Die Zeiten vollgestopfter Aktenschränke und Bankboxen voller losen Papierkram liegen hinter uns. In vielerlei Hinsicht haben wir sogar die Ära hinter uns, in der Unternehmensinformationen in einer Reihe von Excel-Arbeitsmappen und PDFs zentralisiert wurden, die per Dateiübertragungsprotokoll gemeinsam genutzt wurden. 

Aber die heutige Zeit bringt eine Reihe von Herausforderungen für das Dokumentenmanagement mit sich, egal wie weit wir gekommen sind. Wir sind jetzt mit Sicherheitsbedenken konfrontiert, synchronisieren die Dokumentenverwaltung in verteilten Teams und Remote-Mitarbeitern und versuchen, effektiv an einzelnen Dokumenten zusammenzuarbeiten, ohne uns gegenseitig auf die Füße zu treten oder stundenlange Arbeit zu löschen. All diese Faktoren machen das Dokumentenmanagement auf Unternehmensebene zu einer schwierigen Aufgabe. 

Aber es gibt eine Reihe neuer Plattformen, die eine Reihe digitaler Tools anbieten, die diese Kopfschmerzen lindern sollen. Sie werden zusammenfassend genannt elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS).

Was ist EDMS? 

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme, abgekürzt als EDMSbeschreibt ein umfassendes Ökosystem, das dabei hilft, unternehmensweite Daten und Dokumentationen zu aggregieren, zu sammeln, zu speichern, zu verwalten und darauf zuzugreifen. Im Vergleich zu abteilungsinternen Nischenlösungen wie der Dokumentenspeicherung der Personalabteilung optimiert für HIPAA oder die Steuerverwaltungs- und Speichersoftware der Buchhaltung, EDMS bedient die gesamte vertikale Kette und Hierarchie des Unternehmens und bietet Zugriff über Direktionen, Abteilungen und Teams hinweg.

Bevor wir uns näher mit EDMS befassen, wollen wir einem weit verbreiteten Missverständnis aus dem Weg gehen. Die grundlegende Bedeutung von EDMS ist etwas irreführend, da man die gleiche Bezeichnung „unternehmensweites, gemeinsames Dokumentenmanagementsystem“ problemlos auf Tools wie Google Drive/Docs, Notion und ähnliche kommerzielle Standardlösungen (COTS) anwenden könnte. Und obwohl sie in bestimmten Fällen hervorragend funktionieren, haben COTS in diesen Kategorien im Vergleich zu EDMS zwei große Nachteile:

EDMS sind skalierte Lösungen

 Ja, Notion oder Google Drive funktionieren wahrscheinlich hervorragend für Ihr 10-köpfiges Team. Aber was ist, wenn Sie auf 100 skalieren? 1,000? Wenn Sie eine Expansion planen, ist es besser, mit mehr Dokumentenmanagement-Leistung zu beginnen, als Sie heute möglicherweise benötigen, da dies einfacher ist ähm, hineingewachsen bin ein EDMS, anstatt von einem COTS-Tool zu wechseln herausgewachsen. 

EDMS bietet Sicherheit

COTS-Lösungen sind in der Regel sicher. Schließlich wirft niemand Google vor, besonders hackbar zu sein. Bei personenbezogenen Daten wie Mitarbeiterinformationen oder firmeneigenen Unternehmensdaten möchten Sie jedoch (und sind in manchen Fällen auch gesetzlich dazu verpflichtet) über einen robusteren, getesteten und bewährten Sicherheitsapparat verfügen, den EDMS bietet. Zu den strengsten Sicherheitslösungen, die EDMS anbietet, gehören lokale Hardware und Off-Network-Archivierung, aber selbst Cloud-basierte Lösungen bieten die regulatorischen oder firmenspezifischen Sicherheitsanforderungen, die die meisten COTS einfach nicht erfüllen können. 

Welche Funktionen bietet ein EDMS?

 EDMS sind von Natur aus maßgeschneiderte und anpassbare Frameworks, die Ihren spezifischen Anforderungen an das Dokumentenmanagement gerecht werden. Diese Anpassung bedeutet, dass die Kenntnis der grundlegenden EDMS-Bedeutung nur ein erster Schritt zum Verständnis des gesamten Spektrums der Möglichkeiten ist, die EDMS bietet.

