Nystartade företag står inför en mängd utmaningar när de försöker omvandla sina innovativa idéer till lönsamma företag. Bland dessa utmaningar förbises ofta inrättandet av effektiva finansiella kontroller i virvelvinden av aktiviteter.

Att etablera robusta finansiella kontroller är dock grundläggande för hållbarheten och tillväxten för alla nystartade företag. Det säkerställer finansiell integritet, minskar risker och hjälper till vid beslutsfattande.

I den här artikeln kommer vi att gå igenom de nödvändiga stegen för att ställa in effektiva ekonomiska kontroller vid en start och hur automatisering och teknik kan hjälpa.

Vad är finansiella kontroller och varför är de viktiga?

Finansiella kontroller är de procedurer, policyer och medel genom vilka en organisation övervakar och hanterar sina intäkter, kostnader, budgetar, kassaflöde och andra finansiella aspekter. De implementeras för att säkerställa korrektheten och tillförlitligheten i den finansiella rapporteringen, för att följa lagar och förordningar, för att förhindra bedrägerier och förskingring av tillgångar och för att skydda organisationens resurser.

Att sätta upp rätt finansiella kontroller är avgörande för ett företag, eftersom felaktig finansiell rapportering kan leda till felaktiga analyser och påverka beslutsfattande, vilket potentiellt kan leda till dåliga strategiska val och förluster. Ted Baker, butiken för modebutiker, var tvungen att stänga flera butiker och omstrukturera sig själv efter 58 miljoner pund redovisning fel i januari 2020. Flera företag drabbas av stora förluster eller måste till och med lägga ner på grund av sådana finansiella och redovisningsmässiga fel.

Vikten av finansiella kontroller för nystartade företag

Även om finansiella kontroller är viktiga för företag av alla storlekar, är de särskilt kritiska för nystartade företag. Startups kännetecknas av snabb tillväxt, begränsade resurser och brist på etablerade processer. Detta kan skapa en miljö som främjar ekonomisk misskötsel eller oegentligheter om den inte kontrolleras ordentligt.

Å andra sidan kan att implementera finansiella kontroller tidigt hjälpa startups att:

1. Övervaka och hantera kassaflödet: Nystartade företag arbetar ofta med snäva budgetar och måste noggrant övervaka sitt kassaflöde för att säkerställa att de har tillräckligt för att täcka driftskostnader och uppnå sina mål.
2. Förhindra bedrägeri och fel: Starka ekonomiska kontroller minskar risken för fel som kan leda till ekonomisk förlust och skada på ryktet. I processen hjälper de till att förhindra bedrägerier och säkerställa efterlevnad av regelverk.
3. Fatta välgrundade beslut: Finansiella kontroller ger korrekt och aktuell finansiell information och analys, vilket kan vara avgörande för att fatta strategiska affärsbeslut.
4. Attrahera investerare: Investerare är mer benägna att tro på startups som har robusta finansiella kontroller, eftersom det ger dem förtroende för den finansiella stabiliteten och ledningen av verksamheten. Detta kan också hjälpa startups att förbättra sitt rykte, attrahera flera parter och investerare och förbättra värderingar och affärsresultat.

I den snabba, dynamiska miljön för en startup kan det kanske inte verka som en omedelbar prioritet att etablera robusta finansiella kontroller. Fokus ligger ofta på produktutveckling, marknadsfångande och snabb tillväxt. Utan ett solidt ramverk för finansiell kontroll på plats kan startups dock stå inför betydande risker, inklusive ekonomisk misskötsel, bristande efterlevnad av regelverk och potentiellt bedrägeri.

Att implementera finansiella kontroller tidigt i en startups livscykel kan förhindra dessa problem, vilket ger en stark grund för hållbar tillväxt och framgång. Så här kan det göras.

Inrätta ekonomistyrning vid en start

Att etablera ekonomiska kontroller i en startup innebär ett heltäckande tillvägagångssätt som sträcker sig över olika aspekter av verksamheten. Att implementera dessa kontroller är en strategisk process som involverar analys av befintliga policyer, uppdatering av data och förvaltningspraxis, övervägande av alla potentiella operativa scenarier och gör välgrundade prognoser och prognoser.

Här är några specifika steg som hjälper dig att komma igång:

Granska befintliga finansiella data

När du ställer in ekonomikontroller innebär det första steget en grundlig utvärdering av dina befintliga finansiella data. Detta inkluderar dina ekonomiska budgetar, rapporter, resultaträkningar, balansräkningar och mer. Dessa dokument ger en helhetsbild av ditt företags resultat och verksamhet.

