Der E-Commerce hat im letzten Jahrzehnt einen rasanten Aufschwung erlebt und nutzt die digitale Welle, um das Einkaufen wie nie zuvor zu vereinfachen. Die Branchen sollten sich besser aufraffen oder ausliefern, um mit diesem Online-Einkaufsboom Schritt zu halten!
Eine effiziente Bestellabwicklung im E-Commerce ist der Schlüssel, um den hohen Kundenerwartungen gerecht zu werden. Um darüber hinauszugehen, müssen Unternehmen einen raffinierten Tango in der Auftragsabwicklung beherrschen.
Hier finden Sie alles, was Sie über die Auftragsabwicklung wissen müssen und wie Sie diese verbessern können.
Was bedeutet Auftragsabwicklung?
Manche fragen sich vielleicht: Was bedeutet Auftragsabwicklung? Unter Auftragsabwicklung versteht man ganz einfach die Annahme, Verwaltung und Ausführung von Kundenaufträgen. Es handelt sich um eine Reihe von Schritten, die sicherstellen, dass eine Bestellung erfolgreich beim Kunden ankommt, der den Kauf getätigt hat.
Schritte des Bestellvorgangs
Die Auftragsabwicklungsmethoden variieren je nach Art und Umfang eines Unternehmens. Die grundlegenden Schritte zur Auftragsabwicklung bleiben jedoch bei allen Online- und Fulfillment-Unternehmen gleich. Hier finden Sie einen umfassenden Überblick über die Schritte im Bestellvorgang.
Der Kunde gibt eine Bestellung auf
Der Kunde bestellt ein Produkt über einen Online-Shop, per E-Mail oder bei einem Vertriebsmitarbeiter des Unternehmens.
Das Unternehmen erhält den Auftrag
Das Unternehmen erhält die Bestellung des Kunden, einschließlich Details wie das bestellte Produkt, die Menge, Versanddetails, Daten zur Zahlungsabwicklung und Lieferinformationen.
Abhängig von der Größe des Unternehmens kann eine Einzelperson diese Bestellung über eine Verkaufs-E-Mail, einen Online-Shop oder ein Bestellverwaltungssystem erhalten. Diese Informationen müssen manuell oder automatisch überprüft werden, um eine ordnungsgemäß ausgeführte Bestellung sicherzustellen.
Bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder Lagern bestimmt das Auftragsverwaltungssystem, welcher Standort die Bestellung bearbeitet.
Lagerkommissionierung
Anschließend erfolgt die Kommissionierung des Inventars. Dabei werden die angegebenen Artikel und die angegebene Menge aus dem aktuellen Lagerbestand entnommen, um die Bestellung des Kunden zu erfüllen.
Für eine effiziente Auftragsabwicklung muss der Kommissionierungsteil des Prozesses auf jede erdenkliche Weise optimiert werden. Je früher die Artikel zugewiesen und kommissioniert werden, desto schneller können sie vorbereitet und an den nächsten Teil des Prozesses weitergeleitet werden: das Verpacken.
Verpackung bestellen
Hier werden die Artikel in Versandkartons verpackt, um sie für den Versand an den Kunden vorzubereiten.
Der Verpackungsvorgang umfasst das Wiegen der Kartons und das Anbringen der erforderlichen Etiketten, Adressangaben und Lieferanweisungen.
Versand
Nach dem Verpackungsprozess erfolgt im nächsten Schritt der Versand der Bestellung an den Kunden.
Kleinere Unternehmen versenden Bestellungen in der Regel direkt an Kunden, während größere Unternehmen ihre Bestellungen oft konsolidieren und gleichzeitig an nahegelegene Standorte versenden. Diese Bestellungen werden dann nach Bedarf an bestimmte Standorte verteilt, was durch die Reduzierung der Anzahl der versendeten Sendungen zur Kostensenkung beitragen kann.
