Sou redator de conteúdo à noite e chefe de parcerias durante o dia e, no meu mundo, ser produtivo é tudo.

A falta de agendamento ou de gerenciamento de projetos leva a artigos atrasados, oportunidades de parceria fracassadas, alta pressão e estresse. Todos nós já passamos por isso, nos recuperando da produtividade zero.

Os sistemas de produtividade ajudam a desenvolver um equilíbrio sustentável entre vida pessoal e profissional e a preparar-se para sprints de trabalho quando necessário.

Neste post compartilho os sete melhores sistemas de produtividade que passaram a fazer parte da minha rotina, transformando a rotina diária em uma jornada de trabalho eficiente. Você encontrará seus prós e contras e diferentes casos de uso.

O que são sistemas de produtividade?

Os sistemas de produtividade são métodos e ferramentas que ajudam você a realizar tarefas com eficiência. Eles não fazem o trabalho para você, mas ajudam a organizar e priorizar tarefas e seu bem-estar, resultando em mais produtividade em um determinado momento.

Por exemplo, os sistemas de produtividade ajudam você com:

• Dividir projetos em etapas menores e gerenciáveis.
• Concentrando-se e evitando distrações.
• Definição de metas.
• Organização e fluxo de trabalho.

Vamos explorar os sete sistemas de produtividade que utilizo e como eles me ajudam.

7 sistemas de produtividade para simplificar seu fluxo de trabalho

1. A Técnica Pomodoro

Estou simplesmente apaixonado por esse método para aumentar minha produtividade quando luto para me recompor e fazer as coisas. Ele ativa instantaneamente meu modo de foco e fico tão concentrado que nada pode me distrair.

Como funciona o Tech & Data Studio:

A Técnica Pomodoro divide seu trabalho em intervalos curtos e focados (normalmente 25 minutos) seguidos de pausas. Ajuda você a se manter atento e motivado porque pedaços de 25 minutos são facilmente digeridos pelo seu cérebro.

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Além disso, ver um cronômetro em contagem regressiva na barra de ferramentas reforça sua disposição de concluir uma tarefa durante esse período. É como diz a sua voz interior: “Vamos, cara, você pode trabalhar 25 minutos sem rolar seu Instagram.”

Eu uso o Marinara: Assistente Pomodoro Extensão do Chrome para tornar a técnica Pomodoro facilmente acessível. Cronômetros de 30 minutos com descanso de 5 minutos – essa é minha regra.

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Mas muitas vezes não faço pausas e simplesmente continuo trabalhando em minha tarefa até que ela esteja concluída. E quando o cronômetro toca, ajusto outro para manter o foco.

Também uso o Pomodoro para controle de tempo quando trabalho em uma tarefa específica para entender minha carga de trabalho e o tempo gasto na tarefa X.

Ajuda imensamente na estimativa adequada de tempo e no gerenciamento de projetos.

Prós:

• Ajuda você a se concentrar quando é difícil começar a trabalhar.
• Reduz a procrastinação.
• Menos dores nas costas e fadiga.
• Melhor planejamento para semanas e trimestres.
• Mais responsabilidade pelas tarefas.
• Menos distrações – melhor gerenciamento do tempo.
• Motivação consistente ao longo das tarefas.

Contras:

• Nenhum. Tenho usado esse método há muito tempo e é sempre útil.

Melhor para: Qualquer pessoa que queira administrar melhor o tempo e fazer mais em menos tempo.

Meu veredicto

No início, foi difícil para mim aceitar as pausas. Eu estava sentindo que estava perdendo tempo durante esses períodos. Mas então percebi o poder deles - essas pausas literalmente me recarregam.

2. Registro no diário com marcadores

Um bullet journal, ou o chamado BuJo, é como um diário avançado que inclui escrita e desenho. É organizado com seções para tarefas diárias, calendários, notas, monitoramento de saúde e definição de metas.

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Recentemente me deparei com ótimos pesquisa explorando como o bullet journal afeta a criatividade e a produtividade. A conclusão é que isso não ajuda apenas a se manter organizado, mas também a refletir sobre o que está acontecendo. clientes importante.