Dennoch konzentrieren sich die von EDMS angebotenen Frameworks in der Regel auf eine Handvoll spezifischer Funktionen, die tatsächlich Voraussetzungen für die Einstufung als qualitativ hochwertiges EDMS sind. Wenn Sie auf der Suche nach einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem sind oder beurteilen möchten, ob Ihre aktuelle Plattform den Anforderungen entspricht, sollten Sie folgende EDMS-Überlegungen berücksichtigen:

1. Robuste Sicherheit, intern – wie Benutzerberechtigungen, um zu verwalten, wer auf was zugreift – und extern, um Daten und Dokumente vor dem Eindringen Dritter zu schützen. Dazu sollten Aktivitätsverfolgungsprotokolle, Nutzungsverlauf und die Möglichkeit gehören, Änderungen aus einer manuellen oder automatischen Sicherung rückgängig zu machen.
2. Wie einfach sich die Plattform in Ihre bestehende Technologielandschaft integrieren lässt, d. h. das EDMS sollte mit Ihren Tools zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, Ihrem Rechnungssystem usw. synchronisiert werden. Onboarding von Anbietern und Lieferantenportaleund jede andere alltägliche Plattform oder jedes andere Tool, auf dem Ihr Unternehmen läuft.
3. Umfassende und benutzerfreundliche Suchfunktionen – es nützt nicht viel, Ihre Dokumente in einem einzigen Repository zu zentralisieren, wenn Sie bestimmte Informationen oder Dateien nicht leicht finden können. Dazu gehören effektive Organisationsfunktionen wie Metadaten, Tagging, Klassifizierungen und sinnvolle Ordneroptionen.
4. Dokumenten- und Lebenszyklusmanagementsysteme sowie Überprüfungstools, um sicherzustellen, dass Sie keine Dateien im Status, veraltet oder ungenutzt horten. Dies trägt auch dazu bei, eine Zwangsfunktion bereitzustellen, um standardisierte Dokumentationen wie Mitarbeiterhandbücher und Standardarbeitsanweisungen (SOP) iterativ zu überprüfen und so letztendlich Ihre betrieblichen Prozesse zu verbessern.
5. Filesharing, intern und extern (mit in beide eingebetteten Sicherheitsprotokollen und Berechtigungen).
6. Kollaborative Tools, die gemeinsame Bearbeitung und Präsentationen ermöglichen – von entscheidender Bedeutung in der heutigen „Remote First“-Arbeitsumgebung, aber ebenso obligatorisch für verteilte Teams.
7. Anpassbarkeit und Skalierbarkeit. Sie sollten in der Lage sein, das EDMS an Ihre Bedürfnisse anzupassen, und die Plattform sollte sich mit Ihrem Wachstum an Ihre organisatorischen Anforderungen anpassen.
8. Mehrere Dokumentenerfassung Optionen, einschließlich gescannter physischer Dokumentation unter Nutzung der OCR-Technologie (Optical Character Recognition), digitaler Importe und Ablageoptionen per E-Mail/digitalem Messenger.
9. Compliance- und regulatorische Hürden – wenn Ihre Branche oder Region bestimmten Parametern wie HIPAA, DSGVO und ähnlichen Initiativen unterliegt, Ihr EDMS sollen bieten konforme Optionen an. 

Warum ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem verwenden?

Wenn einer oder mehrere der wichtigsten Vorteile und Funktionen von EDMS nicht ausreichten, um Sie zu überzeugen, lassen Sie uns einen Kontextualisieren, wie die Bereitstellung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems die Effizienz Ihres Büros verbessert. Lassen Sie uns einige Schlüsselvariablen zu einem theoretischen Unternehmen konkretisieren:

Das Unternehmen, eine Nischen-Tech-Beratung, begann mit ein paar Freunden, wuchs aber schneller, als sie es sich erträumt hätten. Heute verfügen sie über internationale Teams, wobei einige Segmente in Europa der DSGVO unterliegen, der Großteil des Unternehmens jedoch in Nordamerika zentralisiert ist. Das Unternehmen arbeitet nach einem Remote-First-Modell und Teamleiter nutzen in der Regel die Dokumenten- und Projektmanagementplattform ihrer Wahl. Aus diesem Grund ist es schwierig, virtuelle Meetings über zehn verschiedene Kalender und Videoplattformen hinweg zu synchronisieren, ganz zu schweigen davon, Projektergebnisse zu teilen oder neue Mitarbeiter einzuarbeiten – Datenverluste durch die Migration von Microsoft Office-Dokumenten zu Google Docs und umgekehrt kommen so häufig vor, dass es sich um einen Laufwitz ​​handelt. 

Während diese EDMS-Beispiele mehrere Faktoren für eine dramatische Wirkung kombinieren, sind die zugrunde liegenden Themen nicht ungewöhnlich. In diesem Fall können die Wachstumsprobleme und Synchronisierungsbemühungen des Unternehmens durch die Implementierung eines EDMS behoben werden. 