Identifiera anomalier eller överlappningar i data

Inom dina befintliga ekonomisystem, försök att identifiera eventuella överlappningar eller anomalier i data. Överlappningar kan indikera redundanta uppgifter eller resurser. Avvikelser kan tyda på fel eller problem som måste åtgärdas.

Att upptäcka dessa hjälper dig inte bara att förstå din nuvarande ekonomiska status utan också peka ut eventuella kryphål i ditt förvaltningsramverk som behöver åtgärdas.

Uppdatering i tid

Att hålla dina finansiella uppgifter uppdaterade är avgörande för effektiv finansiell kontroll. Detta sträcker sig utöver bara dina finansiella dokument för att inkludera dina förvaltningsmetoder och policyer relaterade till befintliga finansiella kontroller. Regelbundna uppdateringar säkerställer att du arbetar med den mest korrekta informationen, vilket är viktigt för att fatta välgrundade beslut och identifiera förbättringsområden.

Analysera alla möjliga operativa scenarier

Innan du bestämmer dig för en specifik finansiell kontrollstrategi bör du noggrant utvärdera alla möjliga operativa scenarier. Det handlar om att överväga olika perspektiv, såsom lönsamhet, utgifter, säkerhet och produktionens omfattning eller volym.

Genom att göra detta kan du få en väl avrundad förståelse för hur din ekonomistyrningspolicy kan fungera under olika omständigheter, och du kan skräddarsy den för att täcka alla operativa aspekter av din organisation.

Prognostisera och göra prognoser

När du implementerar din ekonomistyrningspolicy är det viktigt att se framåt och överväga dina framtida mål och mål. Att prognostisera och göra prognoser kan hjälpa dig att skapa en finansiell kontrollpolicy som är i linje med dessa mål.

Detta framåtblickande tillvägagångssätt hjälper inte bara till att skapa policy, det kan också fungera som en katalysator för att uppnå dina mål. Genom att förstå vart du vill att din startup ska gå kan du ställa in ekonomiska kontroller som stödjer din resa dit.

Att implementera ekonomiska kontroller i din startup är ingen liten uppgift. Det kräver noggrann planering, regelbunden övervakning och löpande justeringar. Men med dessa steg kan du skapa en solid grund för ekonomisk kontroll som stödjer din startups tillväxt och framgång.

Utforma och implementera standardiserade procedurer

När affärsmålen och prioriteringarna har fastställts, tillhandahåller standardiserade procedurer en färdplan för anställda att följa när de utför finansiella uppgifter. Dessa rutiner bör täcka allt från hur man behandlar fakturor till hur man hanterar kostnadsersättningar, vilka som är godkännandemyndigheter, hur budgetering sker och hur varje ekonomiskt beslut fattas. Dessa bör sedan tydligt dokumenteras och kommuniceras till all relevant personal.

Inrätta regelbundna finansiella revisioner

Regelbundna finansiella revisioner är avgörande för att säkerställa att de finansiella kontrollerna fungerar som avsett. Revisioner kan hjälpa till att identifiera eventuella luckor eller svagheter i kontrollerna och ge rekommendationer för förbättringar. Revisioner innebär att man jämför olika dokumentationer för att se att fakturor, utgifter, datum, godkännare och mer är i sin ordning. Att identifiera avvikelser i detta skede kan hjälpa till att förhindra regulatoriska åtgärder och säkerställa efterlevnad.

Implementering av programvara för ekonomistyrning

Programvaran för ekonomistyrning kan automatisera många ekonomistyrningsprocesser, vilket gör dem mer effektiva och minskar risken för mänskliga fel. Nanonets, till exempel, erbjuder funktioner som automatiserad fakturahantering, dataextraktion och datavalidering som kan effektivisera din ekonomiska verksamhet och förbättra din ekonomiska kontroll.

Men innan vi pratar om hur man använder sådana verktyg, låt oss täcka de vanliga fallgropar som startups möter när de försöker ställa in finansiella kontroller.

Att övervinna de gemensamma utmaningarna vid inrättandet av finansiella kontroller

På resan mot att etablera starka finansiella kontroller kan startups möta en myriad av hinder. Några av dessa inkluderar brist på finansiell expertis, begränsade resurser och motstånd mot förändring. Låt oss fördjupa oss i dessa utmaningar och utforska potentiella lösningar, inklusive vilken roll ett verktyg som Nanonets kan spela i denna process.