Eu também amo o peça por uma professora que compartilhou como o bullet journal a ajudou superar o perfeccionismo. Então, se você está perseguindo essa perfeição indescritível, leia. 🙂

De vez em quando, uso o diário com marcadores para planejar meus dias, entender como estou lotado e reservar tempo para coisas que adoro fazer além do meu trabalho. Também me ajudou a entender quantos projetos posso realizar.

Por exemplo, eu rascunho minha agenda de uma forma super antiquada em meu caderno de papel. Então, meu diário com marcadores geralmente é assim:

7h30 – acordar
8:00 – ioga
10h00 - ofereça um esboço para o cliente X
11h – entrevista especialistas para o artigo da HubSpot
13h – intervalo para almoço
14:00 – trabalho para um fundo de caridade
17h30 – reunião

Se você não gosta da velha escola métodos de produtividade, você pode conferir alternativas digitais como Noção, Trello, Evernoteou Miro.

Na minha opinião, o Miro é a opção mais legal porque lembra um notebook comum. Ele permite que você mova itens facilmente e estimula a criatividade.

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Prós:

• Ajuda na organização personalizável.
• Auxilia no aumento da criatividade e na priorização.
• Fornece gerenciamento centralizado de tarefas.
• Facilita a autorreflexão.

Contras:

• Manutenção demorada.
• Risco de inconsistência.

Melhor para: Criativos, pensadores visuais e indivíduos que buscam uma organização personalizada.

Meu veredicto

O bullet journaling é uma prática que muitos de nós praticamos instintivamente em algum momento de nossas vidas. Digamos, para planejar viagens, compras, rotinas de exercícios ou atividades semelhantes.

O truque é aprender a fazer isso de forma mais sistemática. Às vezes, confio totalmente nisso. Outras vezes, uso o bullet journal apenas como um bloco de rascunho ao transferir informações do papel para o meu aplicativos de gerenciamento de projetos.

3. Bloqueio de calendário

O principal problema que as pessoas enfrentam com frequência é a alternância constante entre tarefas. O bloqueio de calendário é um método de gerenciamento de tempo em que você aloca intervalos de tempo específicos em seu calendário para diferentes tarefas.

Por exemplo, meu dia de trabalho antes do bloqueio do calendário poderia ser assim: começo a escrever um artigo. Então, depois de meia hora, entro em uma reunião. Em seguida, passo para meus e-mails. Finalmente, volto ao artigo. Não é nada eficaz.

O gráfico de Todoist explica perfeitamente meu argumento:

Para bloquear o tempo, eu uso o Google Agenda e bloqueio o tempo para tarefas específicas. Cada tarefa recebe seu próprio intervalo de tempo específico. Consultas médicas, ioga e leitura também vão para minha agenda.

O resultado? Eu faço mais com mais rapidez.

Aqui estão algumas dicas para um bloqueio de calendário bem-sucedido:

• Divida o seu dia em partes para tarefas específicas.
• Seja realista sobre quanto tempo as tarefas levarão; superestimar se não tiver certeza.
• Programe pausas para evitar o esgotamento; não reserve demais o tempo livre.
• Ajuste os planos, se necessário, devido a eventos inesperados.
• Revise e siga suas tarefas planejadas regularmente.
• Considere usar aplicativos como Todoist e Google Agenda para melhor organização.

Prós:

• Melhor gerenciamento de tempo.
• Foco aprimorado.
• Troca de tarefas reduzida.
• Priorização mais clara.
• Melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Contras:

• Dificuldade de adaptação às mudanças.
• Potencial para sub/superestimar a duração da tarefa.

Melhor para: Qualquer pessoa com múltiplas tarefas e compromissos para organizar.

Meu veredicto

O bloqueio de calendário organiza seu tempo livre e de trabalho e permite que você não se perca em várias tarefas ao mesmo tempo. O maior desafio pode ser sentar no domingo à noite ou toda segunda-feira de manhã e preparar tudo com antecedência.

Mas definitivamente vale a pena.

4. Coma o sapo

“Se você tiver que comer um sapo vivo, faça isso logo pela manhã, e nada pior acontecerá com você pelo resto do dia.” - Mark Twain

Esta citação explica do que se trata a técnica Eat the Frog. Faça primeiro a coisa mais difícil e depois todo o resto parecerá mais fácil.

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No ano passado, estudo descobriram que o uso desse método melhora as habilidades interpessoais e ajuda a combater a procrastinação, levando a benefícios de longo prazo para a carreira e a vida.

