A automação de entrada de pedidos pode ser um salva-vidas para as empresas.
Imagine o seguinte: é a liquidação de final de temporada e seu site está inundado de pedidos. Mas em vez de caos, há calma à medida que os pedidos são capturados automaticamente, os detalhes são validados e o inventário é verificado com o mínimo de intervenção manual.
Este tipo de sem costura processamento de pedidos de vendas o fluxo de trabalho não é uma fantasia. Isso pode ser alcançado por meio do processamento automatizado de pedidos. Neste artigo, discutiremos o que é a automação de entrada de pedidos, como funciona e como implementá-la. Também exploraremos exemplos de automação de pedidos que podem acelerar seu processo de gerenciamento de pedidos.
O que é automação de entrada de pedidos?
A automação de entrada de pedidos é uma tecnologia que automatiza o recebimento, a entrada e o processamento de pedidos de clientes. Otimiza o ciclo do pedido ao pagamento, Começando com a captura de pedidos de vários canais de vendas, como e-mail, plataformas sociais, lojas online, aplicativos móveis, EDI, agregadores e sites.
Depois que o pedido do cliente é validado, os erros são identificados e corrigidos, e os detalhes do pedido são exportados para o sistema CRM (Customer Relationship Management) ou ERP (Enterprise Resource Planning). O sistema de processamento de pedidos atualiza automaticamente o inventário, gera pedidos de vendas e faturase prepara e rastreia remessas.
A 2020 Pesquisa da McKinsey descobriram que a automação reduziu os custos em 10 a 15% e reduziu o tempo de processamento de pedidos de 2 a 3 dias para 1 a 2 horas. Os sistemas automatizados de processamento de pedidos agora simplificam o processo de pedidos, minimizando tarefas manuais e otimizando a eficiência.
Como funciona a automação de entrada de pedidos?
Os sistemas automatizados de processamento de pedidos combinam reconhecimento óptico de caracteres (OCR), inteligência artificial (IA) e automação integrada de fluxo de trabalho para automatizar totalmente a entrada e o processamento de pedidos, facilitando e agilizando significativamente sua carga de trabalho.
Você não precisa ser um gênio técnico para entender ou implementar essa automação de fluxo de trabalho. Vamos analisar o processamento de pedidos de vendas e analisar o impacto potencial da implementação de um sistema de processamento:
1. Captura de pedidos
Cada vez que você recebe um pedido de um cliente, ele é capturado pelo sistema automatizado de processamento de pedidos. Isso pode ser feito em vários canais, como e-mail, EDI, loja online, Instagram ou uma entrada do Typeform. Tudo o que você precisa garantir é que o sistema esteja devidamente integrado aos canais de entrada de pedidos.
2. Validação do pedido
Use condições predefinidas para validar pedidos de clientes. Por exemplo, todos os pedidos acima de um limite específico ou com pagamentos a crédito serão encaminhados para revisão manual. Isso ajuda a evitar atrasos no processamento de pedidos. O sistema de automação de pedidos também pode sinalizar erros – desde SKUs incompatíveis e quantidades incorretas até detalhes errados do cliente.
3. Processamento de pedidos
Após a validação e correção de erros, o sistema processa o pedido, gera um pedido de venda, atualiza o estoque, gera faturase inicia o envio, se necessário. Todo o processo é automatizado, garantindo eficiência e precisão.
4. Separação de pedidos
A seleção automatizada de pedidos, alimentada por robótica e inteligência artificial, agiliza e refina a seleção e expedição de produtos, aumentando a eficiência, acelerando as entregas e reduzindo erros para proporcionar melhores experiências ao cliente.
5. Rastreamento de remessa
Alguns sistemas de processamento de pedidos também podem controlar a remessa, atualizando o status do pedido em tempo real. Você pode manter seus clientes informados sobre o status de seus pedidos sem rastrear manualmente cada remessa.
