デジタル時代の到来は、企業にとって新たな難題をもたらし、記録管理に関連する厳しい政府規制を順守しています。 この課題は、膨大な量のデータを管理する企業にとって特に顕著になります。 しかし、クラウド コンピューティングは、企業が記録を管理する方法に革命をもたらし、企業のコンプライアンスを容易にしました。

クラウドベースの記録管理ソリューションには、次のような高度な機能があります データ保護 効率的で安全な記録管理サービスを可能にする簡単なアクセシビリティ。 この記事では、ビジネスが保持する必要がある記録、クラウドの進歩によってこれまで以上に簡単に記録を保持できるようになった方法、および企業がこれらの進歩を利用して確実に記録を残す方法について説明します。 規制の遵守.

ビジネスが保持する必要がある記録

企業が米国法で保持する必要がある一連の記録があります。 それらのいくつかは次のとおりです。

• 法人設立書類
• 雇用記録
• 事業資産記録
• 納税申告書と補足書類
• 領収書
• 元帳とレジスター
• リースまたは住宅ローンの書類
• 株主総会議事録
• 銀行およびクレジットカードの明細書
• ライセンスと許可
• 保険証券と記録
• ローン書類。

一部の記録は XNUMX 年から XNUMX 年間保持できますが、事業運営の中核にある記録はそれよりも長く保持されます。 膨大な量のデータを扱う企業にとって、そのような期間の記録を維持することは、自然災害や盗難の可能性などの要因により、負担が大きく危険です。 そこでは、クラウド記録管理サービスが役に立ちます。 

クラウドの進歩が記録管理のコンプライアンスを容易にする方法のいくつかを次に示します。

1. 安全な記録保持サービスを提供することにより。

クラウド アドバンス オファー 記録管理サービス 企業が記録を安全に収集、保存、管理するのに役立ちます。 ほとんどの企業は機密記録を業務の中心に置いているため、クラウドは安全性を保証するセキュリティ対策を提供します。

クラウドサーバーは、ハッカーやその他の脅威からデータを保護できる最新の暗号化技術を使用して、そこに保存されている記録が安全であることを保証します. さらに、これらの記録へのリモート アクセスは、パスワード認証によって許可されたユーザーのみに制限されます。 これは、物理的な部屋に保存されたドキュメントに誰でもアクセスできる可能性がある従来の慣行とはまったく対照的です。

クラウド記録保持サーバーは、セキュリティ対策によって物理的に保護されています。 クラウドを使用している企業は、データの安全性が確保されていると確信できれば、記録管理の規制に簡単に準拠できます。 これにより、記録のセキュリティを心配するよりも、ビジネスに価値を付加することに多くの時間を費やすことができます。

2.クラウドの進歩により、記録管理が簡単かつ効率的になります

前進 クラウドコンピューティング テクノロジーは、企業がインターネットにアクセスできれば、どこからでもサーバーに保存された記録にアクセスできることを意味します。 

この機能は、従業員が必要なアクセス許可レベルを持っている場合、さまざまな場所に従業員がいる企業にとって有益であることが証明されています。 クラウドの進歩により、企業はすべての記録を XNUMX か所に保存してアクセスできるようになり、管理が容易になりました。 

効率的なアクセスという点では、クラウド サーバーには整理および検索機能があり、企業は必要なものをすばやく見つけることができます。これは、多くの記録を持つ企業や、毎日多くのドキュメントを受け取る企業にとって大きなメリットがあります。

3. クラウド サービスは維持費が安い

クラウドベースのシステムは従来のシステムよりも低コストで維持できるため、クラウドの進歩により記録管理のコンプライアンスがこれまで以上に簡単になります。 クラウドベースの記録管理システムは、リモート サーバーでホストされています。 これにより、組織は、高価なハードウェアおよびソフトウェア ライセンスに費やされていたであろうコストを節約できます。 企業は、記録を保持するために必要なストレージ スペースに対して料金を支払うだけで済みます。 

また、クラウド サーバーは、クラウド サービス プロバイダーが処理するため、メンテナンスや IT サポートが少なくて済むため、従来のオンサイト システムよりも効率的です。 したがって、企業は、記録管理システムの維持にリソースを割り当てる必要はありません。 代わりに、リソースを価値の成長に集中させることができます。 

従来の記録管理システムよりも手頃な価格で効率的なクラウド記録管理システムは、記録管理規制への準拠を容易にします。 

4. 業務記録を定期的にバックアップするクラウド記録保管サービス

記録の喪失は、紙ベースの記録管理システムを信頼している企業や組織にとって新しいことではありません。 ハリケーン、洪水、さらには火災などの自然災害により、重要な文書や記録が失われる可能性があります。 ただし、クラウド ストレージに定期的にバックアップすることで、必要な期間、記録をそのまま維持することが容易になります。

定期的なドキュメントのバックアップは、損失からの回復を容易にすることでビジネスに利益をもたらします。 記録を定期的にバックアップすることにより、クラウドベースの記録管理システムは、企業がコンプライアンス要件を満たすのに役立ちます。

記録管理規則を遵守しないことの危険性

適切な業務記録を保持しないと、法的および金銭的な罰則が発生する可能性があります。 これらの罰則には次のようなものがあります。

1. 追加の税金を支払うことは、ビジネスの納税または計画された控除の記録がなければ、税金を支払い、必要に応じてその他の金融債務を清算したことを証明することができません。
2. 公共サービスまたは民間部門の契約を失うこと。 
3. 納税申告書やその他の関連文書などの重要なビジネス記録を維持することを怠ると、他の組織との潜在的なコラボレーションが危険にさらされる可能性があります。 この失効により、あなたの信頼性について疑問が生じ、それによってあなたの職業上の地位が損なわれる可能性があります。
4. 内国歳入庁 (IRS) があなたのビジネスを監査し、法律に従って税金を支払っていることを証明する関連書類を持っていない場合、より高い規模の税調整を受ける可能性があります。
5. 監査に失敗するリスクがあり、巨額の罰金につながる可能性があり、場合によっては事業の閉鎖につながる可能性があります。
6. 従業員の訴訟が不当解雇や正当な補償の不払いなどの請求であなたを裁判所に連れて行った場合、あなたは多額の代償を払う可能性があります。 適切な雇用記録がなければ、不満を抱いた雇用主と別れるときに、あなたのビジネスが正しい方法で行動したことを証明する方法がありません. 
7. 保険会社は、事業運営の適切な記録を見つけることができない場合、保険金を支払うのが難しくなるため、保険金請求を失う可能性があります。
8. 不適切な記録管理に対して、多額の罰金を支払わなければならない場合があります。

テイクアウト

良い記録はあなたのビジネスにとって不可欠です。 進捗状況の監視、財務諸表の準備、収入源の特定と利用、控除可能な費用の追跡に役立ちます。

クラウド テクノロジーを使用してこれらの記録を保存すると、物理ストレージに関連するコストを削減し、アクセシビリティを向上させ、災害時の回復を改善し、法規制の要件を確実に遵守することができます。 クラウド記録管理ソリューションは、従来のデータ管理方法にはない方法で企業に利益をもたらします。

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