Jag är en innehållsskribent på natten och chef för partnerskap på dagen, och i min värld är det att vara produktiv allt.

Ingen schemaläggning eller brist på projektledning leder till försenade artiklar, misslyckade partnerskapsmöjligheter, hög press och stress. Vi har alla varit där och återhämtat oss från noll produktivitet.

Produktivitetssystem hjälper till att utveckla en hållbar balans mellan arbete och privatliv och förbereder sig för arbetssprintar när det behövs.

I det här inlägget delar jag med mig av de sju bästa produktivitetssystemen som har blivit en del av min rutin och förvandlar vardagen till en effektiv arbetsdag. Du hittar deras för- och nackdelar och olika användningsfall.

Vad är produktivitetssystem?

Produktivitetssystem är metoder och verktyg som hjälper dig att få saker gjorda på ett effektivt sätt. De gör inte jobbet åt dig, men de hjälper dig att organisera och prioritera uppgifter och ditt välbefinnande, vilket resulterar i mer produktivitet vid en given tidpunkt.

Till exempel hjälper produktivitetssystem dig med:

• Dela upp projekt i mindre, hanterbara steg.
• Fokusera och undvika distraktioner.
• Målsättning.
• Organisation och arbetsflöde.

Låt oss utforska de sju produktivitetssystem jag använder och hur de hjälper mig.

7 Produktivitetssystem för att förenkla ditt arbetsflöde

1. Pomodoro-tekniken

Jag är helt enkelt förälskad i den här metoden för att överladda min produktivitet när jag kämpar för att ta mig samman och få saker gjorda. Det aktiverar omedelbart mitt fokusläge, och jag blir så i zonen att ingenting kan distrahera mig.

Hur fungerar det?

Pomodoro-tekniken delar upp ditt arbete i korta, fokuserade intervaller (vanligtvis 25 minuter) följt av pauser. Det hjälper dig att hålla dig skarp och motiverad eftersom 25-minutersbitar är lättsmälta av din hjärna.

Image Source

Att se en timer som räknar ner i verktygsfältet förstärker också din vilja att slutföra en uppgift under denna tid. Det är som din inre röst säger, "Kom igen, du kan jobba i 25 minuter utan att rulla på din Instagram."

Jag använder Marinara: Pomodoro-assistent Chrome-tillägg för att göra Pomodoro-tekniken lättillgänglig. 30-minuters timer med 5 minuters vila - det är min regel.

Image Source

Men ofta tar jag inga pauser utan fortsätter helt enkelt att jobba med min uppgift tills den är klar. Och när timern ringer ställer jag in en annan att hålla fokus.

Jag använder också Pomodoro för tidsspårning när jag arbetar med en specifik uppgift för att förstå min arbetsbelastning och tid som spenderas på uppgift X.

Det hjälper oerhört mycket i korrekt tidsuppskattning och projektledning.

Alla tillgångar på ett och samma ställe

• Hjälper dig att fokusera när det är svårt att börja arbeta.
• Minskar förhalning.
• Mindre ryggont och trötthet.
• Bättre planering för veckor och kvartal.
• Mer ansvar för uppgifter.
• Färre distraktioner — bättre tidshantering.
• Konsekvent motivation genom hela arbetsuppgifterna.

Nackdelar:

• Ingen. Jag har använt den här metoden i evigheter, och den är alltid till hjälp.

Bäst för: Alla som vill hantera tiden bättre och få mer gjort på kortare tid.

Min dom

Till en början var det svårt för mig att acceptera pauserna. Jag kände att jag slösade bort tid under dessa perioder. Men sedan insåg jag deras kraft - dessa pauser laddar mig bokstavligen.

2. Bullet Journaling

En bullet journal, eller så kallad BuJo, är som en avancerad dagbok som innehåller skrivande och teckning. Den är organiserad med sektioner för dagliga uppgifter, kalendrar, anteckningar, hälsospårning och målsättning.

Image Source

Jag har nyligen snubblat över bra forskning utforska hur bullet journaling påverkar kreativitet och produktivitet. Slutsatsen är att det inte bara hjälper med att hålla ordning utan också med att reflektera över vad som är verkligen Viktig.

Jag älskar också bit av en lärare som berättade hur bullet journaling hjälpte henne övervinna perfektionism. Så, om du jagar den svårfångade perfektionen, läs. 🙂

Då och då använder jag bullet journaling för att planera mina dagar, förstå hur packad jag är och ta ut tid för saker jag älskar att göra förutom mitt jobb. Det har också hjälpt mig att förstå hur många projekt jag kan ta mig an.

