A contabilidade de imóveis alugados pode ser a parte mais difícil de ser um senhorio, especialmente ao manter propriedades e finanças ordenadas.

No entanto, existem maneiras de simplificar o processo e manter-se organizado ao longo do ano para que, quando chegar a hora do imposto, tudo seja tranquilo. Aqui estão algumas dicas de contabilidade para ajudar senhores da terra acompanhe as finanças e prepare-se para o dia do imposto.

Não é pessoal. É negócio 

Isso pode parecer óbvio, mas você ficaria surpreso com a quantidade de proprietários de pequenas empresas que usam suas contas bancárias para fins comerciais. Abrir uma conta bancária separada para o seu negócio de aluguel de imóveis é vital porque facilita o rastreamento de receitas e despesas relacionadas aos seus imóveis para aluguel. Contas separadas também incentivam a organização e simplificam a preparação de impostos. 

Se você deixou seu manutenção de registros slide, agora é a hora de se atualizar. Você não pode tomar decisões informadas sobre suas propriedades ou negócios sem relatórios financeiros precisos. Manter registros precisos de todas as receitas e despesas associadas às suas propriedades para alugar também é a chave para agilizar a preparação de impostos. Isto inclui manter registos de pagamentos de rendas, custos de manutenção de propriedades, reparações, prémios de seguros, impostos sobre propriedades e pagamentos de hipotecas – de preferência, tudo num só local. 

Quando chega a época fiscal, é mais fácil reunir rapidamente todos os registos financeiros relevantes para o ano fiscal e organizar receitas e despesas categorizando-as. Em seguida, você pode determinar quais despesas são dedutíveis de acordo com as regulamentações fiscais. Comum dedutível as despesas para os proprietários podem incluir juros de hipotecas, impostos sobre a propriedade, prêmios de seguros, custos de manutenção e reparos, serviços públicos, depreciação e honorários profissionais.

Rastreie, monitore, revise, repita

No espírito de permanecer organizado ao longo do ano e evitar um frenesim durante a época fiscal, existem muitos pontos de dados contabilísticos que os proprietários devem acompanhar, monitorizar e rever regularmente. É uma boa ideia acompanhar todas as despesas relacionadas às suas propriedades alugadas, incluindo serviços públicos, taxas de administração de propriedades e custos regulares de manutenção e reparos. 

Certifique-se de que todos renda é devidamente documentado e contabilizado através do monitoramento e verificação regulares da exatidão das demonstrações de rendimentos de aluguel. Salve recibos e faturas de todas as despesas incorridas e reserve um tempo para revisar seus relatórios financeiros mensalmente – incluindo demonstrações de lucros, perdas e fluxo de caixa. Isso o ajudará a identificar quaisquer discrepâncias ou áreas onde você possa melhorar suas práticas de gestão financeira.

Aproveite a tecnologia

Usar uma planilha para controlar seus pagamentos e despesas é um dos métodos mais antigos de manutenção de registros (além do uso de papel e caneta). Embora esta seja uma forma comprovada de documentar dados, tecnologias acessíveis podem automatizar o processo, economizando tempo e aumentando a eficiência do seu negócio. 

Um aplicativo ou software deve exigir que você insira apenas inquilino e informações de pagamento de aluguel uma vez, configurando o rastreamento de todo o aluguel do inquilino. Isso garante que você terá menos probabilidade de encontrar erros em seus dados devido a erro humano e elimina o tempo gasto digitando informações manualmente. Os dados inseridos podem então ser facilmente exportados para um arquivo .csv, compatível com Microsoft Excel, Planilhas Google e Apple Numbers.

Procure recursos de contabilidade automatizados e integrados, como configuração fácil, relatórios baseados em propriedades, rastreamento de receitas e despesas, modelos de transações de aluguel, rastreamento de ativos fixos, armazenamento de documentos, registros de quilometragem e relatórios prontos para impostos. Plataformas que ajudam você a rastrear de maneira fácil e rápida todas as suas necessidades de contabilidade em um aplicativo fornecerão maior comodidade.

Familiarize-se com os códigos e prazos fiscais

Mesmo que você contrate um contador para ajudar com seus impostos, como proprietário de uma empresa, você deve aprender sobre os códigos tributários federais, estaduais e locais, bem como todos os prazos relevantes. Familiarize-se com os formulários fiscais e os prazos relativos aos proprietários, como o Anexo E (Rendimentos e Perdas Suplementares) e o Formulário 1040. Observe as datas de vencimento para declaração de impostos e quaisquer prorrogações. 

Compreender as leis e regulamentos fiscais – e acompanhar as mudanças no código tributário todos os anos – irá ajudá-lo a informá-lo sobre como lidar com a contabilidade e conduzir uma melhor tomada de decisões financeiras ao longo do ano. Preste atenção especial às leis e regulamentos que se aplicam a proprietários e proprietários de pequenas empresas para aproveitar todas as deduções e créditos disponíveis.

Maximize deduções e créditos

É importante determinar quais despesas contam como despesas dedutíveis para os proprietários. Estes podem incluir juros de hipotecas, impostos sobre a propriedade, prêmios de seguros, custos de manutenção e reparos, serviços públicos, depreciação e honorários profissionais. Se aplicável, calcule e registe a depreciação do seu imóvel alugado, o que lhe permite deduzir o custo do imóvel ao longo da sua vida útil, reduzindo o seu lucro tributável. 

Você também deve documentar todas as despesas de escritório doméstico, porque se usar uma parte de sua casa exclusivamente para atividades de gerenciamento de imóveis alugados, você poderá ter direito a deduzir uma porcentagem das despesas de sua residência (como serviços públicos, com seguro e manutenção). Apenas certifique-se de manter registros detalhados para apoiar suas reivindicações no caso de uma auditoria.

Tome cuidado ao diferenciar entre reparos dedutíveis e melhorias de capital. Embora a manutenção regular seja normalmente dedutível no ano em que é incorrida, as melhorias de capital, como a instalação de uma piscina ou a realização de atualizações de eficiência energética, podem ter de ser depreciadas ao longo do tempo. 

Consulte um profissional tributário

Por fim, se você não tiver certeza sobre qualquer aspecto da contabilidade e obrigações fiscais de seu imóvel alugado ou precisar de ajuda com a preparação de impostos, procure aconselhamento de profissionais de contabilidade qualificados, especializados em tributação imobiliária. Mesmo que você prefira cuidar da sua contabilidade e preparar seus próprios impostos, é sempre uma boa ideia consultar um contador para classificar adequadamente as despesas e deduções e garantir o cumprimento de todas as leis e regulamentos aplicáveis. Eles também podem fornecer orientações valiosas adaptadas à sua situação específica.

Ryan Barone é cofundador e CEO da AlugarRedi, um software de gerenciamento de aluguel premiado que transforma a maneira como proprietários e inquilinos gerenciam sua experiência de aluguel.