تعتبر المشتريات وظيفة محورية لأي عمل تقوم عليه ركائز المصادر الإستراتيجية وإدارة التكلفة. هذا أكثر من مجرد شراء؛ يتعلق الأمر بالحصول على السلع والخدمات بطريقة تعمل على تحسين القيمة للمؤسسة. وفي نهاية المطاف، يعد فهم هذه العملية وتحسينها أمرًا ضروريًا لتوجيه عملك نحو مستقبل أكثر ربحية واستدامة.

في هذه المدونة، سنقوم بتحليل الدور المحوري للمشتريات، بدءًا من فهم ما يستلزمه وحتى تنفيذها في بيئة عملك، وإزالة الغموض عن المفاهيم الخاطئة الشائعة على طول الطريق. من خلال التنقل في كل مرحلة من مراحل الشراء - تحديد الاحتياجات، وتقييم الموردين، والتفاوض على العقود، والمزيد - سنقدم رؤى حول اتخاذ القرارات والأطر الإستراتيجية التي تتوافق مع أهداف العمل.

علاوة على ذلك، سنتعامل مع التحديات التي نواجهها في مجال المشتريات بشكل مباشر، ونستكشف كيف يمكن لبرنامج أتمتة المشتريات تبسيط ممارسات الشراء وتعزيزها. سواء كان الأمر يتعلق بمكافحة أوجه القصور اليدوية أو الاستفادة من التكنولوجيا لتحقيق نتائج أفضل، تهدف هذه المدونة إلى تزويدك بالمعرفة والاستراتيجيات اللازمة لعملية شراء أكثر كفاءة وقوة.

فهم أساسيات المشتريات

في عالم الأعمال، تعتبر المشتريات وظيفة أساسية، ومع ذلك فإن الفروق الدقيقة في المشتريات، وكيفية انحرافها عن المفاهيم ذات الصلة مثل الشراء وإدارة سلسلة التوريد، وأهدافها غالبًا ما تظل محاطة بالغموض. دعونا إزالة الغموض عن هذه.

ما هو الشراء؟

المشتريات هي وظيفة عمل إستراتيجية تتعامل مع مصادر واقتناء وإدارة الموارد اللازمة للعمليات التنظيمية. تكمن الطبيعة الإستراتيجية للمشتريات في قدرتها على التأثير وزيادة القيمة عبر المؤسسة بأكملها من خلال تحسين الإنفاق، والاستفادة من علاقات الموردين لتحقيق ميزة استراتيجية، وضمان توافر السلع والخدمات في الوقت المناسب.

عملية الشراء

يمكن تصنيف عملية الشراء على نطاق واسع إلى عدة مراحل رئيسية، تلعب كل منها دورًا حاسمًا في ضمان فعالية وظيفة الشراء:

لفهم كل مرحلة من مراحل عملية الشراء خطوة بخطوة، دعنا نستخدم مثالًا عمليًا لسير عمل المشتريات داخل شركة تصنيع متوسطة الحجم تتطلب آلات جديدة لخط الإنتاج الخاص بها.

1. بحاجة إلى تحديد الهوية

هذا هو المكان الذي تحدد فيه الشركة ما تحتاج إلى شرائه أو الحصول عليه لتحسين عملياتها.

• عملية: لاحظ مدير الإنتاج في XYZ Corp انخفاضًا في كفاءة الإنتاج وحدد الحاجة إلى آلة تصنيع جديدة لتلبية طلب العملاء المتزايد.
• وثائق: A تقرير تقييم الاحتياجات تم إعداده، مع تفصيل نوع الآلات المطلوبة، والتحسين المتوقع في كفاءة الإنتاج، والميزانية.

يتم تقديم تقرير مثل التقرير أدناه إلى قسم المشتريات.

2. تقييم واختيار الموردين

• عملية: يقوم فريق المشتريات بإجراء أبحاث السوق لتحديد الموردين المحتملين. يرسلون طلبات الحصول على المعلومات (RFI) لجمع البيانات الأولية عن قدرات الموردين والامتثال لمعايير الصناعة.
• وثائق: بناءً على الردود على طلب المعلومات، يقوم الفريق بوضع قائمة مختصرة للموردين وإرسالهم طلبات العروض (RFP) للحصول على عطاءات مفصلة، ​​بما في ذلك الأسعار والجداول الزمنية للتسليم وخدمات الصيانة.
• التقييم: يقوم فريق المشتريات بتقييم المقترحات باستخدام أ بطاقة أداء المورد، مع التركيز على معايير مثل التكلفة والجودة ووقت التسليم وخدمة ما بعد البيع.
• الاختيار: تختار شركة XYZ Corp المورد الذي يقدم أفضل عرض قيمة.

دعونا نرى كيف يمكن لشركة XYZ Corp أن تقوم بهذا الأمر بناءً على الخطوات المذكورة أعلاه.

