Bir işi yürütmenin doğası gereği, en sıradan, günlük eylemleri bile uyumluluğu yönetmek için süreç veya sistem tabanlı çerçevelere dönüştürmenizi gerektirir. dolandırıcılığı önlemekve geminizin sorunsuz çalışmasını sağlayın. Bu amaçla, evde mal veya hizmet satın almanız gerektiğinde kart okutmaya veya nakit teslim etmeye alışkın olsanız da, bunu kurumsal bir yapının parçası olarak elde etmek, basit bir işlemi bir dönüşüme dönüştürür. satın alma süreci.
Ancak, her ne kadar satın alma daha uzun sürüyor ve kartı akılsızca okutmaktan daha fazla zaman ve dikkat gerektiriyor olsa da, bunun zor ya da tatsız olması gerekmiyor. Benzer rollerde deneyiminiz varsa, özellikle bürokratik işlevleri yönetme konusunda ustaysanız veya günümüzün otomatik satın alma platformlarının çoğundan yararlanıyorsanız, bir uzman olma yolunda emin adımlarla ilerliyorsunuz. satın alma uzmanı.
Ancak öncelikle satın alma sürecinin neyi gerektirdiğini, satın alma prosedürlerini, satın alma süreci adımlarını ve satın almayla ilgili yaygın tuzakların yanı sıra bunlar arasında gezinme tekniklerini de sağlam bir şekilde anlamalısınız.
Tedarik nedir?
Tedarik, işletmeniz adına malzeme, mal veya hizmet sipariş etmek için resmileştirilmiş, kodlanmış ve sürece dayalı bir tekniktir. Tedarik genellikle daha derin bir satıcı bağlantısıyla ilişkilendirilen bir ifadedir, bu nedenle tedarikçilerinizle etkileşim kurarak satıcı satın alma sürecinizi yönetmek çok önemlidir.
Geçmişte satın alma, tonlarca evrak işi gerektiren ve tüm zamanların en değerli iş yeri ürünü olan manuel bir süreçti. Dijital elektronik tablolar ve e-posta gibi son gelişmeler bile günümüzün kurumsal hızına yetişemeyecek kadar yavaştır ve satın alma optimize edilmezse kârlılığınız üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilir.
Sonuçta, bir kaliteli satın alma stratejisi İhtiyaçlarınızı (malzeme, ürün, hizmet vb.) maliyetleri azaltan, hızlı bir şekilde yürütülen ve şirketinizin satıcı ekipleriyle iyi durumda kalmasını sağlayan optimize edilmiş bir dizi iş akışıyla eşleştirir.
Tedarik Türleri
Tedarik sırasında özelliklerini Geniş bir aralıkta, şirketinizin satın alma işlemleri muhtemelen üç ana şemsiyeden birinin kapsamına girecektir:
Doğrudan tedarik
Bu etkili bir şekilde gelir tablonuzun malların maliyeti yansıtır. Doğrudan tedarik, gelirinize ve satışlarınıza doğrudan katkıda bulunan her türlü maddi nesne satın alımını kapsar. Sektörünüze bağlı olarak bu, üretim için kereste gibi hammaddeler veya yeniden satış için toptan stok olabilir.
Dolaylı satın alma
Bu öğeler altına düşecek SG&A gelir tablonuzdaki giderler. Firma içi kullanım için satın alınan, satın alınan ve tedarik edilen her şeyi içerirler. Öğeler bir konferansa uçak bileti, yeni ofis mobilyaları veya su ve elektrik gibi günlük hizmetleri içerebilir. Dolaylı tedarik kalemleri iş açısından gerekli olsa da gelirinizi doğrudan etkilemez.
Hizmet Alımı
Nihai satın alma türü, çalışanınızın veya şirketinizin çıktısını, verimliliğini veya iş kalitesini artıran her şeyi içerir. Bunlara yazılım abonelikleri, tek seferlik danışmanlık hizmetleri ve hatta yoğun iş döngülerini kapsayan geçici yükleniciler dahildir.
Tedarik Süreci Nedir?
Tedarik süreci, firmanızın tedarikçi tedarikinin yürütülmesine yönelik özel standart işletim prosedürünü (SOP) açıklar. Resmi bir satın alma sürecini kodlamanın, parayı etrafa saçmak veya her çalışana bir kredi kartı vermekle karşılaştırıldığında birkaç spesifik ve ölçülebilir faydası vardır:
- Dolandırıcılığı, israfı ve suiistimali önler.