Jag skriver till exempel upp mitt schema på ett supergammalt sätt i min pappersanteckningsbok. Så, min bullet journaling brukar se ut så här:

7:30 - vakna
8:00 - yoga
10:00 — ge en disposition för klient X
11:00 — intervjua experter för HubSpots artikel
13:00 - lunchrast
14:00 — arbete för en välgörenhetsfond
17:30 — möte

Om du inte gillar old-school produktivitetsmetoder, kan du kolla in digitala alternativ som Begrepp, Trello, Evernote, eller Miro.

Enligt mig är Miro det coolaste alternativet eftersom det påminner dig om en vanlig anteckningsbok. Det låter dig enkelt flytta föremål och främjar kreativitet.

Image Source

Alla tillgångar på ett och samma ställe

• Hjälper till med anpassningsbar organisation.
• Hjälper till att öka kreativiteten och underlättar prioritering.
• Ger centraliserad uppgiftshantering.
• Underlättar självreflektion.

Nackdelar:

• Tidskrävande underhåll.
• Risk för inkonsekvens.

Bäst för: Kreativa, visuella tänkare och individer som söker personlig organisation.

Min dom

Bullet journaling är en praxis som många av oss instinktivt har gjort någon gång i våra liv. Låt oss säga för planering av resor, shopping, träningsrutiner eller liknande aktiviteter.

Tricket är att lära sig göra det mer systematiskt. Ibland litar jag helt på det. Andra gånger använder jag bullet journaling bara som en scratchpad när jag överför information från papper till min projektledningsappar.

3. Kalenderblockering

Det stora problemet människor ofta möter med sitt schema är att ständigt växla mellan uppgifter. Kalenderblockering är en tidshanteringsmetod där du tilldelar specifika tidsluckor i din kalender för olika uppgifter.

Till exempel kan min arbetsdag innan kalenderblockering se ut så här: Jag börjar skriva en artikel. Sedan, efter en halvtimme, hoppar jag in på ett möte. Därefter flyttar jag till mina e-postmeddelanden. Äntligen kommer jag tillbaka till artikeln. Inte effektivt alls.

Todoists grafik förklarar min poäng perfekt:

För tidsblockering använder jag Google Kalender och blockerar tid för specifika uppgifter. Varje uppgift får sin egen fokuserade tidslucka. Läkarbesök, yoga och läsning finns också i min kalender.

Resultatet? Jag får mer gjort snabbare.

Här är några tips för framgångsrik kalenderblockering:

• Dela upp din dag i bitar för specifika uppgifter.
• Var realistisk om hur lång tid uppgifter kommer att ta; överskatta om du är osäker.
• Schemalägg pauser för att undvika utbrändhet; överboka inte ledig tid.
• Justera planer om det behövs på grund av oväntade händelser.
• Se över och följ dina planerade uppgifter regelbundet.
• Överväg att använda appar som Todoist och Google Kalender för bättre organisation.

Alla tillgångar på ett och samma ställe

• Förbättrad tidshantering.
• Förbättrat fokus.
• Minskad uppgiftsbyte.
• Tydligare prioritering.
• Bättre balans mellan arbete och privatliv.

Nackdelar:

• Svårigheter att anpassa sig till förändringar.
• Möjlighet att under-/överskatta uppgiftens varaktighet.

Bäst för: Alla med flera uppgifter och åtaganden att organisera.

Min dom

Kalenderblockering organiserar din arbetstid och fritid och låter dig inte gå vilse i flera uppgifter samtidigt. Den största utmaningen kan vara att sitta ner på söndagskvällen eller varje måndagsmorgon och förbereda allt i förväg.

Men det är definitivt värt det.

4. Ät grodan

"Om du måste äta en levande groda, gör det först på morgonen, och inget värre kommer att hända dig under resten av dagen." - Mark Twain

Detta citat förklarar vad Eat the Frog-tekniken handlar om. Gör det svåraste först, och allt annat senare kommer att verka lättare.

Image Source

Förra årets studera fann att användningen av denna metod förbättrar mjuka färdigheter och hjälper till att bekämpa förhalning, vilket leder till långsiktiga fördelar för karriären och livet.

Jag håller helt med om det och implementerar Eat the Frog-metoden nästan varje dag.

Så här gör jag:

1. Jag plockar min groda först - den viktigaste men inte brådskande uppgiften. Jag går med den som behöver mycket hjärnkraft.
2. Jag brukar välja en uppgift som jag kan slutföra på max 1 till 4 timmar.
3. Jag delar upp stora uppgifter i mindre steg.
4. Jag fokuserar alltid på dagens uppgifter, inte långt borta.
5. Och slutligen börjar jag min dag med att ta itu med min grodauppgift först.