1. البحث عن المتجر: يبدأ فريق المشتريات في XYZ Corp بتحديد 10 موردين محتملين على مستوى العالم يقومون بتصنيع الآلات المطلوبة.
2. عملية طلب المعلومات:
   • عمل: يتم إرسال طلبات المعلومات إلى هؤلاء الموردين العشرة.
   • الهدف: لجمع معلومات أولية عن قدرات كل مورد وشهاداته وامتثاله لمعايير السلامة والبيئة.
3. ردود طلب المعلومات:
   • تم الاستلام: ردود من 8 من أصل 10 الموردين.
   • النتيجة: تم استبعاد اثنين من الموردين بسبب عدم كفاية الاستجابات أو عدم استيفاء معايير الامتثال الأساسية.
4. إصدار طلب تقديم العروض:
   • عمل: يتم إرسال طلبات تقديم العروض التفصيلية إلى الموردين الثمانية المتبقين.
   • المحتوى: تطلب طلبات تقديم العروض معلومات عن أسعار 5 وحدات من الماكينات، والجداول الزمنية للتسليم (تبحث على وجه التحديد عن التسليم خلال 3 أشهر)، وتفاصيل عن خدمات الصيانة والضمانات.
5. ردود طلب تقديم العروض:
   • تم الاستلام: يستجيب جميع الموردين الثمانية لعروضهم.
   • الاختلاف: تتراوح الأسعار من 50,000 دولار إلى 75,000 دولار للوحدة الواحدة، مع أوقات التسليم من 2 إلى 5 أشهر وضمانات وحزم خدمات صيانة متفاوتة.
6. إنشاء بطاقة أداء الموردين:
   • معايير: التكلفة (30%)، الجودة (30%)، وقت التسليم (20%)، خدمة ما بعد البيع (20%).
   • سجل: يتم تسجيل الموردين من أصل 100 بناءً على إجاباتهم.
7. مثال على التسجيل:
   • حصل المورد "أ" على درجة 85، مما يوفر أفضل توازن للتكلفة (52,000 دولار لكل وحدة)، والجودة (شهادة ISO 9001)، ووقت التسليم (3 أشهر)، وخدمة ما بعد البيع الشاملة.
   • وكانت أدنى درجة هي 65، حيث قدم المورد سعرًا منخفضًا ولكن أوقات تسليم أطول وخدمة ما بعد البيع محدودة.
8. الاختيار:
   • القرار: تختار شركة XYZ Corp المورد "أ"، لأنه يقدم أفضل عرض قيمة وفقًا لبطاقة الأداء.
   • المبررات: على الرغم من كونه ليس الأرخص، إلا أن المورد "أ" يوفر أفضل توازن لجميع المعايير التي تم تقييمها، بما يتماشى مع احتياجات شركة XYZ للجودة والتسليم في الوقت المناسب والدعم القوي لما بعد البيع.
9. نظرة عامة:

• طلب المعلومات المرسل: 10 الموردين
• استجابات RFI المتلقاة: 8 الموردين
• تم إرسال طلب تقديم العروض: 8 الموردين
• استجابات طلب تقديم العروض المستلمة: 8 الموردين
• نطاق السعر: 50,000 دولار - 75,000 دولار لكل وحدة
• مواعيد التسليم المقدمة: شنومكس - أشهر شنومك
• الاختيار: المورد أ بدرجة 85/100

توضح هذه المحاكاة كيف ستقوم شركة XYZ Corp بتقييم واختيار المورد لتلبية احتياجات الشراء الخاصة بهم، باستخدام نهج منظم وبيانات قابلة للقياس لاتخاذ قرار مستنير يوازن بين التكلفة والجودة ووقت التسليم وخدمة ما بعد البيع.

3. التفاوض على العقد

• عملية: يدخل فريق المشتريات والمورد المختار في مفاوضات لوضع اللمسات الأخيرة على شروط العقد.
• وثائق: المفاوضات تسفر عن أ اتفاقية توريد، والتي توضح شروط الشراء، بما في ذلك التسعير وجدول التسليم وشروط الدفع والضمان وعقوبات عدم الامتثال.

ستبدو اتفاقية التوريد كما هو موضح أدناه.

4. معالجة أوامر الشراء

• عملية: مع وجود اتفاقية التوريد، تصدر شركة XYZ Corp أ أمر الشراء (PO) إلى المورد، وإضفاء الطابع الرسمي على طلب الآلات.
• وثائق: يتضمن أمر الشراء المواصفات التفصيلية للآلات والكمية والسعر المتفق عليه وتاريخ التسليم ورقم أمر الشراء للتتبع.

هذا هو الشكل الذي سيبدو عليه أمر الشراء عادةً.

5. التسليم والتفتيش

• عملية: عند استلام الآلات، يقوم قسم الاستلام بفحص الشحنة مقابل أمر الشراء واتفاقية التوريد.
• وثائق: A مذكرة استلام البضائع (GRN) على استعداد لتوثيق حالة وكمية الآلات المستلمة. يتم الإبلاغ عن أي اختلافات على الفور إلى المورد لحلها.

هذا نموذج لنموذج يوضح كيف سيبدو إشعار استلام البضائع.

6. تقييم الأداء وإدارة العلاقات

• عملية: بعد التثبيت، يقوم فريق الإنتاج بتقييم أداء الماكينة مقابل المواصفات الواردة في أمر الشراء والتحسينات المتوقعة في كفاءة الإنتاج.
• وثائق: A تقييم أداء الموردين يتم إجراء توثيق أي مشاكل أو نجاحات. تتم مشاركة هذا التقييم مع المورد كجزء من إدارة العلاقات المستمرة.

هذا هو ما قد يتضمنه إطار تقييم أداء الموردين لشركة XYZ Corp.

1. معايير التقييم ونظام التسجيل
   • توقيت التسليم: هل تم تسليم الآلات ضمن الجدول الزمني المتفق عليه؟
   • جودة المنتج: هل تلبي الآلات معايير الجودة كما هو محدد في أمر الشراء؟
   • الالتزام بالمواصفات: ما مدى مطابقة الآلات للمواصفات الموضحة في أمر الشراء؟
   • دعم ما بعد البيع: جودة خدمة ما بعد البيع بما في ذلك التدريب والصيانة والاستجابة للاستفسارات.

يتم تسجيل كل معيار على مقياس من 1 إلى 10، حيث تمثل 10 أعلى مستوى من الرضا.

