Nachts bin ich Content-Autor und tagsüber Head of Partnerships. In meiner Welt geht es vor allem darum, produktiv zu sein.

Fehlende Terminplanung oder mangelndes Projektmanagement führen zu überfälligen Artikeln, gescheiterten Partnerschaftsmöglichkeiten, hohem Druck und Stress. Das haben wir alle erlebt und uns von der Nullproduktivität erholt.

Produktivitätssysteme helfen bei der Entwicklung einer nachhaltigen Work-Life-Balance und bereiten sich bei Bedarf auf Arbeitssprints vor.

In diesem Beitrag teile ich die sieben besten Produktivitätssysteme, die Teil meiner Routine geworden sind und den Alltag in einen effizienten Arbeitstag verwandeln. Sie finden ihre Vor- und Nachteile sowie verschiedene Anwendungsfälle.

Was sind Produktivitätssysteme?

Produktivitätssysteme sind Methoden und Werkzeuge, die Sie dabei unterstützen, Dinge effizient zu erledigen. Sie erledigen nicht die Arbeit für Sie, aber sie helfen Ihnen, Aufgaben zu organisieren und zu priorisieren und Ihr Wohlbefinden zu steigern, was zu einer höheren Produktivität zu einem bestimmten Zeitpunkt führt.

Produktivitätssysteme helfen Ihnen beispielsweise bei:

• Unterteilen Sie Projekte in kleinere, überschaubare Schritte.
• Konzentrieren und Ablenkungen vermeiden.
• Ziele setzen.
• Organisation und Arbeitsablauf.

Lassen Sie uns die sieben Produktivitätssysteme erkunden, die ich verwende, und wie sie mir helfen.

7 Produktivitätssysteme zur Vereinfachung Ihres Arbeitsablaufs

1. Die Pomodoro-Technik

Ich bin einfach verliebt in diese Methode, um meine Produktivität zu steigern, wenn ich Schwierigkeiten habe, mich zusammenzureißen und Dinge zu erledigen. Es aktiviert sofort meinen Fokusmodus und ich bin so in der Zone, dass mich nichts ablenken kann.

Wie funktioniert es?

Die Pomodoro-Technik unterteilt Ihre Arbeit in kurze, konzentrierte Intervalle (normalerweise 25 Minuten), gefolgt von Pausen. Es hilft Ihnen, scharf und motiviert zu bleiben, da 25-Minuten-Stücke für Ihr Gehirn leicht verdaulich sind.

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Wenn Sie außerdem sehen, dass in Ihrer Symbolleiste ein Timer herunterläuft, sind Sie bereit, in dieser Zeit eine Aufgabe zu erledigen. Es ist, als würde deine innere Stimme sagen: „Komm schon, Mann, du kannst 25 Minuten lang arbeiten, ohne auf Instagram zu scrollen.“

Ich verwende das Marinara: Pomodoro-Assistentin Chrome-Erweiterung, um die Pomodoro-Technik leicht zugänglich zu machen. 30-Minuten-Timer mit 5 Minuten Pause – das ist meine Regel.

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Aber oft mache ich keine Pausen und arbeite einfach weiter an meiner Aufgabe, bis sie erledigt ist. Und wenn der Timer klingelt, stelle ich einen anderen ein, um konzentriert zu bleiben.

Ich verwende Pomodoro auch zur Zeiterfassung, wenn ich an einer bestimmten Aufgabe arbeite, um meine Arbeitsbelastung und die für Aufgabe X aufgewendete Zeit zu verstehen.

Es hilft ungemein bei der richtigen Zeitschätzung und beim Projektmanagement.

Vorteile:

• Hilft Ihnen, sich zu konzentrieren, wenn es schwierig ist, mit der Arbeit zu beginnen.
• Reduziert den Aufschub.
• Weniger Rückenschmerzen und Müdigkeit.
• Bessere Planung für Wochen und Quartale.
• Mehr Verantwortung für Aufgaben.
• Weniger Ablenkungen – besseres Zeitmanagement.
• Kontinuierliche Motivation während der gesamten Aufgaben.

