OCR (Optical Character Recognition) é uma virada de jogo para quem trabalha com documentos PDF. Os PDFs são conhecidos por serem difíceis de editar e pesquisar. Quando você faz o OCR de um PDF, garante que o texto seja digitalizado e extraído, tornando-o totalmente pesquisável, editável e acessível. 

Neste guia, compararemos vários métodos de OCR de PDFs para ajudá-lo a escolher o que melhor se adapta às suas necessidades. Discutiremos Adobe Acrobat, ferramentas de código aberto e soluções baseadas em IA. Além disso, responderemos a perguntas comuns, como como fazer o OCR de um PDF em um Mac, tornar o OCR de um PDF pesquisável e compartilhar dicas sobre como melhorar a precisão do OCR.

Acompanhe para transformar seus fluxos de trabalho de PDF.

1. Usando Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro é considerado o padrão ouro para PDFs com OCR. Como líder do setor em software PDF, a Adobe inclui o Acrobat Pro com recursos avançados de OCR que lidam facilmente com documentos complexos.

Você pode fazer o OCR de um documento usando o Acrobat Pro de duas maneiras:

Método 1

1. Abra o arquivo PDF no Adobe Acrobat Pro.
2. Clique em “Todas as ferramentas” na barra de ferramentas.
3. Um menu aparecerá listando todas as ferramentas disponíveis. Clique em “Editar PDF”.
4. O Acrobat aplicará automaticamente o OCR e converterá o texto.
5. O documento agora é totalmente editável e pesquisável. Altere a fonte ou adicione anotações conforme necessário. Você também pode pesquisar o documento usando a ferramenta Localizar.

Método 2

1. Abra o Adobe Acrobat Pro. 
2. Clique em “Todas as ferramentas” na barra de ferramentas.
3. Um menu aparecerá listando todas as ferramentas disponíveis. Clique em “Digitalizar e OCR”.
4. Na ferramenta Digitalização e OCR, selecione o arquivo PDF que deseja fazer OCR ou digitalize um documento físico diretamente usando um scanner conectado.
5. Clique em “Aprimorar” se a imagem precisar de limpeza. Isso melhorará a precisão do OCR. 
6. Clique em “Reconhecer texto” para iniciar o processo de OCR. Depois de concluído, o PDF se tornará pesquisável e editável. Agora você pode editar o texto.

A vantagem essencial de usar o Acrobat Pro é seu mecanismo OCR avançado, que pode lidar com layouts complexos, documentos com várias colunas, digitalizações de baixa resolução e texto manuscrito com alta precisão. Está disponível em dispositivos Windows, Mac e Android, e você também pode acessar esses recursos online. Além disso, ele está conectado ao aplicativo Adobe Mobile Scan, permitindo digitalizar documentos em qualquer lugar e sincronizá-los com sua biblioteca do Acrobat.

No entanto, você deve ser assinante do Acrobat Pro para acessar os recursos de OCR. A assinatura custa US $ 19.99 / mês. Além disso, embora permita o upload de vários arquivos, você terá que fazer o OCR de cada arquivo, um por um, manualmente. Portanto, se você tiver muitos arquivos para processar, pode ser entediante.

Ferramentas de OCR de código aberto como o Tesseract oferecem uma alternativa gratuita para converter PDFs em arquivos pesquisáveis ​​e editáveis. Embora possam não ser tão completos quanto soluções comerciais como o Adobe Acrobat, eles fornecem um nível decente de precisão para a maioria dos casos de uso. 

