A contabilidade em qualquer empresa envolve lidar com faturas todos os meses.

Uma das tarefas mais desafiadoras ao lidar com eles é a verificação dessas faturas.

Todas as faturas recebidas por uma empresa de produtos ou serviços adquiridos de um fornecedor devem ser verificadas quanto à exatidão antes do início do pagamento.

Para tal, todos os dados da compra mencionados na fatura são comparados com o pedido de compra correspondente para garantir que os produtos/serviços encomendados foram entregues corretamente e ao preço acordado. Este processo de verificação é chamado de correspondência bidirecional.

Vamos entender rapidamente como isso funciona.

Recapitulação do processo de aquisição

Antes de entender a correspondência bidirecional, vamos recapitular rapidamente como funciona a aquisição em um ambiente empresarial.

Ordem de compra (PO) é um contrato juridicamente vinculativo emitido pelo comprador ao fornecedor, informando o tipo de produto/serviço encomendado e a quantidade e preços acordados.

Fatura é um documento juridicamente vinculativo emitido pelo fornecedor ao comprador junto com ou após a entrega do produto/serviço ao cliente. Contém todos os detalhes do fornecedor, cliente, produto/serviço a ser entregue, preço e forma de pagamento.

Digamos que o departamento de TI de uma empresa ABC exija 10 cadeiras executivas giratórias para seus executivos de TI.

• O departamento de TI pode (dependendo da política da empresa) emitir uma requisição de compra em toda a hierarquia gerencial apropriada.
• Uma solicitação de compra é enviada ao departamento de Compras (ou equivalente) da empresa para encontrar fornecedores apropriados do produto/serviço.
• Uma vez identificado um fornecedor, é feito o trabalho de base necessário para identificar o produto e o preço. Por exemplo, XYZ, um fornecedor de móveis de escritório pode fornecer cadeiras executivas giratórias a um preço de US$ 250 por cadeira, para entrega em cinco dias.
• Assim que o fornecedor XYZ for finalizado, o ordem de compra é gerado pelo departamento de compras da ABC, citando o produto e o preço acordado.
• Uma via da PO é enviada para XYZ, outra é retida pelo departamento de Compras do ABC, outra para o Departamento de Contas a Pagar.
• Quando XYZ fornece as cadeiras, o fatura é fornecido junto ou após a entrega à ABC.

Agora que a fatura foi obtida, o processo de conciliação é realizado pela equipe de contas a pagar da ABC.

O que é correspondência bidirecional?

Correspondência bidirecional, também conhecido como correspondência de pedido de compra, é um processo para verificar se os detalhes no ordens de compra e as faturas associadas combinar para que a fatura possa ser paga.

A correspondência geralmente é feita pela quantidade faturada e pelo preço da fatura. As seguintes condições precisam ser atendidas:

• A quantidade da fatura é menor ou igual ao valor solicitado no pedido.
• O preço da fatura é menor ou igual ao preço cotado na OC.

Uma correspondência bem-sucedida pode referir-se a uma correspondência 100% exata ou definida usando uma tolerância de correspondência (por exemplo, >=95% de correspondência necessária) com base no ambiente de negócios.

Somente quando a partida for bem-sucedida, após verificação pela equipe AP, o pagamento será iniciado.

Em caso de falha na correspondência, o processamento e o pagamento da fatura são pausados. Um gerente de contas a pagar verifica manualmente a fatura e aprova o pagamento da fatura ou rejeita a fatura.

Esta é uma correspondência bidirecional.

Vamos resumir o processo de correspondência bidirecional em um fluxograma para facilitar a compreensão.

gráfico TB
A[Necessidade de compra] -> C[Enviar solicitação de compra ao departamento de compras]
C -> D[Departamento de Compras encontra fornecedor apropriado]
D -> E[Finalizar fornecedor XYZ]
E -> F[Departamento de Compras gera o Pedido de Compra]
F -> G[Enviar uma cópia do pedido para XYZ, reter uma no Departamento de Compras, enviar uma para o Departamento de Contas a Pagar]
G -> H[O fornecedor XYZ fornece as cadeiras e fornece a fatura]
H -> I[Processo de correspondência pela equipe de contas a pagar]
I -> J{Verifique as condições:
1. Quantidade da fatura ≤ Quantidade do pedido
2. Preço da fatura ≤ preço do pedido}
J –> |Correspondência ≥ 95%| K[Correspondência bem-sucedida, iniciar pagamento]
J –> |Correspondência 95%| L[Correspondência malsucedida, pausar processamento e pagamento da fatura]
L -> M[Gerente de contas a pagar verifica manualmente a fatura]
M –> |Aprova| K
M –> |Rejeições| N[Rejeitar a fatura]

No exemplo acima, suponha que ABC não estivesse aderindo à correspondência bidirecional.