Nachteile:

• Keiner. Ich verwende diese Methode schon seit Ewigkeiten und sie ist immer hilfreich.

Besonders geeignet für: Jeder, der seine Zeit besser verwalten und in kürzerer Zeit mehr erledigen möchte.

Mein Urteil

Anfangs fiel es mir schwer, die Pausen zu akzeptieren. Ich hatte in diesen Zeiten das Gefühl, Zeit zu verschwenden. Aber dann wurde mir klar, welche Kraft sie haben – diese Pausen laden mich buchstäblich wieder auf.

2. Bullet-Journaling

Ein Bullet Journal, oder sogenanntes BuJo, ist wie ein fortgeschrittenes Tagebuch, das Schreiben und Zeichnen beinhaltet. Es ist in Abschnitte für tägliche Aufgaben, Kalender, Notizen, Gesundheitsüberwachung und Zielsetzung unterteilt.

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Ich bin kürzlich auf etwas Tolles gestoßen Forschungsprojekte Erkunden, wie sich Bullet Journaling auf Kreativität und Produktivität auswirkt. Die Schlussfolgerung ist, dass es nicht nur hilft, organisiert zu bleiben, sondern auch darüber nachzudenken, was ist wirklich wichtig.

Ich liebe auch das Stück von einer Lehrerin, die erzählte, wie ihr das Bullet Journaling geholfen hat Perfektionismus überwinden. Wenn Sie also auf der Suche nach dieser schwer fassbaren Perfektion sind, lesen Sie es. 🙂

Von Zeit zu Zeit verwende ich Bullet Journaling, um meine Tage zu planen, zu verstehen, wie voll ich bin, und mir Zeit für Dinge zu nehmen, die ich neben meinem Job gerne mache. Es hat mir auch geholfen zu verstehen, wie viele Projekte ich übernehmen kann.

Ich zeichne zum Beispiel meinen Zeitplan ganz altmodisch in meinem Notizbuch aus Papier auf. Mein Bullet Journaling läuft also normalerweise so ab:

7:30 Uhr – Aufstehen
8:00 – Yoga
10:00 – Bieten Sie eine Gliederung für Kunde X an
11:00 – Interview mit Experten für den Artikel von HubSpot
13:00 – Mittagspause
14:00 – Arbeit für einen Wohltätigkeitsfonds
17:30 – Treffen

Wenn Sie kein Fan der alten Schule sind Produktivitätsmethoden, können Sie sich digitale Alternativen ansehen wie Notion, Trello, Evernote, oder Miro.

Meiner Meinung nach ist Miro die coolste Option, weil es an ein normales Notebook erinnert. Es ermöglicht das einfache Bewegen von Gegenständen und fördert die Kreativität.

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Vorteile:

• Hilft bei der anpassbaren Organisation.
• Fördert die Kreativität und hilft bei der Priorisierung.
• Bietet eine zentrale Aufgabenverwaltung.
• Erleichtert die Selbstreflexion.

Nachteile:

• Zeitintensive Wartung.
• Gefahr der Inkonsistenz.

Besonders geeignet für: Kreative, visuelle Denker und Einzelpersonen, die eine personalisierte Organisation suchen.

Mein Urteil

Bullet Journaling ist eine Praxis, die viele von uns irgendwann in ihrem Leben instinktiv praktizieren. Zum Beispiel für die Planung von Ausflügen, Einkäufen, Trainingsprogrammen oder ähnlichen Aktivitäten.

Der Trick besteht darin, zu lernen, es systematischer zu machen. Manchmal verlasse ich mich völlig darauf. Manchmal nutze ich das Bullet-Journal einfach als Notizblock, wenn ich Informationen vom Papier auf mein Notizbuch übertrage Projektmanagement-Apps.

