Vad är tvåvägsmatchning?

Redovisning i vilket företag som helst innebär att man hanterar fakturor varje månad.

En av de mest utmanande uppgifterna när du hanterar dem är verifieringen av dessa fakturor.

Alla fakturor som ett företag mottar för produkter eller tjänster som har köpts från en leverantör måste kontrolleras för riktighet innan betalning initieras.

För detta matchas alla detaljer om köpet som nämns på fakturan med motsvarande inköpsorder för att säkerställa att produkten/tjänsterna som beställts levererades korrekt och till det överenskomna priset. Denna verifieringsprocess kallas tvåvägsmatchning.

Låt oss snabbt förstå hur detta fungerar.

Sammanfattning av upphandlingsprocessen

Innan vi förstår tvåvägsmatchning, låt oss snabbt sammanfatta hur upphandling fungerar i en affärsmiljö.

Inköpsorder (PO) är ett juridiskt bindande avtal utfärdat av köparen till säljaren, med information om vilken typ av produkt/tjänst som beställts samt kvantitet och priser som överenskommits.

Faktura är ett juridiskt bindande dokument som utfärdas av säljaren till köparen tillsammans med eller efter leverans av produkten/tjänsten till kunden. Den har alla detaljer om leverantör, kund, produkt/tjänst som levereras, prissättning och betalningsläge.

????

Stora företag kan också ha Varukvitton och Kuponger, som indikerar fullständigheten i godkännandeprocessen – den fungerar som bokföring för stödjande dokument som PO, faktura, kvitto etc. och innehåller information om godkännanden, ärendenummer och annan information relaterad till just det köpet.

Låt oss säga att IT-avdelningen på ett företag ABC kräver 10 vridbara chefsstolar för sina IT-chefer.

IT-avdelningen kan (beroende på företagets policy) utfärda en inköpsrekvisition över den lämpliga ledningshierarkin.
En köpförfrågan skickas till inköpsavdelningen (eller motsvarande) i företaget för att hitta lämpliga leverantörer av produkten/tjänsten.
När en leverantör har identifierats görs det nödvändiga grundarbetet för att identifiera produkten och priset. Till exempel XYZ, en leverantör av kontorsmöbler kan tillhandahålla vridbara chefsstolar till ett pris av $250 per stol, som ska levereras på fem dagar.
När leverantören XYZ är klar, inköpsorder genereras av inköpsavdelningen hos ABC, med hänvisning till produkten och det överenskomna priset.
En kopia av köpordern skickas till XYZ, en behålls av ABCs inköpsavdelning, en till leverantörsreskontraavdelningen.
När XYZ levererar stolarna, faktura tillhandahålls tillsammans med eller efter leveransen till ABC.

Nu när fakturan erhållits utförs matchningsprocessen av leverantörsreskontrateamet på ABC.

Vad är 2-vägsmatchning?

Tvåvägsmatchning, även känd som inköpsordermatchning, är en process för att verifiera att detaljerna på inköpsorder och tillhörande fakturor matcha så att fakturan kan betalas.

Matchningen görs vanligtvis för den fakturerade kvantiteten och fakturapriset. Följande villkor måste uppfyllas:

Fakturakvantiteten är mindre än eller lika med det beställda beloppet i PO.
Fakturapriset är mindre än eller lika med priset som anges i inköpsordern.

En framgångsrik matchning kan referera till en 100 % exakt matchning, eller definierad med en matchningstolerans (t.ex. >=95 % matchning krävs) baserat på affärsinställningen.

Först när matchen är framgångsrik efter verifiering av AP-teamet, initieras betalningen.

Vid misslyckad matchning pausas fakturahanteringen och betalningen. En leverantörsreskontrahandläggare kontrollerar manuellt fakturan och godkänner antingen fakturabetalningen eller avvisar fakturan.

Detta är 2-vägs matchning.