Após discussões sobre descontos, eles emitem um pedido de compra de 10 cadeiras a um preço total com desconto de US$ 2000 (US$ 200/cadeira em vez de US$ 250/cadeira), conforme acordado com XYZ.

Depois de analisar e aceitar o pedido de compra e entregar as 10 cadeiras, XYZ envia uma fatura com o preço original de US$ 2500 (US$ 250/cadeira). O criador da fatura na XYZ pode não ter conhecimento do desconto oferecido pelo profissional de marketing da XYZ ao departamento de compras da ABC para a compra a granel. Ou pode ser uma má prática comercial deliberada.

Se os detalhes da fatura não forem comparados e combinados com os detalhes do pedido, a equipe AP (Contas a Pagar) da ABC poderá pagar os $ 500 extras que foram originalmente dispensados.

Um processo de correspondência bidirecional pode ajudar a detectar esse erro antes que o pagamento seja feito. O processo garante que apenas as faturas com o valor e a quantidade corretos sejam pagas.

Importância da correspondência bidirecional

A correspondência bidirecional é crucial para manter a precisão e o controle financeiro nas contas a pagar.

• Garantia de precisão: A correspondência bidirecional garante que as faturas sejam precisas, verificando-as em relação aos pedidos de compra correspondentes, evitando pagamentos indevidos ou pagamentos por bens/serviços não entregues.
• Controle financeiro: Melhora o controle financeiro e reduz o risco de erros ou fraudes no processo de contas a pagar.
• Relacionamento com Fornecedor: A implementação eficaz promove a transparência e a confiança nas relações com os fornecedores, uma vez que as discrepâncias são prontamente abordadas e resolvidas.
• Conformidade: Garante a conformidade com as políticas internas de compras e regulamentações externas, minimizando riscos financeiros e problemas de auditoria.
• Economia de Custos: Ao evitar pagamentos indevidos e resolver discrepâncias de forma eficiente, as empresas podem poupar custos significativos a longo prazo.

Como funciona a correspondência bidirecional manual

A correspondência bidirecional manual normalmente é preferida apenas por empresas com volumes de transações muito baixos ou aquelas com requisitos específicos que necessitam de supervisão humana.

Esta é a aparência do processo.

Vamos pegar o exemplo da XYZ Inc. e explorar como eles implementam a correspondência bidirecional manual. XYZ Inc. usa Quickbooks para contabilidade. É assim que se parece o processo de aquisição com correspondência bidirecional.

1. Geração de Ordem de Compra (PO):

• Quickbooks oferece um módulo de criação e gerenciamento de PO.
• cria/recebe um pedido de compra para o fornecedor diretamente em Quickbooks, detalhando itens pedidos, quantidades, preços e datas de entrega.

2. Recebimento da fatura do fornecedor:

• Ao receber a remessa, a XYZ Inc. recebe uma fatura do fornecedor, também logada no Quickbooks.
• A equipe de entrada de dados preenche manualmente os detalhes do item, quantidades, preços, impostos e descontos em cada fatura.

3. Processo de correspondência manual:

• A equipe de contas a pagar combina manualmente os detalhes da fatura com o pedido de compra correspondente em Quickbooks, garantindo o alinhamento de quantidades e preços.

4. Verificação e Aprovação:

• As faturas verificadas são aprovadas para pagamento em Quickbooks, enquanto as discrepâncias são sinalizadas para revisão.
• Os revisores processam manualmente as faturas que falham na correspondência bidirecional.

5. Iniciação de Pagamento:

• Usando Quickbooks, a XYZ Inc. inicia o pagamento das faturas aprovadas, seguindo seus procedimentos de pagamento.

