Có vẻ như mỗi khi có sự thay đổi về Quản lý trong một tổ chức thì luôn có động thái thay đổi cơ cấu tổ chức hiện có.
Trong một số trường hợp, Chức năng hoặc công ty của bạn được phân quyền và ban quản lý mới muốn tập trung hóa mọi thứ. Trong trường hợp ngược lại họ muốn tập trung mọi thứ. Và chắc chắn có những cơ cấu tổ chức là sự kết hợp của cả hai mô hình.
Nhưng trong thế giới Chuỗi cung ứng, cách tốt nhất để tổ chức chức năng là gì?
Các lực lượng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của bạn
Trước hết, điều quan trọng là phải nói rõ rằng có rất nhiều chức năng khác nhau trong Chuỗi cung ứng. Lập kế hoạch, Lập kế hoạch, Tìm nguồn cung ứng, Chi phí và Định giá, Quản lý Hàng hóa/Danh mục, Mua hàng, Quản lý Hậu cần, Quản lý Hàng tồn kho, Quản lý Chất lượng và nhiều chức năng khác đều là một phần của Chuỗi Cung ứng. Tùy thuộc vào chức năng công việc cụ thể, có thể có nhiều ưu điểm hoặc nhược điểm hơn đối với cơ cấu tập trung hoặc phi tập trung.
Điều này còn phức tạp hơn bởi các yếu tố môi trường khác nhau đang diễn ra cũng như mục tiêu và kết quả bạn cần đạt được.
Nếu bạn làm việc trong một công ty nhỏ hơn, ít phức tạp hơn thì rất có thể các cá nhân sẽ thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau. Và các tình huống hàng ngày đòi hỏi mọi người phải làm bất cứ điều gì và mọi thứ cần thiết để giải quyết mọi chuyện đang diễn ra. Theo định nghĩa và các nhiệm vụ cần thiết có khả năng tập trung hơn.
Ví dụ, trong một công ty lớn hơn, trong đó có nhiều cơ sở (ví dụ: địa điểm sản xuất, trung tâm phân phối), nhà cung cấp phân tán về mặt địa lý và khách hàng quốc tế, nhu cầu xác định xem cơ cấu tập trung hay phi tập trung là quan trọng.
Sự đa dạng về mặt địa lý thường đòi hỏi bạn phải có nhân viên ở các quốc gia trên khắp thế giới. Ví dụ: nếu bạn có Nhà cung cấp ở các quốc gia khác nhau, bạn cần một số mức độ hỗ trợ và cấu trúc quy trình kinh doanh để tạo điều kiện thuận lợi cho việc lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán, kiểm toán, đánh giá hiệu suất và thiết lập chỉ đạo.
Trong ví dụ này, giao tiếp và tương tác trực tiếp ở những khu vực địa lý đó, ở một khoảng thời gian nào đó, là điều cần thiết cho các mối quan hệ lành mạnh và hiệu quả. Việc quản lý không can thiệp của các nhà cung cấp từ xa thường là công thức dẫn đến thảm họa.
Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của bạn, các thành viên trong nhóm Chuỗi cung ứng của bạn cũng có thể cần phải gần gũi với khách hàng của mình. Lập kế hoạch là một trách nhiệm cực kỳ quan trọng. Có thể cần phải làm việc trực tiếp với khách hàng của bạn để giải mã các dự báo và biến chúng thành những con số hữu ích có thể được tải vào hệ thống ERP của bạn.
Tương tự, điều cần thiết là Chuỗi cung ứng phải được kết hợp chặt chẽ với Tài chính và Bán hàng vì các quyết định hàng ngày có thể có tác động sâu sắc và ngay lập tức đến mức Hàng tồn kho và Tiền mặt.
Ngoài ra, có thể có những áp lực khác từ các Bên liên quan khác nhau trong tổ chức của bạn. Có thể có những chuẩn mực hoặc kỳ vọng về văn hóa. Có thể có áp lực cạnh tranh. Và chắc chắn sẽ có những sở thích cá nhân mà các cá nhân căn cứ vào tính cách và kinh nghiệm của chính họ để xem điều đó đúng hay sai. Một số người thích kiểm soát và quản lý vi mô. Những người khác thích trao quyền cho mọi người và tạo ra cơ hội. Điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế tổ chức.
Điểm khác biệt cuối cùng mà tôi tin là then chốt trong cuộc thảo luận về cơ cấu tổ chức là bản chất của trách nhiệm. Nói một cách đơn giản, có nhiều nhiệm vụ có thể được mô tả là chức năng Lập kế hoạch và có những nhiệm vụ khác mang nhiều chức năng Thực thi hơn. Điều này với tôi là một trong những yếu tố quan trọng nhất cần được xem xét!