3. Kalenderblockierung

Das größte Problem, mit dem Menschen bei ihrem Zeitplan oft konfrontiert sind, ist der ständige Wechsel zwischen Aufgaben. Das Blockieren von Kalendern ist eine Zeitmanagementmethode, bei der Sie bestimmte Zeitfenster in Ihrem Kalender für verschiedene Aufgaben zuweisen.

Mein Arbeitstag vor der Kalendersperre könnte beispielsweise so aussehen: Ich fange an, einen Artikel zu schreiben. Dann, nach einer halben Stunde, springe ich in eine Besprechung. Als nächstes gehe ich zu meinen E-Mails. Zum Schluss komme ich noch einmal auf den Artikel zurück. Überhaupt nicht effektiv.

Die Grafik von Todoist erklärt meinen Standpunkt perfekt:

Zum Zeitblockieren verwende ich Google Kalender und blocke Zeit für bestimmte Aufgaben. Jede Aufgabe erhält ihr eigenes fokussiertes Zeitfenster. Auch Arzttermine, Yoga und Lesen landen in meinem Kalender.

Das Ergebnis? Ich erledige schneller mehr.

Hier sind einige Tipps für eine erfolgreiche Kalenderblockierung:

• Teilen Sie Ihren Tag in Abschnitte für bestimmte Aufgaben ein.
• Seien Sie realistisch, wie lange die Aufgaben dauern werden. Überschätzen Sie, wenn Sie unsicher sind.
• Planen Sie Pausen ein, um Burnout zu vermeiden. Überbuchen Sie Ihre Freizeit nicht.
• Passen Sie Ihre Pläne bei Bedarf aufgrund unerwarteter Ereignisse an.
• Überprüfen und verfolgen Sie regelmäßig Ihre geplanten Aufgaben.
• Erwägen Sie die Verwendung von Apps wie Todoist und Google Kalender für eine bessere Organisation.

Vorteile:

• Verbessertes Zeitmanagement.
• Verbesserter Fokus.
• Reduzierter Aufgabenwechsel.
• Klarere Priorisierung.
• Bessere Work-Life-Balance.

Nachteile:

• Schwierigkeiten, sich an Veränderungen anzupassen.
• Es besteht die Möglichkeit, dass die Aufgabendauer unter-/überschätzt wird.

Besonders geeignet für: Jeder, der mehrere Aufgaben und Verpflichtungen organisieren muss.

Mein Urteil

Die Kalenderblockierung organisiert Ihre Arbeits- und Freizeit und sorgt dafür, dass Sie sich nicht in mehreren Aufgaben gleichzeitig verlieren. Die größte Herausforderung könnte darin bestehen, sich am Sonntagabend oder jeden Montagmorgen hinzusetzen und alles im Voraus vorzubereiten.

Aber es lohnt sich auf jeden Fall.

4. Iss den Frosch

„Wenn Sie einen lebenden Frosch essen müssen, tun Sie es gleich am Morgen, und für den Rest des Tages wird Ihnen nichts Schlimmeres passieren.“ - Mark Twain

Dieses Zitat erklärt, worum es bei der Eat the Frog-Technik geht. Machen Sie das Schwierigste zuerst, und alles andere wird später einfacher erscheinen.

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Im vergangenen Jahr Studie fanden heraus, dass die Verwendung dieser Methode die Soft Skills verbessert und dabei hilft, Prokrastination zu bekämpfen, was zu langfristigen Vorteilen für Karriere und Leben führt.

Dem stimme ich voll und ganz zu und wende die Eat the Frog-Methode fast täglich an.

So mache ich es:

1. Ich wähle zuerst meinen Frosch aus – die wichtigste, aber nicht dringende Aufgabe. Ich entscheide mich für den, der viel Intelligenz erfordert.
2. Normalerweise wähle ich eine Aufgabe aus, die ich in maximal 1 bis 4 Stunden erledigen kann.
3. Große Aufgaben teile ich in kleinere Schritte auf.
4. Ich konzentriere mich immer auf die Aufgaben von heute, nicht auf weit entfernte.
5. Und schließlich beginne ich meinen Tag damit, zuerst meine Froschaufgabe in Angriff zu nehmen.

