I takt med att vardagliga verktyg och tjänster blir allt mer prenumerationsbaserade, så gör också vår övergripande automatiseringsstrategi när det kommer till företagsledning. Men precis som att behålla ett abonnemang med automatisk förnyelse utan tillsyn kan vara ett kostsamt misstag, så kan det också vara felhantering av återkommande ACH-transaktioner.

QuickBooks, en av de mest populära redovisning och bokföringsplattformar på marknaden, erbjuder en ganska enkel metod för att hantera återkommande ACH-betalningar för att säkerställa att inga överraskningar kommer under avstämningstid.

Vad är ACH-betalningar?

Även om det vanligtvis bara kallas ACH-betalningar eller ACH-överföringar, hänvisar termen mer specifikt till ett nationellt betalningsnätverk som banker och andra institutioner förlitar sig på för att behandla betalningar säkert och korrekt mellan parter. I sin enklaste form är ACH-nätverket som en pålitlig tredje part som tar emot pengar från betalaren och behandlar dem för deras räkning innan de sätts in på betalningsmottagarens konto.

ACH-betalningar är i allmänhet snabba under arbetsveckan men är inte omedelbara. Istället för att dirigera direkt till betalningsmottagaren vid betalning, som betalningsappar och liknande bearbetningsverktyg, batcherar och dirigerar ACH-nätverket betalningar dagligen snarare än individuellt. Detta är anledningen till att ACH-betalningar i allmänhet tar 1–3 arbetsdagar att utföra, även om ACH-betalningar i allt högre grad sker samma dag när de skickas in under kontorstid tillräckligt tidigt på dagen.

ACH-betalningar faller i allmänhet under en av två primära kategorier:

Direktbetalning: Denna typ av ACH-betalning beskriver hur en köpare betalar för varor eller tjänster. Exempel inkluderar direkta ACH-betalningar för elräkningar, till en vän som ett alternativ till banköverföringar och till ditt kreditkortsföretag för att betala ditt månadsutdrag.

Direkt insättning: Den mångfald av ACH-betalningar vi är mest bekanta med, direkt insättning hänvisar till företag, arbetsgivare och statliga enheter som erbjuder ACH-betalningar till mottagare för löner, statliga rättigheter och förmåner och till och med skatteåterbetalningar.

Inom dessa två breda etiketter, beroende på din roll i utbytet, kommer din transaktion att kategoriseras som:

ACH-kredit: Om du är på den mottagande sidan, krediteras ditt konto betalningssaldot från avsändarens konto. ACH-kredittransaktioner kan inkludera din lönelista, statliga förmånsbetalningar, skatteåterbetalningar eller fakturerade betalningar för entreprenörer.

ACH Debitering: Avsändarens transaktion är en ACH-debitering, eftersom pengarna debiteras från deras konto när de skickas till mottagaren. Om du betalar ditt bolån via ACH-betalning är det en ACH-debettransaktion.

Vad är återkommande ACH-betalningar?

Ofta, för förutsägbara och pågående utgifter, ställer vi upp återkommande ACH-betalningar för att lindra den mentala bördan och undvika risken att missa en faktura. Återkommande betalningar sker på programmerad basis och debiterar det exakta angivna beloppet; de brukar vara bäst för fasta kostnader som prenumerationer, bolån eller leasingbetalningar och medlemskostnader. Löneavdrag, även om de är rörliga, klassificeras också vanligtvis som återkommande för att minska friktionen mellan lönehantering och att få personalen betalt.

Återkommande kontra automatiserade ACH-betalningar

Även om återkommande betalningar är automatiserade, är inte alla automatiska betalningar återkommande. Huruvida en ACH-betalning klassificeras som återkommande beror på frekvensen – om betalning sker enligt ett planerat schema periodiskt, dvs månadsvis, är det återkommande. Om det är en förplanerad och förprogrammerad ACH-betalning som ska utföras i framtiden men på en engångsbasis, är det helt enkelt en automatiserad ACH-betalning.

Hur fungerar återkommande ACH-betalningar i QuickBooks?

Om du planerar att använda återkommande ACH-betalningar i QuickBooks, notera att endast QuickBooks Online erbjuder funktionen – när QuickBooks sänker sin Desktop-plattform, förvänta dig att nya integrationer och funktioner är exklusiva för Online-plattformen; återkommande ACH-betalningar är inget undantag.

Återkommande betalningar från kunder

Innan du tar emot någon ACH-betalning i QuickBooks måste du ha en aktiv licens för QuickBooks Online och QuickBooks Payments. Innan du börjar behöver du också klienttillstånd för att fakturera. Oavsett om detta är muntligt eller skriftligt samtycke, är det bara bra kundservice att validera att din kund vet att en ACH-transaktion är inkommande.