Embora meticuloso, esse processo estabelece uma base para a integridade financeira.

Desafios na correspondência bidirecional

Embora a correspondência bidirecional manual garanta uma abordagem prática para verificar faturas em relação a pedidos de compra, ela apresenta vários desafios:

Desafios de incompatibilidade de dados: A equipe de contas a pagar deve alinhar os pedidos de compra com as faturas, verificando-as manualmente, o que leva à perda de detalhes e à lentidão das operações, arriscando a produtividade e as relações comerciais.

Longos tempos de processamento: As contas a pagar muitas vezes enfrentam imprecisões de dados em até 20% das faturas, dedicando cerca de 25% do seu tempo à resolução de tais problemas, o que atrasa processos e aumenta os riscos operacionais.

Riscos de fraude e roubo: A Associação de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) conclui que as organizações normalmente perdem 5% da receita anualmente devido à fraude, com os criminosos muitas vezes enganando contas a pagar através de faturas fraudulentas convincentes, representando um risco significativo para a vigilância e a integridade financeira.

Gerenciando vários formatos de fatura: Grandes organizações lidam com pedidos de compra e faturas de diversas fontes em diversos formatos, como documentos Word, planilhas, documentos XML para EDI, PDFs, imagens e documentos em papel. A consolidação manual está sujeita a erros, levando a problemas como pagamentos indevidos, pagamentos incorretos e duplicação de faturas, causando, em última análise, perdas de produtividade e confiança.

Implicações de custos do processamento manual: A correspondência tradicional de faturas e pedidos de compra envolve custos significativos devido a mão de obra, materiais e postagem, com impactos financeiros adicionais de penalidades, multas por atraso e perda de negócios devido a erros de processamento. Sabe-se que os custos de processamento manual de faturas chegam a US$ 15-50/fatura.

Como automatizar a correspondência bidirecional?

A correspondência bidirecional automatizada é como ter um robô útil para suas tarefas contábeis.

Hoje, Automatização de contas a pagar as ferramentas podem verificar automaticamente se os detalhes das faturas correspondem aos que estão em seus pedidos de compra, economizando tempo e reduzindo erros.

Estas ferramentas podem funcionar com outros sistemas de contabilidade; muitos sistemas têm opções de integração prontas para usar ou API/middleware para fornecer transferência contínua de dados entre os diferentes sistemas.

Com essas integrações, as empresas podem integrar perfeitamente a correspondência bidirecional automatizada em seus fluxos de trabalho de AP, enquanto ainda usam o software de contabilidade com o qual se sentem confortáveis.

Software de automação AP da Nanonets, por exemplo, pode ser integrado a outros sistemas contábeis, como QuickBooks e Sage. Aqui está uma representação simplificada do fluxo de trabalho automatizado de correspondência bidirecional.

Como funciona o Tech & Data Studio:

Vamos dar uma olhada em como um software de automação AP como o Nanonets automatiza completamente o processo de correspondência bidirecional.

1. Coleta automatizada de faturas

A Nanonets simplifica esse processo importando automaticamente faturas e pedidos de compra de e-mails, unidades, software de contabilidade e bancos de dados assim que chegam, garantindo que cada dado encontre seu lugar em um repositório digital centralizado.

Nanonets podem recuperar automaticamente faturas e pedidos de compra enviados por e-mail diretamente de sua caixa de entrada, extraindo informações relevantes perfeitamente do corpo do e-mail e dos anexos.

Todas as faturas manuscritas e impressas podem ser facilmente digitalizadas usando um smartphone ou carregadas diretamente na plataforma.

Faturas e pedidos de compra também podem ser importados para Nanonets a partir de seus e-mails, aplicativos e bancos de dados.

2. Entrada de Dados Automatizada

Diga adeus às horas de entrada manual de dados. Com Nanonets AI, as faturas são lidas com mais de 99% de precisão, reduzindo drasticamente o tempo gasto em tarefas tediosas.

Isso significa que sua equipe pode se concentrar em um trabalho mais significativo enquanto a Nanonets cuida da extração e entrada de dados diretamente em seu software de contabilidade/ERP, sem qualquer intervenção manual.