- Mevzuata uygunluk için kağıt takibinin sürdürülmesine yardımcı olur.
- Zamanla, satın alma süreçlerini yakından izlemek, verimsizlikleri veya düzeltilmesi gereken organizasyonel israfları ortaya çıkarır ve sonuç olarak kârlılığınızı artırır.
Yine, spesifik tedarikçi tedarik süreciniz SOP'ye, rolünüze ve şirketinizin sektörüne göre değişiklik gösterecektir. Başarılı olursanız harika bir satın alma süreci:
- Şirketiniz ve tedarikçileriniz arasında, her bir tarafın karşılıklı olarak üzerinde anlaşılan kurallara ve sistemlere uyduğu ortak bir anlayış yaratır.
- İş akışını verimli ve hızlı olacak kadar yalın tutarken, israfsız kaliteli satın alma sağlamak için çalışanlarla ve yönetimle yeterli temas noktasına sahiptir.
- Süreç içindeki adımlardan gelen belgeleri etkili bir şekilde organize eden ve sürdüren dosyalama ve depolama parametrelerine sahiptir.
Tedarik Sürecindeki Adımlar: Nasıl Çalışır?
Tedarik sürecimizin ilgili adımların dokümantasyonunu sağladığından emin olduğumuz için bunları da ele almamız gerekecek. Unutmayın; özel satın alma adımlarınız farklılık gösterebilir ancak büyük olasılıkla çok benzer bir çerçeveyi izleyecektir:
- İhtiyacı tanımlayın: Şirket içinde bir çalışan veya yönetici bir ihtiyacı tespit eder ve satın almayı bir istek.
- Satın alma talebi: başlatan çalışan tamamlayacak Satın alma talebi inceleme ve onay için zincire göndermeden önce.
- Talep: Onay yetkilisi tarafından onaylandıktan sonra şirketin sözleşme ekibi satın alma talebine başlar. İhtiyacın ne kadar karmaşık olduğuna bağlı olarak, Teklif Talebi (RFQ) çok basit, anlaşılır satın alma durumlarında veya daha büyük bir sistem veya karmaşık bir hizmet satın alıyorsanız tam Teklif Talebi (RFP).
- Değerlendirme ve sözleşmenin başlatılması: Ekibiniz tüm teklifleri ve teklifleri değerlendirdikten sonra, bir satıcı seç, tüm başvuru sahiplerini bilgilendirin ve tedarikçiyi işe almaya başlayın. Bu aynı zamanda sözleşmelerin ve yasal belgelerin de tamamlandığı zamandır. Aşama, tedarikçinin sözleşmeyi alıp imzalamasıyla sona erer. Satınalma Siparişi (PO).
- Sipariş döngüsü: Ardından, şirketinizin SOP'sine bağlı olarak, yönlendirmeden önce ürünü ve faturayı alacaksınız. fatura onayı iş akışları ve tam ödeme. Bu adımın karmaşıklığı, tedarik edilen öğelere ve şirketinizin yönetim biçimine bağlı olarak değişiklik gösterir. ödenebilir hesaplar işlemler.
- Dokümantasyon ve kayıt yönetimi: Daha sonra saklamadan önce tüm evrak işlerinin doğru ve düzenli bir şekilde tamamlandığından emin olacaksınız; yine de onlarca yıllık eski satın alma verilerini banka kasalarında tutmak yerine kaliteli bir dijital depolama platformu bulmanızı öneririz!
İşletmelerin Tedarik Sırasında Karşılaştığı Ortak Zorluklar
İkiden fazla kişinin yer aldığı her şeyde olduğu gibi, satın alma da işletmeniz için bazı benzersiz zorluklar doğurur; özellikle de olası tehlikelere karşı dikkatli değilseniz ve bunları proaktif olarak ele almayı planlamıyorsanız.
Senkronize Olmayan Satıcı ve Tedarikçi İlişkileri
Kurumsal dünyada iyi yağlanmış bir makinenin ayırt edici özelliği, satıcılarınızla kapsamlı ve verimli ilişkilerdir. Şirketinizin bir tedarikçiyle yaşadığı her temas noktası (işe alım, fatura yönetimi ve daha fazlası) bu ilişkiyi iyileştirme veya azaltma şansıdır.
