Da alltägliche Tools und Dienste immer mehr auf Abonnements basieren, ändert sich auch unsere allgemeine Automatisierungsstrategie im Hinblick auf die Geschäftsverwaltung. Aber ebenso wie die unbeaufsichtigte automatische Verlängerung eines Abonnements ein kostspieliger Fehler sein kann, kann es auch ein kostspieliger Fehler sein, wiederkehrende ACH-Transaktionen falsch zu verwalten.

QuickBooks, eines der beliebtesten Buchhaltung und Buchhaltungsplattformen auf dem Markt bietet eine ziemlich einfache Methode zur Verwaltung wiederkehrender ACH-Zahlungen, um sicherzustellen, dass es dabei keine Überraschungen gibt Zeit der Versöhnung.

Was sind ACH-Zahlungen?

Obwohl er normalerweise nur ACH-Zahlungen oder ACH-Überweisungen genannt wird, bezieht sich der Begriff genauer auf ein nationales Zahlungsnetzwerk, auf das Banken und andere Institutionen angewiesen sind, um Zahlungen zwischen Parteien sicher und genau abzuwickeln. In seiner einfachsten Form ist das ACH-Netzwerk wie ein vertrauenswürdiger Dritter, der Geld vom Zahler erhält und es in seinem Namen verarbeitet, bevor es auf das Konto des Zahlungsempfängers eingezahlt wird.

ACH-Zahlungen erfolgen während der Arbeitswoche im Allgemeinen schnell, jedoch nicht sofort. Anstatt die Zahlung direkt an den Zahlungsempfänger weiterzuleiten, wie es bei Zahlungs-Apps und ähnlichen Verarbeitungstools der Fall ist, bündelt und leitet das ACH-Netzwerk Zahlungen täglich und nicht einzeln weiter. Aus diesem Grund dauert die Ausführung von ACH-Zahlungen im Allgemeinen 1 bis 3 Werktage, obwohl ACH-Zahlungen immer häufiger am selben Tag erfolgen, wenn sie während der Geschäftszeiten früh genug am Tag eingereicht werden.

ACH-Zahlungen fallen im Allgemeinen in eine von zwei Hauptkategorien:

Direktzahlung: Diese Art der ACH-Zahlung beschreibt, wie ein Käufer für Waren oder Dienstleistungen bezahlt. Beispiele hierfür sind direkte ACH-Zahlungen für Stromrechnungen, an einen Freund als Alternative zu Banküberweisungen und an Ihr Kreditkartenunternehmen zur Begleichung Ihrer monatlichen Abrechnung.

Direkte Einzahlung: Die Variante der ACH-Zahlung, mit der wir am besten vertraut sind, die Direkteinzahlung, bezieht sich auf Unternehmen, Arbeitgeber und staatliche Stellen, die Empfängern ACH-Zahlungen für Gehaltsabrechnungen, staatliche Ansprüche und Leistungen und sogar Steuerrückerstattungen anbieten.

Innerhalb dieser beiden allgemeinen Bezeichnungen wird Ihre Transaktion je nach Ihrer Rolle an der Börse wie folgt kategorisiert:

ACH-Guthaben: Wenn Sie der Empfänger sind, wird Ihrem Konto der Zahlungssaldo vom Konto des Absenders gutgeschrieben. ACH-Kredittransaktionen können Ihre Gehaltsabrechnung, staatliche Sozialleistungen, Steuerrückerstattungen oder in Rechnung gestellte Zahlungen für Auftragnehmer umfassen.

ACH-Lastschrift: Die Transaktion des Absenders ist eine ACH-Lastschrift, da das Geld von seinem Konto abgebucht wird, wenn es an den Empfänger gesendet wird. Wenn Sie Ihre Hypothek per ACH-Zahlung bezahlen, handelt es sich um eine ACH-Lastschrifttransaktion.

Was sind wiederkehrende ACH-Zahlungen?