3. Correspondência bidirecional inteligente

Aproveitando a IA, a Nanonets realiza automaticamente correspondência bidirecional, tripla ou quadridirecional, lendo e fazendo referência cruzada dos dados extraídos da fatura com pedidos de compra, relatórios de recebimento e relatórios de inspeção importados de várias fontes.

4. Roteamento de aprovação

O sistema sinaliza quaisquer discrepâncias para revisão humana, mas caso contrário, as faturas que atendem aos critérios da empresa são automaticamente encaminhadas para aprovação ou aprovadas diretamente com base em regras predefinidas.

5. Aprovações

As aprovações com Nanonets não são mais um gargalo. Eles se tornam flexíveis e vivem onde sua organização está, seja por e-mail, Slack ou Teams. Isso elimina a necessidade de chamadas telefônicas perturbadoras e a conhecida enxurrada de lembretes.

6. Integrações ERP

Integrações prontas para uso garantem que faturas e pedidos de compra sejam registrados em seu software de contabilidade/ERP automaticamente assim que ocorrerem.

As faturas aprovadas são automaticamente colocadas na fila para pagamento em seu software de contabilidade.

7. Análise em tempo real

Nanonets vai além do mero processamento de transações, oferecendo recursos analíticos avançados e relatórios de dados em tempo real.

Isso ajuda você a obter insights em tempo real sobre seu processo de contas a pagar, permitindo monitorar padrões de gastos, identificar oportunidades de economia de custos e aprimorar previsões financeiras.

PO → Fatura

Combine pedidos de compra com faturas 

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Selecionando o software certo para correspondência bidirecional

A escolha do software certo para automatizar a correspondência bidirecional depende do tamanho e tipo de sua empresa.

Algumas opções funcionam como soluções independentes ou como parte de um sistema de contabilidade maior, dependendo do que você já usa. Por exemplo, a integração com sistemas existentes, como ERP, é necessária para algumas ferramentas.

• Nanonets facilita o manuseio de faturas e pedidos de compra, automatizando o processo de correspondência. Ele importa faturas e pedidos de compra automaticamente, usa IA para entrada e correspondência precisa de dados, sinaliza incompatibilidades para revisões manuais fáceis e contínuas e atualiza dados em seu software de contabilidade/ERP em tempo real.
• A ferramenta de contas a pagar da Oracle combina automaticamente faturas com pedidos de compra, verifica a conformidade com os níveis de tolerância definidos e atualiza quantidades e valores faturados com base nos detalhes da fatura.
• Sage Intacct agiliza as compras com fluxos de trabalho definidos para transações e aprovações. MineralTree automatiza a correspondência de faturas com pedidos de compra ou recibos do Sage Intacct, capturando detalhes das faturas automaticamente e inserindo-os nos processos de aprovação e pagamento. Mantém tudo consistente com o ERP da empresa.
• Nexonia Expenses oferece gerenciamento de despesas flexível e baseado em nuvem com profunda integração em seus sistemas.
• Tipalti simplifica o processamento de faturas com OCR e extração de dados, definindo regras para conciliar faturas com pedidos de compra e prepará-las para pagamento.
• O DocuWare usa IA para extrair dados importantes de faturas, verificar fornecedores válidos e duplicatas e combinar faturas com pedidos de compra e notas de entrega, garantindo valores precisos.

Muitas ferramentas de correspondência bidirecional estão disponíveis, cada uma com recursos projetados para necessidades diferentes.

Por que você deve automatizar a correspondência bidirecional

Automatizar o processo de correspondência bidirecional oferece múltiplas vantagens.

Manuseio sem papel

Quando documentos como faturas e pedidos de compra são todos digitais, o manuseio sem papel elimina a necessidade de papel e reduz a quantidade de trabalho manual necessário. Isso significa que as coisas funcionam mais rápido, podem crescer facilmente e são mais flexíveis. Os documentos são enviados, transformados em formato digital, classificados, verificados, aprovados e processados ​​sem que ninguém precise movimentar papel. Veja como funciona:

1. O sistema procura novos e-mails.
2. São necessários anexos dos e-mails para funcionar neles.
3. O sistema lê os anexos para obter as informações necessárias.
4. Ele verifica os detalhes das faturas ou pedidos de compra em relação às regras definidas.
5. Uma fatura é elaborada, combinada com pedidos de compra e recibos de acordo com as regras, garantindo que não haja repetições.
6. Ele permite que os usuários saibam se as faturas foram tratadas corretamente.