Tesseract está disponível para Windows, Mac e Linux. Primeiro você precisará instalá-lo em seu computador para usá-lo. Depois de instalado, você pode seguir estas etapas para fazer o OCR de um PDF:

1. Abra o arquivo PDF em um visualizador ou ferramenta de edição como o PDFelement. 
2. Selecione a área ou página que deseja fazer o OCR e faça uma captura de tela. Corte a imagem, se necessário.
3. Abra o Terminal para acessar o Tesseract. Se o Tesseract não for encontrado no Terminal, edite o caminho da variável de ambiente para direcionar para o diretório de instalação do Tesseract.
4. Copie o caminho do arquivo de imagem que deseja fazer o OCR. Por exemplo: “C:UsersJohnDoePicturesScreenshotsScreenshot 230844.png”
5. Digite o seguinte comando no Terminal: “C:UsersJohnDoePicturesScreenshots>tesseract Screenshot 230844.png”. Isso executará o OCR na imagem e converterá qualquer texto encontrado em um formato editável. 
6. Assim que o OCR for concluído, o Tesseract irá gerar um arquivo contendo todo o texto extraído.
7. Abra este arquivo em qualquer editor de texto para visualizar e editar o conteúdo editado por OCR. Você também pode inserir o comando `–help` para obter a lista completa de opções do Tesseract, se necessário.

A vantagem crítica do Tesseract é que ele é totalmente gratuito e de código aberto, portanto você não precisa pagar nenhuma taxa de licenciamento. Funciona bem em digitalizações limpas e documentos digitados. 

No entanto, ele enfrenta problemas com texto manuscrito, layouts complexos, fundos coloridos e digitalizações de baixa resolução. Se seus documentos estiverem limpos e digitados, o Tesseract oferece uma solução gratuita para necessidades básicas de OCR. 

Você pode melhorar a precisão do Tesseract pré-processando digitalizações antes de executar o OCR – ajustando brilho ou contraste, aplicando filtros, aumentando imagens e muito mais.

3. Usando o PDF OCR da Nanonets

Nanonets é uma solução de processamento de documentos baseada em IA que oferece recursos avançados de OCR. Ao contrário do Acrobat Pro ou do Tesseract, o Nanonets é totalmente online e não requer instalação. Você simplesmente carrega seus PDFs para a plataforma em nuvem e ela imediatamente começa a processá-los usando algoritmos de OCR de última geração. Ele pode até processar pastas inteiras e centenas de PDFs de uma só vez.

Nanonets podem lidar com tudo, desde documentos simples digitados até layouts complexos com anotações manuscritas, fundos coloridos, gráficos e tabelas, usando modelos de aprendizagem profunda para alcançar alta precisão em todos os tipos de documentos.

Veja como funciona:

1. Visite a Nanonets. com e crie uma conta gratuita.
2. Selecione um modelo de OCR na ampla variedade de modelos pré-treinados da Nanonets para faturas, recibos ou pedidos de compra. Você também pode criar um modelo personalizado adaptado aos seus tipos de documentos específicos.
3. Carregue documentos que representem os diferentes layouts e campos de dados que você precisa extrair. Nanonets analisará essas amostras para entender a estrutura de seus documentos.
4. Defina os campos-chave que deseja capturar, como data, valor total e dados da tabela. Você pode capturar dados em praticamente qualquer formato, incluindo tabelas, texto, JSON ou XML. Nanonets extrairá automaticamente os dados de seus PDFs e os produzirá no formato necessário.
5. Depois de configurado, carregue seus documentos PDF que precisam ser editados por OCR. Nanonets processará os arquivos usando OCR avançado e algoritmos inteligentes de extração de dados para convertê-los em formatos pesquisáveis ​​e editáveis ​​com saída de dados estruturados. 
6. Os dados extraídos são bem organizados e estruturados para que você possa ingeri-los diretamente em outros sistemas de negócios sem esforço manual. Você pode exportá-lo como JSON, XML ou formatos personalizados.

Nanonets oferece uma versão gratuita com até 500 páginas de processamento para que você possa testá-la sem nenhum custo. Depois disso, custa $ 0.3 por página para OCR.

Ao contrário de outras soluções, Nanonets é altamente escalável. Ele pode processar milhares de páginas por hora, garantindo que, independentemente do volume, seus arquivos sejam processados ​​quase instantaneamente.