Vorteile:

• Erledigen Sie zuerst schwierige Aufgaben.
• Fühlen Sie sich weniger gestresst.
• Verwalten Sie die Zeit besser.
• Bauen Sie gute Gewohnheiten auf.

Nachteile:

• Wenn Sie mit der schwierigsten Aufgabe beginnen, kann dies zu Ermüdung führen.
• Es könnte dazu führen, dass zeitkritische Angelegenheiten übersehen werden.

Besonders geeignet für: Für alle, die Herausforderungen lieber im Vorfeld angehen, als sie aufzuschieben, oder für alle, die bei schwierigen Aufgaben mit dem Aufschieben zu kämpfen haben.

Mein Urteil

Wenn ich diese schwierigen Aufgaben zu bewältigen habe (die eine Menge Konzentration, Zahlen und Recherche erfordern), mache ich sie morgens zu meiner obersten Priorität. Sobald ich das erledigt habe, kann ich mich bei einer Tasse Kaffee entspannen, E-Mails bearbeiten und mich einer weiteren Aufgabe widmen.

Ich habe versucht, es umgekehrt zu machen, aber ich konnte mich einfach nicht auf etwas anderes konzentrieren, obwohl ich wusste, dass diese große Aufgabe auf mich wartete. Daher ist für mich die Technik „Eat the Frog“ der einzige Weg.

5. Projektmanagementpraktiken

Als ich anfing, freiberuflich zu arbeiten, war es nicht allzu schwer, ein oder zwei Projekte ohne Nachverfolgung zu verwalten. Aber als meine Arbeitsbelastung zunahm, wurde es unmöglich.

Heute kann ich mir meinen Arbeitsalltag ohne Projektmanagement-Tools nicht mehr vorstellen – Montag und Asana sind meine Lebensadern für Produktivität.

Sie helfen mir, Aufgaben aufzuteilen, Fristen festzulegen, Fortschritte zu verfolgen, mich mit meinem Team zu koordinieren und Ergebnisse zu liefern.

Ich verwende Montag, um meine wöchentlichen Aufgaben für die Arbeit eines Wohltätigkeitsfonds in einer vereinfachten Kanban-Visualisierung mit den Registerkarten „Rückstand“, „In Bearbeitung“ und „Fertig“ zu planen und zu priorisieren.

Was ich mag: Monday kümmert sich um die wesentlichen Projektmanagement-Grundlagen wie Unteraufgaben, flexible Status, Eigentümer und Beauftragte, API-Integrationen usw.

Was Asana betrifft, verwende ich es hauptsächlich zum Schreiben von Kunden und für SEO-Projekte. Es ist so einfach, über die Plattform Aufgaben zu erhalten und zuzuweisen, den Projektfortschritt zu verfolgen und mit anderen zu kommunizieren.

Vorteile:

• Zentralisieren Sie Projektinformationen für einen einfachen Zugriff.
• Erleichtern Sie die Teamkommunikation und den Ideenaustausch.
• Helfen Sie dabei, Projekte in überschaubare Aufgaben aufzuteilen.
• Halten Sie Ihr Team konzentriert und produktiv.
• Stellen Sie Echtzeitdaten zum Projektfortschritt bereit.
• Automatisieren Sie Aufgaben für optimierte Arbeitsabläufe.

Nachteile:

• Ich sehe beim Einsatz von Projektmanagement-Software nur Vorteile. Es kann einige Zeit dauern, den Umgang damit zu erlernen, aber sobald man es geschafft hat, wird es ganz einfach.

Besonders geeignet für: Einzelpersonen, Teams und Projekte jeder Größe. Sie können es für kleine Aufgaben oder große Initiativen verwenden.