1. جمع البيانات
   • تاريخ التسليم: فبراير شنومكس، شنومكس
   • تاريخ التثبيت: فبراير شنومكس، شنومكس
   • فترة التقييم: 3 أشهر بعد التثبيت
2. نتائج أداء الموردين
   • توقيت التسليم: 9/10 (تم التسليم في الوقت المحدد)
   • جودة المنتج: 8/10 (جودة عالية مع تعديلات طفيفة مطلوبة)
   • الالتزام بالمواصفات: 10/10 (مطابق للمواصفات تماما)
   • دعم ما بعد البيع: 7/10 (دعم جيد، مع وجود مجال للتحسين في أوقات الاستجابة)
3. نقاط الأداء الإجمالية
   يتم احتساب درجة الأداء الإجمالية على أنها متوسط ​​الدرجات الفردية.

تبلغ درجة الأداء الإجمالية للمورد أ، بناءً على معايير التقييم، 8.5 من 10. وتشير هذه الدرجة إلى مستوى عالٍ من الرضا عن أداء المورد أ في تقديم ودعم آلات التصنيع الجديدة لشركة XYZ Corp.

يسهل هذا النهج المنظم لتقييم أداء الموردين التواصل الشفاف بين XYZ Corp والمورد A، مما يمهد الطريق لعلاقة عمل قوية ومستمرة يمكنها التكيف والتحسين بمرور الوقت. يضمن استخدام آلية موحدة إمكانية تقييم العلاقات مع البائعين ومقارنتها بشكل فعال.

7. معالجة الفواتير والدفع

وتشتمل هذه المرحلة على الخطوات التالية –

• استلام الفاتورة: يرسل المورد الفواتير للآلات إلى قسم الحسابات الدائنة لشركة XYZ Corp.

• مطابقة أمر الشراء: يقوم فريق الحسابات الدائنة بإجراء مطابقة ثلاثية بين أمر الشراء وGRN والفاتورة لضمان توافق جميع التفاصيل.

• معالجة الدفع: بمجرد تأكيد المباراة الثلاثية، أ نموذج تفويض الدفع يتم إعداده، وتتم معالجة الدفع وفقًا لشروط اتفاقية التوريد.
• إدخال البيانات في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP): يتم تسجيل تفاصيل الدفع في قسيمة دفع، ويتم إدخال المعاملة في نظام تخطيط موارد المؤسسات / النظام المالي للتسوية وحفظ السجلات وما إلى ذلك.

8. المصالحة وحفظ السجلات

• عملية: يقوم القسم المالي بشكل دوري بتسوية المدفوعات التي تمت مع البيانات المصرفية لضمان الدقة.

• وثائق: يتم تقديم جميع المستندات المتعلقة بعملية الشراء، بما في ذلك تقرير تقييم الاحتياجات، وطلب تقديم العروض، وبطاقة أداء المورد، واتفاقية التوريد، وطلب الشراء، وGRN، والفاتورة، ونموذج تفويض الدفع، وقسيمة الدفع، بتنسيقات مادية ورقمية لأغراض التدقيق.

تحديات المشتريات وكيفية حلها

في عملية الشراء المعقدة، تواجه الشركات عددًا لا يحصى من التحديات التي يمكن أن تعطل إيقاع عملياتها وتؤثر على أرباحها النهائية. إن فهم هذه التحديات هو الخطوة الأولى نحو التخفيف من آثارها وضمان عملية شراء سلسة. دعونا نتعمق في بعض العقبات الأكثر شيوعًا التي تواجهها الشركات في مجال المشتريات ونستكشف استراتيجيات التغلب عليها.

العمليات اليدوية وعدم الكفاءة

المشكلة: في العديد من المنظمات، تظل عملية الشراء غارقة في العمليات اليدوية. إن الأنظمة الورقية، من نماذج الطلبات إلى أوامر الشراء والفواتير، ليست مجرد بقايا من عصر مضى؛ فهي عوائق نشطة أمام الكفاءة. تطرح هذه الأنظمة اليدوية العديد من المشكلات: فهي تستغرق وقتًا طويلاً، ويصعب تتبعها، وعرضة للخطأ البشري والاحتيال. والنتيجة هي عملية شراء أبطأ، وأكثر عرضة للخطأ، وأكثر تكلفة مما ينبغي.

على سبيل المثال: اعتمدت شركة تصنيع متوسطة الحجم بشكل كبير على عمليات الشراء اليدوية، حيث تتم معالجة طلبات الشراء والأوامر والفواتير على الورق. وأدى ذلك إلى أوجه قصور كبيرة، بما في ذلك تأخير أوقات معالجة الطلب والأخطاء المتكررة في كميات الطلب والتسعير. على سبيل المثال، أدى خطأ في الإدخال اليدوي إلى طلب كمية زائدة من المواد الخام، الأمر الذي لم يؤدي إلى تقييد رأس المال دون داع فحسب، بل أدى أيضًا إلى تكبد تكاليف تخزين إضافية.

حل: إعطاء الأولوية لاعتماد التقنيات التي تقدم فوائد واضحة من حيث الكفاءة وتوفير التكاليف وتعزيز التعاون بين الموردين. يشير هذا في الأساس إلى برامج أتمتة المشتريات. لماذا هذا مهم؟ ضع في اعتبارك الوقت الذي تقضيه في إدخال البيانات يدويًا في جداول البيانات أو متابعة مسارات الورق للموافقة على أمر الشراء. كل دقيقة تقضيها في هذه المهام هي دقيقة لم تقضيها في الأنشطة الإستراتيجية التي يمكن أن تدفع العمل إلى الأمام. علاوة على ذلك، يمكن أن تؤدي الأخطاء الناجمة عن العمليات اليدوية إلى طلبات غير صحيحة، ومدفوعات زائدة، وحتى الاحتيال، وكل منها يؤثر بشكل مباشر على النتيجة النهائية. سنناقش برنامج أتمتة المشتريات في القسم التالي.

