O comércio eletrônico disparou na última década, aproveitando a onda digital para simplificar as compras como nunca antes. É melhor que as indústrias se preparem ou enviem para acompanhar essa maratona de compras online!
O processamento eficiente de pedidos no comércio eletrônico é a chave para atender às altas expectativas dos clientes. Para ir além, as empresas devem dançar um tango habilidoso no processamento de pedidos.
Aqui está tudo o que você precisa saber sobre o processamento de pedidos e como melhorá-lo.
Definição - o que significa processamento de pedidos?
Alguns podem se perguntar: o que significa processamento de pedidos? Simplesmente, o processamento de pedidos significa aceitar, gerenciar e atender aos pedidos dos clientes. É a série de etapas que garantem que um pedido chegue com sucesso ao cliente que realizou a compra.
Etapas do processo de pedido de compra
Os métodos de processamento de pedidos variam dependendo do tipo e escala do negócio. No entanto, as etapas fundamentais para o processamento de pedidos permanecem consistentes nas empresas online e de atendimento. Aqui está uma ampla visão geral das etapas do processo de pedido de compra.
O cliente faz um pedido
O cliente solicitará um produto por meio de uma loja online, por e-mail ou com um representante de vendas da empresa.
A empresa recebe o pedido
A empresa receberá o pedido do cliente, incluindo detalhes como produto pedido, valor, detalhes de envio, dados de processamento de pagamento e informações de entrega.
Dependendo do tamanho da empresa, um indivíduo pode receber esse pedido por meio de um e-mail de vendas, loja online ou sistema de gerenciamento de pedidos. Essas informações devem ser verificadas manual ou automaticamente para garantir uma ordem executada corretamente.
No caso de empresas com múltiplas localizações ou armazéns, o sistema de gestão de pedidos determinará qual local irá processar o pedido.
Seleção de estoque
Depois vem a escolha do estoque. É quando os itens e a quantidade especificados serão coletados do estoque atual para atender ao pedido do cliente.
A parte do processo de separação precisa ser otimizada de todas as maneiras possíveis para um processamento eficiente de pedidos. Quanto antes os itens forem alocados e retirados, mais rápido eles poderão ser preparados e enviados para a próxima parte do processo: a embalagem.
Embalagem do pedido
É aqui que os itens são embalados em caixas de remessa para prepará-los para enviá-los ao cliente.
O procedimento de embalagem envolve pesar as caixas e anexar as etiquetas necessárias, detalhes de endereço e instruções de entrega.
Envios
Após o processo de embalagem, a próxima etapa envolve o envio do pedido ao cliente.
As empresas menores geralmente enviam pedidos diretamente aos clientes, enquanto as empresas maiores geralmente consolidam e enviam lotes de pedidos simultaneamente para locais próximos. Esses pedidos são então distribuídos para locais específicos conforme necessário, o que pode ajudar a reduzir custos ao reduzir o número de remessas enviadas.
Notificação do cliente
Após o envio do produto, é fundamental informar ao cliente que seu pedido está a caminho com informações de rastreamento. Essa abordagem proativa os mantém atualizados e aumenta significativamente a satisfação do cliente.
Embora essas etapas variem para diferentes tipos e tamanhos de empresas, cada etapa é essencial. Não importa a empresa, cada etapa deve ser seguida para garantir um processo de pedido tranquilo.
Dicas para melhorar o processamento de pedidos
Agora, vamos discutir algumas dicas para melhorar o processamento de pedidos. Essas estratégias ajudam a agilizar o processo e torná-lo mais eficiente tanto para a empresa quanto para o cliente.
Implementar um sistema claro e organizado
Ter um sistema bem organizado para processamento de pedidos é crucial. Inclui ter uma área designada para armazenar e organizar pedidos, criar diretrizes claras a serem seguidas pelos funcionários e usar tecnologias como Barcode scanners para rastrear pedidos.
Use ferramentas de automação
A automação está se tornando cada vez mais popular no mundo dos negócios e por boas razões. As empresas podem economizar tempo e reduzir erros automatizando certas partes do processo de pedido, como enviar notificações ou gerar etiquetas de envio.
Otimize a embalagem
A otimização da embalagem é uma das áreas que é essencial otimizar. Quer uma empresa utilize caixas pré-fabricadas, modelos ou embalagens personalizadas, elas devem ter as melhores dimensões e ser econômicas.
Embalagens deve ter o tamanho certo para caber e proteger os produtos e, ao mesmo tempo, ser acessível o suficiente para não reduzir muito o lucro do produto.
Torne o envio econômico
O envio acessível e eficiente é fundamental ao lidar com pedidos. Os custos de envio podem aumentar rapidamente se não forem bem feitos. Tomemos como exemplo uma pequena empresa de comércio eletrônico – eles podem começar a enviar produtos por conta própria, mas à medida que os pedidos aumentam, os custos também aumentam.
Tudo isso aumenta quando você leva em consideração o tempo gasto na coleta de materiais como fitas, caixas e embalagem e, em seguida, o tempo e o combustível para transportar as remessas até a transportadora.
À medida que uma empresa cresce e os pedidos se acumulam, pode fazer sentido começar a fazer parceria com um serviço de distribuição para lidar com sua carga de remessa.
Para reduzir os custos de envio, considere comprar suprimentos com desconto, optar por frete fixo ou usar materiais de embalagem leves e personalizados.
