Har du någonsin varit i en situation där en feedback har förändrat ditt liv? Jag har! I flera år arbetade jag som heltidsanställd på startups och teknikföretag.

Sedan, en dag, upptäckte min chef att jag gjorde några sidospelningar för innehållsmarknadsföring efter timmar (vilket inte var en hemlighet). Till en början var de oroliga och bad mig välja mellan att jobba hos dem eller fokusera på frilansarbete.

Men efter att ha funderat lite på det, berättade de för mig att det – från en karriär – var vettigt att gå över till en frilansare för innehållsmarknadsföring på heltid, eftersom många företag behövde den här typen av tjänster och inte hade någon att arbeta med.

Detta försäkrade mig om att det var rätt att gå till frilansande, och jag har inte sett tillbaka sedan dess.

Det jag hörde den dagen var produktiv feedback när den är som bäst. I den här artikeln ska jag berätta vad det är, hur man delar det och ge exempel från chefer som ger konstruktiva råd till anställda dagligen.

Vad är produktiv feedback?

Hur man ger produktiv feedback

Exempel på produktiv feedback.

Ge en högpresterande produktiv feedback

Vad är produktiv feedback?

Produktiv feedback fungerar som konstruktiv kritik. Det ges för att stödja tillväxt och förbättring inom ett specifikt område. Produktivitetsaspekten tyder på att feedbacken ska vara användbar, handlingsbar och motiverande.

För att säkerställa att feedbacken är produktiv bör den innehålla följande element.

specificitet

Feedback bör fokusera på specifika beteenden eller områden. Förklara för feedbackmottagaren exakt vad de ska göra för att förbättra och hur de ska göra det. Kommentarerna kan inte vara vaga.

Handlingsbarhet

Feedback måste innehålla tydliga riktlinjer, såsom praktiska råd, resurser eller exempel på nästa steg som personen bör ta för att öka sin prestation.

Positivitet

Feedback bör ges positivt för att motivera någon att agera snarare än att få ner dem. Se till att balansera förslag till förbättringar med någons styrkor och prestationer.

Tidslinjer

Alla typer av feedback kan inte vänta tills en kommande medarbetarutvärdering. 'Aktualitet' betyder att personen du pratar med kan komma ihåg den exakta situationen med detaljer, så att de kan referera till den eller presentera sitt perspektiv.

Relevans

Din feedback bör relatera till en aspekt av deras arbete – måluppfyllelse, arbetskvalitet eller teamkommunikation. Den anställde kan bli förvirrad om kopplingen mellan din feedback och deras arbete inte är otydlig.

Öppenheten

Produktiv feedback är inte en monolog; det är en dubbelriktad gata. När du delar ditt perspektiv är det viktigt att höra medarbetaren och diskutera hur du ska gå vidare.

Konstruktivitet

När chef och medarbetare avslutar diskussionen ska de känna att feedbacksessionen var konstruktiv och målet var att medarbetaren skulle förbättra sitt arbete, inte att påpeka sina brister.

Hur man ger produktiv feedback

Steg 1. Var tydlig med avsikten.

Även om spontan feedback ibland är bra, är det oftast bättre att planera det. Innan du närmar dig någon för att ge dem feedback måste du veta dess syfte. Här är några frågor som du kan ställa dig själv för att ta reda på det:

• Lider ditt team eller företag av en specifik medarbetares beteenden eller handlingar?
• Vilket humör är du på? Känner du dig lugn eller stressad och arg?
• Är du på en plats där du kan ge feedback privat så att ni båda kan känna er bekväma?
• Vet du exakt vad du vill kommunicera?

Kom ihåg att produktiv feedback alltid ska vara till hjälp och ges med empati och respekt. Om du är osäker på dina avsikter eller känner dig nervös, är det bäst att behålla vad du vill säga till dig själv.

Steg 2. Välj rätt tid och plats.

Timing är avgörande när man erbjuder produktiv feedback, eftersom medarbetaren måste vara i rätt sinnestillstånd och ha tillräckligt med tid för att höra vad du säger.

Om möjligt bör du alltid boka ett möte. Laura Grant, marknadschef på BlueSky Solutions, föreslår att ha en semi-formell miljö. Det betyder att tonen ska vara inkluderande men på den formella sidan.

"Du bör avsätta tid för en ordentlig diskussion och låta alla parter planera och sätta upp mål", säger hon.

Katharina Larikka, prestationsmarknadsförare på Droppe, håller med och tillägger, "Vi har sett att den mesta feedbacken är mest produktiv när mottagaren är öppen för den. I praktiken innebär det att vi delar med oss ​​av det på våra kvartalsvisa granskningsmöten, när alla strävar efter att ge och ta emot feedback.”

