Você já passou por uma situação em que um feedback mudou sua vida? Eu tenho! Durante anos, trabalhei como funcionário em tempo integral em startups e empresas de tecnologia.
Então, um dia, meu chefe descobriu que eu fazia alguns trabalhos paralelos de marketing de conteúdo depois do expediente (o que não era segredo). Inicialmente, eles ficaram preocupados e me pediram para escolher entre trabalhar para eles ou focar no trabalho freelance.
Depois de pensar um pouco, no entanto, eles me disseram que – do ponto de vista profissional – fazia sentido fazer a transição para um freelancer de marketing de conteúdo em tempo integral, já que muitas empresas precisavam desse tipo de serviço e não tinham ninguém com quem trabalhar.
Isso me garantiu que mudar para freelancer era certo e não olhei para trás desde então.
O que ouvi naquele dia foi feedback produtivo em seu melhor. Neste artigo, direi o que é, como compartilhá-lo e darei exemplos de gestores que oferecem conselhos construtivos aos funcionários diariamente.
Exemplos de feedback produtivo.
Fornecendo feedback produtivo de alto desempenho
O que é feedback produtivo?
O feedback produtivo atua como uma crítica construtiva. É concedido para apoiar o crescimento e a melhoria em uma área específica. O aspecto da produtividade sugere que o feedback deve ser útil, acionável e motivador.
Para garantir que o feedback seja produtivo, deve incluir os seguintes elementos.
Especificidade
O feedback deve se concentrar em comportamentos ou áreas específicas. Explique ao destinatário do feedback exatamente o que ele deve fazer para melhorar e como deve fazê-lo. Os comentários não podem ser vagos.
Ação
O feedback deve incluir orientações claras, como conselhos práticos, recursos ou exemplos dos próximos passos que a pessoa deve seguir para melhorar o seu desempenho.
Positividade
O feedback deve ser dado positivamente para motivar alguém a agir, em vez de derrubá-lo. Certifique-se de equilibrar as sugestões de melhoria com os pontos fortes e as conquistas de alguém.
Linha do Tempo
Nem todos os tipos de feedback podem esperar até a próxima avaliação do funcionário. 'Oportunidade' significa que a pessoa com quem você está falando pode se lembrar da situação exata com detalhes, para que possa consultá-la ou apresentar sua perspectiva.
Relevância
Seu feedback deve estar relacionado a um aspecto do trabalho deles – conclusão da meta, qualidade do trabalho ou comunicação da equipe. O funcionário pode ficar confuso se a ligação entre o seu feedback e o trabalho dele não for clara.
Abertura
O feedback produtivo não é um monólogo; é uma via de mão dupla. Depois de compartilhar sua perspectiva, é importante ouvir o funcionário e discutir como proceder em seguida.
Construtividade
Quando o Gerente e o funcionário encerrar a discussão, eles devem sentir que a sessão de feedback foi construtiva e que o objetivo era que o funcionário melhorasse seu trabalho, e não apontar suas deficiências.
Como dar feedback produtivo
Passo 1. Seja claro quanto à intenção.
Embora às vezes o feedback espontâneo seja uma coisa boa, na maioria das vezes é melhor planejá-lo. Antes de abordar alguém para dar feedback, você deve saber seu propósito. Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo para descobrir:
- Sua equipe ou empresa sofre com os comportamentos ou ações de algum funcionário específico?
- Em que humor você está? Você se sente calmo ou estressado e com raiva?
- Você está em um lugar onde pode dar feedback em particular para que ambos se sintam confortáveis?
- Você sabe exatamente o que gostaria de comunicar?
Lembre-se de que o feedback produtivo deve ser sempre útil e dado com empatia e respeito. Se você não tiver certeza de suas intenções ou se sentir nervoso, é melhor guardar para si mesmo tudo o que deseja dizer.
Passo 2. Escolha a hora e o local certos.
O tempo é crucial ao oferecer feedback produtivo, pois o funcionário precisa estar no estado de espírito certo e ter tempo suficiente para ouvir o que você está dizendo.
Se possível, você deve sempre agendar uma reunião. Laura Grant, gerente de marketing da Soluções BlueSky, sugere um ambiente semiformal. Isso significa que o tom deve ser inclusivo, mas formal.
“Você deve reservar tempo para uma discussão adequada e permitir que todas as partes planejem e estabeleçam objetivos”, diz ela.
Katharina Larikka, profissional de marketing de desempenho da Droppe, concorda e acrescenta: “Vimos que a maior parte do feedback é mais produtivo quando o destinatário está aberto a ele. Na prática, isto significa partilhá-lo nas nossas reuniões de revisão trimestrais, quando todos pretendem dar e receber feedback.”
Se o feedback precisar ser mais ad hoc, a equipe de Larikka pergunta se é um bom momento para dar feedback antes de fazê-lo.