6. exportação de dados
Todos os dados do pedido, como quantidade solicitada, nomes de itens, detalhes da fatura e Números ITN, podem ser enviados e sincronizados automaticamente em seus sistemas de gerenciamento de pedidos ou ERP para garantir registros precisos e atualizados.
A automação de pedidos pode envolver múltiplas plataformas – software de automação de fluxo de trabalho, sistemas ERP, CRMs e sistemas de estoque – para gerenciamento abrangente de processos, ou pode ser uma ferramenta autônoma especializada, adaptada para setores ou tamanhos de empresas específicos. A configuração exata será diferente dependendo do software escolhido e dos requisitos de negócios.
Os problemas com a entrada manual de pedidos
A precisão da cadeia de abastecimento das operações de varejo nos EUA é apenas 63% na média. Taxas de precisão baixas como essa geralmente se devem à entrada manual de pedidos. Pode funcionar para startups com poucos pedidos, mas à medida que seu negócio se expande, a entrada manual pode causar problemas significativos, como erros de dados e comunicação, prejudicando a experiência do cliente e o seu sucesso.
Vamos revisar os principais desafios que surgem com a entrada manual de pedidos:
| O desafio | O impacto | Consequências negativas |
|---|---|---|
| Interrupções no fluxo de trabalho | A entrada manual requer pausas constantes para aprovações e verificação de pedidos. | Leva a atrasos e prazos perdidos, prejudicando a eficiência e o rendimento geral. |
| Esgotamento da equipe | As equipes ficam sobrecarregadas com grandes volumes de pedidos, levando à exaustão. | Mau bem-estar da equipe, aumento das taxas de erro e declínio na qualidade do atendimento ao cliente e na receita. |
| Tempos de processamento estendidos | Cada etapa manual, desde o recebimento até o envio, é lenta e trabalhosa. | Gargalos durante períodos de pico, atrasos no cumprimento e potencial perda de negócios. |
| Atrasos de aprovação e roteamento | Aprovações manuais e falta de roteamento claro criam lentidão. | Ineficiências no ciclo de vida dos pedidos, ciclos de pagamento estendidos e operações tensas na cadeia de suprimentos. |
| Erros de dados | A entrada humana é suscetível a erros, desde simples erros de digitação até graves incompatibilidades de dados. | Leva a problemas de faturamento, erros de remessa e clientes insatisfeitos devido ao manuseio incorreto dos pedidos. |
| Desafios no rastreamento de pedidos | O rastreamento manual de pedidos pode ser caótico, exigindo navegação por meio de documentação ou sistemas. | Resulta em status de pedidos opacos, aumento de consultas de clientes e insatisfação devido a atrasos. |
O crescimento dos negócios exige processos eficientes – a entrada manual de pedidos não é isso. É demorado, sujeito a erros e não oferece o nível de visibilidade e controle que as empresas modernas exigem para o atendimento bem-sucedido de pedidos.
Os benefícios da automação de pedidos
Sua equipe de gerenciamento de pedidos agradecerá por mudar para o processamento automatizado de pedidos. Com 67.4% dos gestores da cadeia de abastecimento ainda a utilizar folhas de cálculo Excel como ferramenta de gestão, é fácil pensar que é suficiente.
Mas poderia ser melhor. A automação de pedidos oferece inúmeros benefícios que superam em muito o conforto e a familiaridade dos sistemas manuais.
1. Melhora a satisfação do cliente: Os primeiros a adotar a automação experimentaram um aumento de 10 a 15% na eficiência e um aumento de até 10% nas vendas, além de melhores interações e satisfação com o cliente. A automação permite que as empresas administrem os pedidos com mais rapidez e precisão, levando a melhores vendas e desempenho de sucesso do cliente.
2. Reduz as taxas de erro: 50% das tarefas de gestão de pedidos são altamente automatizáveis, reduzindo o risco de erro humano. Isso pode resultar em pedidos corretos e oportunos, levando a um melhor atendimento ao cliente e menos devoluções.
