Ett leveranskedjeteams ansvar för de flesta föremål börjar vid sjukhusets mottagningsbrygga. Det är ett område som ofta förbises för operativa förbättringar; Därför kommer du sannolikt att hitta mycket manuella, alltför komplexa processer som löper stor risk för mänskliga fel.

Nu när bristen på arbetskraft ökar tillsammans med lönerna är det dags att effektivisera sjukhusmottagningen genom en enda, automatiserad lösning som är integrerad med ditt ERP-system (Enterprise Resource Planning). Fånga samtidigt in den data du behöver för att göra smarta leveransval, följa regelverk och skydda patientsäkerheten.

Låt oss titta på utmaningarna i sjukhusmottagning idag och hur en enda lösning kan lösa dem.

Hitta den svagaste länken i din leverantörskedja

Ditt sjukhusmottagande team har till uppgift att hantera ett extremt brett utbud av artiklar — från vanliga förnödenheter som levereras av din primära distributör till tids- och temperaturkänsliga läkemedel och biologiska läkemedel. Även kontrakt för juridisk granskning och paket riktade till personer som arbetar på campus dyker upp vid kajen och måste dirigeras till rätt plats vid rätt tidpunkt.

Ditt sjukhus har sannolikt flera system för att dokumentera mottagandet av vad som än passerar kajen ... och det är inte alltid klart vilket föremål som går in i vilket system. Se bara på mottagande personal med skanningsenheter för vart och ett av dessa system på bältet — det är komplext och förvirrande.

Med allmänna medicinska/kirurgiska produkter som ingår i affärssystemet är det vanligtvis tydligt vilket system som ska användas och affärssystemet utför en trevägsmatchning av mottagen artikel, inköpsorder (PO) och faktura.

Det är de artiklar som faller utanför ERP-systemet som orsakar mest förvirring och komplexitet.

Ta till exempel kontrollerade ämnen. Apoteksinventering kräver integrerade spårnings- och spårningsmöjligheter på grund av ökade spårbarhetsregler. Utan ett sätt att registrera sin väg bär sjukhusets mottagande team bördan av att säkerställa att läkemedel skickas till det centrala apoteket utan risk för avledning.

Ett annat exempel är mänsklig vävnad som den gemensamma kommissionen kräver spåras av hanteringsskäl. När vävnad dyker upp på kajen, hur och var dokumenterar det mottagande laget sin ankomst? Är förpackningen intakt eller skadad? Under vilka förhållanden förvarades den innan den nådde ingreppsrummet?

Riskerna och kostnaderna för utgångna och återkallade artiklar 

Många av föremålen som passerar mottagningsdockan måste kontrolleras av lot- och serienummer och utgångsdatum, som sjukhuset måste spåra från mottagandet till och med användningsställe (POU).

Forskning har bara funnit 50% av sjukhusen kan identifiera och hantera utgångna leveranser genom sina nuvarande system. Eftersom ERP-system vanligtvis inte spårar utgångsdatum, riskerar sjukhuset att acceptera produkter som går ut innan de kan användas. Nedfallet är tvåfaldigt: bortkastade pengar på oanvändbara förnödenheter och risken för att utgångna föremål kan användas på patienter.

En enda lösning för att lösa allt

Ersätt olika sjukhusmottagningssystem med en enda applikation som kan registrera och hantera alla leveranser inom sjukhusnätverket via en enda ingångspunkt. Ett system, en skanning och nödvändig data för alla kategorier av produkter samlas in för dokumentation för att stödja nedströmsprocesser.

Den mottagande applikationen som en integrerad komponent i din supply chain management (SCM)-plattformen kompletterar ERP-systemet genom att samla in data som är kritiska för leveranskedjans operativa prestanda och säkerhet utöver vad som finns i artikelmastern.

Tecsys sjukhus som tar emot applikationsfunktioner inkluderar:

• Skaffa för att betala: Sömlös integration med ditt affärssystem innebär att du fortfarande kan utföra trevägsmatchningen av den mottagna artikeln, inköpsordern och fakturan för att utlösa leverantörsbetalning för artiklar som finns i din artikelmaster.
• Från docka till dokument: Du kan spåra hela livscykeln för alla föremål som kommer in i dina dörrar ("docka"), hur det förvarades, var och när det flyttades och när det användes av läkare ("doc"), ner till det specifika partiet och serienummer, vilket ger ett fullständigt revisionsspår för efterlevnad av den gemensamma kommissionen.
• Spårning: Smarta kontroller för att underlätta datainsamling för specifika produkter och användningsfall, inklusive unika enhetsidentifierare (UDI) för implantat och andra FDA klass 3-enheter.
• Proaktiva varningar: Om en användare skannar en vara vid mottagandet med ett utgångsdatum utanför vad som är acceptabelt för sjukhuset eller ett föremål som har återkallats, uppmärksammas de på problemet och kan vidta åtgärder för att neka leverans för att undvika slöseri och skydda patientsäkerheten .
• Pålitligt mottagande: Den mottagande applikationen kan programmeras för att låta användarna veta när försändelsen kommer från en "betrodd leverantör", så att mottagningen kan kringgå den tidskrävande och arbetsintensiva revisionsprocessen vid ankomst till kajen.

Få den saknade biten av ditt Supply Chain-pussel

Inför strängare krav på utbudsspårning och press för att kontrollera kostnader och avfall i en tid då arbetskraften är knapp och dyr, letar sjukhusen efter nya möjligheter att förenkla och automatisera verksamheten, samtidigt som de får tillgång till insikter för att driva kontinuerliga förbättringar.

Sjukhusmottagning kan tyckas vara en liten bit av ditt enorma leveranskedjepussel, men det är viktigt när det kommer till ditt sjukhuss operativa, kliniska och finansiella resultat.

Rensa upp förvirringen vid din brygga och effektivisera sjukhusets mottagningsprocess genom att förse ditt team med en enda, heltäckande lösning för dokumentation, datafångst och insyn i hela företaget.