Kundenmitteilung
Nach dem Versand des Produkts ist es wichtig, den Kunden mit Informationen zur Sendungsverfolgung darüber zu informieren, dass seine Bestellung unterwegs ist. Dieser proaktive Ansatz hält sie auf dem Laufenden und steigert die Kundenzufriedenheit deutlich.
Obwohl diese Schritte je nach Unternehmenstyp und -größe unterschiedlich sind, ist jeder Schritt wichtig. Unabhängig vom Unternehmen sollte jeder Schritt befolgt werden, um einen reibungslosen Bestellvorgang zu gewährleisten.
Tipps für eine verbesserte Auftragsabwicklung
Lassen Sie uns nun einige Tipps für eine verbesserte Auftragsabwicklung besprechen. Diese Strategien tragen dazu bei, den Prozess zu rationalisieren und sowohl für das Unternehmen als auch für den Kunden effizienter zu gestalten.
Implementieren Sie ein klares und organisiertes System
Ein gut organisiertes System zur Auftragsabwicklung ist von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört die Einrichtung eines ausgewiesenen Bereichs zum Speichern und Organisieren von Bestellungen, die Erstellung klarer Richtlinien für die Mitarbeiter und der Einsatz von Technologien wie Strichcode Scanner zur Verfolgung von Bestellungen.
Verwenden Sie Automatisierungstools
Automatisierung wird in der Geschäftswelt immer beliebter, und das aus gutem Grund. Unternehmen können Zeit sparen und Fehler reduzieren, indem sie bestimmte Teile des Bestellvorgangs automatisieren, beispielsweise das Versenden von Benachrichtigungen oder das Generieren Versandetiketten.
Verpackung optimieren
Die Optimierung der Verpackung ist einer der Bereiche, die unbedingt optimiert werden müssen. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen vorgefertigte Kartons, Schablonen oder kundenspezifische Verpackungen verwendet, müssen diese die besten Abmessungen haben und kostengünstig sein.
Verpackung Sie sollten die richtige Größe haben, um zu den Produkten zu passen und sie zu schützen, und gleichzeitig erschwinglich genug sein, um den Gewinn des Produkts nicht zu sehr zu schmälern.
Machen Sie den Versand kostengünstig
Bei der Abwicklung von Bestellungen ist ein kostengünstiger und effizienter Versand von entscheidender Bedeutung. Bei unsachgemäßer Abwicklung können sich die Versandkosten schnell summieren. Nehmen Sie zum Beispiel ein kleines E-Commerce-Unternehmen: Sie beginnen möglicherweise selbst mit dem Versand von Produkten, doch mit steigenden Bestellungen steigen auch die Kosten.
Das Ganze summiert sich, wenn man die Zeit berücksichtigt, die für die Beschaffung von Materialien wie Klebeband, Kartons und Verpackung aufgewendet wird, und dann die Zeit und den Kraftstoff, die für den Transport der Sendungen zum Spediteur aufgewendet werden.
Wenn ein Unternehmen wächst und sich die Bestellungen häufen, kann es sinnvoll sein, mit einem Vertriebsdienstleister zusammenzuarbeiten, der Ihre Versandlast abwickelt.
Um die Versandkosten zu senken, sollten Sie erwägen, vergünstigte Lieferungen zu kaufen, sich für einen Pauschalversand zu entscheiden oder leichte und individuelle Verpackungsmaterialien zu verwenden.
Erfahren Sie mehr über die Senkung der Versandkosten in diesem Artikel:
Verwenden Sie eine Auftragsverwaltungssoftware
In der Anfangsphase eines Unternehmens ist die Bearbeitung einiger weniger Aufträge keine große Sache. Wenn der Datenverkehr jedoch zunimmt, kann es schwierig werden, was zu mehr Fehlern führt. Dann könnte es sinnvoll sein, über die Anschaffung einer erstklassigen Auftragsverwaltungssoftware nachzudenken.
