Einleitung

Wie HBr sagt: „Während eine gute Präsentation über Daten verfügt, sind Daten allein keine Garantie für eine gute Präsentation.“ Heben Sie im Zeitalter von PowerPoint und Canva, in dem das Präsentieren von Informationen einfacher denn je ist, die Hand, wenn Sie noch nie einen Präsentator sagen hören: „Dieses Diagramm ist vielleicht schwer zu erkennen, aber es veranschaulicht …“ Was könnte schlimmer sein? als eine Präsentation, die darum kämpft, ihr Wesentliches zu vermitteln?

Jeder Berufstätige kennt den erheblichen Aufwand, der mit der Verbesserung und Perfektionierung von Aufgaben verbunden ist. Zum Beispiel als DatenanalytikerSie haben extrem hart daran gearbeitet, Ihre Datenanalyse zu perfektionieren, über Technologietrends auf dem Laufenden zu bleiben und Modelle für maschinelles Lernen zu erstellen. Eine wesentliche Fähigkeit, die jedoch oft übersehen wird, ist die Fähigkeit, ansprechende Präsentationen zu verfassen. Um Ihrem Publikum all Ihre harte Arbeit und Bemühungen klar und effizient darzustellen, müssen Sie Ihre Präsentation so verbessern, dass sie Ihr Publikum gut anspricht und fördert informationsgesteuerte Entscheidungsfindung.

Die Kraft einer effektiven Präsentation

Eine Präsentation beinhaltet die visuelle Darstellung von Informationen durch Diagramme, Grafiken, Karten und verschiedene Techniken, um das Verständnis durch visuelle Hilfsmittel zu verbessern. Diese grafische Darstellung, Datenvisualisierung genannt, hängt von Faktoren wie Format, Tools, verfügbaren Daten und Datensatzgröße ab.

Berücksichtigen Sie beim Erstellen einer Präsentation die wesentlichen Faktoren wie Zielgruppe, klarer Inhalt, erforderliche Grafiken, Tabellen und Diagramme, leicht verständliche Informationen und klare Erklärungen. Die Kraft einer effektiven Präsentation ist nicht zu übersehen, denn sie zeigt Ihre Bemühungen und hilft Ihnen, Veränderungen in Ihrem Unternehmen voranzutreiben.

7 Tipps für eine äußerst ansprechende Präsentation

Bei der Erstellung einer effektiven Präsentation müssen Sie mehrere wichtige Punkte berücksichtigen. Nachfolgend sind jedoch sieben wichtige Tipps aufgeführt, mit denen Sie Ihre Präsentation verbessern und besonders ansprechend gestalten können:

1. Kennen Sie Ihre Zielgruppe

Anstatt nur die Ergebnisse hervorzuheben, sollten Sie Ihre Präsentation vorrangig auf das Publikum zuschneiden. Wenn Sie ihren Hintergrund verstehen und wissen, was sie von Ihren Ergebnissen erwarten, können Sie die Präsentation effektiv gestalten.

Bei diesem Ansatz werden die Daten nicht außer Acht gelassen; Vielmehr geht es darum, es auf eine Weise zu präsentieren, die leicht verständlich ist und die vertrauten Diskussionen oder Argumente des Publikums unterstützt. Selbst die außergewöhnlichsten Präsentationen könnten scheitern, wenn das Publikum Schwierigkeiten hat, der Methode des Analytikers zur Vermittlung von Erkenntnissen zu folgen.

Sie können Ihre Präsentation verbessern, indem Sie die folgenden Fragen berücksichtigen, bevor Sie sie erstellen:

• Wer ist das Publikum dieser Präsentation?
• Welche technische Kompetenz besitzen sie in Ihrem Bereich?
• Wie vertraut sind sie mit der Thematik?
• Welche spezifischen Interessen, Bedürfnisse und Erwartungen haben sie?
• Wie ist die mentale Verfassung des Publikums? Sind sie von früheren Besprechungen oder einer längeren Konferenz erschöpft?
• Ist das Setting formell oder informell?

Durch die Beantwortung dieser Fragen gewinnen Sie Klarheit darüber, welche Informationen hervorgehoben werden müssen und wie Ihre Daten der Präsentation am besten dienen können. Die Anpassung des Inhalts an das Fachwissen des Publikums, die Definition der gewünschten Erkenntnisse und die Berücksichtigung des Präsentationssettings führen zu einer wirkungsvolleren Präsentation.

