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Organizações em todo o mundo estão sempre buscando maneiras de otimizar a produtividade do local de trabalho. Nos últimos anos, os avanços tecnológicos como a transformação digital, a inteligência artificial (IA) e o Machine Learning assumiram uma enorme importância como facilitadores para aumentar a produtividade organizacional, ajudando as organizações a agilizar as operações e automatizar tarefas.

No entanto, uma análise mais atenta destas tendências sugere que estas medidas estão intrinsecamente ligadas a ajudar as empresas a gerir melhor o seu tempo.

A gestão do tempo não é um conceito novo, pois até mesmo Teofrasto, o antigo filósofo grego, acreditava que “O tempo é a coisa mais valiosa que um homem pode gastar”. Do velho ditado ao garoto-propaganda das tecnologias disruptivas – a técnica inovadora de Time Boxing de Elon Musk – o gerenciamento do tempo continua sendo uma consideração importante.

Ganhou uma força incomparável entre as empresas que buscam produtividade e lucratividade em meio a mudanças nas preferências de local de trabalho e a um mercado de trabalho em constante evolução.

O que é gerenciamento de tempo?

No contexto organizacional, a gestão do tempo é a capacidade de gerir as cargas de trabalho de forma eficaz e eficiente. Ajuda a priorizar tarefas que proporcionam o maior valor comercial e são produtivas de maneira ideal. O processo de gerenciamento do tempo envolve planejamento, estabelecimento de metas, avaliação constante do progresso e estabelecimento de prazos práticos para atingir as metas.

Estratégias eficientes de gestão do tempo estão diretamente ligadas a uma maior produtividade no local de trabalho, menores níveis de estresse dos funcionários, melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional e, consequentemente, menor rotatividade de funcionários.

Aqui está um breve resumo de por que o gerenciamento do tempo é importante no local de trabalho:

1. Ajuda a aumentar as taxas de utilização de recursos

O gerenciamento do tempo ajuda os funcionários a otimizar suas entregas e gerenciar seu tempo com eficiência. Esse processo ajuda os funcionários a identificar áreas de melhoria, como perda evitável de horas faturáveis ​​através do envolvimento em atividades administrativas, como reuniões, ou tarefas repetitivas, como preenchimento de dados em planilhas. À medida que os funcionários são capazes de identificar e compensar essa perda de tempo, minimizando essas atividades, eles conseguem oferecer taxas de utilização mais altas.

Várias organizações também tomaram iniciativas como limitar o número de horas de reuniões por dia para ajudar os funcionários a melhorar os seus níveis de utilização de recursos.

2. Permite um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional

A falta de equilíbrio adequado entre vida pessoal e profissional tem sido uma das principais razões por trás das taxas de desgaste mais altas do que o normal entre as organizações em todo o mundo. Além disso, a força de trabalho da Geração Z, que representará 25% da força de trabalho global até 2025, espera que os seus empregadores ofereçam um ecossistema de local de trabalho flexível e um equilíbrio adequado entre vida pessoal e profissional.

Como resultado, um número crescente de organizações está automatizando seus processos de negócios, como os processos de monitoramento de presença de funcionários, usando software automatizado de monitoramento de tempo. Réplica é um software de rastreamento de tempo que usa IA para capturar dados de trabalho e tempo dos funcionários em vários aplicativos. Além dessas empresas, também usam software baseado em IA para geração de conteúdo, suporte ao cliente, análise preditiva, etc.

Tais iniciativas têm um impacto profundo em ajudar os funcionários a gerir melhor o seu tempo e a experimentar um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional, impactando positivamente a rotatividade de funcionários.

3. Permite uma gestão mais eficiente das partes interessadas internas e externas

O desafio de gerir diversas partes interessadas internas e externas para os funcionários só foi agravado desde que as organizações adotaram locais de trabalho híbridos e remotos. Além disso, a evolução das expectativas dos clientes e as mudanças frequentes no escopo do projeto estão valorizando a capacidade dos funcionários de manter as partes interessadas informadas e de abordar proativamente suas preocupações e dúvidas.

A gestão do tempo desempenha um papel fundamental para ajudar os funcionários a gerir as expectativas das partes interessadas, garantindo que reservem um tempo razoável para tais esforços. A satisfação constantemente elevada das partes interessadas internas e externas molda enormemente os lucros de qualquer organização e a sustentabilidade a longo prazo.