Eine solche Software kann dabei helfen, ein- und ausgehende Bestellungen, Bestellungen in Bearbeitung, Lagerbestände und vieles mehr zu verfolgen. Es bietet mehr Transparenz über den Bestellprozess, verbessert die Genauigkeit und kann dazu beitragen, die Effizienz deutlich zu steigern. Dadurch wird auch eine beträchtliche Menge an Personal frei, das sich auf andere Bereiche und das Wachstum des Unternehmens konzentrieren kann.
Überwachen Sie die KPIs der Auftragsabwicklung
Jedes E-Commerce-Unternehmen sollte seine eigenen bestimmen Key Performance Indicators (KPIs) während des gesamten Versandprozesses. Diese Kennzahlen können überwacht werden, um die Wirksamkeit und Effizienz des Auftragsabwicklungsprozesses zu bestimmen.
Die wichtigsten Kennzahlen in diesem Zusammenhang sind die Bearbeitungszeit einer Bestellung, die Kundenzufriedenheit, die Erfüllungsrate und die Genauigkeitsrate.
Erfahren wir mehr über sie:
- Bearbeitungszeit für Bestellungen: Die Zeit, die zwischen der Bestellung und der Lieferung an den Kunden vergeht. Je niedriger diese Zahl ist, desto effizienter ist der Prozess. Um die Durchlaufzeit zu verbessern, kann ein Unternehmen Schrittzeiten verfolgen, um Ineffizienzen in bestimmten Prozessphasen zu erkennen.
- Genauigkeitsrate: Die Anzahl oder der Prozentsatz der fehlerfrei abgeschlossenen und erfüllten Bestellungen. Es hilft dabei, häufige Fehler zu erkennen und Möglichkeiten zu finden, sie zu beheben, was zu einer deutlich höheren Rate korrekter Bestellungen führt.
- Kundenzufriedenheitsrate: Es misst, wie Kunden das Unternehmen wahrnehmen und wie zufrieden sie damit sind. Um Daten zu sammeln, Bitten Sie Kunden um Feedback durch Umfragen oder Folge-E-Mails. Kundenfeedback ist von entscheidender Bedeutung, um Probleme in der Bestellabwicklungskette zu erkennen, wie z. B. lange Lieferzeiten, beschädigte Produkte, falsche Artikel oder andere Bedenken.
- Erfüllungsrate: Die Erfüllungsrate ist die Anzahl der abgeschlossenen Bestellungen im Vergleich zur Anzahl der noch in Bearbeitung befindlichen Bestellungen. Es kann dabei helfen, schnell Probleme oder Ineffizienzen im Fulfillment-Prozess zu erkennen und Bereiche mit der größten Nachfrage nach bestimmten Produkten zu identifizieren. Jedes Unternehmen sollte sich um eine hohe Erfüllungsquote bemühen, um sicherzustellen, dass Kunden ihre Produkte umgehend erhalten.
Einige Unternehmen ziehen möglicherweise auch zusätzliche oder detailliertere Kennzahlen in Betracht. Dennoch sind dies die grundlegenden Punkte, die regelmäßig überwacht werden sollten, um einen reibungslosen und effizienten Auftragsabwicklungsprozess zu gewährleisten.
Behalten Sie den Überblick über den Lagerbestand
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Auftragsabwicklung ist die Bestandsverwaltung. Um eine pünktliche Lieferung der Produkte sicherzustellen, ist die Überwachung der Lagerbestände von entscheidender Bedeutung. Unternehmen müssen über genügend Lagerbestände verfügen, um Bestellungen erfüllen zu können, aber nicht so viel, dass dies zu einer Belastung für Lagerraum und Finanzen wird.
Eine gute Vorgehensweise ist die Durchführung von Bestandsprüfungen, um die Lagerbestände regelmäßig zu überwachen. Es kann auch dabei helfen, potenzielle Probleme wie Überbestände oder sich langsam verkaufende Produkte zu erkennen.