2. Storytelling mit Daten

Bei Geschäftspräsentationen dient ein als Situation-Complication-Resolution (SCR) bekannter Ansatz als strukturierter Rahmen und hilft, Ihre Präsentation zu verbessern. Diese Methode wurde von Barbara Minto in ihrem Buch „The Pyramid Principle“ während ihrer Zeit bei McKinsey Consulting populär gemacht und bietet eine effektive Struktur für den Aufbau einer überzeugenden Geschäftsgeschichte. Seine Einfachheit hilft dabei, handlungsorientierte Ergebnisse zu fördern, Inhalte zu organisieren und sich an der Dreierregel auszurichten, ein Prinzip, das ich weiter erläutern werde.

• Präsentieren Sie sachliche Informationen, die den aktuellen Stand der Dinge darstellen.
• Ermitteln des Handlungsbedarfs, der sich aus der Lagebeurteilung ergibt.
• Vorschlagen oder Ausführen umsetzbarer Schritte zur Bewältigung und Lösung der festgestellten Komplikation.

In der praktischen Anwendung würden unter jedem Knoten zusätzliche Details als Unterpunkte eingefügt. Der Einsatz von SCR erleichtert die Entwicklung einer klaren und ansprechenden Erzählung.

3. Vereinfachen Sie komplexe Konzepte

Es ist ganz natürlich, bei der Vorbereitung einer Präsentation Begeisterung zu verspüren, insbesondere wenn Sie stolz auf Ihre Arbeit sind und einen Großteil des Inhalts für bedeutsam halten. Allerdings kann die Überflutung Ihres Publikums mit Informationen die Wirkung unserer Bemühungen schmälern. Das Wesentliche bei der effektiven Vermittlung von Erkenntnissen liegt darin, die Präsentation einfach zu halten. Hier sind ein paar Hinweise, um Prägnanz und Klarheit in Ihren Bildern sicherzustellen:

Sorgen Sie für visuelle Klarheit, indem Sie eine Überfüllung mit zahlreichen Informationen und Bildern vermeiden. Setzen Sie Farben strategisch ein, um verschiedene Datenpunkte hervorzuheben und gleichzeitig einen einheitlichen Textstil und ein einheitliches Farbschema in der gesamten Präsentation beizubehalten.

Bei schriftlichen Inhalten legen Sie Wert auf Inklusivität und verwenden eine verständliche Sprache, die für Ihr Publikum relevant ist. Heben Sie kritische Schlüsselwörter oder Erkenntnisse hervor, indem Sie sie fett markieren oder hervorheben. Durch die Vereinfachung Ihrer Präsentation können Sie Ihrem Publikum helfen, Ihre Argumentation und Ihre wichtigsten Erkenntnisse zu verstehen. Um Ihre Botschaft effektiv zu vermitteln, ist keine Komplexität erforderlich.

4. Interagieren Sie mit Visuals

Berücksichtigen Sie die Vertrautheit Ihres Publikums mit Daten Präsentation Tools, wenn Sie planen, Ihre Präsentation durch die Gestaltung von visuellen Elementen zu verbessern. Nutzen Sie Kreisdiagramme zur Darstellung der demografischen Aufschlüsselung, Balkendiagramme zur Trendanalyse über verschiedene Jahre hinweg und Flussdiagramme zur visuellen Verbindung von Prozesskomponenten.

Wenn Sie sich für diese bekannten Datendarstellungsformate entscheiden, steigern Sie die visuelle Attraktivität Ihrer Präsentation und sorgen durch leicht verständliche Bilder für eine effektive Kommunikation mit Ihrem Publikum.

Bestätigen Sie Ihre Präsentation und fragen Sie sich:

• Sind die Daten in den Bildern ordnungsgemäß beschriftet und mit Anmerkungen versehen?
• Gibt es eindeutige Titel, Achsenbeschriftungen, Legenden und Maßeinheiten?
• Werden Farben so eingesetzt, dass meine Ergebnisse klarer werden?
• Sind die Folien übersichtlich und die Daten tadellos präsentiert?
• Werden alle visuellen Elemente mit dem Ziel präsentiert, meinem Publikum eine bestimmte Erkenntnis zu vermitteln?

Wenn Sie sich diese Fragen stellen, wird Ihre Präsentation überzeugender und Ihr Publikum erhält ein klares Verständnis Ihres datengesteuerten Vorschlags.

