デジタル ファイルを整理しておくことは、非常に面倒な作業であり、必要な作業です。 整理されたファイルを使用すると、情報を効率的に検索、文書化、および使用することが容易になります。 適切なタイミングでドキュメントが見つからない場合、ドキュメントをどのように使用しますか?

したがって、ファイルの編成は真剣に検討する必要があります。 しかし、どのように始めるべきですか？ また、面倒な場合は自動化できますか?

このブログでは、ファイル管理に関する質問にお答えし、オートパイロットでデジタル ファイルを自動化および整理する確実な方法を紹介します。 それでは始めましょう。

デジタルファイルを整理するには？

このブログでは、ファイルを整理する XNUMX つの方法について説明します。

• デスクトップ上のファイルを手動で並べ替える
• ファイルを自動的に整理します。

関連する手順を見てみましょう。

ファイルを手動で整理する方法

それは簡単で面倒です。 あなたはすでにそれをしているかもしれません。

しかし、これをより良くする方法は次のとおりです。

• 電子メールからファイルを照合するか、ソースからドキュメントを手動で取得します。
• ファイルが届くとすぐに、 名前を変更します. 内容、日付、またはオフィスで設定された命名法に基づいて、適切に名前を変更します。
• ファイル内のウイルスをチェックします。
• 適切なフォルダに配置します。 フォルダー名がフォルダー内に存在するファイルを説明していることを確認してください。 一般的な名前の使用は控えてください。 代わりに、フォルダーやファイルの名前を具体的に指定してください。
• 必要に応じて、データベース内の任意の場所にファイルをアップロードしてください。 たとえば、顧客の請求書を CRM にアップロードして顧客プロファイルに保存する必要があり、詳細を販売データベースにアップロードする必要があります。
• 同僚がファイルを簡単に見つけられるように、ファイルの保存場所に関するログを文書化して維持してください。
• さて、新しいファイルを取得するたびに繰り返します。

ファイルを自動的に整理する方法は?

最初の質問は、ファイルをエラーなしで自動的に整理できるかどうかです。

はい、そうです。 ファイルの命名、フォルダーの場所、およびデータ処理要件に関する適切なプロセスがあれば、プロセス全体を簡単に自動化できます。

その他にもたくさんのグーグルの ドキュメント管理システムは Nanonets と同様に、ファイル編成全体をシームレスに自動化するために必要なすべての機能を備えています。

Nanonets を使用したフローは次のようになります。

• ファイルは自動的にアップロードされます ドキュメントのアップロード オプションを使用して Nanonets に送信します。 メール、デスクトップ、Drive Sharepoint などからドキュメントを自動的にアップロードできます。

• 自動ソート すべての着信ファイルを簡単に ドキュメント分類子、コンテンツ、名前、またはタイプに基づいてファイルを並べ替えます。
• コンテンツに基づいてファイルの名前を変更する– ドキュメント タイプに基づいて、ファイルは OCR モデルに送信され、ドキュメントからデータが抽出されます。 このデータに基づいて、ファイルの名前が変更されます。 たとえば、請求書の名前を「日付」、「サプライヤー名」、「請求書番号」のように変更できます。
• ドキュメントを目的のフォルダに保存します – 情報に基づいて、ワークフローはドライブ、CRM、ERP などの目的の場所にドキュメントを自動的にアップロードし、データをリアルタイムで簡単に同期できます。
• 検索可能なデータベースを作成する – 次にファイルを検索するときは、名前を入力するだけで、その場所がわかります。

ファイルを自動的に並べ替えるには、どのソフトウェアを使用しますか?

ドキュメント管理システムを使用して、自動操縦でデジタル ファイルを並べ替えることができます。 ファイルを簡単に整理するには、ソフトウェアで次の機能を探してください。

• インテグレーション – ドキュメントをシームレスにアップロードおよびエクスポートする必要があるため、これは必須です。
• シミュレーションプロセス管理 – ルールベースのワークフローにより、外部からの介入を必要とせずにドキュメント タスクを自動化できます。
• 文書分類 – ファイルを整理するには、受信ドキュメントをさまざまなカテゴリに分類する必要があります。 ドキュメント分類子はまさにそれを行うのに役立ちます。
• OCR – ドキュメントを処理するには、ドキュメントの内容を理解する必要があります。 OCR はデータを抽出し、システムがドキュメントの種類を理解するのに役立ちます。
• 安全なドキュメント ストレージ – ドキュメントを保存する場合に備えて、ソフトウェアはストレージを提供する必要があります。

現在、多くのドキュメント管理ソフトウェアが市場に出回っています。 私たちはカバーしました 最高の文書管理システム 私たちのブログで こちら. ここにいくつかのトップがあります DMSソフトウェア 市場で：

＃1。 ナノネット

＃2。 ハドル

＃3。 アルフレスコ・ワン

＃4。 OpenKM

#5。 eFileCabinet

それぞれを比較すると次のようになります。

反復的な手動タスクを自動化したいですか?