3. Melhora a escalabilidade do negócio: A entrada automatizada de pedidos permite que as empresas administrem mais pedidos com a equipe existente, facilitando o crescimento sem aumentar os custos. Além disso, a automação do atendimento de pedidos garante uma entrega pontual e precisa, aumentando a satisfação do cliente e a confiança em sua marca.
4. Auxilia na gestão de estoque: 43% das pequenas empresas não rastreiam o estoque. Com a entrada automatizada de pedidos, podem ser feitas atualizações em tempo real do estoque, reduzindo as chances de vendas excessivas ou inferiores aos itens e melhorando o gerenciamento geral do estoque.
5. Economiza tempo e melhora a velocidade do pedido: A automação resultou numa redução de custos de 10 a 15 por cento e numa redução dos tempos de processamento – de dois ou três dias para uma ou duas horas. Isso significa que as empresas podem otimizar seu ciclo do pedido ao pagamento e garantir prazos de entrega mais rápidos e clientes mais satisfeitos.
Fontes de dados: McKinsey e Zípia.
Quem se beneficiará com a automação da entrada de pedidos?
A automação de entrada de pedidos pode beneficiar várias funções dentro de uma empresa, independentemente do setor. Se o seu trabalho envolve o gerenciamento de pedidos em qualquer capacidade, a automação da entrada de pedidos pode melhorar significativamente sua eficiência e precisão.
Aqui estão alguns exemplos de como diferentes funções podem se beneficiar da automação de entrada de pedidos:
| Tipo | Como eles se beneficiam disso? |
|---|---|
| Equipe de Vendas | – Automatizando a entrada de pedidos – Acompanhamento do status do pedido – Atualização de dados do cliente – Acompanhamento de pedidos não atendidos |
| Contabilidade | – Automatização do faturamento relacionado aos pedidos – Atualizando CRM com status de pagamento – Acompanhamento e reconciliação da receita de vendas |
| Gerente de estoque | – Automatizando atualizações de estoque com base em pedidos – Rastreamento de níveis de estoque e alertas de reabastecimento – Gerenciar devoluções e reembolsos de pedidos |
| Atendimento ao Cliente | – Monitoramento do status do pedido para consultas de clientes – Automatizando a comunicação para atualizações de pedidos – Gerenciar feedback do cliente em relação aos pedidos |
| Gerente de comércio eletrônico | – Automatizando o processamento de pedidos – Acompanhamento de vendas – Gerenciando avaliações de clientes – Lidar com cobranças e devoluções falhadas |
| Gerente de Supply Chain | – Automatizando o rastreamento de pedidos do fornecedor ao cliente – Gerenciar relacionamentos e pedidos com fornecedores – Acompanhamento de prazos de entrega |
| Procurement Manager | – Automatização de pedidos de compra com base nas necessidades de estoque – Acompanhamento do desempenho do fornecedor – Gerenciar relacionamentos com fornecedores e garantir entrega pontual de mercadorias |
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A automação do gerenciamento de pedidos garante uma transição perfeita entre vendas, atendimento e atendimento ao cliente, criando um fluxo de trabalho operacional unificado.
Exemplos e ideias de automação de entrada de pedidos
Começar com a automação de pedidos pode ser assustador. Várias questões podem estar em sua mente, como se a experiência em codificação é necessária, se isso poderia atrapalhar os fluxos de trabalho existentes e se pode ser integrado a outros sistemas já existentes.
