Bokföring av hyresfastigheter kan vara den svåraste delen av att vara en hyresvärd, särskilt vid underhåll av fastigheter och ordnad ekonomi.

Det finns dock sätt att förenkla processen och hålla ordning under hela året så att det går smidigt när skattetiden rullar runt. Här är några redovisningstips som hjälper dig hyresvärdar hålla koll på ekonomin och förbereda för skattedagen.

Det är inte personligt. Det är affärer 

Det här kan tyckas vara enkelt, men du skulle bli förvånad över hur många småföretagare som använder sina bankkonton i affärssyfte. Att öppna ett separat bankkonto för din hyresfastighetsverksamhet är avgörande eftersom det gör det lättare att spåra intäkter och utgifter relaterade till dina hyresfastigheter. Separata konton uppmuntrar också organisation och förenklar skatteberedning. 

Om du har låtit din journalföring bild, nu är det dags att komma ikapp. Du kan inte fatta välgrundade beslut om dina fastigheter eller företag utan korrekta finansiella rapporter. Att upprätthålla korrekta register över alla inkomster och utgifter i samband med dina hyresfastigheter är också nyckeln till att effektivisera skatteförberedelserna. Detta inkluderar att föra register över hyresbetalningar, underhållskostnader för fastigheter, reparationer, försäkringspremier, fastighetsskatter och bolånebetalningar - helst allt på ett ställe. 

När skattesäsongen rullar runt är det lättare att snabbt samla alla relevanta finansiella poster för skatteåret och organisera inkomster och utgifter genom att kategorisera dem. Sedan kan du avgöra vilka kostnader som är avdragsgilla enligt skattereglerna. Allmänning avdragsgill utgifter för hyresvärdar kan inkludera ränta på bolån, fastighetsskatter, försäkringspremier, underhålls- och reparationskostnader, verktyg, avskrivningar och yrkesarvoden.

Spåra, övervaka, granska, upprepa

I en anda av att förbli organiserad under hela året och undvika frenesi under skattesäsongen, finns det många redovisningsdatapunkter som hyresvärdar bör spåra, övervaka och granska regelbundet. Det är en bra idé att spåra alla utgifter relaterade till dina hyresfastigheter, inklusive verktyg, fastighetsförvaltningsavgifter och regelbundna underhålls- och reparationskostnader. 

Se till att alla hyresintäkt är ordentligt dokumenterad och redovisad genom att regelbundet övervaka och verifiera riktigheten i hyresintäkterna. Spara kvitton och fakturor för varje utgift som uppstår, och ta dig tid att granska dina finansiella rapporter varje månad – inklusive resultat-, förlust- och kassaflödesanalyser. Detta kommer att hjälpa dig att identifiera eventuella avvikelser eller områden där du kan förbättra dina ekonomiska förvaltningsmetoder.

Dra nytta av tekniken

Att använda ett kalkylblad för att spåra dina betalningar och utgifter är en av de äldsta metoderna för journalföring (förutom att använda penna och papper). Även om detta är ett beprövat sätt att dokumentera data, kan prisvärda tekniker automatisera processen, spara tid och öka effektiviteten i ditt företag. 

En app eller programvara bör endast kräva att du matar in hyresgäst och hyresbetalningsinformation en gång, ställer in spårning för hyresgästens hela hyreskontrakt. Detta säkerställer att du är mindre benägen att hitta ett misstag i dina data på grund av mänskliga fel och eliminerar den tid som ägnas åt manuell inmatning av information. Den inmatade informationen kan sedan enkelt exporteras till en .csv-fil, kompatibel med Microsoft Excel, Google Sheets och Apple Numbers.

Leta efter sömlösa, automatiserade bokföringsfunktioner som enkel installation, fastighetsbaserad rapportering, spårning av intäkter och utgifter, mallar för hyrestransaktioner, spårning av anläggningstillgångar, dokumentlagring, körsträckaloggar och skatteklara rapporter. Plattformar som hjälper dig att enkelt och snabbt spåra alla dina bokföringsbehov från en app kommer att ge mest bekvämlighet.

Bekanta dig med skattekoder och deadlines

Även om du anlitar en revisor för att hjälpa till med dina skatter, som företagsägare, bör du lära dig mer om federala, statliga och lokala skatteregler, såväl som alla relevanta deadlines. Bekanta dig med skatteformulären och deadlines som hänför sig till hyresvärdar, såsom schema E (tilläggsinkomst och förlust) och blankett 1040. Notera förfallodatum för inlämning av skatter och eventuella förlängningar. 

Att förstå skattelagar och regler – och att hålla jämna steg med ändringar i skattelagstiftningen varje år – hjälper dig att informera dig om hur du hanterar redovisning och driver bättre ekonomiskt beslutsfattande under hela året. Var särskilt uppmärksam på de lagar och regler som gäller för hyresvärdar och småföretagare för att dra nytta av alla tillgängliga avdrag och krediter.

Maximera avdrag och krediter

Det är viktigt att avgöra vilka utgifter som räknas som avdragsgilla utgifter för hyresvärdar. Dessa kan inkludera ränta på bolån, fastighetsskatter, försäkringspremier, underhålls- och reparationskostnader, verktyg, avskrivningar och yrkesarvoden. Om tillämpligt, beräkna och registrera värdeminskningen för din hyresfastighet, vilket gör att du kan dra av kostnaden för fastigheten under dess nyttjandeperiod, vilket minskar din skattepliktiga inkomst. 

Du bör också dokumentera alla utgifter för hemmakontor eftersom om du använder en del av ditt hem uteslutande för förvaltning av hyresfastigheter, kan du vara berättigad att dra av en procentandel av din bostads utgifter (som t.ex. försäkring och underhåll). Se bara till att föra detaljerade register för att stödja dina påståenden i händelse av en revision.

Var noga med att skilja mellan avdragsgilla reparationer och kapitalförbättringar. Även om regelbundet underhåll vanligtvis är avdragsgilla det år de uppstår, kan kapitalförbättringar, som att installera en pool eller göra energieffektiva uppgraderingar, behöva skrivas av över tiden. 

Rådfråga en skattespecialist

Slutligen, om du är osäker på någon aspekt av din hyresfastighetsredovisning och skatteförpliktelser eller behöver hjälp med skatteförberedelser, sök råd från kvalificerade redovisningsexperter specialiserade på fastighetsbeskattning. Även om du föredrar att hantera din bokföring och förbereda din egen skatt, är det alltid en bra idé att konsultera en skattespecialist för att korrekt klassificera utgifter och avdrag och se till att du följer alla tillämpliga lagar och förordningar. De kan också ge värdefull vägledning skräddarsydd för din specifika situation.

Ryan Barone är medgrundare och VD för RentRedi, en prisbelönt programvara för hyreshantering som förändrar hur hyresvärdar och hyresgäster hanterar sin hyresupplevelse.