“Se você deseja que um colega melhore, o primeiro passo é garantir que ele ouça você, e isso não acontecerá se eles estiverem em reuniões consecutivas por um dia e lerem sua mensagem entre elas”, diz Larikka.
Passo 3. Evite acusações e descreva a situação com calma.
A regra de ouro para oferecer feedback produtivo é entrar na reunião com “boa fé”. Embora isso se aplique ao gerente e ao funcionário, o primeiro geralmente conduz a reunião e dá o tom.
Como nem todas as reuniões de feedback vêm com uma agenda, lembre-se de que a pessoa que recebe o feedback pode ficar surpresa e emocionada.
“É quase impossível prever como o destinatário responderá. Você deve observar e ouvir atentamente a resposta deles para compreender o que ouviram e como se sentiram a respeito”, diz John Butterworth, CEO e fundador da 10kescolas.
Se eles ficarem emocionados, Butterworth diz: observe, resolva o problema e deixe para lá antes de retornar à discussão de feedback.
“Se eles não responderem ou você sentir que há um problema mais profundo em jogo, faça perguntas abertas para esclarecer”, diz Butterworth.
Ele também aponta um aspecto importante — reconhecer o tempo que os funcionários precisam para aplicar melhorias.
“Mudar comportamentos é difícil. Dê ao receptor bastante tempo, atenção e apoio. Se você notar uma melhoria, forneça feedback positivo”, diz ele. “Se não houver progresso, pergunte-lhes como está o plano de ação e veja o que mais você pode fazer para ajudar.”
Butterworth, no entanto, também diz que o tom do seu feedback deve mudar com o tempo se os problemas de desempenho persistirem.
Passo 4. Faça uma pausa e dê-lhes a oportunidade de responder.
Depois de dizer tudo o que queria, você deve dar ao seu funcionário a chance de apresentar seu ponto de vista ou versão dos acontecimentos. Você pode perguntar: “Como tem sido para você?” ou “O que você acha que aconteceu?”
Mark Damsgaard, fundador da Índice Global de Residência, diz que a crítica construtiva se torna produtiva se você vem de uma posição preocupante e deseja genuinamente que seus funcionários sejam melhores.
“Ouvir o lado deles da história pode ajudar, uma vez que você já tenha dado o feedback. Qual foi o motivo de seus erros? Por que eles sempre se atrasaram recentemente? Então, ouvir ativamente o lado deles e saber de onde eles vêm permitiria que você fornecesse ajuda e sugestões”, diz Damsgaard.
Damsgaard observa que essas sugestões podem fazer com que se sintam mais apoiados e que seu local de trabalho seja um local seguro.
Damsgaard acrescenta que tal abordagem faz com que os funcionários avancem melhor. Ser capaz de sentir que fazem parte de uma equipe que os apoia os incentiva a trabalhar mais e melhor.
Você também pode permitir que eles compartilhem feedback ascendente — você pode aprender sobre problemas dos quais não tinha conhecimento, cuja abordagem melhorará sua colaboração.
Passo 5. Discuta os próximos passos.
Mencionei que o feedback produtivo deve ser acionável. É por isso que, antes de encerrar a reunião, você deve dar algumas sugestões aos seus funcionários sobre como melhorar.
Alternativamente, você pode perguntar se eles têm alguma ideia sobre como mudar seus comportamentos ou melhorar seu desempenho.
Exemplos de feedback produtivo
Vamos dar uma olhada em alguns exemplos da vida real para entender melhor o que é feedback produtivo.
Uma história pessoal compartilhada no Quora
O primeiro produtivo exemplo de feedback vem de uma Life Coach, Sara Rosseel, que compartilhou sua experiência em Quora.
Em sua história, ela descreve um trabalho em uma empresa internacional onde gerenciou diversos projetos na América Latina e no Caribe. Ela era a pessoa mais jovem da equipe e gostava de trabalhar de 50 a 60 horas por semana.
Rosseel diz que sua chefe era uma “mulher durona e sensata”.
Durante a avaliação de desempenho, o gerente de Rosseel ficou preocupado com o fato de Rosseel não ter sido desafiado. Rosseel diz que assumiu tarefas rotineiras que os gerentes de projeto não queriam realizar.
“Então, ela me perguntou em que tipo de trabalho eu estava mais interessado e me incentivou a pedir aos gerentes de projeto que me envolvessem. Ela explicou que a experiência não seria apenas valiosa para minha carreira futura, mas também mais gratificante para mim”, escreve Rosseel.
O gerente deu a Rosseel seu apoio e um prazo de seis meses para abrir suas asas.