Om feedback behöver vara mer ad hoc frågar Larikkas team om det är ett bra tillfälle att ge feedback innan du gör det.

"Om du vill att en kollega ska förbättras är det första steget att se till att de hör dig, och det kommer inte att hända om de är i rygg mot rygg möten för en dag och läser ditt meddelande däremellan", säger Larikka.

Steg 3. Undvik anklagelser och beskriv lugnt situationen.

Den gyllene regeln för att erbjuda produktiv feedback är att komma in i mötet med "god tro". Även om detta gäller chefen och medarbetaren, brukar den förstnämnda leda mötet och ange tonen.

Eftersom inte alla feedbackmöten har en agenda, kom ihåg att personen som får feedback kan bli förvånad och kan vara känslomässig.

”Det är nästan omöjligt att förutse hur mottagaren kommer att svara. Du bör uppmärksamt observera och lyssna på deras svar för att förstå vad de hörde och hur de kände om det, säger John Butterworth, VD och grundare på 10kskolor.

Om de blir känslomässiga säger Butterworth att märk det, ta itu med det och släpp det innan du återvänder till feedbackdiskussionen.

"Om de inte svarar eller om du känner att en djupare fråga är på spel, ställ öppna frågor för att förtydliga," säger Butterworth.

Han pekar också på en viktig aspekt — att erkänna den tid anställda behöver för att tillämpa förbättringar.

– Det är svårt att ändra beteenden. Ge mottagaren gott om tid, uppmärksamhet och stöd. Om du märker en förbättring, ge positiv feedback”, säger han. "Om det inte görs några framsteg, fråga dem hur handlingsplanen går och se vad mer du kan göra för att hjälpa."

Butterworth säger dock också att tonen i din feedback bör ändras med tiden om prestandaproblemen kvarstår.

Steg 4. Pausa och ge dem en chans att svara.

Efter att ha sagt allt du ville, bör du ge din medarbetare en chans att presentera sin synpunkt eller version av händelserna. Du kan fråga: "Hur har det varit för dig?" eller "Vad tror du har hänt?"

Mark Damsgaard, grundare av Global Residence Index, säger att konstruktiv kritik blir produktiv om du kommer från en plats där du är orolig och verkligen vill att dina anställda ska bli bättre.

"Att lyssna på deras sida av historien kan hjälpa när du redan har gett feedback. Vad var orsaken till deras fel? Varför var de alltid sena nyligen? Om du sedan aktivt lyssnar på deras sida och vet var de kommer ifrån skulle du kunna ge hjälp och förslag”, säger Damsgaard.

Damsgaard konstaterar att dessa förslag kan få dem att känna sig mer stöttade och att din arbetsplats är en säker plats.

Damsgaard tillägger att ett sådant tillvägagångssätt gör att medarbetarna går bättre framåt. Att kunna känna att de är i ett team som stöttar dem uppmuntrar dem att arbeta hårdare och bättre.

Du kan också tillåta dem att dela feedback uppåt — du kanske lär dig om problem som du inte har varit medveten om, vilket kommer att göra ditt samarbete bättre.

Steg 5. Diskutera nästa steg.

Jag nämnde att produktiv feedback bör vara genomförbar. Det är därför du innan du avslutar ditt möte bör ge dina anställda några förslag på hur du kan förbättra dig.

Alternativt kan du fråga dem om de har några idéer om att ändra sina beteenden eller förbättra sina prestationer.

Exempel på produktiv feedback

Låt oss ta en titt på några verkliga exempel för att få en bättre förståelse för vad produktiv feedback är.

En personlig berättelse som delas på Quora

Den första produktiva feedback exempel kommer från en Life Coach, Sara Rosseel, som delade med sig av sina erfarenheter om Quora.

I sin berättelse beskriver hon ett jobb på ett internationellt företag där hon ledde flera projekt i Latinamerika och Karibien. Hon var den yngsta i laget och arbetade gärna 50-60 timmar i veckan.

Rosseel säger att hennes chef var en "tuff-som-naglar, no-nonsense kvinna."

Under sin prestationsöversyn var Rosseels chef oroad över att Rosseel inte utmanades. Rosseel säger att hon tog på sig rutinuppgifter som projektledarna inte ville hantera.

"Så hon frågade mig vilken typ av arbete jag var mest intresserad av och uppmuntrade mig att be projektledarna att engagera mig. Hon förklarade att erfarenheten inte bara skulle vara värdefull för min framtida karriär utan också mer tillfredsställande för mig”, skriver Rosseel.

Chefen gav Rosseel hennes stöd och en sexmånaders tidslinje för att sprida sina vingar.

"Inte alla chefer i den organisationen - särskilt de i ledande befattningar - är intresserade av ung junior personal. Jag anser mig vara lyckligt lottad och har sedan dess haft möjligheten att förmedla samma råd till andra”, skriver Rosseel.