Låt oss sammanfatta 2-vägs matchningsprocessen i ett flödesschema för enkel förståelse.

graf TB
A[Need of a Purchase] –> C[Skicka köpförfrågan till Purchase Department]
C –> D[Inköpsavdelningen hittar lämplig leverantör]
D –> E[Slutför leverantör XYZ]
E –> F[Inköpsavdelningen genererar inköpsordern]
F –> G[Skicka en kopia av PO till XYZ, behåll en i inköpsavdelningen, skicka en till leverantörsreskontraavdelningen]
G –> H[Säljaren XYZ tillhandahåller stolarna och tillhandahåller faktura]
H –> I[Matchningsprocess av leverantörsreskontrateam]
I –> J{Kontrollera villkor:
1. Fakturakvantitet ≤ PO-kvantitet
2. Fakturapris ≤ PO-pris}
J –> |Match ≥ 95%| K[Lyckad matchning, påbörja betalning]
J –> |Match 95%| L[Misslyckad matchning, pausa fakturahantering och betalning]
L –> M[Accountable Payable Manager kontrollerar fakturan manuellt]
M –> |Godkänner| K
M –> |Avslår| N[Avvisa fakturan]

I exemplet ovan, anta att ABC inte följde 2-vägsmatchning.

Efter rabattdiskussioner utfärdar de en inköpsorder för 10 stolar till ett rabatterat totalpris på $2000 ($200/stol istället för $250/stol) enligt överenskommelse med XYZ.

Efter att ha granskat och accepterat inköpsordern, och levererat de 10 stolarna, skickar XYZ en faktura till det ursprungliga priset på $2500 ($250/stol). Fakturaskaparen på XYZ kanske inte var medveten om rabatten som erbjuds av XYZ-marknadsföraren till inköpsavdelningen på ABC för massköpet. Eller så kan det vara en medveten dålig affärspraxis.

Om fakturauppgifterna inte jämförs och matchas med PO-uppgifterna, kan AP-teamet (Accounts Payable) på ABC betala de extra $500 som ursprungligen avstods.

En tvåvägsmatchningsprocess kan hjälpa till att fånga detta misstag innan en betalning görs. Processen säkerställer att endast fakturor för rätt belopp och kvantitet betalas.

Vikten av 2-vägsmatchning

Tvåvägsmatchning är avgörande för att bibehålla noggrannhet och finansiell kontroll i leverantörsskulder.

Noggrannhetssäkring: Tvåvägsmatchning säkerställer att fakturor är korrekta genom att verifiera dem mot motsvarande inköpsorder, förhindra överbetalning eller betalning för ej levererade varor/tjänster.
Finansiell kontroll: Det förbättrar den ekonomiska kontrollen och minskar risken för fel eller bedrägerier i leverantörsreskontraprocessen.
Försäljarrelation: Effektiv implementering främjar transparens och förtroende i leverantörsrelationer, eftersom avvikelser omedelbart åtgärdas och åtgärdas.
efterlevnad: Det säkerställer efterlevnad av interna upphandlingspolicyer och externa regelverk, minimerar finansiella risker och revisionsfrågor.
Kostnadsbesparingar: Genom att undvika överbetalningar och lösa avvikelser effektivt kan företag spara betydande kostnader på sikt.

Hur manuell 2-vägs matchning fungerar

Manuell tvåvägsmatchning gynnas vanligtvis endast av företag med mycket låga transaktionsvolymer eller de med specifika krav som kräver mänsklig tillsyn.

Så här ser processen ut.

Låt oss ta exemplet med XYZ Inc. och utforska hur de implementerar manuell 2-vägsmatchning. XYZ Inc. använder Quickbooks för bokföring. Så här ser deras upphandlingsprocess ut med 2-vägsmatchning.

1. Generering av inköpsorder (PO):

Quickbooks erbjuder en modul för att skapa och hantera PO.
XYZ Inc. skapar / tar emot en PO för leverantören direkt i Quickbooks, med information om beställda artiklar, kvantiteter, priser och leveransdatum.

2. Kvitto på leverantörsfaktura:

Efter att ha tagit emot försändelsen får XYZ Inc. en faktura från leverantören, även inloggad på Quickbooks.
Datainmatningsteamet fyller manuellt i artikelinformation, kvantiteter, priser, skatter och rabatter mot varje faktura.

3. Manuell matchningsprocess:

Leverantörsreskontrateamet matchar manuellt fakturadetaljer med motsvarande PO i Quickbooks, vilket säkerställer att kvantiteter och priser stämmer överens.

4. Verifiering och godkännande:

Verifierade fakturor godkänns för betalning inom Quickbooks, medan avvikelser flaggas för granskning.
Granskare behandlar manuellt de fakturor som misslyckas med tvåvägsmatchning.