Alla tillgångar på ett och samma ställe

• Få tuffa uppgifter gjorda först.
• Känner dig mindre stressad.
• Hantera tiden bättre.
• Bygg upp goda vanor.

Nackdelar:

• Att börja med den svåraste uppgiften kan leda till trötthet.
• Det kan leda till att tidskänsliga frågor förbises.

Bäst för: Alla som föredrar att hantera utmaningar i förväg snarare än att skjuta upp eller för någon som kämpar med förhalning när det kommer till svåra uppgifter.

Min dom

När jag har de där svåra uppgifterna att tugga (de som kräver massor av fokus, siffror och forskning), gör jag dem till min högsta prioritet på morgonen. När jag har tagit itu med det kan jag koppla av med en kopp kaffe, komma ikapp mejl och gå vidare till en uppgift till.

Jag försökte göra det tvärtom, men jag kunde bara inte fokusera på något annat samtidigt som jag visste att jag hade den där stora uppgiften som väntade. Så för mig är "Eat the Frog"-tekniken den enda vägen att gå.

5. Projektledningspraxis

När jag började frilansa var det inte så svårt att hantera ett eller två projekt utan spårning. Men när min arbetsbörda växte blev det omöjligt.

Idag kan jag inte föreställa mig min arbetsrutin utan projektledningsverktyg — Måndag och Asana är min produktivitet livlinor.

De hjälper mig att bryta ner uppgifter, sätta deadlines, spåra framsteg, samordna med mitt team och leverera resultat.

Jag använder måndag för att planera och prioritera mina veckouppgifter för en välgörenhetsfonds arbete i en förenklad Kanban-visualisering med flikarna "Backlog", "Pågående" och "Klar".

Vad jag gillar: Monday tar hand om det väsentliga i projektledning som deluppgifter, flexibla statusar, ägare och innehavare, API-integrationer, etc.

När det gäller Asana använder jag det mest för klientskrivande och SEO-projekt. Det är så enkelt att få och tilldela uppgifter, spåra projektframsteg och kommunicera med andra via plattformen.

Alla tillgångar på ett och samma ställe

• Centralisera projektinformation för enkel åtkomst.
• Underlätta teamkommunikation och idédelning.
• Hjälp dig dela upp projekt i hanterbara uppgifter.
• Håll ditt team fokuserat och produktivt.
• Tillhandahålla realtidsdata om projektets framsteg.
• Automatisera uppgifter för strömlinjeformade arbetsflöden.

Nackdelar:

• Jag ser inget annat än fördelar med att använda programvara för projektledning. Att lära sig använda det kan ta tid, men när du väl gör det blir det superenkelt.

Bäst för: Individer, team och projekt av alla storlekar. Du kan använda den för små uppgifter eller storskaliga initiativ.

Min dom

Även om jag gillar att använda min anteckningsbok för bullet journaling, hjälper PM-verktyg att hålla mitt arbete under kontroll med aviseringar, påminnelser, upprepade uppgifter, etc.

6. Eisenhowers beslutsmatris

"Jag har två typer av problem - det brådskande och det viktiga. Det brådskande är inte viktigt, och det viktiga är aldrig brådskande." – Dwight D. Eisenhower

Eisenhowers beslutsmatrix kategoriserar uppgifter efter vikt och brådska. Jag använder den för att bestämma vad jag ska fokusera på, delegera eller kassera.

Image Source

Du bör överväga att använda Eisenhower Matrix om du ofta är upptagen men känner att ditt arbete saknar effekt, kämpar med tid för långsiktiga mål, eller har svårt att delegera eller säga "nej" (har varit där, gjort det).

Jag tittade nyligen på en YouTube-video av Naomi från Todoist, där hon delade med sig av insiktsfulla tips om Eisenhower Matrix:

[Video: Nybörjarguide till Eisenhower-matrisen]

Så här förklarar hon var och en av dessa fyra kategorier:

1. Kvadrant 1 - viktiga uppgifter som kräver akut uppmärksamhet.
2. Kvadrant 2 - viktiga uppgifter för långsiktiga mål.
3. Kvadrant 3 — brådskande uppgifter som inte är särskilt viktiga, ofta bara upptaget arbete.
4. Kvadrant 4 - uppgifter varken brådskande eller viktiga, ger omedelbar men ingen varaktig tillfredsställelse.

Och så här använder jag det här tillvägagångssättet i mitt dagliga arbete:

1. Kvadrant 1. Jag prioriterar att hålla snäva deadlines för artiklar.
2. Kvadrant 2. Jag ägnar tid åt att förbättra mina skriv- och forskningsfärdigheter för långsiktiga framsteg.
3. Kvadrant 3. Ibland, om jag är för upptagen, låter jag en pålitlig person sköta expertintervjuer åt mig.
4. Kvadrant 4. Jag försöker undvika att spendera för mycket tid på sociala medier för att hålla fokus.