Vad gjorde denna produktiva feedback?

• För det första kom det från en äldre person som hade mycket auktoritet. Hon intresserade sig för en yngre anställd och kommunicerade tydligt till Rosseel att hon såg mycket potential i henne och ville hjälpa henne att sprida sina vingar.
• Chefen använde stick-and-morot-metoden – hon sa att hon skulle hjälpa Rosseel i hennes karriärutveckling förutsatt att hon skulle ge det sitt bästa. Chefen föreslog också en grov deadline (dvs sex månader), inom vilken Rosseel var tvungen att visa betydande förbättringar. Dessutom sa hon till henne exakt vad hon skulle göra.
• Dessutom, istället för att orkestrera Rosseels karriär, såg chefen till att hennes råd och karriärplaner var i linje med Rosseels mål och ambitioner.

Slutligen, men viktigast av allt, ansåg feedbackmottagaren att råden var användbara och värdefulla. Efter det tillät Rosseel att göra framsteg i sitt arbete.

Få produktiv feedback – min egen upplevelse

I ett tidigare yrkesliv arbetade jag som projektledare på en mjukvarukonsult. Jag kom till verksamheten med tre års erfarenhet av att hantera en digital produkt på en startup.

Så medan jag förstod hur projektledningsverktyg som JIRA fungerade, använde jag bara verktygets grundläggande funktioner.

Men när jag gick med i det nya företaget började jag leda ungefär fyra eller fem projekt samtidigt, med 20+ personer involverade. Jag upptäckte snabbt att jag behövde anpassa några av projektbrädorna.

Jag bad en senior projektledare om hjälp, och de visade mig hur man använder avancerade regler för att anpassa layouten och funktionerna efter mina behov.

Företaget lägger stor vikt vid öppen, produktiv feedback. Så det var inte en överraskning att jag hittade en beskrivning av denna situation i ett kalkylblad som min chef använde för att samla in feedback för min månatliga prestationsutvärdering.

Senior PM nämnde att jag inte var en erfaren projektledare ännu, så jag behövde inte känna till avancerade JIRA-funktioner i detta skede av min karriär.

Men om jag ville göra detta till min långsiktiga karriärväg, skulle jag behöva bli skicklig.

Anledningen till att detta var en så minnesvärd feedback är att kollegan PM underströk att de inte ville att jag skulle känna att jag underpresterade.

De tog upp det här för att ge mig en upplysning om en färdighet som jag skulle behöva ha om till exempel sex månader.

Detta skulle ge mig gott om tid att börja lära mig JIRA i min egen takt.

De såg också till att ge en positiv recension av mitt pågående arbete, vilket jag såg som en fin klapp på axeln och uppmuntran att fortsätta.

Ge en högpresterande produktiv feedback

Vet när du ska gå bort från den klassiska "smörgåsmetoden".

Om du inte är bekant med det, är sandwichmetoden en teknik där en bit av konstruktiv kritik erbjuds mellan en positiv start och ett uppmuntrande slut på feedbackmötet.

Även om det är väldigt populärt har vissa teamchefer sin egen uppfattning, inklusive Amit Raj, grundare och VD på Länkkillen.

"Jag tycker att det är effektivt att börja och avsluta sessionen med genuin uppskattning och uppmuntran men att ta upp förbättringsområden i ett separat, dedikerat samtal. Detta skiljer positiv förstärkning från konstruktiv kritik, vilket gör att teammedlemmarna kan absorbera båda utan att känna sig överväldigade eller förvirrade”, säger han.

Till exempel hade Raj en gång en gruppmedlem som kämpade med att hålla deadlines.

Istället för att lägga denna kritik mellan komplimanger, bokade han ett separat möte för att diskutera strategier för tidshantering och tillhandahöll praktiska förbättringssteg.

"Denna metod bidrog till att upprätthålla en positiv atmosfär samtidigt som prestationsfrågorna konstruktivt hanteras, vilket ledde till meningsfulla framsteg och tillväxt för individen och laget som helhet", säger Raj.

Välj kommunikationsmediet klokt.

Vissa av oss lär sig bättre av ljud eller bilder, medan andra är bäst på att syntetisera information i textform. Gary Gray, medgrundare och VD för Kupongchief, säger att vi också bör komma ihåg detta samtidigt som vi ger feedback.

När han skötte ett distansteam på över 30 anställda, fann Gray att utspridda teammedlemmar svarar mycket bättre på feedback när du byter medium och överväger deras inlärningsstilar.

"Några i mitt team är audiovisuella elever, medan andra föredrar text. Så jag använder dokument, e-postmeddelanden, röstanteckningar och till och med asynkrona videomeddelanden för att leverera feedback och ge alla tid att smälta informationen i sin egen takt, säger Gray.