Vamos dissipar essas preocupações e ver alguns exemplos práticos de como você pode implementar a automação de entrada de pedidos:
| Ponto de dor específico | Ferramentas para usar | Como isso resolve o problema | Resultado final |
|---|---|---|---|
| Tempo desperdiçado ao inserir pedidos no sistema | Extração de dados baseada em OCR e IA | Extrai e insere dados automaticamente | Entrada rápida e precisa de pedidos e liberação de tempo da equipe |
| Contagens de inventário incorretas devido a atualizações manuais | Sistema de gerenciamento de estoque com automação | Sincroniza dados de pedidos para ajustar o estoque em tempo real | Níveis de estoque precisos, menos discrepâncias de estoque |
| Atraso na validação do pedido levando a gargalos | Protocolos de validação automatizados em ERP | Verifica e verifica instantaneamente os pedidos em relação ao estoque | Validação simplificada de pedidos, gargalos reduzidos |
| Roteamento manual lento de pedidos para atendimento | Automação de fluxo de trabalho baseada em regras | Encaminha pedidos automaticamente para os canais apropriados | Processo de atendimento eficiente |
| Clientes desinformados sobre o status do pedido | Sistemas automatizados de notificação por SMS/e-mail | Atualiza proativamente os clientes sobre o andamento do pedido | Maior satisfação do cliente, menos chamadas de serviço |
| Processamento manual tedioso de devoluções | Software de processamento automatizado de devoluções | Padroniza e agiliza o tratamento de devoluções | Resolução mais rápida de devoluções, maior confiança do cliente |
| Dados inconsistentes entre vendas e contabilidade | CRM/ERP integrado com sincronização de dados em tempo real | Garante dados uniformes em todas as áreas de negócios | Informações consistentes e confiáveis para a tomada de decisões |
| Criação manual imprecisa de etiquetas de envio | Software de envio com automação de etiquetas | Gera etiquetas de envio com base em dados verificados do pedido | Remessas sem erros, taxas de devolução mais baixas |
| Faturamento manual sujeito a erros e omissões | Faturamento automatizado e sistema financeiro | Extrai informações de pedidos automaticamente e gera faturas precisas | Faturamento oportuno e preciso, melhor gerenciamento de fluxo de caixa |
| Problemas de pedidos ignorados devido a falhas de rastreamento | Rastreamento de pedidos e emissão de bilhetes integrados | Detecta problemas e cria tickets de suporte automaticamente | Resposta imediata de suporte, experiência aprimorada do cliente |
Email, Google Drive, Dropbox, Sharepoint – todas essas plataformas podem ser uma fonte de entrada de pedidos em PDFs, imagens ou pedidos digitalizados. Com Nanonets, você pode extrair automaticamente detalhes críticos como número do pedido, nome do cliente, detalhes do produto e quantidades diretamente desses documentos.
Você não precisa de nenhuma experiência em codificação ou de um diploma em ciência da computação para configurar isso. Tudo o que você precisa fazer é selecionar a fonte, treinar o modelo de IA com alguns pedidos de amostra e deixar que ele faça o resto. Você pode então exportar esses dados para seu CRM ou sistema de gerenciamento de pedidos, facilitando o rastreamento e o gerenciamento de pedidos.
2. Automatize a validação de dados e o roteamento de aprovação
Garantir a precisão do pedido é fundamental, mas a verificação manual dos dados pode ser lenta e propensa a erros. O processamento inteligente de documentos da Nanonets pode validar automaticamente os detalhes do pedido em relação ao seu estoque e informações do cliente, sinalizando anomalias para investigação adicional.
Você também pode configurar regras predefinidas para lidar com pedidos que contenham informações inválidas ou incompletas e encaminhá-los automaticamente para a equipe ou pessoa apropriada para revisão e aprovação.
Depois de validados, os pedidos podem ser automaticamente encaminhados aos departamentos ou funcionários apropriados para aprovação. Caso haja mais de um aprovador, o sistema pode gerenciar vários níveis de aprovações com base em regras predefinidas e escalar quando necessário. Isso elimina acompanhamentos manuais, reduz atrasos e garante um processo de atendimento de pedidos tranquilo e eficiente.
