ドキュメントで何が変更されたかを記録しておくと便利な場合があります。おそらく、編集内容を簡単に取り消すことができます。 最近では、複数の人がXNUMXつの共有ファイルで作業することが多くなっているため、誰が提案を提供したかを知ることで、提案について話し合うことが容易になります。

視覚的な結果は、変更がかつて物理的な紙にマークされていた方法と似ています。 たとえば、セクションを削除すると、別の色の取り消し線テキストとしてフォーマットされます。

この目に見える履歴を有効にするために、ほとんどのテキストエディタは変更を追跡する機能を提供します。 Googleドキュメントのバージョンは提案モードと呼ばれます。 簡単に習得できる合理化されたオプションのセットを使用して、簡単かつ迅速にジャンプできます。

Googleドキュメントで変更の追跡を開始する方法

他のテキストエディタとは異なり、Googleドキュメントは提案モードをタックしません 編集 or ツール メニュー。 代わりに、画面の右上を見てください。 青いエリアの下 シェアする ボタンとアカウントのアバターの場合、鉛筆アイコンと単語を示す水色のドロップダウンメニューが表示されます。 編集。 （ウィンドウが小さい場合は、青い鉛筆アイコンだけが表示される場合があります。）

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デフォルトでは、すべてのドキュメントは編集モードで開始され、変更はすぐにファイルの永続的な部分になります。 そのドロップダウンメニューをクリックして、提案モードに切り替えます。

これで、すべての変更（フォーマット、削除、挿入など）が異なる色でマークされ、ドキュメントの右側にコメントボックスが表示されます。 Googleドキュメントは、追跡された変更に対してより協調的なアプローチを採用しているため、これらの各コメントで特定の編集について完全に実行中のディスカッションを行うことができます。

他の人を招待してGoogleドキュメントで提案する方法

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ドキュメントを編集する前に、誰かと共有する必要があります。 に行くことから始めます ファイル>共有 または青をクリックします シェアする 右上のボタン。 次に、メールアドレスを入力して共有リストに追加します。

これで、権限のドロップダウンメニューが名前の横に表示されます。 デフォルトは編集モードであるため、提案モードに切り替えるには、を選択します。 コメント メニューから。 すでに編集モードでドキュメントを共有している場合は、共有メニューを再度開きます。 その権限ドロップダウンをクリックし、提案モードに変更してから、 Save.

提案されたテキストを更新する方法

上記のように、ドキュメントへの変更は別の色で表示されます。 後で通常どおり、好きなだけ編集できます。 ただし、自分の提案したテキストに加えた変更は追跡されないことに注意してください。他の人のテキストに取り組んでいる場合のみです。

提案されたテキストを受け入れるまたは拒否する方法

編集モードと提案モードを切り替えても、変更が自動的に受け入れられたり拒否されたりすることはありません。 更新を反映する最終的なドキュメントについては、手動で確認する必要があります。

個々の変更を承認または拒否するには、コメントボックスをクリックします。 次に、チェックマークアイコンをクリックして変更を受け入れるか、Xアイコンをクリックして変更を拒否します。

すべての変更を承認または拒否することがわかっている場合は、次のURLにアクセスしてください。 ツール>提案された編集を確認する。 ウィンドウの右上に白いポップアップボックスが表示されます。 いずれかをクリックします すべて受け入れる or すべて拒否 ボタン。 すべての変更を受け入れる前に、ポップアップボックスの上下の矢印を使用して、個々の編集を確認し、それぞれが統合する編集であることを確認できます。

誤って間違ったボタンを押した場合は、キーボードのCTRL + Zを押すか、に移動して、誤ったクリックを元に戻すことができます。 編集>元に戻す.

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元のドキュメントを表示する方法

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すべての提案が行われる前に、最初のテキストがどのように見えるかを確認したい場合があります。 下のドロップダウンメニューに移動すると、これをすばやく行うことができます。 シェアする ボタンをクリックし、表示モードを選択します。 Googleドキュメントでは、このモードを最終的なドキュメントを読むことができるモードとして説明しています。これは、変更が受け入れられるまで、提案されたテキストがファイルの一部とは見なされないためです。

別の方法は、に移動することです ツール > 提案された編集内容を確認する。 画面の右上に表示される白いポップアップボックスで、[ 「すべて拒否」のプレビュー プルダウンメニューから

提案されたすべての編集を受け入れてドキュメントをプレビューする方法

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特に編集が乱暴になり、最終結果を把握するのが難しい場合は、最終ファイルの一部として受け入れられたすべての提案を使用して、ドキュメントがどのように表示されるかを確認したい場合があります。