5. Übung macht den Meister

Stellen Sie jedes Mal, wenn Sie eine Präsentation zur Präsentation Ihrer Daten erstellen, sicher, dass Sie nach Möglichkeit einige kleine Verbesserungen vornehmen. Erhalten Sie außerdem Ideen, wie Sie Ihre Präsentation attraktiver, ansprechender, informativer und effektiver gestalten können. Daher verbessern Sie Ihre Präsentation mit jeder Präsentation, die Sie perfektionieren und klarer gestalten.

6. Interaktive und ansprechende Präsentationen

Nutzen Sie Techniken wie präattentive Attribute, um den Fokus auf Phrasen oder Schlüsselwörter zu lenken, die über bloße einzelne Wörter oder Zahlen auf einer Folie hinausgehen, und steigern Sie so deren Wirkung. Zu diesen Attributen gehört die Verwendung von Kursivschrift, Fettdruck, verschiedenen Farben oder Größen, um bestimmte Elemente hervorzuheben und die Aufmerksamkeit des Publikums innerhalb des ersten Sekundenbruchteils zu fesseln. Ein wesentlicher Aspekt Ihrer Präsentation besteht darin, Ihrem Publikum gegenüber zu begründen, warum es investiert werden sollte.

Durch die Integration von Beispielen aus der Praxis kann Ihr Publikum die Bedeutung Ihrer Arbeit erfassen, nachfühlen und nachvollziehen. Das Einbeziehen von Fallstudien oder Beispielen, die sie ansprechen, erleichtert das Engagement und stellt eine praktische Verbindung zwischen den Daten Ihrer Präsentation und ihren Alltagserfahrungen her.

Verbessern Sie Ihre Präsentation entsprechend dem Publikum:

• Richten Sie Ihre Inhalte bei Unternehmenspräsentationen an deren Werten, Werten und Mission aus und betonen Sie, wie Ihr Vorschlag der spezifischen Organisation zugute kommt.
• Betonen Sie bei Präsentationen vor Kollegen die Verbindungen zwischen Ihrer und deren Arbeit. Erwägen Sie eine vorherige Diskussion mit ihnen, um diese Zusammenhänge in Ihrer Präsentation optimal hervorzuheben.

Wenn Sie sich an ein größeres Publikum wenden, bleiben Sie über umfassendere Themen, Branchentrends und aktuelle Ereignisse, die sich mit Ihrer Arbeit überschneiden, auf dem Laufenden. Integrieren Sie diese Beispiele in Ihre Präsentation, um die Relevanz Ihrer Arbeit zu unterstreichen.

Ihr Ziel ist es, die Lücke zwischen Ihrer Arbeit und den Interessen des Publikums zu schließen. Binden Sie sie ein, indem Sie Ihre Inhalte mit ihrer Arbeit oder ihrem täglichen Leben verknüpfen, denn die Herstellung dieser Verbindung ist oft ein entscheidender Schritt zur Einbindung des Publikums.

7. Nutzen Sie Technologietools

Die Integration von Technologie kann das Engagement und die Interaktivität Ihrer Präsentation verbessern. Nutzen Sie Tools zum Teilen von Ressourcen, zur Durchführung von Umfragen, zum Einholen von Feedback und zur Förderung der Interaktion. Plattformen wie Mentimeter, Google Forms oder Kahoot ermöglichen die Darstellung interaktiver Quizze, Wortwolken oder Umfragen. Auch die Kommunikation über soziale Medien, E-Mail oder Chat vor, während oder nach der Präsentation trägt zum Engagement bei.

Es ist jedoch wichtig, sich der potenziellen Herausforderungen und Ablenkungen bewusst zu sein, die die Technologie mit sich bringen kann. Vermeiden Sie Multitasking, z. B. das Überprüfen Ihres Telefons oder das direkte Vorlesen von Folien während der Präsentation. Überwachen Sie Online-Interaktionen aktiv und reagieren Sie umgehend auf technische Probleme oder Publikumsanfragen, um ein nahtloses Erlebnis zu gewährleisten.

Zusammenfassung

Die effektive Präsentation Ihrer Daten ist entscheidend für die Übermittlung der Ergebnisse an Kollegen, Kunden oder potenzielle Investoren. Obwohl Sie über ausgeprägte technische Fähigkeiten verfügen, kann die Unfähigkeit, diese Schlussfolgerungen dem relevanten Publikum zu präsentieren, Ihre Bemühungen untergraben. Eine gut gestaltete Präsentation vermittelt nicht nur Vertrauen in Ihre Ergebnisse, sondern spiegelt auch Stolz auf die geleistete Arbeit wider!

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• Quelle: https://www.analyticsvidhya.com/blog/2023/11/hacks-to-improve-your-presentation-and-turn-boring-into-brilliant/