Brist på finansiell expertis: Ofta initieras startups av entreprenörer som har en bra affärsidé men som kanske saknar det ekonomiska sinnet för att effektivt hantera den skattemässiga aspekten av verksamheten. Denna brist på expertis kan vara ett betydande hinder för att upprätta sunda ekonomiska kontroller.

För att övervinna detta kan nystartade företag överväga att lägga ut sin ekonomiska förvaltning på entreprenad till en pålitlig tredje part eller anlita en finansiell rådgivare. Med tiden, när uppstarten växer, kan den ta med den här funktionen internt. Dessutom kan användningen av användarvänliga automationsverktyg som Nanonets förenkla komplexa finansiella processer och hjälpa entreprenörer att hantera ekonomiska kontroller enklare och mer effektivt.

Begränsade resurser: Nystartade företag arbetar vanligtvis med snäva budgetar och kanske inte har resurserna att investera i dyra ekonomisystem eller anställa erfaren finanspersonal. Men grundare och entreprenörer kan utnyttja kostnadseffektiva, AI-drivna verktyg som Nanonets, som tillhandahåller omfattande lösningar för ekonomistyrning utan den höga prislappen. Detta gör det möjligt för startups att automatisera och effektivisera sina finansiella processer på en begränsad budget.

Motstånd mot förändring: Precis som alla organisationer kan startups möta motstånd när de implementerar nya system eller processer, särskilt något så avgörande och potentiellt störande som finansiella kontroller.

Men tydlig kommunikation om fördelarna med och nödvändigheten av finansiella kontroller kan hjälpa till att mildra detta motstånd. Det är viktigt att involvera alla nyckelintressenter som är involverade i processen, för att säkerställa att de förstår orsakerna bakom förändringarna och de fördelar som dessa ger. Att introducera ett användarvänligt och intuitivt verktyg som Nanonets kan också göra övergången enklare, eftersom det minimerar störningar i befintliga arbetsflöden samtidigt som det säkerställs bättre ekonomisk kontroll.

Hur automatisering kan hjälpa till att ställa in ekonomikontroller vid en start

Finansiella kontroller får avsevärd robusthet med automatisering. Nystartade företag, med tanke på deras behov av effektivitet och smidig verksamhet, kan dra betydande fördelar av att automatisera sina ekonomiska kontroller.

Automatisering effektiviserar inte bara processer utan minskar också mänskliga fel, vilket säkerställer noggrannhet och konsekvens. Här är en översikt över hur automatisering, som underlättas av verktyg som Nanonets, kan vara en spelväxlare:

1. Exakt dataextraktion och validering: Automation kan användas för att extrahera data från olika finansiella dokument och korskontrollera det mot ditt redovisningssystem. Detta säkerställer att dina finansiella uppgifter alltid är korrekta och uppdaterade. Ett verktyg som Nanonets förbättrar denna process med dess förmåga att validera data effektivt.
2. Sömlös dokumentbehandling: Med automatisering kan den besvärliga uppgiften att behandla fakturor, utgiftsposter och andra dokument effektiviseras. AI-drivna verktyg som Nanonets kan extrahera data från fakturor, korsverifiera dem med inköpsorder och mata informationen direkt in i ditt bokföringssystem. Detta sparar inte bara tid och minskar manuella ansträngningar utan minimerar också mänskliga fel.
3. Integration med befintliga system: En av nyckelaspekterna för att introducera en ny process eller verktyg i en start är dess kompatibilitet med de befintliga systemen. Automationsverktyg som Nanonets kan enkelt integreras med dina nuvarande redovisningssystem, vilket säkerställer smidig implementering och användning, vilket gör övergången till automatiserade ekonomikontroller mycket bekvämare och effektivare.

Slutsats

Att implementera starka finansiella kontroller är ett skrämmande men ändå avgörande steg för framgången för alla startuper. Att följa stegen som beskrivs i den här artikeln kan hjälpa till att göra processen mer hanterbar. Genom att implementera dessa kontroller och utnyttja automatisering som Nanonets kan startups säkerställa sin finansiella integritet, fatta mer välgrundade beslut och öka sina chanser att lyckas. Det handlar om att lägga en solid grund för din finansiella verksamhet, en som kommer att stödja din start när den växer och utvecklas.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Minting the Future med Adryenn Ashley. Tillgång här.
• Köp och sälj aktier i PRE-IPO-företag med PREIPO®. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/how-to-setup-financial-controls-at-a-startup/