Eu financio startups para ganhar a vida e antes disso administrei duas startups de software que fundei. Passei inúmeras horas analisando finanças históricas, orçamentos, previsões e projeções futuras. Com uma startup de tecnologia padrão, posso dizer enquanto durmo que seus dois maiores itens de custo, de longe, são pessoas (entre 60-75% dos custos totais) e espaço (10-20% dos custos totais). O único outro item de custo significativo que vejo em algumas startups em estágio inicial é o estoque (para empresas de hardware ou comércio eletrônico).
Nos estágios iniciais de uma empresa, uma startup muitas vezes amontoa o máximo possível de pessoas em salas pequenas, a fim de economizar nos custos de escritório. Quando uma empresa levanta capital, inevitavelmente começa a procurar espaços de escritório para aumentar a produtividade e a felicidade dos trabalhadores. Como é difícil prever quanto espaço você precisará à medida que se expande (ou, engolindo em seco, o lado negativo), as startups têm se voltado cada vez mais para espaços compartilhados como o WeWork, que agem um pouco como hospedagem em nuvem, pois permitem que você aumente ou diminua conforme necessário. seu negócio se expande ou desacelera.
Qualquer pessoa que já passou algum tempo com startups pode dizer que há muitos drenos de produtividade que podem advir desses ambientes:
- Falta de espaço para reuniões para discussões
- Incapacidade de concentração devido a estar cercado por “faladores altos”
- Enormes filas esperando em check-ins de segurança compartilhados, elevadores ou filas de almoço
Conhecer os problemas de “gerenciar pessoas em torno dos espaços” foi um dos principais motivos pelos quais apoiei a empresa Densidade, que construiu um “sensor de profundidade” que fica pendurado acima das portas e rastreia anonimamente os espaços, como pode ser visto no GIF abaixo.
A tecnologia agora está implantada em muitos clientes, incluindo LinkedIn, NYU, Dropbox, Envoy e muitos outros, por isso aprendemos muito sobre como as pessoas usam soluções como Density para aumentar a produtividade, melhorar a segurança física e combinar melhor o espaço com as pessoas. Abaixo estão alguns ótimos exemplos de problemas e soluções comuns que vimos:
O campista da sala de reuniões / o ocupante da sala de reuniões / fantasma
O Gartner estima que o funcionário médio gasta 27 horas por ano procurando espaços disponíveis para reuniões – isso raramente ocorre porque as empresas não têm espaço suficiente. Na maioria das vezes, é porque eles não têm a combinação certa de espaço de trabalho pequeno/grande/flexível e, como resultado, as pessoas tendem a ocupar espaço quando ele está disponível.
À medida que as organizações crescem, inevitavelmente implementam sistemas para tornar a reserva de espaços partilhados mais simplificada e geralmente mais democrática – o procedimento geral é “reservar uma sala de reuniões” por hora através de um sistema de agendamento. Todos nós já experimentamos o “invasor” que simplesmente entra em uma sala de reuniões e as startups trabalhando fazem uma reunião 1-1 em uma sala construída para 12 pessoas e não se preocupa em reservá-la. Algumas pessoas seguem o caminho oposto e reservam horas a fio para que possam “acampar” em uma sala de reuniões para realizar longos períodos de trabalho silencioso ou realizar reuniões individuais em detrimento das necessidades do grupo.
Igualmente problemático é o “fantasma” que reserva a sala de reuniões durante horas a fio para bloquear a sala, utilizando-a apenas periodicamente. Vi esse tipo de comportamento há 20 anos, quando trabalhei na Accenture, onde a equipe trabalhava principalmente nas instalações dos clientes, mas quando voltavam ao escritório havia uma corrida para fazer reservas fantasmas nas limitadas salas de reuniões.
Na Density, trabalhamos com os clientes para integrar seu sistema Outlook para que a gerência pudesse avaliar melhor quando as equipes reservavam espaço na sala de reunião e depois comparar com os dados do sensor Density para ver quando a sala foi realmente usada. Ele pode comparar horas reservadas versus utilizadas, bem como o número de pessoas reservadas versus atendidas, com o objetivo de ajudar a empresa a gerenciar melhor seus recursos de espaço limitados.