3. Facilite o fluxo contínuo de dados entre sistemas de negócios
Os dados em silos retardam os processos e dificultam a obtenção de uma visão holística das operações. Com Nanonets, você pode automatizar o fluxo de dados entre vários sistemas de negócios, como CRM, ERP e sistemas de gerenciamento de pedidos. Isso garante visibilidade e controle em tempo real sobre detalhes de pedidos, níveis de estoque e informações de clientes, melhorando a tomada de decisões e a eficiência operacional.
Por exemplo, quando um novo pedido chega, Nanonets pode extrair automaticamente todos os detalhes pertinentes, validar as informações e, em seguida, enviar o pedido para seu ERP, CRM e sistema de gerenciamento de pedidos via API. Ele também pode anexar documentos comprovativos ao registro do pedido no sistema, dando a todas as partes envolvidas visibilidade completa do status e dos detalhes do pedido.
4. Transforme envios de formulários em entradas automatizadas de pedidos
Esteja você usando Webflow, WordPress, Shopify ou qualquer outra plataforma, você pode usar Nanonets para transformar qualquer envio de formulário em uma entrada automatizada de pedido. Nanonets integra-se com Zapier, uma ferramenta poderosa para automatizar tarefas entre diferentes aplicativos da web, permitindo criar fluxos de trabalho que extraem e processam automaticamente dados de envios de formulários.
Zapier oferece mais de 6,000 integrações, permitindo automatizar fluxos de trabalho entre Nanonets e praticamente qualquer outra plataforma que você usar. Por exemplo, quando um cliente envia um formulário de pedido em seu site Webflow, Nanonets pode extrair automaticamente os detalhes do pedido e enviá-los para seu CRM ou sistema de gerenciamento de pedidos. Isso agiliza o processo de entrada de pedidos, garante a precisão dos dados e reduz a entrada manual de dados.
Os recibos de vendas, sejam físicos ou digitais, são outra fonte de dados que as Nanonets podem ajudar a automatizar. Isto pode ser particularmente útil para empresas com canais de vendas online e offline.
Ao usar o Nanonets OCR, você pode extrair automaticamente dados como códigos de produtos, quantidades, datas e valores totais de recibos de vendas. Essas informações podem então ser inseridas automaticamente no seu sistema de gerenciamento de pedidos ou contabilidade, eliminando a necessidade de entrada manual de dados e reduzindo o risco de erros.
Além disso, você pode configurar fluxos de trabalho que combinem esses recibos de vendas com os pedidos correspondentes em seus sistemas, garantindo que todas as vendas sejam contabilizadas corretamente.
6. Automatize o rastreamento e atualizações de pedidos
Manter os clientes informados sobre o status de seus pedidos melhora a experiência do cliente e reduz as consultas de atendimento ao cliente. Com Nanonets e Zapier, você pode automatizar o rastreamento de pedidos e atualizar notificações.
Por exemplo, quando um pedido é feito, Nanonets pode extrair os detalhes necessários e criar um pedido em seu sistema de gerenciamento de pedidos. Assim que o pedido for marcado como enviado ou entregue em seu sistema, você pode usar o Zapier para acionar uma notificação por e-mail ou SMS ao cliente com o status atualizado. Isso garante que seus clientes estejam sempre informados sobre o status de seus pedidos.
7. Simplifique o agendamento de entrega e a criação de tarefas
Se a entrega fizer parte do processo de atendimento de pedidos, você poderá se beneficiar integrando sua plataforma de comércio eletrônico com uma ferramenta de gerenciamento de entrega. Dessa forma, você pode automatizar a criação de tarefas de entrega com base em novos pedidos e agendá-las de maneira ideal com base na localização, carga de entrega e pessoal de entrega disponível.