الرؤية والتحكم في الإنفاق

المشكلة: ويمثل الافتقار إلى الرؤية فيما يتعلق بالإنفاق على مستوى الشركة تحديًا كبيرًا آخر. وبدون صورة واضحة عن أين تذهب الأموال، يكاد يكون من المستحيل إدارة الميزانيات بفعالية، أو تحديد فرص توفير التكاليف، أو ضمان الامتثال لسياسات إنفاق الشركات. وينبع هذا النقص في الرؤية من عدة عوامل بما في ذلك

• الشراء اللامركزي
• عدم كفاية جمع البيانات،
• وغياب أنظمة الشراء المتكاملة.

على سبيل المثال: كافحت سلسلة بيع بالتجزئة وطنية من أجل رؤية الإنفاق على مستوى الشركة بسبب الشراء اللامركزي عبر مواقعها المتعددة. كان كل متجر يعمل بشكل مستقل، ويقوم بعمليات الشراء بناءً على الاحتياجات الفورية دون رقابة أو استراتيجية مركزية. وأدى هذا الافتقار إلى الرؤية إلى تناقضات في التسعير، وضياع فرص الحصول على خصومات كبيرة، وصعوبة في تطبيق سياسات الإنفاق في الشركات. ومن خلال تنفيذ برنامج شراء مركزي، اكتسبت الشركة رؤية فورية لإنفاقها في جميع المواقع، مما يسمح بإدارة أفضل للميزانية، والمفاوضات الإستراتيجية مع البائعين، والالتزام بسياسات الإنفاق.

حل: يعد اعتماد حل برمجي متكامل للمشتريات أحد أكثر الطرق فعالية للحصول على الرؤية والتحكم في الإنفاق على مستوى الشركة. تقوم هذه الأنظمة بمركزية بيانات الشراء، مما يسمح بتتبع النفقات في الوقت الفعلي عبر الأقسام والمشاريع المختلفة.

1. توحيد عمليات ونماذج الشراء
2. إنشاء عملية موافقة واضحة المعالم ومبسطة.
3. دمج المشتريات مع أنظمة الأعمال الأخرى
4. إدارة الفئة: اعتماد ممارسات إدارة الفئات لتحسين الإنفاق وأداء الموردين عبر فئات مختلفة من السلع والخدمات. وهذا يسمح بتحليل أنماط الإنفاق واتجاهات السوق وقدرات الموردين لاتخاذ قرارات شراء مستنيرة.

ضمان مستوى الجودة

التحدي: يعد ضمان جودة السلع والخدمات المشتراة جانبًا مهمًا من عملية الشراء، مما يؤثر بشكل مباشر على الكفاءة التشغيلية ورضا العملاء والسمعة العامة للشركة. ويصبح هذا التحدي أكثر وضوحًا عند التعامل مع موردين أو منتجات جديدة، حيث لا توجد ثقة راسخة وسجلات أداء. وتشمل المخاطر الكامنة تلقي منتجات دون المستوى المطلوب أو غير متوافقة، ومواجهة اضطرابات سلسلة التوريد بسبب مشكلات الجودة، واحتمال زيادة التكاليف المرتبطة بالعائدات أو الإصلاحات أو الاستبدال. علاوة على ذلك، في الصناعات حيث السلامة والامتثال لها أهمية قصوى، مثل الأدوية، أو السيارات، أو الأغذية والمشروبات، فإن الآثار المترتبة على عدم كفاية ضمان الجودة يمكن أن تمتد إلى المسؤوليات القانونية والعقوبات التنظيمية.

على سبيل المثال: دعونا نفكر في مثال عملي واقعي لكيفية قيام شركة XYZ Manufacturing، المتخصصة في قطع غيار السيارات، بتحسين عملية ضمان الجودة في المشتريات من خلال تنفيذ استراتيجية شاملة.

حل: قم بتطوير وتنفيذ إطار عمل شامل لضمان الجودة بناءً على احتياجات عملك المحددة. دعونا نلقي نظرة على نموذج الإطار الذي يعمل في المثال أعلاه.

كانت شركة XYZ Manufacturing تواجه تحديات تتعلق بالجودة غير المتسقة من مورديها، مما أدى إلى معدل عائد بنسبة 15% على المكونات المشتراة، مما أثر على الجداول الزمنية للإنتاج ورضا العملاء. وقررت الشركة إصلاح عملية ضمان جودة المشتريات لتقليل معدل العائد إلى أقل من 5% خلال عام واحد.

1. عملية تقييم واختيار الموردين:

• عمل: قامت شركة XYZ Manufacturing بتطوير بطاقة أداء الموردين التي تتضمن معايير مثل شهادة الجودة (على سبيل المثال، ISO 9001)، ومعدلات التسليم في الوقت المحدد، ومعدلات العيوب، والاستجابة. تم ترجيح كل معيار بناءً على أهميته لعمليات XYZ.
• تاريخ: تم تسجيل الموردين على مقياس من 1 إلى 100. وتم تحديد درجة عتبة تبلغ 75 للمورد للتأهل كمورد أساسي.
• النتيجة: أدت هذه العملية إلى تحديد واختيار الموردين بمتوسط ​​درجة 85، مما أدى إلى تحسين الجودة الشاملة للمواد الواردة.

2. وضع معايير الجودة والتوقعات:

• عمل: وقد حددت الشركة معايير جودة محددة لكل مكون، بما في ذلك دقة الأبعاد ومواصفات المواد والأداء تحت اختبارات الضغط، مما يجعلها متوافقة مع معايير السيارات الدولية.
• تاريخ: على سبيل المثال، تم ضبط دقة الأبعاد للمكونات المهمة على تفاوت يبلغ ±0.02 مم، ويرتبط بشكل مباشر بأداء المنتج في الميدان.
• النتيجة: أدى تضمين هذه المعايير في العقود إلى انخفاض بنسبة 30% في الأجزاء غير المتوافقة خلال الأشهر الستة الأولى.