へヘッド ツール>提案された編集を確認する 右上に白いポップアップボックスを表示するには、 「すべて受け入れる」をプレビューする 右上にある白いポップアップボックス内のドロップダウンメニューから。

GoogleドキュメントとMicrosoftWordの変更を追跡

Googleドキュメントの提案モードはMicrosoftWordのWebバージョンに似ていますが、いくつかの重要な違いがあります。

• Googleドキュメントの推奨モードは、ドキュメントで作業しているすべての人に適用されます。 Microsoft WordのWebバージョンでは、すべての人の変更を追跡するか、自分だけの変更を追跡するかを選択できます。
• Googleドキュメントの表示モードでは、提案された変更が実装されていないドキュメントが表示されます。 オンラインバージョンのMicrosoftWordの同じモードでは、すべての変更が受け入れられたドキュメントのプレビューが表示されます。
• Googleドキュメントでは、提案を組み込むことなく、元のテキストを表示できます。 そのような見方は、MicrosoftWordオンラインには存在しないようです。
• WebバージョンのMicrosoftWordでは、一度にすべての変更を受け入れたり、すべての変更を拒否したりすることはできません。

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GoogleドキュメントとデスクトップバージョンのMicrosoftWordを比較すると、後者は変更を追跡するときにさらに多くの機能を提供します。

• トラックの変更をオンにしてドキュメントを編集する機能。ただし、マークアップは表示されません。 （ビューは基本的に、受け入れられたすべての変更のプレビューに設定されます）
• 簡略化されたマークアップビュー
• 合理化された形式ですべての変更を表示するレビューペイン
• 特定の種類の変更（さまざまな書式設定、テキストの変更など）のみを表示する機能-他の変更は一時的に非表示にすることができます

デスクトップのMicrosoftWordの粒度に近いものが必要な場合は、ダウンロードを検討してください LibreOfficeの 無料の代替手段として。

電子メールクライアントの選択に関しては、ほぼ無限の選択肢があります。 しかし、最も単純で、最良で、最も効果的なもののXNUMXつは、Windows自体の内部にあります。 いいえ、Outlookではありません—ネイティブのメールアプリです。

メール（およびそれに関連するアプリであるカレンダー）には、多くのベルやホイッスルはありません。 新機能のリストはめったに見られません。 しかし、日常のメールクライアントを選択する場合、私は通常、メールアプリのシンプルでわかりやすいインターフェイスを、より複雑で雑然とした機能豊富なOutlookよりも好みます。 幸い、Microsoft 365にサブスクライブしてWindowsを使用している場合は、どちらかを選択する必要はありません。 代わりに、メールを使用してからOutlookに移動して、より高度な機能を利用できます。

メールは無料で、Windows10および11の一部であることを忘れないでください。 メールアプリを起動するだけで開始できます。 メールはOutlookのようにあなたのメールアドレスとパスワードを要求し、同期するのに少し時間がかかります。

メールとOutlook：長所と短所

Mailは、メールを最も基本的な要素である受信トレイ、送信トレイ、および個々のメッセージにまで細分化していることがすぐにわかります。 カレンダー、人、およびTo-Doを使用するオプションがあります。 Outlookは、それらすべてを個別のアプリではなく、同じ見出しの下に配置します。 OutlookとMailの基本的な違いのうち、目立つのはXNUMXつあります。それは、ユーザーインターフェイスと、MailがOutlookにある特定の高度な機能をどのように放棄するかです。 後者の魅力は、組織に要約されます。 Outlookは、Mailが提供しない電子メールに対応する（または対応を遅らせる）ためのいくつかの方法を提供します。

一方、メールにはOutlookにはないいくつかの利点があります。 XNUMXつ目は、Mailが複数のアカウントを処理する方法であり、Mailの最大の利点である簡素化されたUIとうまく交差します。

Outlookでは、Outlookの受信トレイから電子メールアカウントを追加する明確な方法はありません。 これを行うには、[ファイル]ボタンをクリックする必要があります。これにより、[アカウント情報]ページが開き、そこから アカウントを追加する ボタン。 機能はありますが、それは確かに直感的ではありません。

メールでは、メールが管理するアカウントが左側のナビゲーションバーに目立つように表示され、メールアカウントを追加するのは、右クリックするだけです。 アカウント ボタン。 （公平を期すために、ここにも[アカウントの追加]ボタンを追加することで、これをより直感的にすることができます。少なくとも アカウント 良い出発点を提供します。）メールは単に整理されているように感じます。