Nanonets ワークフローベースをチェック 文書処理ソフトウェア. データを抽出し、ワークフローを実行し、オートパイロットで情報を保存してください!

ナノネットを使用してファイルを整理する

Nanonets は、組み込みの OCR ソフトウェアを備えた AI ベースのワークフロー自動化プラットフォームです。 Nanonets は完全にノーコードです ワークフロー管理プラットフォーム 非常に使いやすく、1 日でセットアップでき、5000 以上の統合が付属しています。

Nanonets 文書分類機能を使用してファイルを自動的に整理し、 インテリジェントな自動化. どんな種類の文書であっても、Nanonets は文書を分類、分類、処理、保存できます。

ナノネットを使用して請求書処理を自動化する方法の短いデモを次に示します。

ナノネットは、次のタスクなどを実行できます。

特定のユースケースを念頭に置いていますか?

私たちのチームに連絡してください または無料トライアルを開始します。 サポートが必要な場合は、当社のチームがワークフローを設定します。

ナノネットを選ぶ理由

Nanonets には、自動化する複数のテンプレートがあります ドキュメントプロセス、ただし、15 分未満で独自のユース ケースを作成することもできます。

• Gmail、ドライブ、Outlookなどのデータソースからドキュメントを簡単にキャプチャできます。
• ドキュメントからデータを抽出する >95% の精度で
• 高度なOCRAPI
• 使いやすいインターフェース
• ノーコードプラットフォーム
• ワークフローを使用してプロセスを自動化する
• ドキュメントを検証するための複雑な論理関数を作成する
• テンプレートと簡単なカスタマイズオプション
• 統合の幅広い選択肢
• 役割ベースのアクセス制御
• 監査証跡 ログ
• 透明な価格 – 料金プランを確認する
• 24時間年中無休のサポート

Nanonets のノーコード ワークフローを使用して、アップロード、処理、アーカイブ、検証などのすべてのファイル プロセスを自動化します。

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デジタルファイルを整理する利点は何ですか?

デジタルファイルの整理にリソースを浪費する必要があるのはなぜですか? いくつかの理由を次に示します。

• 生産性の向上： ファイルが整理されて見つけやすくなれば、検索に費やす時間を節約できます。 従業員は、検索可能なデータベースがあれば削除できるファイルを見つけて取得するのに多くの時間を費やします。
• より良い意思決定: ドキュメントに簡単にアクセスできるため、いつでもどこでも情報にアクセスでき、より適切な意思決定を行うことができます。
• データ セキュリティの向上: 組織化されたファイル構造により、ユーザーは重要なビジネス ドキュメントを誤って削除したり不正アクセスしたりしないようにバックアップ、保存、保護することができます。
• コスト削減： ファイルを整理するプロセスを自動化すると、時間、お金、およびリソースを節約できます。
• コンプライアンスの向上: ファイルを適切に整理することで、法律および規制の要件に確実に準拠することができます。

デジタル ファイルを管理するためのベスト プラクティスは何ですか?

ここで重要な部分が来ます。 適切なファイル管理慣行に従っていることを確認するにはどうすればよいですか?

ファイルを整理する際に留意すべきいくつかのヒントを次に示します。

• 明確なフォルダー構造を作成します。 明確な階層と命名規則を使用して、ファイルを論理フォルダーに整理します。
• 命名規則を実装します。 すべてのファイルに一貫した命名規則を使用して、ファイルを簡単に検索および識別できるようにします。他の人に知られていない頭字語や短い形式を使用しないでください。
• タグとキーワードを使用する: ファイルを見つけやすくするために、適切なタグとキーワードを使用してください。
• クラウド ストレージを使用する: クラウド ストレージを使用して、どこからでもリモート アクセスできるようにします。
• ファイルを同期します。 ファイルのリアルタイム同期を確保して、誰もがどこにいてもファイルの最新バージョンを確認できるようにします。 Nanonets などのツールを使用して、複数のデータベース間でファイルを同期できます。
• ファイルをバックアップします。 破損した場合に備えて、常にファイルのコピーを保管しておいてください。
• ファイル圧縮を使用する: 大きなファイルを圧縮してスペースを節約し、共有やアップロードを容易にします。
• ドキュメント管理ソフトウェアを使用する: ドキュメント管理ソフトウェアを使用して、ドキュメント プロセスを自動化し、ドキュメントのアクセシビリティとセキュリティを強化します。

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Nanonets を使用すると、ポケットに大きな火傷を負わずにファイル編成を強化できます。 Nanonets がドキュメント管理を最適化しながら、80% のコストと 90% の時間を節約する方法をご覧ください。

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• 情報源： https://nanonets.com/blog/how-to-organize-files/