Prezado senhor/senhora: Se a sua caixa de entrada for como a minha, ela está cheia de e-mails que parecem uma carta de amor do século XIX ou uma mensagem de texto de um adolescente.

Para ser justo, isso não é culpa de ninguém. Como sociedade, simplesmente não ensinamos Etiqueta de Email ou reciclar profissionais à medida que os padrões mudam. Se você teve a sorte de fazer um curso de Redação Empresarial, provavelmente aprendeu saudações (“Prezado Senhor/Senhora”, “A quem possa interessar”, “Cordialmente”, etc.) e como formatar uma carta de apresentação e escrever um formal reclamação.

Mas quanto aos e-mails diários? Você está sozinho – até agora.

Compilei os principais erros que as pessoas cometem em e-mails comerciais com 14 exemplos de e-mails não profissionais para você aprender.

14 exemplos de e-mail não profissionais

Quer saber se você enviou um e-mail pouco profissional ou se seu colega de trabalho passou dos limites? Percorra esses exemplos de e-mail não profissionais para ver a etiqueta de e-mail aceitável e inaceitável de hoje.

1. Falsificar o nome ou gênero de alguém

Oi Brandy,

Você poderia adicionar isso à agenda da nossa reunião de segunda-feira?

Obrigado,

Gil

Maddy, Maggie, Molly – já ouvi tudo. Tive um chefe que me chamou de Brandy durante três meses inteiros. Eu não me chamo Amanda, então um e-mail com essa saudação é uma indicação absoluta de que essa pessoa não me conhece.

Aprender o nome de alguém e os pronomes preferidos é importante. Massacrar o nome de alguém é a maneira número um de matar sua mensagem antes mesmo de ser lida.

O que fazer em vez disso: verifique a ortografia do nome de alguém antes de clicar em enviar e não faça suposições sobre gênero. Se você perceber que cometeu um erro, peça desculpas! Você pode ter perdido a chance em um cenário de email frio, mas com colegas de trabalho ou clientes, reconheça o erro e siga em frente.

2. Saudação ou assinatura ausente

Alguém pode acompanhar isso para mim?

A comunicação por e-mail tornou-se menos formal, mas ainda é necessária uma saudação e uma assinatura. Isto é especialmente verdadeiro para um novo e-mail, mas também para respostas. Muitas pessoas não têm uma assinatura de e-mail de resposta, então os e-mails em uma conversa de grupo podem ficar confusos quando um e-mail não é atribuído.

O que fazer em vez disso: configure uma assinatura de e-mail para novos e-mails e outra mais curta para respostas. Use “Olá, [nome]” ou “Prezado [nome]” para abrir um e-mail e assinar com pelo menos seu primeiro nome na parte inferior. Você não precisa uma assinatura inteligente para e-mails, mas você pode escolher um se for conveniente para você.

3. Gramática e ortografia confusas

Olá

Estou entrando em contato para perguntar sobre um projeto. Precisamos urgentemente de um redator para um próximo projeto de site. É para um cliente da indústria automotiva. Por favor, deixe-me saber se é um bom dia para se conectar e discutir mais.

Os melhores cumprimentos,

Todd

Como escritor e estudante de inglês, aprecio uma boa gramática, mas percebo que ela não é o ponto forte de todos (nem o inglês é a língua nativa de todos). Embora a maioria das pessoas ignore um erro de digitação, ele ainda não deixa uma boa impressão. Quando você comete vários erros de digitação ou o leitor não consegue entender sua mensagem, você enfrenta sérios problemas.

O que fazer em vez disso: revise seus e-mails você mesmo e use ferramentas como Grammarly para Chrome para pegar qualquer coisa que você perder.

4. E-mails frios e ruins

Olá,

Você não respondeu às tentativas de contato, então estou ampliando sua caixa de entrada novamente.

Você está procurando um crescimento ENORME?

Seu site parece bom, mas tem alguns bugs graves no código que dificultam sua localização no Google. Se você deseja expandir seu negócio em vez de deixá-lo em um buraco na Internet, não procure mais!

Abaixo estou lhe enviando um relatório no qual você encontrará uma lista dos erros mais importantes no código do site, após a correção dos quais seu site será reindexado no Google e alcançará posições significativamente mais altas no mecanismo de busca em um tempo curto.

Brock

Acompanhar os clientes em potencial é uma parte fundamental das vendas, mas existe uma maneira certa e uma maneira errada de fazer isso. O melhores e-mails frios são personalizados, breves e diretos. Enviar e-mails de acompanhamento incansáveis ​​que envergonham o destinatário e não acrescentam nenhuma informação ou valor novo é uma receita infalível para o fracasso.

O que fazer em vez disso: Seja pessoal e educado. Mostre que você pesquisou a pessoa e seu negócio e termine com uma frase de chamariz clara.