1. Ein EDMS trägt dazu bei, die Datensicherheit und die Einhaltung regionalspezifischer Vorschriften aufrechtzuerhalten.
2. Das EDMS hilft Teammitgliedern in der Hierarchie auf und ab, auf Projektdateien, Onboarding-Dokumentation und mehr zuzugreifen, ohne den Aufwand oder das Risiko, Dateien mehrmals auszutauschen. Oftmals können Sie eine PowerPoint-Datei nicht einmal ohne erheblichen Formatierungsverlust zu Google Slides migrieren – lohnt es sich, das Risiko einzugehen, etwas viel Wirkungsvolleres von der Konstante zu verlieren? Dateikonvertierung?
3. Man kann mit Sicherheit davon ausgehen, dass verschiedene Beratungsteams Dateien nicht nur auf der Plattform ihrer Wahl, sondern auch in persönlichen Clouds, USB-Sticks und einer Reihe gemeinsam genutzter Laufwerke speichern oder hosten. Wenn etwas verloren geht oder ein Teammitglied plötzlich kündigt, riskiert das Unternehmen, durch die Dezentralisierung seines Systems Unmengen historischer Dokumentation und Daten zu verlieren.       
4. Die gemeinsame Bearbeitung ist mit EDMS einfach und Teammitglieder müssen nicht mit einer Reihe von Berechtigungen auf verschiedenen Plattformen jonglieren. Stattdessen verwalten die EDMS-Genehmigungsbehörden die kann bearbeiten was in einem einzigen Schlag, ohne sich mit Last-Minute-„Einladungen zur Bearbeitung“ oder ähnlichen Zeitfressern herumschlagen zu müssen.   

Weitere EDMS-Beispiele umfassen die Migration von alten Ablage- und Speichersystemen zu einem vollständig digitalen Paradigma. Dieser Fall tritt besonders häufig auf, da Unternehmen Risiken erkennen, die mit der langfristigen Aufbewahrung physischer Dokumentation oder der Umsetzung von Kostensenkungsinitiativen zur Einsparung von Archivierungs- und Lagergebühren verbunden sind.

Vorteile der Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems

Wir haben uns einige detaillierte Vorteile und Funktionen von hochwertigem EDMS angesehen, aber die Verbesserungen im Großen und Ganzen sind auffälliger. Durch den Einsatz eines hochwertigen EDMS kann Ihr Unternehmen: 

1. Verbessern Sie die Zusammenarbeit der Stakeholder: Unabhängig davon, ob es sich um einen Mitarbeiter, einen professionellen Drittanbieter, einen Kunden, einen Kunden oder einen Lieferanten handelt, eine zentralisierte Datenbank, die auf einer effektiven EDMS-Plattform basiert, entkoppelt Ihre Daten und Dokumentation von unorganisierten und unterschiedlichen Speicherzentren. Gleichzeitig verhindert es „Ofenrohre“ und trägt dazu bei, ein gemeinsames, gemeinsames Verständnis für alle Benutzer zu entwickeln.
2. Sicherheit und Compliance: EDMS-Tools bieten Sicherheit zum Schutz Ihres wertvollsten Guts: Daten. Da wir einer zunehmenden Bedrohung durch Hackerangriffe und Ransomware ausgesetzt sind, die Ihre sensiblen Daten als Geiseln halten, ist kohärente Sicherheit von größter Bedeutung. Wenn Mitarbeiter Daten und Dokumentation auf verschiedenen Plattformen mit ebenso unterschiedlichen Sicherheitsmaßnahmen aufbewahren, erhöht sich Ihr Risiko. Gleichzeitig machen gestiegene regulatorische Anforderungen in Bezug auf die Speicherung von Daten und privaten Informationen die Einhaltung von Vorschriften unmöglich, wenn Sie nicht über eine kohärente Strategie für das Dokumentenmanagement verfügen.
3. Firmenübergreifende Synchronisierung: Wenn Sie bereits ein technisches Ökosystem aufgebaut haben, das Folgendes umfasst: Finanzautomatisierungstools, HR-Management-Programme, Anbieterportale und ähnliche Strukturen, dann ist ein EDMS der logische nächste Schritt, um die einzelnen Systeme miteinander zu verbinden. Wenn Sie Ihren technischen Umfang noch nicht erweitert haben, dient der Einsatz eines EDMS als strategischer Eckpfeiler bei der Überführung Ihres Unternehmens in das digitale Zeitalter.  
4. Effizienz und Datenmanagement: Im Kern macht ein hochwertiges EDMS Ihr Team besser, indem es die Effizienz steigert. Ein EDMS reduziert zeitraubende Aktivitäten wie Dateimigration, Berechtigungsverwaltung und ähnliche Hürden bei der Verwendung mehrerer Plattformen. Gleichzeitig hilft EDMS bei der Entwicklung interner Kontrollen zur Zugriffsverwaltung und Nachverfolgung von Änderungen und gewährleistet so die Datenintegrität bei der Skalierung. Ebenso trägt die Zentralisierung Ihrer Dokumentation dazu bei, Ihre Datenanalyse-Feederquellen zu verbessern und wertvolle Erkenntnisse bei der Nutzung von Business-Intelligence-Plattformen zu gewinnen. 