Für vorhersehbare und laufende Ausgaben richten wir häufig wiederkehrende ACH-Zahlungen ein, um die mentale Belastung zu verringern und das Risiko zu vermeiden, eine Rechnung zu verpassen. Wiederkehrende Zahlungen erfolgen auf programmierter Basis und belasten den genau angegebenen Betrag; Sie eignen sich in der Regel am besten für Fixkosten wie Abonnements, Hypotheken- oder Leasingzahlungen und Mitgliedschaftskosten. Auch wenn Lohnabzüge variabel sind, werden sie in der Regel auch als wiederkehrend klassifiziert, um die Reibung zwischen der Lohnabrechnung und der Bezahlung der Mitarbeiter zu verringern.

Wiederkehrende vs. automatisierte ACH-Zahlungen

Obwohl wiederkehrende Zahlungen automatisiert sind, sind nicht alle automatisierten Zahlungen wiederkehrend. Ob eine ACH-Zahlung als wiederkehrend eingestuft wird, hängt von der Häufigkeit ab – wenn die Zahlung nach einem geplanten Zeitplan in regelmäßigen Abständen, z. B. monatlich, erfolgt, handelt es sich um eine wiederkehrende Zahlung. Wenn es sich um eine vorgeplante und vorprogrammierte ACH-Zahlung handelt, die in der Zukunft einmalig ausgeführt werden soll, handelt es sich einfach um eine automatisierte ACH-Zahlung.

Wie funktionieren wiederkehrende ACH-Zahlungen in QuickBooks?

Wenn Sie vorhaben, wiederkehrende ACH-Zahlungen in QuickBooks zu verwenden, beachten Sie, dass nur QuickBooks Online diese Funktion bietet – wenn QuickBooks seine Desktop-Plattform auslaufen lässt, können Sie damit rechnen, dass neue Integrationen und Funktionen exklusiv für die Online-Plattform verfügbar sein werden; Wiederkehrende ACH-Zahlungen sind keine Ausnahme.

Wiederkehrende Zahlungen von Kunden

Bevor Sie eine ACH-Zahlung in QuickBooks erhalten, müssen Sie über eine aktive QuickBooks Online- und QuickBooks Payments-Lizenz verfügen. Bevor Sie beginnen, benötigen Sie außerdem die Autorisierung des Kunden für die Rechnungsstellung. Unabhängig davon, ob es sich um eine mündliche oder schriftliche Zustimmung handelt: Die Bestätigung, dass Ihr Kunde weiß, dass eine ACH-Transaktion eingeht, ist einfach ein guter Kundenservice.

Von dort aus werden Sie:

Fügen Sie die wiederkehrenden Transaktionen hinzu, indem Sie auswählen Wiederkehrende Transaktionen aus dem Dropdown-Menü „Einstellungen“.

Klicken Sie auf Kostenlos erhalten und dann auf Installieren. NeuUnd wählen Sie dann Quittung Aus dem Dropdown-Menü.

Anschließend geben Sie alle Kunden- oder Kundeninformationen ein.

 Und das ist es! Behalten Sie nicht nur die wiederkehrenden ACH-Zahlungen im Auge, sondern validieren Sie ein letztes Mal, bevor Sie den Auslöser betätigen, dass Ihr Kunde oder Kunde von der wiederkehrenden ACH-Zahlung weiß und mit ihr einverstanden ist. Ansonsten kann es losgehen!

Zahlungen an Lieferanten

Sie werden die gleichen Schritte wie oben ausführen, jedoch nicht auswählen Quittung, klicken Sie Rechnung:

Geben Sie von dort aus einfach die Daten des Anbieters ein oder wählen Sie einen vorhandenen aus Lieferant und wiederkehrende Zahlungsintervalle – so einfach ist das!

So stoppen Sie wiederkehrende ACH-Zahlungen in QuickBooks

Sobald Sie in QuickBooks eine wiederkehrende ACH-Zahlung eingerichtet haben, egal ob Kredit- oder Lastschrift, können Sie deren Status im überwachen Wiederkehrende Transaktionen Instrumententafel:

Das Stornieren oder Stoppen einer wiederkehrenden ACH-Zahlung ist so einfach wie das Auswählen von Bearbeiten Dropdown-Menü unter dem Action Spalte und Auswahl Löschen. Sie können die wiederkehrenden ACH-Zahlungen auch pausieren oder die nächste wiederkehrende ACH-Zahlung überspringen.

