Handelsefterlevnad har alltid varit ett tätt snår att navigera. Det faktum att en global leverantör av programvara för försörjningskedjor bearbetade nästan 50 miljoner lagstadgade handelsuppdateringar till sin handelsinnehållsdatabas under 2021 är ett bra exempel på hur knepigt handelsefterlevnad kan vara utan att utnyttja expertis från tredje part. Internationella handelsrelationer är fulla av dolda risker som kan göra ett företag fullständigt sämre på grund av dyra böter, fängelse, återkallande av privilegier och varumärkesförsämring. 

Varje företag bör titta på varje enhet som de gör transaktioner med, oavsett om de är privatpersoner eller leverantörsföretag, och fråga: Gör vi affärer med personer eller enheter som vi inte ska göra – oavsett om de är entreprenörer, leverantörer, anställda, leverantörer – listan fortsätter och fortsätter. 

Detta är ett steg över traditionell handel. Det finns ett helt extra lager av data som företag borde undersöka. Den goda nyheten är att det finns mycket information där ute. Om en enhet vägrar att dela den information du behöver kan du insistera på eller sluta göra affärer med dem. Annars riskerar du ditt företags rykte.

Här är fem områden att fokusera på.

 Begränsade partier. 

Det enda sättet att säkerställa att du inte gör affärer med begränsade parter är genom att aktivt screena. En av utmaningarna är antalet enheter som läggs till på de många internationella listorna över begränsade parter — såsom det amerikanska handelsdepartementets Bureau of Industry and Securitys (BIS) lista över "parter of concern" för export från USA — växer dagligen. Det finns ett överväldigande antal nya regler på plats som inte fanns där ens för sex månader sedan. En annan utmaning är att de flesta företag är utbildade för att endast screena för exporttransaktioner och inte överväga konsekvenserna för import, till exempel när det gäller frågor om tvångsarbete i Kina och andra länder. 

Särskilt i ljuset av de senaste årens störningar i försörjningskedjan, där många amerikanska företag har tagit in nya leverantörer, ofta snabbt, är det viktigt att komma ihåg att du är ansvarig för vem och vad du tar in i din försörjningskedja. 

 Finansiella transaktioner. 

Kryptovaluta har dominerat rubrikerna under en tid, men många andra, mer gammaldags sätt att tvätta pengar finns kvar. Återigen är aktiv screening viktig eftersom en typisk leveranskedja involverar alldeles för många parter för att det ska förbli en fråga om förtroende. US Customs and Border Patrol (CBP) och dess andra enheter i andra länder går snabbt mot att granska leveranskedjor för tecken på penningtvätt och använder mycket avancerad teknik för att övervaka transaktioner på en finkornig nivå. 

Vid ett nyligen genomfört industriforum som CBP genomförde, sa tulltjänstemän att de skulle vilja se varje beställning som görs via en onlineplattform som skulle göra en hel del leverantörer, kunder, leveranser, inköp och annan data tillgänglig. Eftersom e-handel blir normen för B2B- och B2C-transaktioner kommer mängden tillgänglig data att göra det möjligt för myndigheterna att vara mycket mer noggranna och expansiva i framtiden.

 Varorna flyttade — dubbla användningsområden eller sanktionerade? 

Detta är vanligtvis ett exportorienterat problem. Den anmärkningsvärda transporten av aluminiumrören avsedda för Iran som kan ha varit avsedda att användas i landets kärnkraftsprogram, som slutade med ett 20-årigt fängelsestraff för mannen som försökte kringgå lagen, är bara ett exempel på hur kritisk det är att hålla koll på saker och ting. Många företag är fortfarande beroende av att hantera sin exportkontrollprocess manuellt som en engångsuppgift. De har ett kontrakt, de granskar en gång, och det är allt — de har identifierat en leverantör som godkänd, även om personer hos den leverantören kan ändras. Det är inte en fungerande strategi. 