EDMS-Best Practices

Auch wenn Sie Ihr EDMS optimieren, anpassen und anpassen möchten, dienen einige bewährte Vorgehensweisen als Leitfaden, um Sie in die richtige Richtung zu weisen und die Vorteile des EDMS zu maximieren:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie Berechtigungen und Tools zur Versionskontrolle verwalten: Wenn Sie die Dokumentation zentralisieren, riskieren Sie unbefugten Zugriff oder Datenlecks, wenn Sie die Berechtigungen Ihres Teams nicht gut verwalten. Dies gilt in zweifacher Hinsicht, wenn Drittdienste oder Anbieter Zugriff auf das System haben. Die Entwicklung einer Berechtigungs-SOP hilft dabei, diese beizubehalten Ich muss es wissen Bleiben Sie auf dem Laufenden und schützen Sie gleichzeitig vertrauliche Informationen vor neugierigen Blicken. Gleichzeitig trägt die Sicherstellung, dass Sie über iterative Sicherungsverfahren verfügen und Änderungen nachverfolgen können, dazu bei, die Dokumentqualität aufrechtzuerhalten und Überschreibungen oder Unfälle zu verhindern.
2. Stellen Sie sicher, dass Ihr EDMS mit Ihnen skalieren kann: Es macht keinen Sinn, sich komplett auf ein EDMS zu verlassen, das Ihrem Unternehmen nur in seinem aktuellen Zustand dient. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr EDMS die Vorteile und Funktionen bietet, die Sie benötigen, wenn Sie in Ihre nächste Wachstumsphase eintreten – selbst wenn Sie die Nutzung dieser Funktionen heute nicht maximieren, sind Sie auf dem Weg zum Erfolg, wenn Sie heute Zugriff auf diese Funktionen haben und diese Funktionen verstehen morgen.
3. Stellen Sie sicher, dass sich Ihr EDMS in Ihr Ökosystem integriert: Neben der Skalierbarkeit ist die Integration der Schlüssel zum Einsatz eines EDMS. Sie maximieren die Effizienz nicht, wenn Sie immer noch gezwungen sind, Rechnungen manuell zu scannen, hochzuladen oder zu migrieren Einkünfte in das EDMS. Denken Sie daran, dass Ihr EDMS funktionieren muss – wenn Sie Ihre anpassen Dokumenten-Workflow Um einen aufwändigen EDMS-Prozess zu bewältigen, müssen Sie Ihre Strategie überdenken.
4. Nutzen Sie Tagging- und Organisationstools: Wenn Sie Ihre Dokumentation in ein EDMS migrieren, erstellen Sie eine zentrale Datenbank, die das gesamte Wesen Ihres Unternehmens umfasst. Wenn Sie diese Informationen jedoch nicht einfach finden, durchsuchen und darauf zugreifen können, profitieren Sie nicht von potenziellen Effizienzsteigerungen. Um diese Vorteile optimal nutzen zu können, müssen Sie eine Wissensmanagement-SOP entwickeln, die Dateibenennungskonventionen, Anweisungen zur Ordnerhierarchie und Verschachtelung sowie umfassende Schulungspläne umfassen sollte, um sicherzustellen, dass jeder die Vorschriften einhält. 

Zusammenfassung

Mit der Ausweitung unserer Datenerfassungsbemühungen steigen auch unsere Anforderungen an die elektronische Dokumentenverwaltung. Die Einhaltung sich ändernder Vorschriften und der Schutz sensibler Daten ist eine gewaltige Aufgabe, die ohne eine umfassende Strategie noch schwieriger wird. Gleichzeitig sind alle Daten der Welt nutzlos, wenn Sie nicht schnell darauf zugreifen und sie nutzen können, um Ihre Daten zu verbessern Dokumenten-Workflows. EDMS gleicht diese Risiken aus und bietet gleichzeitig eine Vielzahl von Vorteilen zur Verbesserung und Rationalisierung Ihrer organisatorischen Effizienz. Dadurch sparen Sie letztendlich Zeit und können Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren: die bestmöglichen Ergebnisse zu liefern und gleichzeitig das Geschäft auszubauen.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/electronic-document-management-system/