Você pode configurar webhooks para transmitir dados processados ​​para outros aplicativos ou usar APIs de desenvolvedor da Nanonets para construir integrações personalizadas.

Como melhorar o processo de OCR de PDF

A tecnologia OCR, quando implementada de forma eficaz, pode economizar tempo e recursos. Imagine ser capaz de reduzir tempo de entrada de dados por campo em 95%. Sua equipe poderia se concentrar em tarefas mais significativas do que a entrada de dados rotineira.

Vamos explorar dicas para melhorar a precisão e a eficácia do seu processo de OCR de PDF:

1. Pré-processar digitalizações antes do OCR

Se estiver lidando com documentos digitalizados, você pode ajustar o brilho, o contraste e a nitidez e aplicar filtros ou técnicas de aprimoramento de imagem para reduzir o ruído e melhorar a clareza. 

Isso aumentará significativamente a precisão do OCR. O aplicativo Scanner da Adobe vem com recursos integrados de aprimoramento de imagem. Você também pode usar ferramentas como PaperScan e NAPS2 para limpar as digitalizações. Após essas edições, você poderá salvar as imagens editadas como PDFs antes de executar o OCR.

2. Configure fluxos de trabalho de validação e hierarquias de aprovação

Melhore a qualidade dos dados configurando regras de validação para os dados extraídos. Por exemplo, se o número do pedido em um documento não tiver cinco dígitos, ele será automaticamente rejeitado ou sinalizado para revisão manual. Dessa forma, você pode detectar erros de extração e aprovar apenas dados válidos. Você também pode integrar seu sistema OCR com bancos de dados para validar os dados extraídos.

Você pode configurar hierarquias de aprovação em que os funcionários juniores revisam os dados primeiro, seguidos pelos funcionários seniores para a aprovação final. Com notificações automatizadas e atualizações de status em tempo real, você pode manter a transparência e evitar a busca por aprovação, resultando em um processamento mais rápido de documentos.

3. Crie fluxos de trabalho automatizados

Imagine administrar um aluguel de carro e ser capaz de exportar automaticamente os dados da carteira de motorista dos clientes para o Salesforce ou enviar dados de faturas para QuickBooks sem qualquer trabalho manual. Isso não apenas otimizará o OCR do seu PDF, mas também as atividades posteriores.

A integração da sua solução de OCR com aplicativos de negócios por meio de APIs torna essa automação possível. Por exemplo, com Nanonets, você simplesmente configura gatilhos com base em eventos como conclusão do processamento de documentos, extração de dados ou upload de um novo arquivo. A integração exportará automaticamente dados estruturados de Nanonets para os sistemas de negócios desejados – incluindo QuickBooks, Xero, Microsoft Dynamics, Zendesk e muitos outros – eliminando esforços manuais e garantindo um fluxo de dados contínuo entre sistemas.

4. Invista em OCR avançado com recursos de IA/ML

Ao contrário do OCR baseado em regras, os modelos de IA são adaptativos – aprendendo continuamente com as correções humanas e melhorando ao longo do tempo. Por exemplo, Nanonets oferece um modelo proprietário de IA treinado em milhões de documentos, permitindo lidar com layouts complexos e desafiadores com eficiência.

O OCR com tecnologia de IA garante que você possa extrair informações de documentos sem perder o contexto. Ele pode lidar com diferentes idiomas, unidades monetárias, legais ou de medida. Este nível de inteligência não é possível com extração baseada em modelos ou orientada por regras que depende de localizações exatas de campo.

5. Treine os modelos AI-OCR

Embora as soluções de OCR baseadas em IA venham com modelos pré-treinados, treiná-los ainda mais em seus tipos e layouts de documentos específicos pode aumentar ainda mais a precisão. Por exemplo, Nanonets permite fazer upload de um conjunto de amostras de documentos que representam os vários modelos, formatos e campos que você deseja capturar.