Och screeningprocessen måste följas strikt, och tillåter inga lösningar. Det är till exempel ingen idé om säljteamen följer reglerna, men kundtjänst är villig att följa en begäran från en kund om att göra sista minuten ändringar av destinationsplatsen. Konsistensen i screeningprocessen, inklusive hur din personal utbildas och leds, är viktig. 

 Kommer försändelsen att gå till en plats i närheten av en konfliktzon? 

Det är absolut viktigt att vara medveten om geografisk närhet när du skickar eller gör affärer med tredje part. Till exempel måste du bedöma destinationen för en försändelse för om den går nära en konfliktzon eller ett land med nekad status, som Iran eller Nordkorea. Om mottagaren bara befinner sig några mil över gränsen kan det mycket väl vara att varorna hamnar där, trots din avsikt att följa lagen. 

Återigen måste såväl importen som exporten granskas, särskilt för tvångsarbete. Ta fram en karta och titta på den fysiska platsen för din leverantör. Om de är nära gränsen till Kinas Xinjian-region kan tvångsarbete vara troligt. Detsamma kan sägas om många regioner, så närhetssökningsfunktioner är viktiga att använda tidigt i planeringsfasen för försörjningskedjan.   

 Screenar även dina inköps-, HR- och säkerhetsteam? 

Företag med den bästa hanteringen av efterlevnadsrisk har en holistisk, grundlig syn, inklusive inte bara inköpsprocesser och export utan även mänskliga resurser (HR) och IT-säkerhet. Dessa saker bör alla lindas in i den övergripande riskhanteringsprofilen. Till exempel kan du göra bakgrundskontroller för att granska nyanställda eller affärspartners, men det räcker inte längre att söka i kriminalregister och kreditvärdighet.

Om man tänker tillbaka på 9-11, verkar det otroligt att 14 terrorister kom in i landet under sina egna namn. I en värld där entreprenörer, särskilt skickliga IT-experter, är mycket efterfrågade och svåra att hitta, är HR-screening lika viktig som de andra områdena i verksamheten. Det är ett problem som de flesta företag inte åtgärdar helt.

Det finns ett identifierbart behov för företag att utöka användningen av kraftfull screening utöver omedelbara affärspartners. Det är värt att överväga att införa avtalsförpliktelser med affärspartners som föreskriver att de själva måste utföra screening för alla de gör affärer med. Och du måste följa upp och kontrollera att de gör det.

Hur e2open kan hjälpa

E2öppen är en business-to-business-leverantör av molnbaserad, on-demand-mjukvara för företag som driver leveranskedjor, särskilt inom dator-, telekom- och elektroniksystem, komponenter och tjänstesektorer. Företaget är specialiserat på att noggrant underhålla en databas över regler för handelns efterlevnad och hjälpa kunder att navigera i det ständigt föränderliga, komplexa efterlevnadslandskapet för export och import. En stor fördel med e2opens möjligheter är att det gör det möjligt för företag att samla och analysera information från nästan alla system, harmonisera data och ge en heltäckande bild av verksamheten på en nivå av teknisk sofistikering, inklusive utbyggnad av artificiell intelligens (AI) som ligger bortom de flesta företag ' Resurser. 

Suzanne Richer, chef för e2opens Global Trade Academy, säger att företag har en fantastisk möjlighet att dra nytta av de nya möjligheter som teknologin erbjuder, särskilt AI. "Jag tror att vi har en perfekt överensstämmelse mellan teknik och screeningmöjligheterna för att automatisera due diligence, säger hon. "Nu kan avancerad teknik övervaka inte bara dåliga aktörer utan dåliga leveranskedjor, till exempel när ett företag flyttar varor genom tredjeländer för att kringgå lagar och sedan flyttar dem till USA."

I slutändan kommer tekniken bara att ta dig så långt, säger Sung Choi, AVP, lösningskonsult på e2open. ”Det största problemet är inte ett tekniskt problem; det handlar om att samla in rätt information med den granularitet du behöver för att verktygen ska fungera”, säger han. "Ibland har människor inte rätt data, så vi säger till dem att det här är informationen du behöver ha till hands. Vi är riktigt bra på att veta vad vår kund behöver kolla efter.”