O enigma do almoço
Outro grande dreno de produtividade à medida que as empresas crescem (ou à medida que os espaços de trabalho compartilhados ficam lotados) são as filas do almoço. Temos visto um aumento no número de empresas que usam Densidade para rastrear melhor o fluxo de pessoas através dos comissários no café da manhã, almoço e jantar. Eles integraram isso a sistemas internos no Slack ou no Facebook Messenger para permitir que os funcionários verificassem os tempos de espera em tempo real e planejassem seus dias de acordo. Isso também ajudou a administração a descobrir como contratar funcionários do restaurante nos horários de pico. Vimos até algumas companhias aéreas e agências de viagens com visão de futuro usarem esses sensores para monitorar melhor o nível de pessoal das salas VIP ao longo do dia.
O bagageiro
A maioria dos escritórios emprega segurança física para proteger os ativos e a segurança, mas todos nós já testemunhamos o “tailgater” que espera que outra pessoa escaneie seu cartão e depois caminha rapidamente atrás deles e obtém acesso. Isto é muito mais difícil de fazer em edifícios altos com guardas de segurança suficientes, mas mesmo aí os problemas persistem. Como você verá no vídeo abaixo, o Dropbox usou o Density emparelhado com seu sistema de controle de acesso para sinalizar a segurança sempre que houver um tailgater. No vídeo eles mostram uma situação da vida real (rostos desfocados), onde um tailgater se passando por apenas mais um funcionário olhando para seu smartphone, que então invadiu e roubou vários laptops. Este problema é ainda mais pronunciado em campi onde os edifícios têm mais pontos de entrada e saída. O Dropbox estava realizando mais de 100 eventos de utilização não autorizada/semana e, embora a maioria deles provavelmente não seja nefasta, fazer com que os funcionários tomem consciência do problema é a primeira linha de defesa.
O espaço desperdiçado / as salas de reuniões superdimensionadas
Talvez o grupo que mais valoriza a capacidade de saber como as pessoas utilizam os espaços sejam os grupos de gestão de instalações responsáveis pelo planeamento do espaço. À medida que as empresas se expandem, você naturalmente encontrará salas de reuniões construídas para 12 pessoas, mas usadas principalmente para 2 a 4 pessoas por vez, que seriam mais efetivamente construídas em 2 salas de reuniões. Vemos empresas que fazem grandes aquisições e precisam descobrir como consolidar empresas e funcionários. Durante um piloto de cliente, uma empresa da Fortune 1000 com
a empresa descobriu que uma sala de conferência para 8 pessoas era usada por 3 ou menos pessoas durante 78% de todo o horário comercial; foi utilizado por 8 pessoas (capacidade pretendida) apenas 3% do tempo. Ao expandir o estudo e dimensionar corretamente o mix de salas de conferência, esta empresa provavelmente resolverá o problema das salas de reunião e economizará dezenas de milhões de dólares em custos evitados de expansão imobiliária.
O risco do seguro
Você já percebeu quando entra em um bar, sala de concertos, estádio ou local similar e há uma pessoa com um balcão que clica quando você passa? Quase certamente o que eles estão fazendo é monitorar manualmente o tamanho das multidões para fins de seguro (e, em última análise, para segurança).
Agora temos locais que usam Densidade para controlar o tamanho das multidões e garantir que não estejam violando suas apólices de seguro. Um bar com o qual trabalhamos estava recebendo várias multas de US$ 1,000 do Corpo de Bombeiros todos os meses por excesso de capacidade – isso apesar de ter funcionários disponíveis para contar manualmente. Depois de instalar o Density, o bombeiro olhou a contagem no iPhone do gerente do bar e disse: “isso é muito legal”. Ele então os deixou em paz porque eles poderiam provar que estavam em conformidade com o código.
Casos de uso não intencionais
Até agora, já vimos muito! Desde pessoas que desejam que a Density rastreie se os pacientes com Alzheimer não estão saindo de um espaço pré-acordado até empresas da economia gigantesca que desejam rastrear anonimamente se seus funcionários ou clientes estão iniciando contato físico indesejado. As pessoas costumam me perguntar: “por que não usam câmeras?” É claro que existem alguns bons usos para câmeras em áreas como vigilância, mas no mundo moderno há muitos lugares onde queremos rastrear o fluxo de pessoas (uso de banheiros, apenas um exemplo!), mas não queremos gravar pessoas. Além disso, a capacidade de interpretar os dados e lidar com os volumes de informações é muito mais econômica quando se lida com “polígonos” (formas de um laser) do que com imagens de vídeo completas.