Enligt Gray blandar företaget avsiktligt ihop dessa kommunikationsmedier och väljer dem beroende på sammanhanget.

Till exempel noterar han att röstanteckningar tillsammans med skriftlig feedback förmedlar ton och känslor bättre än enbart text. Detta är fördelaktigt när man hanterar känsliga ämnen eller komplexa idéer.

"Allt detta minskar risken för feltolkningar samtidigt som vi skapar en användbar referens som vi kan återvända till för att reflektera över vad som fungerade och vad som inte fungerade", säger Gray.

Se till att din empati lyser genom ditt samtal.

Även om chefer är ansvariga för sin avdelnings resultat, måste de också förespråka sina teammedlemmar. Det betyder att de ska visa empati mot personen de pratar med, även om de har några skarpa kommentarer att dela med sig av.

Alex Freeburg, verkställande advokat och grundare av Freeburg lag, säger att, enligt hans erfarenhet, empati gör hela skillnaden.

”Jag börjar med att tacka en anställds insatser och var de kan använda ytterligare stöd. En enkel mening som "Jag förstår att det här projektet har varit utmanande och jag tror att vi kan göra det bättre tillsammans" är mycket kraftfullare än att hoppa rakt in i kritik, säger Freeburg.

Genom empati, säger Freeburg, är du mer uppmärksam på hur din feedback tas emot – om dina anställda känner sig överväldigade och om de behöver lite tid för att förstå vad du har sagt.

"Att återbesöka konversationen möjliggör bearbetningstid och uppföljning, vilket hjälper feedbackprocessen att få en meningsfull effekt", konstaterar Freeburg.

Ge feedbacken privat.

Att välja rätt plats att ge feedback är lika viktigt som vad du ska säga. Feedbackmottagaren ska känna sig trygg och bekväm; det är därför det inte rekommenderas att ge det på offentliga platser.

James Wilkinson, VD för Balance One Supplements, delar en berättelse om hur han gav feedback till en anställd efter ett misslyckande med kundtjänst.

Wilkinson minns ett misslyckande med kundtjänst när upplevelsen som klienten hade var mindre än fantastisk.

"Jag chattade privat med en gruppmedlem för att ge honom feedback direkt och privat", säger Wilkinson. "Jag delade vad som fungerade, bröt ner felkommunikationerna och, tillsammans, identifierade strategier för hur vi skulle kunna förhindra dessa i framtiden."

Wilkinson noterar att den anställde inte skämdes offentligt under händelsen.

Istället, "Jag kunde också utbilda mig i mer än att bara åtgärda misstag: att ge feedback visar din investering i deras mänsklighet och deras utveckling", säger Wilkinson.

Wilkinson nämnde att bra feedback aldrig bara är ett sätt att rätta till misstag. Det får också teamet att tro på sin potential och förmåga att växa, samt förbättras teamsamarbete.

Rama in feedback från dina egna observationer och erfarenheter.

Undvik att låta som om du skyller på dem. Du vill inte antagonisera dina anställda, utan bara säga till dem att de borde göra något annorlunda.

Lilia Tovbin, VD och grundare på BigMailer.io säger, "Rama in feedback från dina observationer och erfarenheter, vilket du kan uppnå med hjälp av 'jag'-perspektivet. Detta undviker att låta anklagande och möjliggör ett mer konstruktivt samtal.”

Tovbin säger att hon nyligen använde den här tekniken samtidigt som hon gav feedback till en gruppmedlem som hela tiden var sen till sina virtuella möten.

"Istället för att säga: 'Du är alltid sen, och det är respektlöst', närmade jag mig det genom att säga: 'Jag har märkt att våra möten börjar lite senare än planerat, och det påverkar ibland vår produktivitet. Kan vi diskutera hur vi kan säkerställa att alla kommer i tid till våra framtida möten?'” förklarar hon.

Detta tillvägagångssätt öppnade för en dialog utan att göra personen defensiv, vilket möjliggjorde ett mer positivt och produktivt resultat.

Produktiv feedback och karriärtillväxt

Framsteg är inte möjligt utan feedback - oavsett om det är riktat till medarbetaren eller chefen. Det viktigaste att komma ihåg är att din feedback måste vara handlingskraftig och empatisk.

Vet de du pratar med hur de ska gå tillväga? Och känner du att du har fått dem tillbaka om de behöver extra hjälp?

Att erbjuda konstruktiv feedback är det som kännetecknar de bästa cheferna – de som vet hur man ställer förväntningar, samtidigt som de visar att de är beredda att stödja sin personal i deras karriärutveckling.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
• PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
• Källa: https://blog.hubspot.com/marketing/how-to-give-productive-feedback