5. Acompanhamentos rudes

Oi melanie,

Você viu meu último e-mail?

Karen

Esteja você escrevendo para um colega de trabalho ou para um cliente, tome cuidado com a resposta de acompanhamento passivo-agressiva ou rude. Não há nada pior do que receber um e-mail às 4h de uma sexta-feira e ter uma mensagem como esta esperando na sua caixa de entrada na segunda de manhã. É ainda pior se essa pessoa copiar passivamente e agressivamente o seu chefe na nota.

O que fazer em vez disso: Aguarde um período de tempo apropriado (1 a 2 dias úteis) antes de prosseguir educadamente para o check-in. Se você precisar de uma resposta dentro de um prazo específico, lembre-os do motivo. Se for uma crise real, use um método alternativo de comunicação como o Slack, um telefonema ou vá até o escritório.

6. Ser excessivamente amigável ou informal

ei, mano!

como está chutando? espero que você tenha conseguido durante a semana! ????

verificando se você precisa de ajuda com o relatório. se você já começou, molho incrível! 🌮 LMK se precisar que eu venha com algumas ideias!

see você por perto

Kyle

Nenhum e-mail para um cliente, chefe ou estranho deve ser parecido com o acima. Para manter os e-mails profissionais, mantenha as gírias, os emojis e a falta de pontuação nas mensagens de texto. Há alguma flexibilidade para conversas de e-mail com colegas de trabalho próximos, mas mantenha-a limitada e use o bom senso.

O que fazer em vez disso: Escreva em frases completas. A gíria pode ser excludente quando as pessoas não a conhecem, então opte por uma linguagem simples. Depois de conhecer alguém muito bem, você pode relaxar um pouco.

7. Sendo excessivamente formal

Querida Madame,

Espero que esta mensagem o encontre bem. Meu nome é Jerome e represento a XYZ, fornecedora líder de soluções de videoconferência.

Esta plataforma conta com a confiança de empresas Fortune 500 e foi projetada com os mais altos padrões de excelência. Nossos recursos, incluindo áudio HD e compartilhamento de tela, permitem que você facilite reuniões remotas e expanda seus negócios com facilidade.

Ficarei honrado em agendar uma breve videochamada o mais breve possível para fazer uma demonstração personalizada do software e discutir suas necessidades. Você poderia me informar sobre sua disponibilidade na próxima semana?

Com os melhores cumprimentos,

Jerome

No outro extremo, existe algo como ser também profissional. E-mails excessivamente formais podem parecer rígidos, impessoais e fora de alcance. Não há necessidade de usar o formal Sr./Sra. mais designações - um primeiro nome servirá, a menos que alguém tenha um título especial. Embora algumas situações ou setores possam exigir mais formalidade do que outros, geralmente é difícil estabelecer uma conexão com alguém quando você escreve nesse estilo.

O que fazer em vez disso: Escreva frases completas e siga a etiqueta do e-mail, mas evite frases formais e excessivamente prolixas em favor de frases cotidianas mais precisas que comunicam a mesma mensagem. Você pode mostrar respeito sem ser arcaico.

8. Linhas de assunto ruins

Assunto: olá?

A maioria dos assuntos ruins são vagos (olá, verificando, podemos bater um papo?) Ou com spam. Palavras-chave como “grátis”, “ganhar dinheiro” ou “sem compromisso” podem atrapalhar os filtros de e-mail e levar seu e-mail para a lixeira, pois parecem e-mails de phishing.

A pior linha de assunto? Não colocando nada.

O que fazer em vez disso: torne sua linha de assunto descritiva, mas curta (menos de 50 caracteres). O leitor deve ter uma ideia do que se trata o e-mail antes de abri-lo. Usar palavras de poder para aumentar a chance de alguém abri-lo.

9. Ambiguidade/Sem apelo à ação

Oi a todos,

Esses são alguns ótimos pensamentos e sugestões. Eu gosto para onde isso está indo. Vamos colocar essas ideias em ação!

Clarisse

Todos nós já participamos de discussões em grupo por e-mail, onde as pessoas lançam ideias, outras respondem com entusiasmo e então nada acontece. Isso soa familiar? A ambigüidade não é profissional porque deixa a outra pessoa sem saber o que acontecerá a seguir.

O que fazer em vez disso: finalize cada e-mail profissional com uma frase de chamariz específica. Indique claramente qual responsabilidade você planeja assumir, estabeleça um cronograma e liste as etapas de ação adicionais a serem delegadas.

10. Detalhes ausentes

Oi a todos,

Desculpe, esqueci de incluir o powerpoint! Aqui está. Alguns de vocês perguntaram onde será realizado o almoço e aprendizado na sexta-feira, e é no Sky Room.