5. Betalningsinitiering:

Med hjälp av Quickbooks initierar XYZ Inc. betalning för godkända fakturor, enligt deras betalningsrutiner.

Även om den är noggrann, skapar denna process en grund för finansiell integritet.

Utmaningar i 2-vägsmatchning

Även om manuell tvåvägsmatchning säkerställer ett praktiskt tillvägagångssätt för att verifiera fakturor mot inköpsorder, innebär det flera utmaningar:

Datafelmatchningsutmaningar: Leverantörsreskontrateamet måste anpassa inköpsorder med fakturor genom att manuellt kontrollera dem vilket leder till missade detaljer och långsamma operationer, riskerar produktivitet och affärsrelationer.

Långa bearbetningstider: Leverantörsskulder brottas ofta med felaktigheter i uppgifterna i upp till 20 % av fakturorna, och ägnar cirka 25 % av sin tid åt att lösa sådana problem, vilket försenar processer och ökar operativa risker.

Bedrägeri och stöldrisker: Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) finner att organisationer vanligtvis förlorar 5 % av intäkterna årligen på grund av bedrägerier, där brottslingar ofta lurar leverantörsskulder genom att övertyga bedrägliga fakturor, vilket utgör en betydande risk för vaksamhet och finansiell integritet.

Hantera flera fakturaformat: Stora organisationer hanterar inköpsorder och fakturor från olika källor i olika format såsom word-dokument, kalkylblad, XML-dokument för EDI, PDF-filer, bilder och pappersdokument. Manuell konsolidering är utsatt för fel, vilket leder till problem som överbetalning, felaktiga betalningar och fakturaduplicering, vilket i slutändan orsakar produktivitets- och förtroendeförluster.

Kostnadskonsekvenser av manuell bearbetning: Traditionell matchning av faktura och inköpsorder innebär betydande kostnader på grund av arbete, material och porto, med ytterligare ekonomiska konsekvenser från straffavgifter, förseningsavgifter och förlorade affärer på grund av bearbetningsfel. Det är känt att kostnaderna för manuell fakturahantering når upp till 15-50 USD/faktura.

Hur automatiserar man 2-vägsmatchning?

Automatiserad 2-vägsmatchning är som att ha en hjälpsam robot för dina redovisningsuppgifter.

I dag, AP Automation verktyg kan automatiskt kontrollera om informationen på fakturorna matchar det som finns i dina inköpsorder, vilket sparar tid och minskar antalet fel.

Dessa verktyg kan fungera med andra redovisningssystem; många system har färdiga att använda integrationsalternativ, eller API / middleware för att ge sömlös dataöverföring mellan de olika systemen.

Med dessa integrationer kan företag integrera automatiserad tvåvägsmatchning i sina AP-arbetsflöden sömlöst, samtidigt som de fortfarande använder bokföringsprogramvaran som de är bekväma med.

Nanonets AP-automatiseringsprogram, till exempel, kan integreras med andra redovisningssystem, som QuickBooks och Sage. Här är en förenklad beskrivning av det automatiska 2-vägs matchningsarbetsflödet.

Hur fungerar det?

Låt oss ta en titt på hur en AP Automation-programvara som Nanonets automatiserar tvåvägsmatchningsprocessen helt.

1. Automatiserad fakturainsamling

Nanonets förenklar denna process genom att automatiskt importera fakturor och inköpsorder från e-postmeddelanden, enheter, bokföringsprogram och databaser så snart de anländer, vilket säkerställer att varje bit data hittar sin plats i ett centraliserat, digitalt arkiv.

Nanonets kan automatiskt hämta e-postade fakturor och inköpsorder direkt från din inkorg och extrahera relevant information sömlöst från både e-posttexter och bilagor.

Alla handskrivna och utskrivna fakturor kan enkelt skannas med en smartphone eller laddas upp direkt på plattformen.

Fakturor och PO:n kan också importeras till Nanonets från din post, appar och databaser.

2. Automatiserad datainmatning

Säg adjö till timmar av manuell datainmatning. Med Nanonets AI läses fakturor med över 99 % noggrannhet, vilket drastiskt minskar tiden som läggs på tråkiga uppgifter.