Mein Urteil

Obwohl ich mein Notizbuch gerne für Bullet Journaling verwende, helfen PM-Tools dabei, meine Arbeit mit Benachrichtigungen, Erinnerungen, sich wiederholenden Aufgaben usw. unter Kontrolle zu halten.

6. Die Eisenhower-Entscheidungsmatrix

„Ich habe zwei Arten von Problemen – dringende und wichtige. Das Dringende ist nicht wichtig, und das Wichtige ist niemals dringend.“ – Dwight D. Eisenhower

Die Eisenhower-Entscheidungsmatrix kategorisiert Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Ich nutze es, um zu entscheiden, worauf ich mich konzentrieren, was ich delegieren oder was ich verwerfen möchte.

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Sie sollten die Verwendung der Eisenhower-Matrix in Betracht ziehen, wenn Sie oft beschäftigt sind, aber das Gefühl haben, dass Ihre Arbeit keine Wirkung hat, Sie nicht genügend Zeit haben, um langfristige Ziele zu erreichen, oder wenn es Ihnen schwer fällt, zu delegieren oder „Nein“ zu sagen (das habe ich schon gemacht).

Ich habe mir kürzlich ein YouTube-Video von Naomi von Todoist angesehen, in dem sie aufschlussreiche Tipps zur Eisenhower-Matrix gab:

[Video: Anfängerleitfaden zur Eisenhower-Matrix]

So erklärt sie jede dieser vier Kategorien:

1. Quadrant 1 - wichtige Aufgaben, die dringend Aufmerksamkeit erfordern.
2. Quadrant 2 - wichtige Aufgaben für langfristige Ziele.
3. Quadrant 3 – dringende Aufgaben, die nicht sehr wichtig sind, oft nur hektische Arbeit.
4. Quadrant 4 - Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind und die sofortige, aber keine dauerhafte Befriedigung verschaffen.

Und so wende ich diesen Ansatz in meiner täglichen Arbeit an:

1. Quadrant 1. Ich lege großen Wert darauf, enge Fristen für Artikel einzuhalten.
2. Quadrant 2. Ich widme mir die Zeit, meine Schreib- und Recherchefähigkeiten zu verbessern, um langfristig Fortschritte zu machen.
3. Quadrant 3. Manchmal, wenn ich zu beschäftigt bin, lasse ich Experteninterviews von einer zuverlässigen Person für mich durchführen.
4. Quadrant 4. Ich versuche zu vermeiden, zu viel Zeit in sozialen Medien zu verbringen, um konzentriert zu bleiben.

Vorteile:

• Klare Priorisierung.
• Effektives Zeitmanagement.
• Langfristige Zielausrichtung.
• Bessere Delegation.
• Reduzierter Stress.
• Verbesserte Entscheidungsfindung.

Nachteile:

• Zunächst kann es schwierig sein, zu entscheiden, welche Aufgaben wichtiger, wirkungsvoller, aber weniger dringlich sind. Nach mehreren Übungen gewöhnt man sich an das System und erntet spürbare Vorteile.

Besonders geeignet für: Organisationspflichten; Besonders hilfreich für alle, die Probleme mit der Priorisierung von Aufgaben, dem Zeitmanagement oder der Entscheidungsfindung haben.

Mein Urteil

Das Gefühl der Dringlichkeit stellte während meiner Karriere im digitalen Marketing die größte Herausforderung dar. Es fühlte sich an, als ob jede Aufgabe sofortige Aufmerksamkeit erforderte. Mein Standardmodus war „So schnell wie möglich“ für alles, bis ich lernte, Prioritäten zu kategorisieren und Aufgaben ohne Priorität zu erkennen.

Das habe ich dank der Eisenhower-Entscheidungsmatrix gelernt, und meiner Meinung nach ist es eines davon beste Produktivitätssysteme dort draußen.

7. Kanban- und Scrum-Methoden

Um während einer Arbeitswoche äußerst produktiv zu sein, kombiniere ich vereinfachte Scrum- und Kanban-Methoden.