Nachteile wiederkehrender Zahlungen in QuickBooks

Obwohl kein System perfekt ist, bringt die Einrichtung und Verwendung wiederkehrender Zahlungen in QuickBooks einige einzigartige Nachteile mit sich:

• Tageslimits: Wenn Sie den ACH (Kredit oder Lastschrift) von einer externen Bank veranlassen, sind Sie auf ein tägliches Einzahlungslimit von 500,000 $ (in QuickBooks) und ein wöchentliches Lastschriftlimit von 100,000 $ (aus QuickBooks gesendetes Geld) beschränkt. Wenn Sie die ACH-Überweisung von QuickBooks aus initiieren, können Sie bis zu 20,000 $ täglich und 40,000 $ wöchentlich überweisen in QuickBooks und bis zu 50,000 $ täglich von QuickBooks.
• Verzögerungen bei der Bearbeitung: Obwohl das ACH-Netzwerk in den letzten Jahren schneller geworden ist, gibt es keine Garantie dafür, dass eine ACH-Zahlung noch am selben Tag vollständig ausgeführt wird. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie die Transaktion außerhalb der üblichen Geschäftszeiten veranlassen.
• Risiko unzureichender Mittel: Auch wenn Sie nicht speziell an QuickBooks gebunden sind, laufen Sie immer Gefahr, Ihr Konto zu überziehen oder unzureichende Guthabengebühren zu zahlen, wenn Sie Ihren belasteten Kontostand nicht überwachen. Auch hier handelt es sich nicht um ein inhärentes Risiko oder einen Nachteil, sondern um eines, das frustrierend und kostspielig sein kann.
• Internationale Zahlungen: QuickBooks fehlt native grenzüberschreitende ACH-Zahlungsintegration; allerdings von Drittanbietern Add-ons Füllen Sie die Lücke, mit der Unternehmen intensiv zusammenarbeiten internationale Anbieter oder Käufer finden möglicherweise woanders bessere Lösungen.

Alternativen zu ACH-Zahlungen in QuickBooks

Wenn Sie QuickBooks lieber nicht für ACH-Zahlungen verwenden möchten – oder ACH-Transaktionen ganz vermeiden möchten – bieten Ihnen zahlreiche Alternativen die Flexibilität, die Systeme auszuwählen, die am besten zu Ihren Arbeitsabläufen passen. Einige gängige Alternativen sind:

1. QuickBooks GoZahlung: Für QuickBooks-Benutzer dient diese mobile Zahlungs-App als Alternative zu ACH-Transaktionen und beinhaltet die automatische Synchronisierung mit Ihrem Hauptkonto.
2. Andere Apps: Eine Reihe mobiler Zahlungsabwicklungs-Apps bieten Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit für unterwegs, darunter Venmo, PayPal, und CashApp.
3. Zahlungsabwickler: Wenn Sie robustere Transaktionsmanagement-Tools benötigen, Zahlungsdienste wie Square und Stripe bieten All-in-one-Zahlungslösungen an.
4. Kabelübertragungen: Obwohl in den meisten Fällen kostspieliger, sind Banküberweisungen bei internationalen und grenzüberschreitenden Transaktionen beliebt.

Zusammenfassung

Obwohl es Alternativen gibt, ist die Verwaltung wiederkehrender ACH-Transaktionen direkt innerhalb der QuickBooks-Plattform in der Regel eine sichere Wahl für Benutzer, die ihre Geschäftsbuchhaltung auf einer zentralen Plattform führen möchten, ohne sich mit mehreren Produkten vertraut machen und diese verwalten zu müssen. Wiederkehrende ACH-Transaktionen sind eine einfache, sichere und einfache Möglichkeit, den Bargeldeingang aufrechtzuerhalten Verkäufer zufrieden – und QuickBooks vereinfacht den Prozess noch weiter.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/recurring-ach-payments-quickbooks/