Obwohl einem beim Gedanken an die am häufigsten genutzten Bereiche im Büro oft Räume wie der Pausenraum, der Kopierraum und sogar der Vordereingang/die Rezeption in den Sinn kommen, ist der Sitzungssaal für viele Unternehmen tatsächlich die richtige Antwort. Ursprünglich entworfen für VorstandssitzungenIn diesen Bereichen herrscht nun eine entspanntere Atmosphäre und sie können für erfolgreiche Besprechungen mit Kunden, Abteilungsleitern, Teams und anderen Gruppen genutzt werden. Das Konzept besteht darin, dass sie als Treffpunkt genutzt werden können und nicht nur ein- oder zweimal im Jahr für formelle Treffen mit Unternehmensleitern gedacht sind.

Die Möglichkeit, diese Online-Vorstandssitzung nutzen zu können, ist zweifellos von Vorteil, aber das bedeutet nicht, dass der Ort unbedingt auf Erfolg und Produktivität ausgerichtet ist.

Bei der Gestaltung von Konferenzräumen sollte in den meisten Fällen auf den Komfort geachtet werden. Aber auch für persönliche Treffen sollten Konferenzräume gemütlich sein. Um sicherzustellen, dass Sitzungssäle über eine ausreichende Belüftung verfügen, sodass sie für längere Besprechungen geeignet sind, sollten sich Personen an die Designer von Konferenzraumsystemen wenden. Die Tatsache, dass die meisten Menschen die grundlegenden Kriterien für einen modernen Sitzungssaal nicht kennen, ist ein weiterer Grund für die Beauftragung erfahrener Designer für Sitzungssäle.

Berücksichtigen Sie in erster Linie die Bedürfnisse der Mitarbeiter

Zweifellos müssen Sie zu Beginn des Designprozesses in erster Linie die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Sie sind diejenigen, die die Fläche am meisten nutzen werden, und sie sind diejenigen, die darauf angewiesen sind, ihre Bedürfnisse zu befriedigen. Da jedes Büro seine eigenen Vorlieben und Anforderungen an Lösungen für papierlose Besprechungen hat, sollte es keine einheitliche Strategie geben.

Oliver Girard – Gründer von Entrepreneur Board-Room.ca, bemerkte: „Wenn Sie Klarheit darüber benötigen, wo Sie anfangen sollen, können Sie jederzeit ein Meeting oder eine Brainstorming-Sitzung einberufen und die Mitarbeiter um Input bitten, was auf ihrer Wunschliste steht.“ ein Designkonzept.“

Geben Sie ausreichend Platz zum Bewegen und Sitzen

Der Raum muss ausreichend Platz für Sitzgelegenheiten bieten (unter Berücksichtigung der Größe Ihrer größten Meetings) sowie einen zusätzlichen Bewegungsraum. Als allgemeine Richtlinie gilt: Vermeiden Sie es, Menschen auf engstem Raum zusammenzudrängen, und gestalten Sie stattdessen einen Raum mit überschüssigem Platz.

Es muss ein natürlicher Brennpunkt vorhanden sein

Die Software für virtuelle Tafeln sollte einen natürlichen Brennpunkt haben, auf den alle Vorsitzenden achten können, da dort häufig Präsentationen gehalten werden. Dies erklärt, warum Besprechungstische häufig rechteckig oder oval geformt sind. Jeder kann sich in diese Richtung drehen und den Moderator oder Redner im Auge behalten.

Integrieren Sie eine Getränkestation

Eine weitere gute Idee ist die Installation einer Getränkestation im Raum. Es können frische Vorräte an heißen und kalten Getränken angeboten werden, die alle wach und aufmerksam halten.

Grundelemente eines guten Sitzungssaalsystems

Hier sind einige grundlegende Komponenten eines effektiven Board-Portal-Softwaresystemdesigns, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen:

• Telefonkonferenzräume

modern Board-Portal-Software in Kanada sollte mit einem zuverlässigen Telefonkonferenzsystem ausgestattet sein. Die COVID-19-Pandemie hat Unternehmen dazu gezwungen, zusätzliche umweltfreundliche Betriebsstrategien einzuführen, einschließlich technologiebasierter Fernarbeit. Daher sollten Unternehmen über hochmoderne Sitzungssäle verfügen Telekonferenzen Funktionen, sodass Besprechungen aus der Ferne abgehalten werden können.

Unternehmen können in Konferenzräumen Deckenlautsprecher, Mikrofone und Echokompensatoren anbringen, um den Teilnehmern einer Telefonkonferenz eine klare Kommunikation zu ermöglichen. Dies ermöglicht effektive Meetings für Unternehmen, was den Organisationserfolg fördert. Um zu überprüfen, ob die Designs des Konferenzraumsystems ihren technologischen Anforderungen an Telekonferenzen entsprechen, sollten Unternehmen Fachwissen einsetzen.

• Hochwertige audiovisuelle Systeme

Für eine effektive Kommunikation benötigen moderne Konferenzräume erstklassige visuelle Anzeigesysteme. Um die Kommunikation zu fördern und die aktive Beteiligung und Teilnahme zu fördern, benötigen Konferenzräume hochwertige audiovisuelle Systeme. Hochauflösende Videobildschirme verbessern auch das Präsentationserlebnis und erleichtern produktive Besprechungen. Daher sollten Unternehmen die Designer von Konferenzraumsystemen konsultieren, bevor sie hochwertige audiovisuelle Systeme installieren, die sofortige Videokonferenzen ermöglichen.

• Richtige Beleuchtung

Bei der Gestaltung von Beleuchtungssystemen für Konferenzräume sollten Unternehmen immer Fachleute wählen, die sich mit Beleuchtung auskennen. Da sie den Komfort und die Konzentration der Konferenzteilnehmer erheblich beeinträchtigt, ist die Beleuchtung im Sitzungssaal von entscheidender Bedeutung.

Beispielsweise kann eine schlechte Beleuchtung dazu führen, dass man sich besser konzentrieren und sich engagieren kann. Infolgedessen gelang es den Unternehmen nicht, die Ziele der Treffen zu erreichen. Um effiziente Beleuchtungslösungen zu entwickeln, die einen produktiven Arbeitsplatz fördern, sollten Unternehmen Experten engagieren. Darüber hinaus erfordert die Beleuchtung von Sitzungsräumen unkomplizierte, benutzerfreundliche Schnittstellen, die bei Präsentationen für stimmungsvolles Licht sorgen. Unternehmen sollten bei der Gestaltung von Board-Portalsystemen darauf achten, dass die Beleuchtungsanforderungen berücksichtigt werden.

Zusammenfassung

Auch wenn Vorstandssitzungen oft ein unvermeidlicher Teil des Arbeitstages sind, können Ihre Räume aufregend und modern sein. Ein neues Layout der Board-Management-Software könnte Ihre Meetings mit ein paar kleinen Design- und Technologieänderungen verbessern und sie effektiver, angenehmer und produktiver machen.

Sitzungssäle können, genau wie Konferenzräume, unterschiedlich groß sein, aber viele bieten bequem Platz für 8 bis 10 Personen. Bei der Einrichtung eines Sitzungssaals werden Stühle normalerweise um einen langen rechteckigen Tisch herum aufgestellt, während in Konferenzräumen möglicherweise Theater-, Klassenzimmer- oder U-förmige Sitzgelegenheiten verwendet werden.

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