“Nem todos os gestores dessa organização – especialmente aqueles que ocupam cargos seniores – se interessam por funcionários jovens e juniores. Considero-me afortunado e desde então tive a oportunidade de transmitir o mesmo conselho a outras pessoas”, escreve Rosseel.
O que tornou esse feedback produtivo?
- Em primeiro lugar, veio de uma pessoa idosa que tinha muita autoridade. Ela se interessou por uma funcionária júnior e comunicou claramente a Rosseel que via nela muito potencial e queria ajudá-la a abrir suas asas.
- A gerente usou a abordagem do castigo e da cenoura – ela disse que ajudaria Rosseel no desenvolvimento de sua carreira, desde que desse o seu melhor. O gestor também propôs um prazo aproximado (ou seja, seis meses), até ao qual Rosseel teria de demonstrar melhorias significativas. Além disso, ela disse exatamente o que deveria fazer.
- Além disso, em vez de orquestrar a carreira de Rosseel, a gestora certificou-se de que os seus conselhos e planos de carreira estavam alinhados com os objectivos e aspirações de Rosseel.
Por último, mas mais importante, o destinatário do feedback considerou o conselho útil e valioso. Seguir isso permitiu que Rosseel progredisse em seu trabalho.
Recebendo feedback produtivo – minha própria experiência
Em uma vida profissional passada, trabalhei como gerente de projetos em uma consultoria de software. Cheguei ao negócio com três anos de experiência no gerenciamento de um produto digital em uma startup.
Portanto, embora eu entendesse como funcionavam ferramentas de gerenciamento de projetos como o JIRA, usei apenas as funcionalidades básicas da ferramenta.
Porém, quando entrei na nova empresa, comecei a gerenciar cerca de quatro ou cinco projetos simultaneamente, com mais de 20 pessoas envolvidas. Rapidamente descobri que precisava personalizar alguns dos painéis do projeto.
Pedi ajuda a um gerente de projeto sênior e ele me mostrou como usar regras avançadas para ajustar o layout e as funções às minhas necessidades.
A empresa dá muita ênfase ao feedback aberto e produtivo. Portanto, não foi surpresa encontrar uma descrição dessa situação em uma planilha que meu gerente usou para coletar feedback para minha avaliação mensal de desempenho.
O PM sênior mencionou que eu ainda não era um gerente de projetos experiente, portanto não precisava conhecer funcionalidades avançadas do JIRA nesta fase da minha carreira.
Mas, se eu quisesse fazer disso minha carreira de longo prazo, precisaria me tornar proficiente.
A razão pela qual este foi um feedback tão memorável é que o colega PM sublinhou que eles não queriam que eu sentisse que estava tendo um desempenho insatisfatório.
Eles trouxeram isso à tona para me avisar sobre uma habilidade que eu precisaria ter em, digamos, seis meses.
Isso me daria bastante tempo para começar a aprender JIRA no meu próprio ritmo.
Eles também fizeram questão de fornecer uma avaliação positiva do meu trabalho em andamento, o que considerei um tapinha nas costas e um incentivo para continuar.
Fornecendo feedback produtivo de alto desempenho
Saiba quando se afastar do clássico “método sanduíche”.
Caso você não esteja familiarizado, o método sanduíche é uma técnica em que uma crítica construtiva é oferecida entre o início positivo e o final encorajador da reunião de feedback.
Embora seja muito popular, alguns gerentes de equipe têm sua própria opinião, incluindo Amit Raj, fundador e CEO da O cara dos links.
“Acho eficaz iniciar e terminar a sessão com apreço e incentivo genuínos, mas abordar as áreas de melhoria numa conversa separada e dedicada. Isso separa o reforço positivo da crítica construtiva, permitindo que os membros da equipe absorvam ambos totalmente sem se sentirem sobrecarregados ou confusos”, diz ele.
Por exemplo, Raj já teve um membro da equipe que tinha dificuldade em cumprir prazos.
Em vez de imprensar essa crítica entre elogios, ele agendou uma reunião separada para discutir estratégias de gerenciamento de tempo e forneceu etapas de melhoria viáveis.
“Esse método ajudou a manter uma atmosfera positiva e ao mesmo tempo abordar questões de desempenho de forma construtiva, levando a um progresso e crescimento significativos para o indivíduo e para a equipe como um todo”, diz Raj.
Escolha o meio de comunicação com sabedoria.
Alguns de nós aprendem melhor com áudio ou imagens, enquanto outros são melhores em sintetizar informações em forma de texto. Gary Gray, cofundador e CEO da Cupom Chefe, diz que também devemos lembrar disso ao fornecer feedback.
Ao gerenciar uma equipe remota de mais de 30 funcionários, Gray descobriu que membros de equipes dispersas respondem muito melhor ao feedback quando você muda de meio de comunicação e considera seus estilos de aprendizagem.