Vejamos um exemplo de entrada de pedido em uma configuração de varejo. Sempre que um novo pedido chega, usando o Zapier, você pode criar um fluxo de trabalho que aciona Nanonets para extrair todos os detalhes de entrega necessários. Esses detalhes podem então ser automaticamente inseridos em sua ferramenta de gerenciamento de entrega, criando uma nova tarefa. A ferramenta pode então otimizar as rotas de entrega com base na carga atual de pedidos e nas localizações de outras entregas pendentes, melhorando significativamente a eficiência da entrega.
8. Simplifique a criação de faturas e o gerenciamento de contas a receber
Gerenciar faturas e contas a receber é uma parte essencial do processo de pedido, especialmente se você oferece crédito aos seus clientes. Com a automação do fluxo de trabalho, você pode automatizar a criação de faturas com base nos detalhes do pedido e também acompanhar o status dos pagamentos.
Por exemplo, quando o pagamento de um pedido é recebido, os Nanonets podem extrair detalhes importantes como lista de produtos, preço e informações do cliente; então, você pode configurar um fluxo de trabalho Zapier para criar uma fatura em QuickBooks. Isso não apenas economiza tempo, mas também garante a precisão de seus registros financeiros. Além disso, você pode automatizar lembretes de pagamento aos clientes, ajudando a gerenciar seu fluxo de caixa com eficiência.
9. Aumente a precisão dos pedidos e reduza as devoluções
Erros no processamento de pedidos podem levar a envios incorretos e, consequentemente, devoluções do cliente. Você pode reduzir significativamente os erros aproveitando a automação do fluxo de trabalho e integrando Nanonets ao seu sistema de gerenciamento de pedidos.
Por exemplo, Nanonets podem extrair detalhes de um pedido de um formulário de pedido e validar essas informações antes de gerar um pedido de venda ou inserir as informações em seu sistema. Com isso, eventuais discrepâncias ou erros podem ser identificados e corrigidos antecipadamente, evitando o processamento de pedidos incorretos. Isso reduz a possibilidade de devoluções por erros, economizando tempo e recursos.
10. Crie novos tickets de suporte para processos de pedidos com falha
No caso de falha no processo de pedido, a resolução rápida é fundamental para garantir a satisfação do cliente. Isso exigiria notificação imediata da equipe de suporte. Com o Zapier você pode automatizar esse processo.
Por exemplo, quando um pedido não é processado corretamente, o Shopify ou o Webflow podem ser configurados para acionar um gatilho. Isso pode ativar um fluxo de trabalho Zapier, instruindo Nanonets a extrair os detalhes do pedido com falha. Esses detalhes podem ser usados para criar automaticamente um novo ticket em sua plataforma de atendimento ao cliente, como Zendesk ou Intercom. O ticket pode incluir informações do cliente, detalhes do pedido e uma descrição do problema, permitindo que a equipe de suporte identifique e resolva o problema rapidamente.
Existem muitas outras maneiras pelas quais as empresas podem usar a automação de entrada de pedidos para melhorar a eficiência, a precisão e a satisfação do cliente. A chave aqui é conectar as plataformas certas e configurar os fluxos de trabalho apropriados. Com a combinação certa, praticamente qualquer parte do processo de pedido pode ser automatizada, permitindo que sua equipe se concentre em tarefas mais estratégicas que impulsionam o crescimento do negócio.
Considerações finais
A automação de entrada de pedidos é transformadora. Pode não parecer inovador, mas seu impacto no processamento de pedidos de vendas e no ciclo do pedido até o recebimento é considerável. Esperamos que este guia tenha esclarecido seu potencial.
Comece pequeno e depois aumente. As possibilidades são verdadeiramente infinitas, especialmente com os sistemas empresariais capazes de se integrarem perfeitamente através de ferramentas como Nanonets e Zapier.
É importante ressaltar que a customização é fundamental – a melhor solução para o seu negócio dependerá de suas necessidades e operações específicas. Não hesite em experimentar diferentes fluxos de trabalho e ferramentas; sempre priorize aqueles que mais beneficiam o seu negócio.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/order-entry-automation/
