Em todos os setores, as organizações estão publicando cada vez mais conteúdo online. 

Isso se tornou ainda mais proeminente após a pandemia, à medida que a comunidade global mudou para o online para superar as limitações físicas impostas pelo bloqueio.

Os sites são usados ​​para vender produtos e serviços a clientes, publicar e compartilhar materiais de vendas e marketing e – de pequenas empresas a governos estaduais – como um canal primário de comunicação com membros do público em geral.

A proliferação de conteúdo digital apresenta um novo conjunto de desafios. As empresas financeiras, por exemplo, devem cumprir uma série de obrigações de conformidade para usar canais digitais (incluindo sites) para anunciar aos clientes. Em outros lugares, as organizações podem precisar manter registros do conteúdo de seu site para fins de resolução de disputas, e outras podem querer preservar as páginas do site simplesmente por seu significado cultural ou histórico, como uma questão de registro público ou como ponto de referência para futuras campanhas de marketing. .

O arquivamento do site é a única maneira de preservar o conteúdo do site de uma forma que permite que ele seja revisitado como era em um determinado momento. É o único meio de criar e manter uma versão de conteúdo da Web estável, com carimbo de data e hora, verificavelmente autêntica e independente. Como os arquivos são independentes, eles são completamente separados da arquitetura original do site e incluirão apenas os elementos que estavam ativos no momento do arquivo, criando uma iteração o mais próximo possível de sua forma original.

Há muitas razões pelas quais uma organização deve arquivar seu site, mas em todos os casos ela deve garantir que seus arquivos sejam completos, seguros e legalmente admissíveis. 

Neste guia, analisamos alguns dos desafios específicos relacionados ao arquivamento de sites em três setores diferentes – serviços financeiros, setor público e marcas.

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A função do arquivamento de sites

O arquivamento de sites permite que empresas dos setores financeiro, público e de varejo armazenem registros imutáveis ​​de suas páginas da web. Isso ajuda a garantir o seguinte:

1. Conformidade 

Empresas regulamentadas e empresas em todo o mundo devem registrar e reter todas as comunicações eletrônicas sob as regras MiFID II (UE), FCA (Reino Unido), SEC (EUA), ASIC (AU) e FINRA (EUA). A MiFID II, por exemplo, estabelece que as comunicações eletrônicas gravadas devem ser:

. Preencha – Uma organização deve estar ciente de todos os tipos de comunicações eletrônicas que são usadas e por quem. Além disso, eles devem ter um sistema e processos desenvolvidos para capturar e reter todos os registros dessas comunicações.

. Preciso – Uma organização deve ter total confiança no conteúdo e nos metadados das comunicações eletrônicas gravadas, que podem demonstrar as datas e horários exatos em que algo ocorreu.

. Alta Qualidade – Convém que uma organização seja capaz de reproduzir registros de comunicações eletrônicas o mais próximo possível de sua “forma original”. 

A trela está apertando globalmente. Em novembro de 2022,
Regra de Marketing da SEC ampliou a definição do que constitui um 'anúncio' para incluir o conteúdo do site, que agora deve ser capturado e arquivado em sua totalidade. Enquanto isso, a Australian Securities and Investments Commission (ASIC) começou a solicitar registros de promessas históricas de preços de sites de seguradoras e

administrar multas àqueles que são incapazes de fornecê-las.

2. Admissibilidade legal

As empresas podem ser obrigadas a fornecer provas autenticadas de dados eletrônicos quando em tribunal. Os registros devem demonstrar que os dados foram armazenados em um formato inalterável e quando foram arquivados. Esses requisitos são cobertos nas seguintes regras e regulamentos:

. Regras Federais de Evidência (regra 901) – a exigência de autenticação ou identificação de um elemento de prova. 

. O Código de Prática sobre Peso de Provas e Admissibilidade Legal de Informações Eletrônicas (BS 10008:2014) – garantir a autenticidade e integridade das informações eletrônicas. 

. Regra SEC 17a-4 – que exige que as empresas arquivem as comunicações comerciais eletrônicas no formato não regravável e não apagável (WORM).

. Solicitações de descoberta eletrônica – o arquivamento de dados do site para resolução de disputas e fins de eDiscovery pode ajudar a garantir que os registros não sejam refutáveis ​​e sejam uma reprodução verdadeira do conteúdo naquele momento.

3. Proteção de IP e ativos de marca

As marcas têm um incentivo claro para manter um registro de longo prazo de suas atividades para informar futuras campanhas. No entanto, à medida que mais atividades comerciais ocorrem on-line, eles criarão e publicarão continuamente grandes quantidades de conteúdo digital em uma velocidade que pode ser difícil de acompanhar. O arquivamento de sites pode ser realizado regularmente e, com armazenamento em nuvem ilimitado e a capacidade de arquivar grandes conjuntos de dados, pode garantir que nada de valor seja perdido.

4. Preservação de registros de importância cultural e histórica

Organizações do setor público e arquivistas podem exigir a preservação de conteúdo culturalmente importante do site para acesso instantâneo a dados históricos de registros públicos. O arquivamento de sites é a solução ideal para preservar essas grandes quantidades de dados e armazená-los em um formato de arquivo WORM inalterável.

Quem se beneficia com o arquivamento de sites?