Detta innebär att ditt team kan fokusera på mer meningsfullt arbete medan Nanonets tar hand om dataextraktion och inmatning direkt i din bokföringsprogramvara / ERP, utan några manuella ingrepp.

3. Intelligent 2-vägs matchning

Med hjälp av AI utför Nanonets automatiskt tvåvägs-, trevägs- eller fyrvägsmatchning genom att läsa och korsrefera den extraherade fakturadatan med inköpsorder, ta emot rapporter och inspektionsrapporter som importeras från olika källor.

4. Godkännande routing

Systemet flaggar eventuella avvikelser för mänsklig granskning, men annars skickas fakturor som matchar företagets kriterier automatiskt för godkännande eller godkänns direkt baserat på förinställda regler.

5. godkännanden

Godkännanden med Nanonets är inte längre en flaskhals. De blir flexibla och lever där din organisation gör – oavsett om det är på e-post, Slack eller Teams. Detta eliminerar behovet av störande telefonsamtal och den alltför välbekanta störtfloden av påminnelser.

6. ERP-integrationer

Färdiga integrationer säkerställer att fakturor och inköpsorder registreras i ditt bokföringsprogram / ERP automatiskt så snart de inträffar.

Godkända fakturor ställs automatiskt i kö för betalning i ditt bokföringsprogram.

7. Realtidsanalys

Nanonets går längre än bara transaktionsbearbetning genom att erbjuda avancerade analysfunktioner och datarapportering i realtid.

Detta hjälper dig att få realtidsinsikter i din leverantörsreskontraprocess, vilket gör att du kan övervaka utgiftsmönster, identifiera kostnadsbesparingsmöjligheter och förbättra ekonomiska prognoser.

PO → Faktura

Matcha inköpsorder till fakturor

Att välja rätt programvara för 2-vägs matchning

Att välja rätt programvara för att automatisera 2-vägsmatchning beror på ditt företags storlek och typ.

Vissa alternativ fungerar som fristående lösningar eller som en del av ett större redovisningssystem, beroende på vad du redan använder. Till exempel är integration med befintliga system, som ERP, nödvändig för vissa verktyg.

Nanonets gör det enkelt att hantera fakturor och inköpsorder genom att automatisera matchningsprocessen. Den importerar automatiskt fakturor och inköpsorder, använder AI för korrekt datainmatning och matchning, flaggar felmatchningar för enkla och sömlösa manuella granskningar och uppdaterar data i ditt bokföringsprogram / ERP i realtid.
Oracles verktyg för skulder matchar automatiskt fakturor till POs, kontrollerar efterlevnad av fastställda toleransnivåer och uppdaterar kvantiteter och belopp som faktureras baserat på fakturainformationen.
Sage Intacct effektiviserar inköp med fastställda arbetsflöden för transaktioner och godkännanden. MineralTree automatiserar matchning av fakturor till POs eller kvitton för Sage Intacct, fångar detaljer från fakturor automatiskt och infogar dem i godkännande- och betalningsprocesser. Det håller allt i linje med företagets affärssystem.
Nexonia Expenses erbjuder flexibel, molnbaserad kostnadshantering med djup integration i dina system.
Tipalti förenklar fakturahanteringen med OCR och dataextraktion, sätter regler för matchning av fakturor till POs och förbereder dem för betalning.
DocuWare använder AI för att extrahera nyckelfakturadata, kontrollera efter giltiga leverantörer och dubbletter, och matcha fakturor till POs och följesedlar, vilket säkerställer korrekta belopp.

Många 2-vägs matchningsverktyg är tillgängliga, alla med funktioner designade för olika behov.

Varför du bör automatisera 2-vägsmatchning

Att automatisera 2-vägs matchningsprocessen erbjuder flera fördelar.

Papperslös hantering

När dokument som fakturor och inköpsorder är digitala, minskar papperslös hantering behovet av papper och minskar mängden manuellt arbete. Det betyder att saker fungerar snabbare, kan växa lätt och är mer flexibla. Dokument skickas, förvandlas till digital form, sorteras, kontrolleras, godkänns och bearbetas utan att någon behöver flytta runt papper. Så här fungerar det:

Systemet letar efter nya e-postmeddelanden.
Det krävs bilagor från e-postmeddelandena för att arbeta med dem.
Systemet läser bilagorna för att få den information som behövs.
Den kontrollerar detaljerna i fakturor eller inköpsorder mot fastställda regler.
En faktura sätts ihop, matchas med inköpsorder och kvitton enligt regler, så att det inte blir några upprepningar.
Det låter användarna veta om fakturor hanterades rätt.