Esses exemplos ajudam o modelo a compreender a estrutura de seus documentos e a ajustar o processo de OCR de PDF. Você também pode fornecer feedback corrigindo erros de extração identificados durante a validação. Esse treinamento humano melhora continuamente o desempenho do modelo de IA.

6. Crie modelos de OCR personalizados quando necessário

Às vezes, os modelos pré-treinados podem não cobrir todas as complexidades dos seus documentos. Por exemplo, você pode ter documentos específicos do setor com campos e formatos exclusivos. Nesses casos, você pode trabalhar com seu fornecedor de OCR para criar modelos de IA personalizados treinados especificamente em seus documentos. 

Com Nanonets, os usuários podem criar modelos personalizados específicos para seus tipos de documentos e campos a serem extraídos. Eles podem fazer upload de documentos de amostra e anotá-los com os rótulos que desejam extrair. A IA então aprende com esses exemplos e é treinada para reconhecer e extrair as informações especificadas. O sistema requer pelo menos dez exemplos para cada etiqueta para atingir a precisão ideal, e os usuários podem monitorar o número de exemplos para cada etiqueta e adicionar mais conforme necessário.

Como começar com Nanonets PDF OCR

Nanonets facilita a introdução ao PDF OCR. Basta se inscrever para uma conta gratuita no site da Nanonets. Você não precisa fornecer um cartão de crédito. 

Aqui está um guia para ajudá-lo a começar:

1. Inscreva-se para obter um conta grátis: Visita Nanonets. com e inscreva-se para uma conta gratuita – sem necessidade de cartão de crédito.
2. Crie ou escolha um modelo: você pode criar um modelo de OCR personalizado para seus tipos de documentos específicos ou selecionar modelos pré-treinados da Nanonets para faturas, recibos e muito mais.
3. Configurar importação automática: Encaminhe e-mails ou conecte o armazenamento em nuvem para importar novos PDFs para Nanonets para processamento contínuo de OCR automaticamente.
4. Carregar documentos de amostra: carregue pelo menos 10 documentos de amostra representando vários modelos, formatos e campos de dados que você deseja extrair. Isso ajudará a treinar o modelo de IA.
5. Definir campos para extrair: basta especificar nomes para os campos de dados críticos que deseja extrair de seus documentos, como Data, Valor, Dados da Tabela, etc.
6. Configurar validações: configure regras para validar os dados extraídos e sinalizar quaisquer erros para correção para garantir a precisão.
7. Processe seus arquivos: carregue seus documentos PDF. Nanonets irão processá-los instantaneamente com OCR e extração inteligente de dados.
8. Revise e aprove dados: verifique os dados extraídos e aprove entradas válidas. Mantenha a transparência com atualizações de status.
9. Exportar dados para sistemas empresariais: depois de aprovado, exporte facilmente dados estruturados para seu ERP, contabilidade, CRM ou outros sistemas.
10. Automatizar fluxos de trabalho: configure gatilhos para transmitir dados para aplicativos quando um documento for processado ou os dados forem extraídos. Remova esforços manuais.

No geral, Nanonets torna rápida e fácil a adição de recursos inteligentes de OCR aos seus fluxos de trabalho de documentos. O mecanismo de IA de autoaprendizagem oferece alta precisão desde o início, ao mesmo tempo que permite a personalização para lidar com documentos complexos. Integrações perfeitas com sistemas de negócios permitem uma verdadeira automação de ponta a ponta.

Resumindo

O OCR inteligente e a extração de dados podem ajudar a liberar um enorme valor dos fluxos de trabalho de documentos. O segredo é escolher uma solução como Nanonets, que oferece OCR com tecnologia de IA desde o início e permite personalização para necessidades específicas. 

Com recursos de autoatendimento para criar modelos personalizados, a precisão e a automação melhoram continuamente, mesmo à medida que seus documentos evoluem. Em última análise, isso garante que você possa lidar com dados não estruturados em escala para impulsionar a produtividade e o crescimento.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/how-to-ocr-pdf/