Gedränge: Sie arbeiten in kurzen Abschnitten, sogenannten Sprints (normalerweise eine bis vier Wochen lang). In jedem Sprint legen Sie Ziele fest und entscheiden, welche Aufgaben angegangen werden sollen. Anschließend finden kurze Besprechungen statt, sogenannte Stand-ups, um den Fortschritt zu überprüfen und Ihren Arbeitsplan bei Bedarf anzupassen.

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Kanban: Bei Kanban gibt es keine Sprints. Stellen Sie sich Ihre Aufgaben stattdessen auf einer Tafel mit den Spalten „Backlog“, „Doing“, „Review“ und „Done“ vor.

Während Sie arbeiten, verschieben Sie Aufgaben zwischen den Spalten. Es hilft Ihnen, Ihren Arbeitsablauf zu visualisieren, laufende Arbeiten einzuschränken und sich auf die Erledigung von Aufgaben nacheinander zu konzentrieren.

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So mache ich es:

Jeden Montag überprüfe ich mein Backlog mit Ideen und Aufgaben, die in der vergangenen Woche zufällig aufgetaucht sind, ordne Prioritäten und Fälligkeitstermine zu, erstelle Unteraufgaben usw.

Jeden Freitag schaue ich mir mein Board im PM-Tool Monday, einem Aufgabenmanager, an und analysiere, warum ich bei einigen Aufgaben außerhalb des Zeitplans bin und wie ich die Ursache beheben kann.

Das hilft mir, agil zu sein, so viele Aufgaben wie möglich innerhalb einer Arbeitswoche zu erledigen (realistisch gesehen) und Engpässe oder Hindernisse zu erkennen.

Vorteile:

• Hilft bei der einfachen Visualisierung von Arbeitsabläufen.
• Schränkt Multitasking ein und verbessert die Konzentration.
• Fördert die kontinuierliche Prozessverbesserung.
• Organisiert Projekte effektiv mit klaren Zielen.
• Fördert regelmäßige Kommunikation und Zusammenarbeit im Team.
• Erleichtert die Anpassung an sich ändernde Projektanforderungen.

Nachteile:

• Das Fehlen definierter Fristen kann zu Verzögerungen führen.
• Starre Sprint-Zeitpläne (Scrum) können Stress verursachen.

Besonders geeignet für: Umgebungen, in denen Flexibilität und Anpassungsfähigkeit wichtiger sind als strenge Zeitvorgaben.

📍Hinweis: Das gleichzeitige Implementieren beider Systeme wird aufgerufen Scrumban.

Mein Urteil

Die Kombination dieser beiden Methoden hilft mir, im Kanban-Board zu visualisieren, was ich tun muss, während mir die Scrum-Sprints dabei helfen, bei bestimmten Projekten große Fortschritte zu erzielen. Mir gefällt die Ausgewogenheit, die die beiden Systeme in meine weitgehend unabhängige und ortsunabhängige Arbeit bringen.

Was ist das beste Produktivitätssystem?

Obwohl jedes Produktivitätssystem seine Vorzüge hat, sind meine persönlichen Favoriten:

• Die Pomodoro-Technik hält mich mit 30-minütigen Arbeitssprints und 5-minütigen Pausen konzentriert.
• Die Eisenhower-Entscheidungsmatrix zur einfachen Organisation dringender und wichtiger Aufgaben.
• Scrumban für regelmäßige Fortschrittskontrollen.

Ganz gleich, für welches System Sie sich entscheiden, das Einzige, was zählt, ist, dass es wirklich zur Steigerung Ihrer Produktivität beiträgt. Ich kombiniere täglich drei davon und denke, dass das der beste Ansatz ist, um die anstehenden Aufgaben zu erledigen, Ideen für neue Projekte zu entwickeln und den Fortschritt meines Teams zu verfolgen.

Probieren Sie ein paar aus, sehen Sie, was passt und was nicht, und am Ende finden Sie Ihre beste Lösung, um mentale Blockaden, Demotivation und Burnout zu vermeiden.

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