En affärsprocess för försäljning, inventering och verksamhetsplanering (SIOP) är en viktig del för att driva ett framgångsrikt företag. SIOP låter dig förbättra dina prognoser, kapacitets- och resursplanering, kassaflöde och lagernivåer.
Ändå finns det många utmaningar med att få en ordentlig, fungerande SIOP-process på plats. Om fördelarna är så tydliga, varför är det så svårt att få igång SIOP och sedan behålla det?
Utmaningar
Jag har sett stora och små företag kämpa med att få igång SIOP. Och när det väl är igång kan krafterna som gör det svårt att starta fortsätta att göra det utmanande att upprätthålla det.
För att bli framgångsrik måste din SIOP-process vara inbäddad i själva DNA:t i ditt företags kultur- och affärsprocessuppsättning. Och fördelarna är verkliga och djupgående. Så vilka är utmaningarna som du måste vara medveten om och ta itu med?
Konkurrerande mål
De olika funktionsområdena i ditt företag har olika roller och prestationsmål. Företagets övergripande mål är det viktiga, men erkännande av dessa olika funktionella motivatorer är nödvändigt för att säkerställa att en SIOP-implementering uppfyller allas behov.
Smakämnen Säljteamet är evigt optimistiskt. Det är deras tendens och det är en nödvändig del av ditt företags sammansättning. De tar ofta kundorder och prognoser till nominellt värde. Försäljningen ser verkligen att glaset är halvfullt. De vill också maximera sina provisioner. Och de är inte vänliga på att bli ifrågasatta om giltigheten av deras försäljningsprognoser.
Operations vill veta exakt vad som verkligen kommer att krävas för att bearbetas och skickas. De vill ha så mycket säkerhet och realism som möjligt. De ser kundprognoser som alltid är högre än vad som verkligen händer. Ändå måste Operations sätta bemanning och kapacitet på plats, och Operations ådrar sig kostnaderna för att göra det.
Teamet för inköp/försörjningskedjor måste beställa materialet och hantera lagernivåer. De gör åtaganden gentemot leverantörer för inköp. Och de gör åtaganden om mängden kontanter och lager som behövs för att uppfylla prognoser. Eventuella betydande oöverensstämmelser mellan utbud och efterfrågan leder till överskottslager åtminstone och dränerar kassaflödet i det värsta.
Och Finans måste kunna förutsäga företagets finansiella resultat såväl som kassaflödet. De kan inte gissa om vad de ekonomiska resultaten kommer att bli. Finans vill att realistisk planering ska finnas på plats. De ger tillsyn över företagets ekonomiska hälsa. Utan någon prognosprocess är finansteamet blinda och kan snabbt se ut att vara utom kontroll.
Verktygen
Beroende på komplexiteten i ditt företag är du troligen oförmögen att köra en korrekt SIOP-process på baksidan av en servett. SIOP-hantering kräver en enda källa för data och rapportering för att säkerställa enhetlighet och konsekvens i hela ditt företag.
Min erfarenhet inkluderar att driva dussintals anläggningar runt om i världen för att stödja dussintals kunder med hundratals om inte tusentals materialförteckningar. Varje kund kör efter sitt eget prognosschema. Ändå har företaget du är i sin egen skattekalender och schema över evenemang för att stödja den kalendern.
Att samordna alla dessa dimensioner kräver ett sofistikerat kalkylblad och affärsprocess, om inte ett specifikt IT-system. De olika funktionella områdena i ditt företag kommer att behöva se olika data, olika rapporter och kommer att vilja utföra vad-om, ad hoc-analyser.
Spelarna och deras roller
En SIOP-process kan inte hanteras i sin helhet av bara en organisation. Även om ett team (t.ex. ekonomi, ledarskap i försörjningskedjan) kan leda och orkestrera den övergripande processen, kräver det varje funktion för att få den att fungera.
Enligt min erfarenhet måste du ha en enda, stark SIOP-processägare. Vidare måste den personen ha en mycket, mycket stark Executive Sponsor.
SIOP-processägaren måste vara mycket begåvad. De måste kunna skapa och bygga de databaser, system och rapporter som kommer att vara kärnan i din SIOP-process. SIOP-processägaren måste kunna arbeta på alla nivåer i företaget och över alla funktioner. Och SIOP-processägaren måste vara en förändringsagent med förmåga att vara diplomatisk och konstruktivt hantera konflikter och motstånd.
För SIOP-processägaren kommer att ta itu med alla möjliga attityder. De måste inte bara skapa och hantera hela SIOP:s affärssystem och process. Men de måste kunna hantera alla i företaget till en exakt evenemangskalender. De kommer alltid att behöva få folk i kö. Och de kommer att behöva hantera konflikter snabbt och säkert. Detta är inte en roll för svaga hjärtan.
Den verkställande sponsorn kommer också att behöva spela en aktiv roll. SIOP-processens ägare kommer att behöva synligt stöd och luftskydd så att de har bekvämligheten att veta att de kommer att säkerhetskopieras vid behov. Implementeringen av en SIOP-process kan vara en så dramatisk avvikelse från vad företaget alltid har gjort att den verkställande sponsorn kommer att behöva kommunicera, övertyga och driva organisationen framåt på högsta nivå.
SIOP Ansvar
SIOP fungerar bara bra om hela ditt företag använder den affärsprocessen. Om du tillåter en anläggning, en affärsenhet eller ett kundteam att fortsätta att verka utanför SIOP-processen kommer det att undergräva dina ansträngningar.
Alla måste veta att SIOP-processen är det enda sättet på vilket planering kommer att hanteras över hela företaget. Brist på följsamhet kommer inte att tolereras. Och detta kommer att vara ett resultatmått för alla inblandade.
SIOP i avslutning
Jag har sett flera exempel på SIOP-implementeringar över företag. I alla fall har SIOP visat sig vara utomordentligt viktigt och ovärderligt. När du väl kommit förbi alla växtvärk med en SIOP-implementering kommer du att se resultat nästan omedelbart.
Inom ett par månader förväntar jag mig att folk kommer att undra hur du klarade dig utan en SIOP-process. Det kommer att forma din kultur, driva beteende och förbättra ditt företags prestation.
Men se upp att de utmaningar som du står inför på din väg till SIOP-implementering är mycket verkliga utmaningar för att upprätthålla det som en viktig affärsprocess. Frågor måste åtgärdas längs vägen. Och visst kommer det alltid att finnas utrymme för förbättringar.