Sonuçta kaliteli satın alma yönetimi, ilişki kalitesini yüksek tutma konusunda uzun bir yol kat eder. İlk talep ve katılımdan sonra tedarik iş akışınız, satıcının operasyonunuzun en sık gördüğü kısmı olabilir. Tedarikçinizin, platformunda bir satın alma siparişi filtresi gördüğünde heyecanlanmasını mı istiyorsunuz, yoksa başka bir gereksiz karmaşık ve kıvrımlı satın alma döngüsüyle karşı karşıya kaldıklarında hayal kırıklığı içinde iç çektiklerini mi hayal etmeyi tercih edersiniz?
Satıcı yönetimi sadece iyi bir iş olsa da, tedarik kalitesini yüksek tutmak aynı zamanda indirimleri, değerli satışlarda ilk şansı ve sözleşmelerin yenilenmesi gerektiğinde daha iyi bir pazarlık pozisyonunu da beraberinde getirir.
Dolandırıcılık, İsraf ve Kötüye Kullanım
Resmi bir satın alma süreci işyerindeki bariz dolandırıcılığın çoğunu ortadan kaldırsa da, insan doğası (ve insan hatası) bazen israfa veya gereksiz harcamalara neden olur. Buna bazen başıboş harcama da denir; bu, tedarikçiler ve sipariş edilen ürünler üzerinde çok az kontrol olduğunda yaygındır.
Maverick'in harcamaları doğası gereği kötü satın alma uygulamalarının bir sonucudur. Birden fazla çalışan kontrolsüz harcama gücüne sahip olduğunda ve bir dizi parametrenin dışında faaliyet gösterdiğinde, en iyi niyetlerle bile kolayca fazla harcama yapmaya veya kuruluşunuz için değer sağlamayla ilgisi olmayan harcamalar yapmaya başlayabilirler.
Görünürlük ve Takip
Neyi ölçmediğimizi anlamıyoruz ancak manuel satın alma süreçlerini kullanan şirketler, verimliliği artırmak için verileri toplama ve değerlendirme fırsatlarını kaybetme riskiyle karşı karşıyadır. Benzer şekilde, yöneticiler ve yönetim ne kadar az bilgiye sahip olursa, gemiyi doğru şekilde yönlendirme konusunda o kadar az beceriye sahip olurlar.
Aynı zamanda, kötü takip edilen süreçler veya sınırlı görünürlüğe sahip satın almalar, denetimler sırasında tonlarca baş ağrısına ve sıkıntıya neden olabilecek düzenleme ve uyumluluk risklerini doğurur.
Sonuç
Tedarik zor olsa da, yeni nesil finans otomasyonu teknoloji, en karmaşık tedarik iş akışlarını bile hızla kolaylaştırıyor. Tedarik otomasyonu sağlıyorsanız veya hangi fırsatların mevcut olduğunu görmek istiyorsanız harika satın alma platformlarını unutmayın:
- Maksimum görünürlük için çalışanları, satıcıları, paydaşları ve yönetimi tek bir iş akışında merkezileştirin.
- Veri toplama ve yapay zeka odaklı analizin israfı belirlemesine, raporlar oluşturmasına ve stratejik karar alma sürecine rehberlik etmesine izin verin.
- Tüm çalışanların kolayca öğrenebileceği kadar kullanıcı dostu kalırken, sisteminizi spesifik sektörünüze veya mevzuat gereksinimlerine göre uyarlamanıza olanak tanıyacak kadar özelleştirilebilir.
- Yürütme sırasında ekosisteminizle ve aynı derecede önemlisi satıcılarınızın yığınıyla entegre olun ilk satıcı katılımı.
- Tedarik iş akışlarınızı ve mali durumunuzu iyileştirmek için yinelenen geri bildirim döngüleri oluşturun.
Evet sen yapabilmek Tedarik iş akışlarını manuel olarak çalıştırmaya devam edin, özellikle de içerdiği riskler ve satın alma süreci adımlarını kolaylaştıran yeni platformları benimseme kolaylığı göz önüne alındığında yapmamalısınız.
- SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
- PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
- PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
- PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
- PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
- Kaynak: https://nanonets.com/blog/procurement-process/