Därifrån ska du:

Lägg till de återkommande transaktionerna genom att välja Återkommande transaktioner från rullgardinsmenyn för inställningar.

Klicka Nya, Välj sedan Kvitto från rullgardinsmenyn.

Du fyller sedan i all kund- eller kundinformation.

 Och det är allt! Utöver att hålla ett öga på de återkommande ACH-betalningarna, validera en sista gång innan du trycker på avtryckaren som din kund eller kund känner till och samtycker till den återkommande ACH-betalningen; annars är du bra att gå!

Betalningar till leverantörer

Du kommer att följa samma steg som ovan, men istället för att välja Kvitto, klickar du Bill:

Därifrån fyller du helt enkelt i leverantörens data eller väljer en befintlig leverantör och återkommande betalningsintervall – så enkelt är det!

Hur man stoppar återkommande ACH-betalningar i QuickBooks

När du har ställt in en återkommande ACH-betalning i QuickBooks, oavsett om det gäller kredit eller debet, kan du övervaka dess status från Återkommande transaktioner instrumentbräda:

Att avbryta eller stoppa en återkommande ACH-betalning är lika enkelt som att välja Redigera rullgardinsmenyn under Handling kolumn och välja Radera. Du kan också pausa de återkommande ACH-betalningarna eller hoppa över nästa återkommande ACH-betalning.

Nackdelar med återkommande betalningar i QuickBooks

Även om inget system är perfekt, har att upprätta och använda återkommande betalningar i QuickBooks några unika nackdelar:

• Dagliga gränser: Om du initierar ACH (kredit eller debitering) från en extern bank är du begränsad till en daglig insättningsgräns på $500,000 100,000 (till QuickBooks) och en debiteringsgräns på $20,000 40,000 per vecka (pengar som skickas ut från QuickBooks). Om du initierar ACH-överföringen från QuickBooks kan du överföra upp till $XNUMX XNUMX dagligen och $XNUMX XNUMX per vecka in QuickBooks och upp till $50,000 XNUMX dagligen ut av QuickBooks.
• Bearbetningsförseningar: Även om ACH-nätverket har blivit snabbare de senaste åren, finns det ingen garanti för att en ACH-betalning kommer att genomföras fullt ut samma dag. Det är särskilt sant om du initierar transaktionen utanför normal kontorstid.
• Otillräcklig fondrisk: Även om du inte är bunden till QuickBooks specifikt, löper du alltid risken att övertrassera konton eller betala otillräckliga fondavgifter om du inte övervakar ditt debiterade kontosaldo. Återigen, inte en inneboende risk eller nackdel, utan en som kan vara frustrerande och kostsam.
• Internationella betalningar: QuickBooks saknas inbyggd gränsöverskridande ACH-betalningsintegration; trots tredje part tillägg fylla tomrummet, företag arbetar mycket med internationella leverantörer eller så kan köpare hitta bättre lösningar någon annanstans.

Alternativ till ACH-betalningar i QuickBooks

Om du föredrar att inte använda QuickBooks för ACH-betalningar – eller vill undvika ACH-transaktioner helt – ger många alternativ dig flexibilitet att välja de system som bäst passar dina arbetsflöden. Några vanliga alternativ inkluderar:

1. QuickBooks GoPayment: För QuickBooks-användare fungerar denna mobila betalningsapp som ett alternativ till ACH-transaktioner och inkluderar automatisk synkronisering med ditt primära konto.
2. Andra appar: En rad mobila betalningsappar ger flexibilitet och användarvänlighet när du är på språng, inklusive Venmo, PayPal, och CashApp.
3. Betalningsprocessorer: Om du behöver mer robusta transaktionshanteringsverktyg, betalningsprocessorer som Square och Rand tillhandahålla allt-i-ett-betalningslösningar.
4. Banköverföringar: Även om det är dyrare i de flesta fall är banköverföringar populära för internationella och gränsöverskridande transaktioner.

Slutsats

Även om det finns alternativ, tenderar hantering av återkommande ACH-transaktioner direkt inom QuickBooks-plattformen att vara ett säkert kort för användare som är intresserade av att hålla sin affärsbokföring på en centraliserad plattform utan att behöva lära sig och hantera flera produkter. Återkommande ACH-transaktioner är ett enkelt, säkert och enkelt sätt att hålla pengarna in försäljare glada – och QuickBooks förenklar processen ytterligare.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
• PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/recurring-ach-payments-quickbooks/