3. العلاقات التعاونية مع الموردين:

• عمل: بدأت XYZ Manufacturing برنامج شراكة الموردين، والذي تضمن اجتماعات مراجعة ربع سنوية ومشاريع مشتركة لتحسين الجودة وبيانات الأداء المشتركة.
• تاريخ: أشارت البيانات المشتركة إلى أن مشكلات التغليف كانت مسؤولة عن 40% من تلف المكونات.
• النتيجة: وقاموا معًا بتطوير حل جديد للتغليف، مما أدى إلى تقليل العيوب المرتبطة بالعبور بنسبة 50%.

4. نظام فحص واختبار الجودة:

• عمل: تم تنفيذ عملية فحص على مرحلتين: فحص بصري أولي يتبعه أخذ عينات عشوائية لإجراء اختبار تفصيلي.
• تاريخ: وشمل أخذ العينات اختبار 5% من كل دفعة، مقارنة بنسبة 2% السابقة، مع التركيز على المكونات عالية المخاطر.
• النتيجة: وأدى ذلك إلى الكشف المبكر عن المشكلات، مما أدى إلى خفض معدل العيوب بنسبة 20%.

5. الاستفادة من التكنولوجيا لإدارة الجودة:

• عمل: اعتمدت شركة XYZ برنامج إدارة الجودة (QMS) الذي تم دمجه مع نظام تخطيط موارد المؤسسات الخاص بها، مما يسمح بتتبع أداء الموردين ومقاييس الجودة في الوقت الفعلي.
• تاريخ: قام نظام إدارة الجودة بإنشاء تقارير شهرية تسلط الضوء على الموردين الذين لديهم معدل عيوب أعلى من 2%، مما أدى إلى إجراء عملية مراجعة.
• النتيجة: أدت المراقبة المستمرة والملاحظات إلى تحسين أداء الموردين، حيث قام 95% من الموردين بتخفيض معدلات العيوب لديهم إلى ما دون عتبة 2% خلال عام واحد.

6. إدارة المخاطر والتخطيط للطوارئ:

• عمل: تم تطوير إطار لإدارة المخاطر يحدد المكونات المهمة ويحدد الموردين البديلين ومستويات المخزون الآمن لكل منها.
• تاريخ: بالنسبة للمكونات عالية المخاطر، تمت زيادة مستويات المخزون الآمن من إمداد يكفي لمدة أسبوعين إلى 2 أسابيع.
• النتيجة: أدت هذه الإستراتيجية إلى تقليل تأخيرات الإنتاج بسبب مشكلات الجودة، مما يضمن معدل تسليم للعملاء في الوقت المحدد بنسبة 99.8%.

بحلول نهاية العام، نجحت شركة XYZ Manufacturing في خفض معدل العائد من 15% إلى 4.5%، متجاوزة هدفها. لم يؤدي النهج الشامل لتعزيز ضمان الجودة في المشتريات إلى تحسين الكفاءة التشغيلية وجودة المنتج فحسب، بل عزز أيضًا العلاقات مع الموردين وزيادة رضا العملاء. يوضح هذا المثال فعالية النهج المنظم القائم على البيانات لضمان الجودة في المشتريات، ويعرض إمكانية إجراء تحسينات كبيرة من خلال المبادرات الاستراتيجية.

إدارة العلاقة مع الموردين

التحدي: تعد إدارة العلاقات مع الموردين عنصرًا معقدًا ولكنه حاسم في عمليات الشراء التي تؤثر بشكل مباشر على كفاءة سلسلة التوريد للشركة وجودة المنتج والقدرة التنافسية الشاملة في السوق. ويكمن التحدي في الحفاظ على التوازن بين تأمين أفضل الشروط الممكنة من الموردين وتعزيز الشراكات الإيجابية طويلة الأجل التي تشجع النمو المتبادل والابتكار والقدرة على التكيف مع تغيرات السوق. تشمل العقبات الشائعة انقطاع الاتصالات، والأهداف غير المتوافقة، وانعدام الثقة، والفشل في الاستفادة من التقدم التكنولوجي من أجل تعاون أفضل. يمكن أن تؤدي هذه المشكلات إلى تعطيل سلسلة التوريد وزيادة التكاليف وضياع الفرص لكلا الطرفين.

على سبيل المثال: دعونا نتعمق في مثال واقعي لكيفية قيام شركة ElecTech، وهي شركة رائدة في مجال تصنيع الأجهزة الإلكترونية الاستهلاكية، بتجديد استراتيجية إدارة علاقات الموردين (SRM) الخاصة بها لمعالجة مشكلات الجودة واضطرابات سلسلة التوريد وتعزيز الابتكار.

حل: دعنا نستخدم المثال أعلاه لفهم المكونات التي يجب دمجها في استراتيجية SRM الخاصة بك.

1. التقسيم الاستراتيجي للموردين:

استخدم مصفوفة Kraljic لتصنيف الموردين بناءً على مخاطرهم وتأثيرهم على عملك. وهذا يساعد في تحديد العلاقات التي تتطلب المزيد من التركيز والإدارة الاستراتيجية.

ما هي مصفوفة كرالجيك؟

تعد Kraljic Matrix واحدة من أكثر الطرق فعالية لتقديم تصنيف دقيق للموردين. على الرغم من أن مصفوفة كرالجيك قد تبدو بسيطة للعديد من المتخصصين في مجال المشتريات، إلا أنها غالبًا ما يتم تطبيقها بشكل غير دقيق، مما يؤدي إلى فشل برامج إدارة علاقات الموردين.

تصنيف الموردين إلى شركاء استراتيجيين، وموردين مؤثرين، وموردين عنق الزجاجة، وموردين غير أساسيين. قم بتطوير استراتيجيات مخصصة لإدارة كل فئة، مع التركيز على بناء علاقات أعمق مع الموردين الاستراتيجيين والمؤثرين.