A IA ajuda o sistema a melhorar ao longo do tempo, aprendendo com seus usuários e com suas necessidades exclusivas.

Correspondência rápida

A correspondência de pedidos de compra pode ser feita muito rapidamente pelo sistema, um trabalho que seria muito difícil para as pessoas realizarem sozinhas.

Lidando com muitos documentos em grande escala

Quando há muitos pedidos de compra e faturas, a automação torna muito mais fácil e rápido classificar todos eles.

Sempre pronto para auditorias

O sistema acompanha tudo, garantindo que tudo esteja correto e rápido. Com os documentos já aprovados e organizados, os processos de auditoria ficam mais tranquilos.

Menos trabalho, mais produtividade

A IA usa algoritmos complexos para compreender dados como o cérebro humano, mas com mais rapidez. Ele aprende e melhora, o que significa que é necessária menos verificação manual.

Com um trabalho menos rotineiro, a equipe financeira pode se concentrar em tarefas mais importantes como planejamento e análise, o que pode ajudar nos lucros da empresa.

Menos erros

Os sistemas de IA podem detectar erros desde o início, evitando problemas maiores posteriormente. Se algo estiver errado, ele avisará rapidamente a equipe de TI para corrigi-lo.

poupa dinheiro

Embora haja um custo inicial, administrar esses sistemas de IA pode ser muito mais barato do que pagar um salário integral.

Seguro e capaz de crescer

O sistema pode funcionar o tempo todo, ao contrário das pessoas, tornando as operações mais eficientes e seguras.

Uma pesquisa por Pesquisa de nível mostra que aprovação mais rápida de faturas e aumento da produtividade dos funcionários são os dois principais benefícios experimentados de uma mudança para habilitada para IA 2 forma- e 3-correspondência de caminho processos, juntamente com vários outros benefícios tangíveis relatados por empresas que automatizam o processamento de faturas e a correspondência bidirecional.

É fundamental observar que a automação do processamento de faturas e da correspondência de pedidos de compra beneficia diversas funções em seu negócio:

• Os executivos financeiros podem reduzir despesas e realocar recursos para melhorar os resultados financeiros e apoiar a expansão estratégica e corporativa.
• Os executivos corporativos obtêm insights sobre o desempenho e o gerenciamento do fluxo de caixa por meio de análises de painel fornecidas por diversas ferramentas de automação.
• As equipes de contas a pagar podem eliminar a necessidade de faturas em papel e processos manuais, aproveitando o roteamento, a codificação e a correspondência automatizados de faturas de fornecedores de acordo com os princípios contábeis estabelecidos.
• Contadores e equipes de pesquisa obtêm acesso imediato e abrangente a pedidos de compra e faturas, auxiliando em atividades de planejamento futuras.

Conclusão

O conceito de correspondência bidirecional é um processo vital no domínio da contabilidade em qualquer negócio, focado principalmente em garantir a precisão e integridade das transações entre uma empresa e seus fornecedores.

Envolve um procedimento de verificação meticuloso onde os detalhes dos pedidos de compra (POs) são comparados com os das faturas correspondentes para confirmar que os produtos ou serviços encomendados foram entregues corretamente e aos preços acordados.

Este processo não só protege contra pagamentos indevidos ou pagamentos por mercadorias não entregues, mas também reforça o controlo financeiro, promove a confiança nas relações com os fornecedores e adere aos padrões de conformidade.

Embora a correspondência bidirecional manual ofereça precisão por meio da supervisão humana, ela está repleta de desafios como incompatibilidades de dados, ineficiência de tempo, riscos de fraude e o alto custo do processamento manual.

Com o advento da automação, a correspondência bidirecional torna-se um processo inteligente e à prova de erros. Plataformas como Nanonets automatizam a correspondência bidirecional e integram-se perfeitamente aos sistemas de contabilidade. Essa automação agiliza o processamento de faturas, melhora a precisão dos dados e permite análises em tempo real, contribuindo, em última análise, para uma gestão financeira e eficiência operacional mais robustas.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/