4. Aumenta os resultados financeiros

Isto pode ser uma surpresa, mas as empresas dos EUA perder perto de US$ 600 bilhões às interrupções no local de trabalho, e os funcionários médios gastam metade do seu dia de trabalho faturável em tarefas que agregam pouco ou nenhum valor! Qualquer organização que atinja níveis consistentemente elevados de utilização de recursos tem grande probabilidade de obter resultados financeiros mais saudáveis.

Como os funcionários conseguem usar a maior parte de suas horas de trabalho faturáveis ​​para atividades produtivas e frutíferas, a quantidade de tempo desperdiçado é reduzida drasticamente. Para organizações de nível empresarial com centenas e milhares de funcionários, isso pode significar muitas centenas de horas de trabalho no valor de milhões de dólares em tempo de funcionários economizados!

5. Permite que os funcionários aprimorem e requalifiquem melhor

A matriz de competências em rápida evolução exige que os funcionários aprimorem e se requalifiquem de forma consistente, à medida que as competências necessárias para cumprir os requisitos de trabalho continuam a evoluir a uma velocidade impressionante.

De acordo com Lisa Lyons, parceira de transformação da força de trabalho da Mercer “quase metade de todos os funcionários necessitarão de melhorar as suas competências até 2025, enquanto uma boa proporção também necessitará de uma reciclagem total.”

No entanto, os funcionários precisam de tempo para cumprir esses compromissos de longo prazo e as organizações não podem esperar que os funcionários realizem tais iniciativas para além do seu horário de trabalho.

É por isso que as organizações devem explorar meios como a integração de uma solução de automação de serviços profissionais para automatizar aspectos da gestão de projetos, reduzindo assim a carga de trabalho dos funcionários e dando-lhes o tempo necessário para prosseguirem atividades de melhoria e requalificação. Desta forma, a gestão do tempo também tem impacto na capacidade dos funcionários de melhorar e requalificar de forma eficaz, impactando a vantagem competitiva e a sustentabilidade a longo prazo de uma organização.

6. Libera a liderança para traçar o curso de longo prazo

Data sugere que um líder empresarial médio participa de 37 reuniões por semana e gasta 72% de suas horas de trabalho semanais conduzindo reuniões!

Esses números surpreendentes sublinham quanto tempo o C-suite gasta na condução de reuniões. Embora nem todas as reuniões sejam assuntos administrativos ou uma perda de horas de trabalho, os líderes empresariais devem reservar mais tempo para definir estratégias e interagir com as suas equipas e clientes. Isso requer um gerenciamento de tempo hábil.

Quando os líderes empresariais conseguem gerir melhor o seu tempo, podem concentrar-se mais no lado estratégico do negócio, criando maior valor para a organização como um todo. Eles também são capazes de liderar pelo exemplo e se tornarem agentes de mudança, incutindo qualidades de gerenciamento de tempo em seus funcionários em todas as funções empresariais e níveis de liderança.

Por que o gerenciamento do tempo é importante?

É provável que as organizações enfrentem uma maior pressão nas suas margens de lucro à medida que os clientes racionalizam as suas despesas e exercem restrições financeiras para fazer face a circunstâncias comerciais imprevistas. Mais ainda quando os próprios modelos de negócios estão passando por mudanças. Embora as empresas estejam legitimamente a adoptar uma visão telescópica, examinando os seus processos para incorporar tecnologias e tornarem-se mais preparadas para o futuro, devem também procurar acertar os seus princípios básicos.

A gestão do tempo é a chave para uma força de trabalho ágil e motivada, que é um elemento inegociável para o sucesso empresarial num mercado desafiante que passa por repetidas perturbações. As organizações não devem perder a madeira pelas árvores!

Bio Autor:

Shashank Shekhar trabalha como especialista sênior em comunicações de marketing na Deltek | Réplica. Ele é profissional de marketing digital e de conteúdo há mais de 9 anos. Ele é especialista em escrever sobre tendências tecnológicas como Inteligência Artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML) e seu impacto na formação do cenário de gerenciamento de projetos com ferramentas como soluções de automação de serviços profissionais e soluções de controle de tempo. Fora do trabalho, ele adora ler sobre história, astrofísica e geopolítica.

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• Fonte: Platão Inteligência de Dados.