Företagsägare utnyttjar i allt högre grad plattformar med en enda källa som QuickBooks för olika finansiella och affärsprocesser, inklusive grundläggande redovisning, tidsspårning, löner och mer. 

QuickBooks erbjuder en rad sätt att ta emot betalningar, från enkla (direktfakturering) till komplexa (som manuella inmatningar och fysiska kortsvepningar) betalningar. För dem som vill bygga in sitt arbetsflöde för betalningsbearbetning i sitt bredare redovisningslandskap, har QuickBooks sannolikt det du behöver – och om inte, tjänar tredjepartsintegrationer till att fylla luckorna och anpassa din upplevelse.

Vilka betalningsfunktioner erbjuder QuickBooks?

QuickBooks erbjuder två primära sätt att ta emot betalningar:

• Fakturahantering på Quickbooks Online
• Ytterligare tilläggsverktyg kallas QuickBooks betalningar.

Vi kommer att diskutera båda dessa i den här bloggen och hur man tar upplevelsen till nästa nivå.

För de som inte är intresserade av att hantera betalningar via QuickBooks, oroa dig inte - QuickBooks erbjuder tredjepartsintegrationer för att synkronisera extern betalningsdata från Square, Rand, och liknande betalningsprocessorer för att hålla dina böcker anpassade och korrekta.

Ta emot betalningar i QuickBooks Online (utan QuickBooks-betalning)

QuickBooks Payment tenderar att vara det mest populära alternativet för dem som är intresserade av ett robust, komplett kassasystem. Men mindre företag, enskild firma och frilansare håller sig ofta till QuickBooks baslinjebetalningssystem för faktura.

Att ta emot betalning via faktureringsmetoden är enkelt.

• Först navigera till Försäljning sida i QuickBooks Online. Du kommer att se befintliga fakturor (om du har några), men för närvarande skapar vi en ny genom att klicka på Skapa faktura. 

• Du fyller sedan i kunddata och klickar Granska och skicka.
• Du kommer sedan att tas till ett granskningsfönster för att validera informationen och se fakturan ur kundens perspektiv.
• Du kommer också att se utbudet av betalningsalternativ din kund har, inklusive kreditkort, ACH-överföring, PayPal och Venmo.

Och det är allt! Att använda faktureringsfunktionen för att ta emot betalning i QuickBooks är enkelt och väl lämpat för grundläggande behov. QuickBooks Payments fyller luckan för dem som behöver mer backend-stöd eller komplexa betalningskrav.

Användare bör notera att avstämning och bearbetning av dina böcker, i det här fallet, inte är automatiska – endast QuickBooks Payments erbjuder automatisk redovisning. För att registrera betalningen måste du markera fakturan som betald vid mottagandet (hel eller delvis).

Manuell betalningsregistrering i QuickBooks

Du kan använda manuell inspelning om du inte har QuickBooks Payments och kunder föredrar kontanter, checkar eller andra offlinebetalningar. Processen är enkel, som alltid:

• Först navigera till Ta emot betalningar och välj relevant manuell betalning metod: 

• I ovanstående skärm fyller du även i relevant kunddata i fälten och länkar den till befintliga fakturor, om någon.
• Sedan sparar du och stänger, men kom ihåg att du måste hantera böckerna manuellt från denna tidpunkt och framåt eftersom processen inte är automatiserad.

Effektivisera betalningar med QuickBooks-betalningar

För dem som behöver lite mer robusthet från deras QuickBooks betalningsmottagningsupplevelse, erbjuder QuickBooks Payments en rad funktioner som passar större företag som hanterar en flod av fakturering eller betalningar.   

QuickBooks Payments är en allt-i-ett betalningsplattform som erbjuder:

• Fysiska kreditkortssvepningar eller chipavläsningar
• Standard fakturering online
• Manuell inmatning av kreditkort
• Återkommande betalningar och kreditkortsavgifter

QuickBooks Payments automatiserar också betalningsavstämningsprocessen, matchar automatiskt kundbetalningar till befintliga fakturor och minskar den manuella hanteringen drastiskt. Det ger också större flexibilitet för att låta kunderna "betala nu" online genom digital fakturering (visas ovan) eller direkta kortbetalningar, vilket i slutändan ökar din förmåga att hålla pengarna in.

Ta emot betalningar via QuickBooks Payments

För att ta emot betalningar via QuickBooks Payments måste du först ansöka och registrera dig för tjänsten:

1. Från det primära registreringsfönstret kommer du att fylla i en del grundläggande affärsinformation (nu är alla företag berättigade till QuickBooks-betalningar), ägarinformation och vilket konto du föredrar att pengar ska sättas in på.
2. Vid det här laget har du möjlighet att använda QuickBooks Checking eller välja ett redan existerande externt konto. QuickBooks använder API-integration för att bekräfta bankkontoägande, så det går relativt snabbt.

När du har registrerat dig kommer du att validera att QuickBooks Payments är länkad till rätt kärnprodukt – det kommer att vara beroende på vilket du registrerade dig genom. Om du använder flera produkter, se till att du navigerar från den du vill länka till QuickBooks Payments (registrera till exempel inte med QuickBooks Self-Employed om du använder produkten men vill länka Payments till ett QuickBooks Online-företag).

Nu är du redo att ta emot betalningar! Kunder kan betala med kreditkort, ACH-överföringar och mer med det digitala faktureringssystemet som beskrivs ovan och direkta kreditkortssvepningar eller manuell kortinmatning.

På fliken Insättningar under Försäljning kan du se alla insättningar från Quickbooks Payments.

Därifrån lyser QuickBooks Payments – det automatiserar matchning över din kontoplan för att spara tid, särskilt om du bearbetar tiotals transaktioner dagligen (eller fler!). 

Använda Nanonets för att hantera betalningar i QuickBooks

För att överbrygga klyftan mellan QuickBooks Online och QuickBooks Payment – ​​eller för de som söker lite mer anpassning – erbjuder Nanonets en tredjepartsintegration till automatisera hantering av leverantörsreskontra och bankavstämning använder avancerad AI. Samtidigt, Nanonets kapslar med Wise, Stripe och fler betalningsprocessorer utan att "trappa upp" till QuickBooks Payments om du föredrar att inte göra det. 

Nanonetter hjälper också användare att jämna ut ojämna kanter under manuell betalningsmottagning genom att använda avancerade optisk teckenigenkänning (OCR) för att behandla manuellt betalningspapper, medan AI-drivna processer automatiserar matchning och andra redovisningskrav som uppstår från manuella betalningar.

Slutsats

Vilken metod du använder för att acceptera betalningar i QuickBooks – standard, QuickBooks Payments eller manuell – beror på dina specifika affärsbehov. Medan mindre företag och soloverksamheter tenderar att klara sig bra med direktfakturering via QuickBooks Online, tenderar avancerade användare eller större företag att njuta av automatisering som kommer med QuickBooks Payments för att spara tid och energi samtidigt som misstag minimeras.

Oavsett vilket du väljer eller blandar av de många tillgängliga alternativen du skapar, QuickBooks förmåga att hålla ditt betalningsekosystem inkapslat i din bredare finansiella och redovisningssfären är oöverträffad och tjänar till att hålla ditt sinne fokuserat på det som är viktigt – att tjäna pengar och utöka din verksamhet.

Och, naturligtvis, fungerar Nanonets som en heltäckande tredjepartsintegration att överbrygga klyftan mellan QuickBooks Online och QuickBooks Payments för dem som behöver lite mer kraft bakom betalningshantering men kanske inte är redo för (eller har råd med) QuickBooks Payments.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
• PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/receive-payments-with-quickbooks/