Suy nghĩ toàn cầu, Hành động địa phương
Một cụm từ tôi nhớ lại từ nhiều năm trước là “Suy nghĩ toàn cầu, hành động địa phương”. Đó là một cụm từ được định nghĩa để nắm bắt được bản chất của triết lý thiết kế tổ chức.
Cụ thể, khái niệm “Tư duy toàn cầu, hành động địa phương” đã được áp dụng cho các tổ chức Lập kế hoạch và Mua sắm. Công ty có quy mô lớn và mang tính chất toàn cầu với trụ sở trung tâm và các hoạt động rải rác trên toàn cầu.
Với mức chi tiêu khổng lồ hàng năm, cần phải đàm phán kỹ lưỡng, thường xuyên và quyết liệt với các nhà cung cấp. Tận dụng lợi thế kinh tế theo quy mô đến từ việc tổng hợp chi tiêu cho các danh mục và hàng hóa là điều cần thiết để đảm bảo rằng chúng tôi có thể nhận được các điều khoản và điều kiện tốt nhất cũng như mức giá cạnh tranh từ các nhà cung cấp của mình. Hơn nữa, điều quan trọng là chúng tôi đã phát triển và tận dụng các mối quan hệ với nhà cung cấp của mình. Và điều quan trọng là phải thúc đẩy nền tảng Chuỗi cung ứng một cách chiến lược, điều này đòi hỏi rất nhiều kế hoạch và làm việc với các đối tác của chúng tôi.
Vì vậy, Quy hoạch và Quản lý hàng hóa trách nhiệm được quản lý tập trung: “Suy nghĩ toàn cầu” Các cá nhân và nhóm trong các lĩnh vực đó sẽ chịu trách nhiệm toàn cầu về đàm phán và quản lý Nhà cung cấp.
Mặt khác, chúng tôi có hàng tá hoạt động sản xuất. Mỗi người trong số họ sản xuất các sản phẩm khác nhau cho các khách hàng khác nhau. Mặc dù chắc chắn sẽ có sự trùng lặp về khách hàng hoặc sản phẩm từ cơ sở này sang cơ sở tiếp theo nhưng không có hai cơ sở nào giống hệt nhau. Lịch trình, hoạt động và hành động hàng ngày của họ đều phải được quản lý tốt nhất tại địa phương. Do đó, tất cả việc đặt hàng, xúc tiến và quản lý hậu cần đều được quản lý bởi các cá nhân và nhóm tại các địa điểm cụ thể đó.
Mỗi địa điểm đều hoạt động dưới sự bảo trợ của các điều khoản và điều kiện do nhóm trung tâm thương lượng. Nhưng họ có thể hoạt động theo thời gian thực để giải quyết tất cả những áp lực và thách thức từng phút một trong hoạt động sản xuất hoặc phân phối. Về bản chất họ sẽ “Hành động tại địa phương”.
Tất cả những điều này được áp dụng cho cả việc mua hàng hóa phục vụ sản xuất cũng như việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ phi sản phẩm hoặc gián tiếp.
Kết luận
Thực sự không có một câu trả lời tốt nhất nào về việc nên tập trung hay phân quyền cho một số bộ phận nhất định trong tổ chức của bạn. Các chức năng khác nhau trong Chuỗi cung ứng có thể hoạt động tốt hơn hoặc kém hơn ở cả hai cấu trúc.
Xác định mục tiêu của bạn và kết quả bạn mong đợi đạt được từ việc thiết kế tổ chức là bước quan trọng đầu tiên.
Khi nói đến đàm phán hợp đồng trên quy mô toàn cầu, cần phải đàm phán tập trung. Nhưng những người thuộc Chuỗi cung ứng là những người rất tự hào và tôi biết nhiều trường hợp các cá nhân không thuộc nhóm trụ sở trung tâm có thể làm tốt hơn nhiều so với các đối tác toàn cầu của họ.
Và luôn có sự cân nhắc về Gia công phần mềm. Có một số chức năng có thể tốt hơn nếu được thuê ngoài tùy thuộc vào mức độ năng lực và tầm quan trọng chiến lược của chức năng đó đối với tổ chức của bạn. Bản thân việc thuê ngoài là một hình thức tập trung hóa nhưng bản thân việc thuê ngoài thường có các hoạt động đa dạng.
Có những tổ chức hoạt động thành công theo mô hình thiết kế tổ chức tập trung, phi tập trung và kết hợp. Có những lợi thế và bất lợi cho bất kỳ trong số này. Điều cực kỳ quan trọng là hiểu được văn hóa, các cá nhân và nhóm trong công ty của bạn và điều gì là tốt nhất cho họ.
Vậy kinh nghiệm của bạn là gì? Những mô hình thiết kế tổ chức nào bạn thấy có hiệu quả hoặc không hiệu quả? Và bạn đề xuất mô hình nào cho người đang đối mặt với thử thách này?