Obrigado novamente,

Melissa

Não há nada mais constrangedor do que enviar um e-mail importante e esquecer um detalhe importante como um anexo ou uma data. Se você estiver respondendo a um e-mail com várias perguntas, é fácil responder e responder uma pergunta e esquecer a outra. Embora isso aconteça com os melhores de nós (já passei por isso!), você pode diminuir a chance de isso acontecer.

O que fazer em vez disso: Não tenha pressa escrevendo e revise seus e-mails. Se você estiver respondendo a um e-mail, revise o original para ter certeza de que respondeu tudo. Se for um e-mail em massa, peça a outra pessoa para revisá-lo para você ter certeza de que nada está faltando e que tudo faz sentido.

11. Usando Responder a Todos Incorretamente

Todos podem simplesmente parar de responder a todos? THX

Todos nós já ouvimos histórias de terror que respondem a todos. A maioria dos contratempos de resposta a todos são acidentais: ou alguém envia uma mensagem para um público muito maior do que pretendia ou envia uma mensagem privada a um grupo clicando em “responder a todos”.

O que fazer em vez disso: se você precisar enviar uma resposta individual a um tópico, verifique a lista de destinatários ou considere iniciar um novo e-mail. Se você for o destinatário de uma mensagem acidental de resposta a todos, não piore a situação respondendo a todos. Entre em contato com o remetente individualmente para resolver o problema.

12. E-mails divagantes

Olá!

Como tem sido sua semana te tratando? Não acredito que estamos tendo mais uma semana abaixo de zero. Tentei levar meus cachorros para passear ontem, mas só percorremos alguns quarteirões antes de ambos tremerem e termos que voltar! Já estou pronto para o verão.

Na próxima semana, estarei no escritório na terça-feira (não posso perder a terça-feira do Taco, certo?). Estou enfrentando o trajeto por alguns dias, já que temos nossa reunião geral! Você gostaria de pegar uma xícara de café? Eu adoraria me atualizar e saber o que há de novo em seu departamento.

Jackie

É bom estabelecer relacionamento com colegas de trabalho e contatos de negócios, mas e-mails longos e incoerentes simplesmente não são eficazes. Se for um e-mail frio, o leitor não chegará ao segundo parágrafo. Num contexto de local de trabalho, os seus colegas de trabalho podem não ter tempo ou energia para contar longas anedotas pessoais e responder na mesma moeda.

O que fazer em vez disso: Respeite o tempo da pessoa e reduza o e-mail aos detalhes mais importantes. Limite qualquer conversa fiada a uma linha. Se você tem muito a dizer, guarde-o para uma reunião ou conversa real.

13. Fofocas e reclamações

Caramba. Você acredita no que aconteceu na reunião? Parecia que ele iria estourar um vaso sanguíneo depois daquele comentário.

Tina

“Nunca escreva algo que você não quer que outra pessoa leia.” Recebi esse conselho no ensino médio e, embora não ache que se aplique universalmente, certamente se aplica ao seu e-mail comercial. Fofocas, reclamações ou zombarias de alguém não têm lugar no e-mail profissional.

O que fazer em vez disso: Se você tiver uma reclamação legítima sobre alguém, eis o que você deve fazer. Fale diretamente com a pessoa ou com seu chefe ou diretor de RH.

Após o fato, documente a conversa em alguns marcadores em um e-mail. “Olá, apenas recapitulando nossa conversa de hoje…” Dessa forma, você terá um registro de problemas de desempenho ou arquivos pessoais, se necessário.

Você só precisa desabafar sobre um colega de trabalho difícil? Guarde para o happy hour.

14. Deixar de reconhecer ou agradecer a alguém

Oi Matt,

Que bom que isso está marcado. Seguindo em frente, podemos agendar uma teleconferência de estratégia do segundo trimestre para a próxima semana?

Jonathan

Quando alguém concluiu um trabalho para você ou lhe fez um favor, é rude não reconhecer suas contribuições. Ou pior: receber crédito pelo trabalho de outra pessoa.

O que fazer em vez disso: Ao finalizar um projeto ou simplesmente receber algo que alguém enviou, agradeça a cada pessoa pelo trabalho e contribuições. Um pouco de gratidão e reconhecimento diante de seus colegas será de grande ajuda.

E-mails profissionais são importantes

Esteja você enviando um e-mail para seu chefe, um colega de trabalho, um cliente ou um lead, o profissionalismo é importante porque seus e-mails representam você e sua empresa. Sempre certifique-se de reler seus e-mails para verificar coisas como o nome do destinatário, erros de digitação, tom e se você incluiu todas as informações necessárias e quaisquer anexos.

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• Fonte: https://blog.hubspot.com/marketing/unprofessional-email-examples