ومن خلال فهم دور وأهمية كل مورد، يمكن للشركة تخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية، مما يضمن رعاية العلاقات المهمة مع الموردين والحفاظ عليها.

2. تطوير الأهداف المشتركة ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs):

التعاون في تطوير بطاقة الأداء المتوازن لأداء الموردين والتي تشمل وجهات النظر المالية والتشغيلية والعملاء والابتكار. ضع أهدافًا ومؤشرات أداء رئيسية واضحة ومتفق عليها بشكل متبادل مع كل مورد رئيسي. ويجب أن تتماشى هذه مع الأهداف الإستراتيجية لكلا الطرفين وتتضمن مقاييس للجودة والتسليم وتحسين التكلفة والابتكار.

3. الاستثمار في بناء العلاقات والثقة:

قم بتطبيق معادلة الثقة، التي تأخذ في الاعتبار عوامل مثل المصداقية والموثوقية والحميمية والتوجه الذاتي، لتطوير علاقات أقوى.

فهم معادلة الثقة | ناصح موثوق

أصبحت معادلة الثقة الآن حجر الزاوية في ممارستنا: نموذج تحليلي هدام للجدارة بالثقة.

يؤدي بناء الثقة والتفاهم إلى علاقات أكثر مرونة ومرونة وقادرة على تحمل تقلبات السوق وتحدياته.

4. الاستفادة من التكنولوجيا من أجل تعاون أفضل:

استخدم نموذج SCOR (مرجع عمليات سلسلة التوريد) لتحديد مجالات التحسين في عمليات الشراء التي يمكن دعمها بالتكنولوجيا.

ما هو سكور؟ نموذج لتحسين إدارة سلسلة التوريد

يساعد النموذج المرجعي لعمليات سلسلة التوريد (SCOR) الشركات على تقييم إدارة سلسلة التوريد وتحسينها من حيث الموثوقية والاتساق والكفاءة.

خدمات إدارة المخاطر

التحدي: تتضمن إدارة المخاطر في مجال المشتريات تحديد وتقييم وتخفيف المخاطر التي يمكن أن تؤثر على سلسلة التوريد، والاستقرار المالي، والامتثال، والكفاءة التشغيلية الشاملة للمؤسسة. يمكن أن تنبع هذه المخاطر من مجموعة متنوعة من المصادر بما في ذلك موثوقية الموردين، والعوامل الجيوسياسية، والتغييرات التنظيمية، وتقلبات السوق، والكوارث الطبيعية، وتهديدات الأمن السيبراني. ويكمن التحدي في الطبيعة الديناميكية والمترابطة لهذه المخاطر، مما يتطلب اتباع نهج استباقي وشامل لضمان المرونة والاستمرارية في أنشطة المشتريات.

حل: لإدارة المخاطر في مجال المشتريات بشكل فعال، يعد اعتماد إطار منظم أمرًا ضروريًا. يمكنك اختيار الإطار الأكثر ملاءمة لك. أحد الأساليب المعترف بها على نطاق واسع والموصى بها من قبل الخبراء هو إطار عمل إدارة المخاطر ISO 31000. فهو يوفر مجموعة عالمية من المبادئ والإرشادات لإدارة المخاطر التي يمكن تصميمها وفقًا للاحتياجات المحددة لأي منظمة، بما في ذلك تلك المتعلقة بالمشتريات. دعونا نرى كيف يمكن تطبيق إطار عمل ISO 31000 على وجه التحديد على إدارة مخاطر المشتريات، بما في ذلك إجراءات وعمليات محددة:

1. إنشاء السياق

• الهدف: فهم البيئة الداخلية والخارجية لوظيفة المشتريات. يتضمن ذلك الأهداف التنظيمية، واستراتيجيات الشراء، والسياق التنظيمي والسوقي والتكنولوجي الذي تعمل فيه عملية الشراء.
• عمل: قم بإجراء تحليل شامل لأصحاب المصلحة لتحديد احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة الداخليين (مثل أقسام المشتريات والمالية) وأصحاب المصلحة الخارجيين (مثل الموردين والمنظمين والعملاء).

2. تعريف المخاطر

• الهدف: تحديد ماذا وأين ومتى ولماذا وكيف يمكن أن تنشأ المخاطر في عملية الشراء.
• عمل: استخدم أدوات مثل تحليل SWOT (نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات) وتحليل PESTLE (السياسي والاقتصادي والاجتماعي والتكنولوجي والقانوني والبيئي) لتحديد المخاطر المحتملة بشكل منهجي.

3. تحليل المخاطر

• الهدف: فهم طبيعة الخطر وخصائصه. يتضمن ذلك تقييم احتمالية وتأثير المخاطر المحددة.
• عمل: تطبيق الأساليب النوعية (مثل حكم الخبراء ومصفوفات المخاطر) والأساليب الكمية (مثل التحليلات الإحصائية والنماذج المالية) لتقييم المخاطر. قد يتضمن ذلك تحليل البيانات التاريخية حول أداء الموردين واتجاهات السوق وتقارير الحوادث.

4. تقييم الخطر

• الهدف: مقارنة نتائج تحليل المخاطر مع معايير المخاطر لتحديد أولوية كل خطر.
• عمل: استخدم مصفوفة المخاطر لتحديد أولويات المخاطر بناءً على تأثيرها واحتمالاتها. سيساعد ذلك في التركيز على أهم المخاطر التي يمكن أن تؤثر على أهداف الشراء.