Alla tillgångar på ett och samma ställe

• Tydlig prioritering.
• Effektiv tidshantering.
• Långsiktig målanpassning.
• Bättre delegering.
• Minskad stress.
• Förbättrat beslutsfattande.

Nackdelar:

• Till en början kan det vara svårt att avgöra vilka uppgifter som är viktigare med större inverkan men mindre brådskande. Efter flera övningar vänjer man sig vid systemet och skördar påtagliga fördelar.

Bäst för: Organiserande skyldigheter; särskilt användbart för alla som kämpar med uppgiftsprioritering, tidshantering eller beslutsfattande.

Min dom

Känslan av brådska utgjorde den största utmaningen under min digitala marknadsföringskarriär. Det kändes som att varje uppgift krävde omedelbar uppmärksamhet. Mitt standardläge var "ASAP" för allt tills jag lärde mig att kategorisera prioriteringar och urskilja icke-prioriterade uppgifter.

Det är vad jag lärde mig tack vare The Eisenhower Decision Matrix, och enligt min åsikt är det en av bästa produktivitetssystem där ute.

7. Kanban- och Scrum-metoder

För att vara superproduktiv under en arbetsvecka kombinerar jag förenklade Scrum- och Kanban-metoder.

Scrum: Du arbetar i korta skurar som kallas sprints (vanligtvis en till fyra veckor långa). I varje sprint sätter du upp mål och bestämmer vilka uppgifter du ska ta dig an. Sedan har du snabba möten som kallas stand-ups för att kontrollera framstegen och justera din arbetsplan efter behov.

Image Source

Kanban: Det finns inga sprints i Kanban. Föreställ dig istället dina uppgifter på en tavla med kolumner märkta "Backlog", "Doing", "Review" och "Done".

När du arbetar flyttar du uppgifter mellan kolumner. Det hjälper dig att visualisera ditt arbetsflöde, begränsa pågående arbete och fokusera på att slutföra uppgifter en efter en.

Image Source

Så här gör jag:

Varje måndag granskar jag min Backlog med idéer och uppgifter som har dykt upp slumpmässigt under föregående vecka, tilldelar prioriteringar och förfallodatum, skapar deluppgifter osv.

Varje fredag ​​tittar jag på min tavla i PM-verktyget Monday, en uppgiftshanterare, och analyserar varför jag är utanför schemat för vissa uppgifter och hur jag ska åtgärda orsaken.

Detta hjälper mig att vara smidig, utföra så många uppgifter som passar inom en arbetsvecka (realistiskt) och upptäcka flaskhalsar eller vägspärrar.

Alla tillgångar på ett och samma ställe

• Hjälper till att visualisera arbetsflöden enkelt.
• Begränsar multitasking och förbättrar fokus.
• Uppmuntrar pågående processförbättringar.
• Organiserar projekt effektivt med tydliga mål.
• Främjar regelbunden teamkommunikation och samarbete.
• Underlättar anpassning till förändrade projektbehov.

Nackdelar:

• Brist på definierade tidsfrister kan leda till förseningar.
• Stelhet i sprinttidslinjer (Scrum) kan orsaka stress.

Bäst för: Miljöer som värdesätter flexibilitet och anpassningsförmåga över strikta tidslinjer.

📍Obs: Att implementera de två systemen åt gången kallas scrumban.

Min dom

Att kombinera dessa två metoder hjälper mig att visualisera vad jag måste göra i Kanban-tavlan, medan Scrum-sprintarna hjälper mig att göra många framsteg i specifika projekt. Jag gillar balansen som de två systemen ger i mitt arbete, som till stor del är oberoende och avlägset.

Vilket är det bästa produktivitetssystemet?

Även om varje produktivitetssystem har sina fördelar, är mina personliga favoriter:

• Pomodoro-tekniken för att hålla mig fokuserad med 30-minuters arbetsspurter och 5-minuters pauser.
• Eisenhowers beslutsmatris för enkel organisation av brådskande och viktiga uppgifter.
• Scrumban för regelbundna framstegskontroller.

Oavsett vilket system du väljer är det enda som betyder något att det verkligen hjälper till att förbättra din produktivitet. Jag kombinerar tre av dem dagligen, och jag tror att det är det bästa sättet att slutföra de jobb som ska göras, komma på nya projekt och spåra mitt teams framsteg.

Prova några, se vad som passar och inte, och i slutändan kommer du att hitta din bästa lösning för att undvika mentala blockeringar, demotivation och utbrändhet.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
• PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
• Källa: https://blog.hubspot.com/marketing/best-productivity-systems