ただし、Mailが優れているのは、視覚的な混乱を完全に排除することです。 このOutlookインターフェイス（私の受信トレイの編集バージョンから）が、メールが同じ情報を表示する方法よりも優れていることを私に納得させる方法はありません。 ここで、Outlookはタブやアイコンなどを表示します。

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ただし、メールはプロセス全体を簡素化します。 ここでは、インターフェイスではなくコンテンツに焦点を当てています。

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私の場合、私のワークフローは多くの場合、単一の概念またはトピックに焦点を合わせており、多くの場合、単一の電子メールスレッド内にまとめられています。 私はプロジェクトを整理する傾向があります 外側 複数の投稿やメールスレッドを追跡しようとするのではなく、私のメールのMailはフォルダをサポートしています。これは、主要な製品リリースやイベントの報道時に役立ちます。 これはすべて、私のワークフローがかなり直線的であり、Mailの長所とかなりよく一致していることを意味します。 現代のコラボレーションは、多くの場合、さまざまな組織の複数のコラボレーターに跳ね返る多くのプロジェクトで、厄介になる可能性があります。

それは、公平を期すために、Outlookが輝き始めるところです。 コラボレーションは複雑になる可能性があり、私たち全員がさまざまな方法を使用して、次のようなタスクに優先順位を付けます。 メールを別のフォルダに自動的に割り当てるルール または受信者。 Outlook内の階層フォルダー構造を使用して電子メールを整理できますが、電子メールを色分けして他のサブディビジョンを作成することもできます。 Outlookでは、将来フォローアップするためのフラグを設定して、缶を蹴り出すこともできます。 メールでは、実際には、電子メールにフラグを付けるか、未読としてマークすることしかできません。これは、電子メールに優先順位を付ける古いが有効な方法です。

ここに秘密はありません。Outlookはパワーユーザー向けの電子メールクライアントです。 あなたが自分自身に尋ねる必要がある質問は次のとおりです：あなたは電子メールのパワーユーザーですか？ あなたはする必要がありますか？

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そうでない場合は、メール クライアントに要求するほとんどのことを Mail が提供していることがわかります。 ナビゲートは簡単です。 通常、Mail の右側のレールやメールの本文に必要なものが表示されない場合は、ページの下部にある小さな設定の「歯車」をクリックして見つけることができます。 これによりメニューが開き、不在通知の設定やメール署名の変更などの一般的な機能を見つけることができます.

それ以外の場合は、Outlookを使用できます & 同じPCでメールを送信します。 それらは互いに通信するため、一方のクライアントで送信された電子メールはもう一方のクライアントでも「送信」されます。 それでも、一部の機能は片道に相当することに注意してください。 電子メールの配置とフォルダの作成はOutlookとメールの間で引き継がれますが、Outlookで色分けした電子メールをメールで同じ色分けで表示することはできません。 これは、Outlookが「スティッキー」であり、OutlookとそのMicrosoft365サブスクリプションに向けて励ましているXNUMXつの方法にすぎません。

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将来的には、メールとOutlookが衝突する可能性があります

皮肉なことに、Windowsでは両方が変更されている可能性があるため、どちらの電子メールクライアントを選択してもかまいません。 XNUMX月、WindowsCentralは次のように報告しました プロジェクトモナーク、Outlook、Mail、およびOutlook fortheWeb間の混乱を排除するためのMicrosoftの取り組み。 ZDNetはもう少し進んでおり、 モナークはXNUMX月にデビューします、年末までに正式に展開されます。 基本的に、ZDNetによると、Monarchの目標は、メールに新しい統合されたOutlookエクスペリエンスを追加する（または置き換える）ことです。つまり、365人のクライアントがすべてを統治します。 ただし、MicrosoftXNUMXバージョンのOutlookがこれに置き換えられるかどうかは明らかではありません。 しかし、要約すると、これは次のとおりです。変化が来ています。

ただし、今のところ、私はMailを使い続けており、必要に応じてOutlookにつま先を浸しています。 公平を期すために、私たちはWindows11とその方法に批判的でした 特定の機能を排除します、タスクバーやスタートメニューの機能を削減するなど。 しかし、それはワークフローの合理化が意味をなさないという意味ではありません。 メールは、Microsoftが電子メールをその本質にまで効果的に抽出した方法の例であり、Outlookよりもうまく機能することがわかるかもしれません。