5. معالجة المخاطر

• الهدف: تحديد وتنفيذ خيارات لتخفيف المخاطر أو نقلها أو تجنبها أو قبولها.
• عمل: تطوير خطط معالجة المخاطر التي قد تشمل تنويع الموردين، أو الدخول في شراكات استراتيجية، أو تنفيذ شروط تعاقدية أكثر صرامة، أو الاستثمار في الحلول التقنية لتعزيز المراقبة والامتثال.

من خلال اتباع نظام مثل إطار عمل ISO 31000، يمكن للمؤسسات تنفيذ عملية قوية واستباقية لإدارة مخاطر المشتريات. يمكّن هذا النهج المنظم المؤسسات من تقليل المخاطر وتحسين نتائج المشتريات ودعم الأهداف الإستراتيجية العامة للمنظمة.

قياس أداء المشتريات

لدفع عملية تحسين المنزل حقًا، من المهم جدًا تتبع المقاييس الصحيحة. تعتبر مؤشرات الأداء الرئيسية مثل توفير التكاليف أمرًا مسلمًا به، ولكنها تركز أيضًا على أداء الموردين، وأوقات دورات عمليات الشراء، والالتزام ببروتوكولات الامتثال. تؤدي مواءمة مؤشرات الأداء الرئيسية هذه مع أهدافك الإستراتيجية إلى تحويل عملية الشراء من وظيفة المكتب الخلفي إلى لاعب استراتيجي ذو تفكير تقدمي. على سبيل المثال، إذا كانت مؤسستك تسعى إلى الابتكار، قم بتضمين المقاييس التي تقيس مساهمات الموردين في الابتكار، مثل أفكار المنتجات الجديدة أو تحسينات العمليات.

فيما يلي قائمة شاملة بالمقاييس التي يمكنك التفكير في تتبعها، بناءً على أهدافك. انقر على كل هدف لاستكشاف مؤشرات الأداء الرئيسية المحتملة.

ادارة التكاليف

أداء الموردين

كفاءة عملية

إدارة العقود

نظام إدارة المستودعات

الاستدامة وإدارة المخاطر

المقارنة

هناك الكثير لنتعلمه من العالم الخارجي. تساعدك المقارنة المعيارية مع معايير الصناعة والأقران على فهم موقعك الحالي والمكان الذي تريد الذهاب إليه. يتعلق الأمر بتحديد الثغرات في ممارسات الشراء الخاصة بك وإيجاد الإلهام في أفضل الممارسات المتوفرة. ويمكن أن يتراوح ذلك بين اعتماد تقنيات جديدة وإعادة هيكلة عقود الموردين لتحسين المرونة وكفاءة التكلفة.

تسلط معايير المعايير المفتوحة في المشتريات الخاصة بـ APQC الضوء على مستويات الأداء المتوسطة فيما يتعلق بمعايير المشتريات المهمة، مثل التكلفة الإجمالية لتنفيذ عملية الشراء، ومتوسط ​​المهلة الزمنية للموردين، والنسبة المئوية لأوامر الشراء المعتمدة إلكترونيًا، مما يوفر منظورًا واسعًا حول كيفية قيام المؤسسات بقياس وتحسين وظائف المشتريات.

المعايير الرئيسية للمشتريات

تتميز هذه المقالات ببيانات من معايير APQC المفتوحة للمعايير في المشتريات، وتسلط الضوء على مستوى الأداء المتوسط ​​في معايير المشتريات المهمة للمؤسسات. والقياسات المضمنة هي التكلفة الإجمالية لتنفيذ عملية الشراء، ومتوسط ​​المهلة الزمنية للمورد، والنسبة المئوية لأوامر الشراء المعتمدة إلكترونيًا، و اكثر.

يمكنك تصفح الإنترنت لمزيد من الصناعة واستخدام معايير محددة للحالة.

أتمتة المشتريات

تشير أتمتة المشتريات إلى استخدام التكنولوجيا الرقمية لتبسيط وتعزيز عملية الشراء من البداية إلى النهاية. وهو يشمل أتمتة المهام الروتينية وسير العمل المرتبط بشراء السلع والخدمات، وبالتالي تقليل الجهود اليدوية، وتقليل الأخطاء، وتسريع المعاملات. تمتد هذه الأتمتة لتشمل جوانب مختلفة من المشتريات، بما في ذلك اختيار الموردين، وإدارة العقود، ومعالجة أوامر الشراء، وتسوية الفواتير.

إن اعتماد أدوات أتمتة المشتريات لا يؤدي إلى تحسين الكفاءة التشغيلية فحسب، بل يوفر أيضًا مزايا استراتيجية. فهو يمكّن الشركات من الحصول على رؤى في الوقت الفعلي حول إنفاقها، وتحسين الامتثال لسياسات الشراء، وتعزيز علاقات أقوى مع الموردين من خلال عمليات أكثر كفاءة وشفافية. في نهاية المطاف، تدور أتمتة المشتريات حول الاستفادة من التكنولوجيا لجعل المشتريات أكثر استراتيجية وأقل استهلاكًا للوقت وأكثر فعالية من حيث التكلفة.

عملية الشراء الآلية

لتوضيح التأثير التحويلي لأتمتة المشتريات، دعنا نعيد النظر في عملية الشراء الموضحة سابقًا، والتي أصبحت الآن آلية باستخدام برنامج Nanonets Procurement Automation:

بحاجة إلى تحديد الهوية (الآلي): تتكامل Nanonets مع اختيارك لبرنامج التوثيق وتطلق بداية سير العمل عند ظهور ملف جديد تقرير تقييم الاحتياجات يتم تقديمه في تطبيق التوثيق الخاص بك.

تقييم واختيار الموردين: يقوم قسم المشتريات بإجراء تقييم الموردين يدوياً، واختيار البائع الأنسب. يتم إنشاء حساب المورد في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) إذا لم يكن موجودًا بالفعل.