Serviços Financeiros

A indústria de serviços financeiros está sob constante pressão para adotar novos canais online se quiser acompanhar a evolução do cenário digital. No entanto, ao fazer isso, o uso desses canais precisa ser equilibrado com a regulamentação de conformidade rigorosa de empresas como SEC, ASIC, FINRA e muito mais.

Qualquer solução deve ser capaz de demonstrar conformidade com tais regulamentos, bem como com qualquer potencial soberania de dados e requisitos de GDPR.

Setor público 

Vários arquivos nacionais, bibliotecas, governos e universidades agora arquivam dados de sites para preservar todos os registros de importância cultural e histórica. Isso é principalmente impulsionado por legislações como o
Lei de Registros Públicos do Reino Unido de 1958 e, mais recentemente,
Lei da Liberdade de Informação de 2000.

À medida que o setor público realiza mais atividades on-line, as organizações procuram maneiras de aprimorar suas provisões de arquivamento de sites para aproveitar as novas tecnologias, como:

• A nuvem – Para permitir o armazenamento eficiente e flexível de grandes conjuntos de dados. 

• Indexação e pesquisa – Para tornar os dados úteis para pesquisadores, funcionários públicos, estudantes e membros do público (incluindo portais voltados para o público, como
  Os Arquivos Nacionais do Reino Unido). 

• A atualização do formato de arquivo ARC tradicional para o padrão ISO
  Formato de arquivo WARC, que pode ajudar a armazenar materiais natos-digitais ou digitalizados. 

Marcas 

As marcas FMCG estão criando cada vez mais conteúdo online, além dos ativos de marca tradicionais. Esse conteúdo pode ser facilmente alterado, corrompido ou perdido sem planejamento e previsão. 

Manter um registro da atividade da marca online e das comunicações com os clientes pode ajudar…

• Informar a futura direção da marca (através do monitoramento do desempenho)

• Inspire futuras campanhas

• Garantir que registros legalmente admissíveis de todas as comunicações sejam mantidos, para casos de resolução de disputas. 

Como você arquiva um site?

Quando se trata de arquivar o conteúdo do seu site, existem várias maneiras de fazer isso. Ferramentas online gratuitas como o Wayback Machine são opções, mas exigem que os usuários salvem manualmente cada página individualmente. Isso simplesmente não é viável para a maioria das empresas, dada a frequência com que as capturas devem ocorrer para satisfazer os reguladores; ou seja, toda vez que uma alteração é feita.

Embora algumas empresas dependam de backups do Sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) para fins de manutenção de registros, existem algumas diferenças importantes entre um backup e um arquivo.

• Assinaturas digitais e metadados: mais importante, os dados obtidos de um backup do CMS não terão uma assinatura digital e, portanto, não serão autenticáveis ​​ou admissíveis em tribunal. Além disso, os backups do CMS não permitem que as equipes jurídicas exportem facilmente um registro com todos os seus metadados cruciais.

• Pesquisa de texto completo: os backups do CMS não fornecerão um recurso de pesquisa de texto completo. Os auditores podem solicitar informações com urgência e a qualquer momento – ao capturar manualmente seu site, as grandes quantidades de dados capturados podem dificultar a localização rápida de dados específicos.

• Armazenamento de dados compatível: para setores regulamentados com regras específicas de manutenção de registros (como o setor público e serviços financeiros), um backup de CMS não atende aos requisitos.

Como alternativa, um serviço automatizado de arquivamento de sites permite que as empresas mantenham um registro completo do conteúdo de seus sites, aliviando a carga manual e garantindo a admissibilidade legal.

Pesando suas opções

À medida que o cenário digital se torna mais expansivo, o nível de regulamentação segue o exemplo. Organizações como a SEC e a ASIC fizeram recentemente alterações significativas para refletir nossa crescente dependência de plataformas online e a facilidade com que informações valiosas podem ser perdidas, devido às faixas que encontramos diariamente.

O arquivamento de sites cumpre tantas funções para tantos tipos diferentes de organização, que se tornou um requisito fundamental para uma proporção crescente de empresas modernas. Seja satisfazendo os reguladores, retendo o acúmulo de produção digital de sua marca ou preservando informações de importância cultural e histórica, aplica-se a setores do setor público a serviços financeiros, marcas de varejo e muitos outros.

À medida que as demandas de arquivamento aumentaram, certos recursos tornaram-se indispensáveis, quase sempre fornecidos por fornecedores terceirizados de conformidade. A captura automatizada de sites permite que as empresas rastreiem todo o site em intervalos regulares e predefinidos e capturem uma versão precisa do site como existia naquele ponto, a cada vez. A pesquisa de texto completo reduz ainda mais a carga manual a um nível administrável, caso uma página específica seja solicitada para fins de litígio. Enquanto isso, se esses dados não forem armazenados em um formato legalmente admissível, todo o processo é inútil, pelo menos do ponto de vista da conformidade. 

Antes de iniciar o processo de arquivamento, é importante entender o objetivo por trás dele e se sua equipe possui as ferramentas para lidar com isso. Só então você começará a descobrir a abordagem correta a ser adotada do ponto de vista dos recursos e quem está equipado para ajudá-lo a atingir essas metas. E se seus objetivos são obrigações legais, você deve ser cauteloso em um

clima regulatório cada vez mais brutal.

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