AI hjälper systemet att bli bättre med tiden, lära sig av sina användare och deras unika behov.

Snabb matchning

Matchande inköpsorder kan göras supersnabbt av systemet, ett jobb som skulle vara riktigt svårt för människor att göra ensamma.

Hantera massor av dokument i stor skala

När det är många inköpsorder och fakturor gör automatisering det mycket enklare och snabbare att sortera igenom dem alla.

Alltid redo för revisioner

Systemet håller reda på allt och ser till att allt är korrekt och snabbt. Med dokument som redan är godkända och organiserade är revisionsprocesserna smidigare.

Mindre arbete, mer produktivitet

AI använder komplexa algoritmer för att förstå data som den mänskliga hjärnan, men snabbare. Den lär sig och blir bättre, vilket innebär att mindre manuell kontroll behövs.

Med mindre rutinarbete kan ekonomiteamet fokusera på viktigare uppgifter som planering och analys, vilket kan hjälpa företagets vinster.

Mindre fel

AI-system kan fånga misstag tidigt och förhindra större problem senare. Om något är fel meddelar den snabbt IT-teamet för att åtgärda det.

sparar pengar

Även om det finns en initial kostnad kan det vara mycket billigare att köra dessa AI-system än att betala en full lön.

Säker och kan växa

Systemet kan fungera hela tiden, till skillnad från människor, vilket gör verksamheten mer effektiv och säker.

En undersökning av Levvel Research visar att snabbare godkännande av fakturor och ökad medarbetarproduktivitet är de två främsta fördelarna med en övergång till AI-aktiverad 2-vägs och 3-sätt att matcha processer, tillsammans med många andra påtagliga fördelar som rapporterats av företag som automatiserar fakturahantering och tvåvägsmatchning.

Det är absolut nödvändigt att notera att automatisering av fakturahantering och inköpsordermatchning gynnar flera funktioner i ditt företag:

Finanschefer kan sänka kostnaderna och omfördela resurser för att förbättra resultatet och stödja strategisk och företagsexpansion.
Företagsledare får insikter i prestanda och kassaflödeshantering genom instrumentpanelsanalyser som tillhandahålls av många automationsverktyg.
Leverantörsreskontrateam kan ta bort behovet av pappersfakturor och manuella processer genom att utnyttja automatiserad routing, kodning och matchning av leverantörsfakturor enligt etablerade redovisningsprinciper.
Revisorer och forskningspersonal får omedelbar och omfattande tillgång till inköpsorder och fakturor, vilket underlättar framtida planeringsaktiviteter.

Fördelar med fakturahantering och 2-vägs matchningsautomatisering

Slutsats

Konceptet med tvåvägsmatchning är en viktig process inom redovisningsområdet inom alla företag, främst inriktad på att säkerställa noggrannheten och integriteten i transaktioner mellan ett företag och dess leverantörer.

Det innebär ett noggrant verifieringsförfarande där uppgifterna om inköpsorder (POs) matchas mot dem på motsvarande fakturor för att bekräfta att de beställda produkterna eller tjänsterna levererades korrekt och till de överenskomna priserna.

Denna process skyddar inte bara mot överbetalningar eller betalning för ej levererade varor utan förstärker också finansiell kontroll, främjar förtroende för leverantörsrelationer och följer efterlevnadsstandarder.

Även om manuell tvåvägsmatchning erbjuder precision genom mänsklig tillsyn, är den fylld av utmaningar som datafelmatchningar, tidsineffektivitet, bedrägerierisker och de höga kostnaderna för manuell bearbetning.

Med tillkomsten av automatisering blir 2-vägsmatchning en smidig, felsäker process. Plattformar som Nanonets automatiserar 2-vägsmatchning och integreras sömlöst med redovisningssystem. Denna automatisering effektiviserar fakturahanteringen, förbättrar datanoggrannheten och möjliggör realtidsanalyser, vilket i slutändan bidrar till mer robust ekonomisk förvaltning och operativ effektivitet.