التفاوض على العقود (مبسط): تدعم Nanonets إدارة العقود الرقمية لتسهيل إنشاء العقود والتفاوض بشأنها وتوقيعها. يقوم قسم المشتريات بإنشاء النماذج وتتبع التغييرات وإدارة الموافقات، كل ذلك من منصة Nanonets، وبالتالي تبسيط عملية التفاوض.

معالجة أوامر الشراء (آليًا): يتم إنشاء أوامر الشراء الرقمية على شبكات Nanonets بواسطة الفريق، ويتم إرسالها مباشرة إلى الموردين عبر البريد.

التسليم والتفتيش: يتحقق الفريق يدويًا من استلام البضائع مقابل أمر الشراء وشروط العقد، ويقوم بإنشاء ملف البضائع الواردة مذكرة.

التقاط الفاتورة (الآلي): يتم التقاط الفواتير على الفور بفضل عجائب تكنولوجيا الهاتف المحمول والتكامل السلس لاستيراد الإيصالات من التطبيقات وقواعد البيانات الخاصة بك.

استخراج البيانات (الآلي): تتدخل تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) في استخراج البيانات المنظمة من الفواتير وتحويلها إلى بيانات رقمية بشكل أسرع مما يمكنك وميضه.

ترميز GL وتصدير البيانات إلى ERP (آليًا): تستخدم Nanonets البرمجة اللغوية العصبية (NLP) وLLMs لأتمتة ترميز GL، ومزامنة البيانات مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والتطبيقات الأخرى على الفور.

المطابقة الثلاثية (الآلية): تقارن المطابقة الثلاثية الآلية بين أوامر الشراء وإيصالات التسليم والفواتير، مع تحديد التناقضات.

الموافقات (المبسطة): لم تعد الموافقات على الشبكات النانوية تشكل عنق الزجاجة. فهي تصبح مرنة وتتواجد في المكان الذي تعمل فيه مؤسستك، سواء كان ذلك عبر البريد الإلكتروني أو Slack أو Teams. وهذا يلغي الحاجة إلى إجراء مكالمات هاتفية مزعجة ووابل التذكيرات المألوف للغاية.

معالجة الدفع (آليًا): يمكنك إجراء مدفوعات مباشرة على مستوى العالم باستخدام Nanonets، وتثق في أن النظام سيتعامل مع رسوم صرف العملات الأجنبية ويتجنب عمليات رد المبالغ المدفوعة المفاجئة.

المصالحة (الآلية): وأخيرا، دعونا نتحدث عن إغلاق الكتب. تعمل التسوية التلقائية على استيراد بياناتك المصرفية وتحويل هذه المهمة التي غالبًا ما تكون شاقة، ومطابقة المعاملات المصرفية مع إدخالات دفتر الأستاذ في جزء صغير من الوقت الذي كانت تستغرقه في السابق. ما كان يستغرق أيامًا يمكن الآن إنجازه في دقائق.

وبالتالي، فإن أتمتة المشتريات باستخدام الشبكات النانوية تعمل على تحويل عملية الشراء التقليدية إلى وظيفة استراتيجية عالية الكفاءة تعتمد على البيانات. فهو لا يخفف من عبء المهام اليدوية فحسب، بل يمكّن الفرق المالية أيضًا من التركيز على الأنشطة ذات القيمة الأعلى مثل تحسين التكلفة، والمصادر الإستراتيجية، وبناء شراكات مع الموردين.

وفي الختام

في الختام، فإن جوهر الشراء يتجاوز مجرد شراء السلع والخدمات. وهو يجسد وظيفة استراتيجية حاسمة لتعزيز القيمة، وتحسين التكاليف، وتعزيز النمو المستدام داخل المنظمات. كما اكتشفنا خلال هذه المدونة، فإن عملية الشراء معقدة، وتتضمن مراحل بدءًا من تحديد الاحتياجات ومرورًا بتقييم الموردين والتفاوض على العقود وما بعد ذلك، وكل منها يتطلب اهتمامًا دقيقًا وتفكيرًا استراتيجيًا.

يمثل ظهور برامج أتمتة المشتريات تطورًا كبيرًا في هذا المجال، مما يوفر وعدًا بعمليات مبسطة وكفاءة معززة ورؤى استراتيجية لم يكن من الممكن تحقيقها في السابق. ومن خلال الاستفادة من التكنولوجيا، يمكن للشركات التغلب على التحديات التقليدية، وتخفيف المخاطر، والاستفادة من الفرص لتعزيز وظائف الشراء الخاصة بها.

علاوة على ذلك، فإن الإدارة الإستراتيجية للعلاقات مع الموردين، والتركيز على ضمان الجودة، واعتماد ممارسات شاملة لإدارة المخاطر هي مكونات حيوية تزيد من فعالية المشتريات. هذه العناصر، جنبًا إلى جنب مع الالتزام بالتحسين المستمر وقياس الأداء وفقًا لمعايير الصناعة، ستضع المؤسسات في وضع يسمح لها بتحقيق الإمكانات الكاملة لقدراتها الشرائية.

لاستكشاف كيف يمكن لـ Nanonets Procurement Automation أن تحول عملية الشراء الخاصة بك ولمعرفة المزيد حول ميزاتها، يمكنك جدولة مكالمة مع أحد خبراء Nanonets. تسمح لك هذه الفرصة بمناقشة تحديات الشراء المحددة الخاصة بك وعرض كيف يمكن لـ Nanonets تبسيط سير عمل المشتريات لديك، بدءًا من تحديد الاحتياجات وحتى معالجة الفواتير والتسوية. سواء كنت تتطلع إلى تحسين الكفاءة، أو الحصول على رؤية أفضل لإنفاقك، أو تعزيز العلاقات مع الموردين، فإن Nanonets لديها الأدوات والخبرة اللازمة للمساعدة.

جدولة مكالمة هنا

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/procurement/