Aktivieren Warnungen bei geringem Lagerbestand hilft auch dabei, den Überblick über die Lagerbestände zu behalten. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Lagerbestände ohne Verzögerungen aufzufüllen und Bestellungen abzuwickeln.
Indem Unternehmen den Überblick über die Bestandsverwaltung behalten, können sie Fehlbestände und Rückstände vermeiden, die zu unzufriedenen Kunden und Umsatzeinbußen führen.
Halten Sie Ihre Kunden auf dem Laufenden
Auftragstransparenz und -status gehören für ein Unternehmen zu den besten Möglichkeiten, die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Kunden sollten entweder regelmäßig über den Status ihrer Bestellung informiert werden oder die Möglichkeit haben, auf der Website des Unternehmens nach Informationen zu suchen.
Es kann nicht schaden, den Kunden über die folgenden Schritte zu informieren:
- Bestellung in Bearbeitung: Das Unternehmen hat die Bestellung erhalten und führt derzeit die oben genannten Schritte durch, z. B. Überprüfung, Kommissionierung, Verpackung und Versandvorbereitung.
- Bestellung verarbeitet: Dies bedeutet, dass die Bestellung abgeholt, verpackt und versandbereit ist.
- Bestellung versandt: Die Bestellung wurde an den Kunden versandt. Es sollte auch Tracking-Informationen enthalten, damit der Kunde seine Bestellung überwachen kann.
Diese Informationen helfen Kunden, die Kontrolle zu behalten und an ihren Einkäufen beteiligt zu bleiben. Es kann den entscheidenden Unterschied in ihrer Zufriedenheit mit dem Kaufprozess ausmachen.
Dies trägt nicht nur dazu bei, dass sie zu wiederkehrenden Kunden werden, sondern es ist auch wahrscheinlicher, dass sie das Unternehmen weiterempfehlen.
Auftragsverwaltung leicht gemacht mit Ecwid
Die Führung Ihres eigenen E-Commerce-Geschäfts kann eine unglaubliche Reise sein, und Ecwid ist hier, um Ihnen dabei zu helfen. Unsere E-Commerce-Plattform soll den Betrieb eines E-Commerce-Shops einfacher denn je machen.
Ecwid hilft Ihnen, Ihre zu verbessern Auftragsabwicklung und wickeln den gesamten Bestelllebenszyklus reibungslos ab, von der Bestellung bis zur termingerechten Lieferung.
Hier sind nur einige der Tools, die die Bestellabwicklung mit Ecwid zum Kinderspiel machen:
- Verfolgen Sie Bestellungen aus allen Vertriebskanälen in einem Dashboard mit praktischen Filtern für Zahlungs- und Erfüllungsstatus, Datum und mehr.
- Halten Sie Ihre Kunden über ihre Bestellungen auf dem Laufenden, indem Sie den Status von „Warten“ auf „Bearbeitet“, „Versendet“ und „Zugestellt“ aktualisieren.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über alle Statusänderungen auf dem Laufenden bleibt, um die Auftragsabwicklung zu beschleunigen.
- Behalten Sie den Überblick über Ihren Lagerbestand mit Benachrichtigungen zu niedrigen Lagerbeständen, um den Überblick über alle Ihre Produkte zu behalten und sicherzustellen, dass Ihnen der Lagerbestand nie ausgeht.
- Stellen Sie Ihren Kunden Tracking-Informationen zur Verfügung, damit sie wissen, wann sie mit der Ankunft der Bestellung rechnen müssen.
- Nutzen Sie weitere Tools für eine effiziente Auftragsabwicklung, wie z. B. Benachrichtigungen über neue Bestellungen, Mitarbeiternotizen, Kommentare zu Bestellungen und den Export von Bestelllisten.
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- Quelle: https://www.ecwid.com/blog/improve-order-processing-in-online-store.html