Saiba mais sobre como reduzir custos de envio neste artigo:
Use software de gerenciamento de pedidos
Durante os estágios iniciais de um negócio, atender alguns pedidos não é grande coisa. Mas à medida que o tráfego aumenta, as coisas podem ficar complicadas, levando a mais erros. É aí que pode ser sensato considerar a aquisição de algum software de gerenciamento de pedidos de primeira linha.
Esse software pode ajudar a rastrear pedidos recebidos e enviados, pedidos em processamento, níveis de estoque e muito mais. Oferece mais transparência no processo de pedido, melhora a precisão e pode ajudar a aumentar significativamente a eficiência. Também libera uma quantidade considerável de funcionários para se concentrar em outras áreas e no crescimento do negócio.
Monitore KPIs de processamento de pedidos
Cada empresa de comércio eletrônico deve determinar seu indicadores-chave de desempenho (KPIs) durante todo o seu processo de envio. Essas métricas podem ser monitoradas para determinar a eficácia e eficiência do processo de atendimento de pedidos.
As métricas mais críticas nesse sentido são o tempo de resposta de um pedido, a satisfação do cliente, a taxa de atendimento e a taxa de precisão.
Vamos aprender mais sobre eles:
- Tempo de resposta do pedido: O tempo que leva entre um pedido ser feito e entregue ao cliente. Quanto menor esse número, mais eficiente é o processo. Para melhorar sua taxa de retorno, uma empresa pode acompanhar os tempos das etapas para identificar ineficiências em estágios específicos do processo.
- Taxa de precisão: o número ou porcentagem de pedidos concluídos e atendidos sem erros. Ajuda a identificar erros comuns e encontrar maneiras de corrigi-los, resultando em uma taxa muito melhor de pedidos precisos.
- Taxa de satisfação do cliente: Mede como os clientes percebem o negócio e sua satisfação com ele. Para coletar dados, peça feedback aos clientes por meio de pesquisas ou e-mails de acompanhamento. O feedback do cliente é vital para identificar quaisquer problemas na cadeia de processamento de pedidos, como longos prazos de entrega, produtos danificados, itens errados ou outras preocupações.
- Taxa de cumprimento: a taxa de atendimento é o número de pedidos que foram concluídos em comparação com o número que ainda está em andamento. Pode ajudar a identificar rapidamente problemas ou ineficiências no processo de atendimento e identificar áreas de demanda chave para produtos específicos. Toda empresa deve se esforçar para manter uma alta taxa de atendimento para garantir que os clientes recebam seus produtos prontamente.
Algumas empresas também podem considerar algumas métricas extras ou mais detalhadas. Ainda assim, estes são os itens básicos que devem ser monitorados regularmente para garantir um processo de atendimento de pedidos tranquilo e eficiente.
Fique por dentro do estoque
Outro aspecto crítico do processamento de pedidos é o gerenciamento de estoque. Manter o controle dos níveis de estoque é crucial para garantir a entrega pontual dos produtos. As empresas precisam ter estoque suficiente disponível para atender aos pedidos, mas não tanto que isso se torne um fardo para o espaço de armazenamento e as finanças.
Uma boa prática é realizar auditorias de inventário para monitorar regularmente os níveis de estoque. Também pode ajudar a identificar possíveis problemas, como excesso de estoque ou movimentação lenta de produtos.
Possibilitando alertas de estoque baixo também ajuda a manter o controle dos níveis de estoque. Ele permite que as empresas reabasteçam e atendam pedidos sem atrasos.
Ao manter o controle do gerenciamento de estoque, as empresas podem evitar rupturas de estoque e pedidos em atraso, levando a clientes insatisfeitos e perda de vendas.
Mantenha os clientes informados
A transparência e o status dos pedidos estão entre as melhores maneiras de uma empresa melhorar a satisfação do cliente. Os clientes devem ser informados regularmente sobre o status de seus pedidos ou poder consultar o site da empresa para obter informações.
Não fará mal nenhum notificar o cliente sobre as seguintes etapas:
- Pedido em processo: A empresa recebeu o pedido e está atualmente passando pelas etapas acima, como verificação, coleta, embalagem e preparação para envio.
- Pedido processado: Isso significa que o pedido foi coletado, embalado e pronto para ser enviado.
- Encomenda enviada: O pedido foi enviado ao cliente. Também deve incluir informações de rastreamento para que o cliente possa monitorar seu pedido.
Essas informações ajudam os clientes a se sentirem no controle e a permanecerem envolvidos em suas compras. Pode fazer toda a diferença na sua satisfação com o processo de compra.
Isso não apenas contribui para que eles se tornem clientes recorrentes, mas também terão maior probabilidade de recomendar a empresa a outras pessoas.
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Aqui estão apenas algumas das ferramentas que facilitam o processamento de pedidos com Ecwid:
- Acompanhe os pedidos de todos os canais de vendas em um painel, com filtros úteis para status de pagamento e atendimento, data e muito mais.
- Mantenha seus clientes informados sobre seus pedidos atualizando os status de aguardando até processado, enviado e entregue.
- Certifique-se de que sua equipe esteja atualizada sobre quaisquer alterações de status para acelerar o processamento de pedidos.
- Fique por dentro do seu estoque com alertas de estoque baixo para acompanhar todos os seus produtos e garantir que você nunca fique sem estoque.
- Forneça informações de rastreamento aos seus clientes para que eles saibam quando esperar a chegada do pedido.
- Use outras ferramentas para atendimento eficiente de pedidos, como alertas de novos pedidos, notas da equipe, comentários sobre pedidos e exportação de listas de pedidos.
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- Fonte: https://www.ecwid.com/blog/improve-order-processing-in-online-store.html