“Alguns membros da minha equipe são alunos audiovisuais, mas outros preferem texto. Por isso, utilizo documentos, e-mails, anotações de voz e até mensagens de vídeo assíncronas para fornecer feedback e dar a todos tempo para digerir as informações em seu próprio ritmo”, diz Gray.
Segundo Gray, a empresa mistura intencionalmente esses meios de comunicação e os escolhe de acordo com o contexto.
Por exemplo, ele observa que as notas de voz em conjunto com o feedback escrito transmitem melhor o tom e a emoção do que apenas o texto. Isso é benéfico ao lidar com tópicos delicados ou ideias complexas.
“Tudo isso reduz as chances de má interpretação, ao mesmo tempo que cria uma referência útil que podemos revisitar para refletir sobre o que funcionou e o que não funcionou”, diz Gray.
Certifique-se de que sua empatia transpareça em sua conversa.
Embora os gestores sejam responsáveis pelos resultados do seu departamento, eles também devem defender os membros da sua equipe. Isso significa que eles devem mostrar empatia pela pessoa com quem estão falando, mesmo que tenham alguns comentários contundentes para compartilhar.
Alex Freeburg, advogado administrativo e fundador da Lei de Freeburg, diz que, na sua experiência, a empatia faz toda a diferença.
“Começo reconhecendo os esforços de um funcionário e onde ele poderia precisar de apoio adicional. Uma frase simples como: 'Entendo que este projeto tem sido desafiador e acredito que podemos melhorá-lo juntos' é muito mais poderosa do que ir direto à crítica”, diz Freeburg.
Através da empatia, diz Freeburg, você fica mais consciente de como seu feedback está sendo recebido – se seus funcionários estão se sentindo sobrecarregados e se precisam de algum tempo para entender o que você disse.
“Revisitar a conversa permite tempo de processamento e acompanhamento, ajudando o processo de feedback a ter um impacto significativo”, observa Freeburg.
Forneça o feedback em particular.
Escolher o lugar certo para dar feedback é tão importante quanto o que você vai dizer. O destinatário do feedback deve sentir-se seguro e confortável; é por isso que não é recomendado administrá-lo em locais públicos.
James Wilkinson, CEO da Balance One Suplementos, conta uma história sobre como ele deu feedback a um funcionário após uma falha no atendimento ao cliente.
Wilkinson se lembra de uma falha no atendimento ao cliente quando a experiência que o cliente estava tendo não era nada excelente.
“Conversei em particular com um membro da equipe para lhe dar feedback imediato e em particular”, diz Wilkinson. “Compartilhei o que estava funcionando, eliminei as falhas de comunicação e, juntos, identifiquei estratégias sobre como poderíamos evitá-las no futuro.”
Wilkinson observa que o funcionário não ficou envergonhado publicamente durante o incidente.
Em vez disso, “também fui capaz de educar mais do que apenas corrigir erros: dar feedback mostra o seu investimento na humanidade e no desenvolvimento deles”, diz Wilkinson.
Wilkinson mencionou que um bom feedback nunca é apenas uma forma de corrigir erros. Também faz com que a equipe acredite no seu potencial e capacidade de crescimento, além de melhorar Colaboração em equipe.
Enquadre o feedback a partir de suas próprias observações e experiências.
Evite parecer que você os está culpando. Você não quer antagonizar seus funcionários, mas simplesmente dizer-lhes que deveriam fazer algo diferente.
Lilia Tovbin, CEO e fundadora da BigMailer.io diz: “Estruture o feedback de suas observações e experiências, o que você pode obter usando a perspectiva do 'eu'. Isso evita soar acusatório e permite uma conversa mais construtiva.”
Tovbin diz que recentemente usou essa técnica ao fornecer feedback a um membro da equipe que estava constantemente atrasado para suas reuniões virtuais.
“Em vez de dizer: 'Você está sempre atrasado e isso é desrespeitoso', abordei o assunto dizendo: 'Percebi que nossas reuniões começam um pouco mais tarde do que o programado e isso às vezes afeta nossa produtividade. Podemos discutir como podemos garantir que todos cheguem na hora certa para nossas futuras reuniões?'”, explica ela.
Esta abordagem abriu o diálogo sem deixar a pessoa na defensiva, permitindo um resultado mais positivo e produtivo.
Feedback produtivo e crescimento na carreira
O progresso não é possível sem feedback – seja ele direcionado ao funcionário ou ao gerente. A coisa mais importante a lembrar é que seu feedback precisa ser prático e empático.
As pessoas com quem você fala sabem como proceder? E você acha que os protege se precisarem de ajuda extra?
Oferecer feedback construtivo é o que caracteriza os melhores gestores – aqueles que sabem definir expectativas, ao mesmo tempo que mostram a sua disponibilidade para apoiar os seus colaboradores no crescimento da carreira.
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