順位付け。
- 効果的な時間管理。
- 長期的な目標の調整。
- より良い代表団。
- ストレスが軽減されました。
- 意思決定の改善。
短所：
- 最初は、どのタスクがより重要で、影響は大きいが緊急性は低いかを判断するのは難しいかもしれません。何度か実践すると、システムに慣れ、目に見えるメリットが得られます。
のためのベスト： 義務を整理する。タスクの優先順位付け、時間管理、意思決定に苦労している人には特に役立ちます。
私の評決
この危機感は、私のデジタル マーケティングのキャリアにおいて最大の課題でした。どのタスクもすぐに対処する必要があるように感じました。優先順位を分類し、優先順位の低いタスクを区別することを学ぶまで、私のデフォルトモードはすべて「できるだけ早く」でした。
これはアイゼンハワー意思決定マトリックスのおかげで私が学んだことであり、私の意見では、これは 最高の生産性システム そこに。
7. カンバン方式とスクラム方式
平日の生産性を高めるために、私は簡素化されたスクラムとカンバンの方法論を組み合わせています。
スクラム: スプリントと呼ばれる短期間で作業を行います (通常は 1 ～ 4 週間)。各スプリントでは、目標を設定し、どのタスクに取り組むかを決定します。その後、スタンドアップと呼ばれる簡単な会議を開き、進捗状況を確認し、必要に応じて作業計画を調整します。
かんばん: カンバンにはスプリントはありません。代わりに、「バックログ」、「実行中」、「レビュー」、「完了」というラベルが付いたボード上のタスクを想像してください。
作業中は、列間でタスクを移動します。ワークフローを視覚化し、進行中の作業を制限し、タスクを 1 つずつ完了することに集中するのに役立ちます。
これが私がそれをする方法です：
毎週月曜日に、前の週にランダムに現れたアイデアやタスクをバックログに反映し、優先順位や期日を割り当て、サブタスクを作成します。
毎週金曜日、私は月曜日にタスク マネージャーである PM ツールのボードを見て、一部のタスクのスケジュールが遅れている理由と、その原因に対処する方法を分析します。
これにより、機敏に行動し、(現実的に) 1 週間の労働時間内にできるだけ多くのタスクを完了し、ボトルネックや障害を特定することができます。
長所：
- ワークフローを簡単に視覚化できます。
- マルチタスクを制限し、集中力を高めます。
- 継続的なプロセス改善を奨励します。
- 明確な目標を持ってプロジェクトを効果的に組織します。
- 定期的なチームのコミュニケーションとコラボレーションを促進します。
- 変化するプロジェクトのニーズへの適応を促進します。
短所：
- 期限が定められていないと、遅れが生じる可能性があります。
- スプリント タイムライン (スクラム) の硬直性がストレスを引き起こす可能性があります。
のためのベスト： 厳格なスケジュールに対する柔軟性と適応性を重視する環境。
📍注: 2 つのシステムを同時に実装することを スクラムバン.
私の評決
これら 2 つの方法を組み合わせることで、カンバン ボードで何をしなければならないかを視覚化することができ、スクラム スプリントは特定のプロジェクトを大幅に進めるのに役立ちます。私は 2 つのシステムが私の仕事にもたらすバランスが気に入っています。仕事のほとんどは独立しており、リモートで行われています。
最高の生産性システムは何ですか?
どの生産性システムにもそれぞれメリットがありますが、私の個人的なお気に入りは次のとおりです。
- 30 分間の作業スプリントと 5 分間の休憩で集中力を維持するためのポモドーロ テクニック。
- 緊急かつ重要なタスクを簡単に整理するためのアイゼンハワー意思決定マトリックス。
- 定期的に進捗状況をチェックするためのスクラムバン。
どのシステムを選択するにしても、重要なのは、それが本当に生産性の向上に役立つかどうかということだけです。私はこれら 3 つを毎日組み合わせています。これが、やるべき仕事を完了し、新しいプロジェクトをアイデア出し、チームの進捗状況を追跡するための最良のアプローチだと考えています。
いくつか試して、何が合うのか、何が合わないのかを確認すると、最終的にはメンタルブロック、モチベーションの低下、燃え尽き症候群を避けるための最適な解決策が見つかります。
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