Concordo totalmente com isso e implemento o método Eat the Frog quase todos os dias.

Aqui está como eu faço:

1. Escolho meu sapo primeiro – a tarefa mais importante, mas não urgente. Eu escolho aquele que precisa de muita inteligência.
2. Normalmente seleciono uma tarefa que posso terminar em 1 a 4 horas no máximo.
3. Divido grandes tarefas em etapas menores.
4. Sempre me concentro nas tarefas de hoje, não nas tarefas distantes.
5. E, finalmente, começo meu dia resolvendo primeiro minha tarefa de sapo.

Prós:

• Faça as tarefas difíceis primeiro.
• Sinta-se menos estressado.
• Administre melhor o tempo.
• Crie bons hábitos.

Contras:

• Começar pela tarefa mais difícil pode causar fadiga.
• Isso poderia levar à negligência de questões urgentes.

Melhor para: Qualquer pessoa que prefira lidar com os desafios antecipadamente em vez de procrastinar ou para quem luta contra a procrastinação quando se trata de tarefas difíceis.

Meu veredicto

Quando tenho essas tarefas difíceis para resolver (aquelas que precisam de muito foco, números e pesquisa), faço delas minha principal prioridade pela manhã. Depois de resolver isso, posso relaxar com uma xícara de café, ler e-mails e passar para mais uma tarefa.

Tentei fazer o contrário, mas simplesmente não conseguia me concentrar em mais nada, sabendo que tinha uma grande tarefa esperando. Então, para mim, a técnica “Eat the Frog” é o único caminho a percorrer.

5. Práticas de gerenciamento de projetos

Quando comecei como freelancer, gerenciar um ou dois projetos sem acompanhamento não era muito difícil. Mas à medida que minha carga de trabalho crescia, isso se tornou impossível.

Hoje não consigo imaginar minha rotina de trabalho sem ferramentas de gerenciamento de projetos — Segunda-feira e Asana são minhas linhas de vida de produtividade.

Eles me ajudam a dividir tarefas, definir prazos, acompanhar o progresso, coordenar com minha equipe e entregar resultados.

Eu uso a segunda-feira para planejar e priorizar minhas tarefas semanais para o trabalho de um fundo de caridade em uma visualização Kanban simplificada com guias “Backlog”, “Em andamento” e “Concluído”.

O que eu gosto: Monday cuida dos fundamentos do gerenciamento de projetos, como subtarefas, status flexíveis, proprietários e cessionários, integrações de API, etc.

Quanto ao Asana, eu o uso principalmente para redação de clientes e projetos de SEO. É muito simples obter e atribuir tarefas, acompanhar o progresso do projeto e comunicar-se com outras pessoas por meio da plataforma.

Prós:

• Centralize as informações do projeto para fácil acesso.
• Facilite a comunicação da equipe e o compartilhamento de ideias.
• Ajudá-lo a dividir projetos em tarefas gerenciáveis.
• Mantenha sua equipe focada e produtiva.
• Forneça dados em tempo real sobre o progresso do projeto.
• Automatize tarefas para fluxos de trabalho simplificados.

Contras:

• Não vejo nada além de benefícios em usar software de gerenciamento de projetos. Aprender como usá-lo pode levar algum tempo, mas quando você o fizer, será muito fácil.

Melhor para: Indivíduos, equipes e projetos de todos os tamanhos. Você pode usá-lo para pequenas tarefas ou iniciativas de grande escala.

Meu veredicto

Embora eu goste de usar meu notebook para registrar marcadores, as ferramentas PM ajudam a manter meu trabalho sob controle com notificações, lembretes, tarefas repetidas, etc.

6. A Matriz de Decisão de Eisenhower

“Tenho dois tipos de problemas – os urgentes e os importantes. O urgente não é importante e o importante nunca é urgente.” -Dwight D. Eisenhower

A Matriz de Decisão de Eisenhower categoriza as tarefas por importância e urgência. Eu o uso para decidir no que focar, delegar ou descartar.

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Você deve considerar o uso da Matriz de Eisenhower se estiver frequentemente ocupado, mas sentir que seu trabalho não tem impacto, tiver dificuldades com o tempo para atingir metas de longo prazo ou achar difícil delegar ou dizer “não” (já fiz isso).

Recentemente assisti a um vídeo no YouTube de Naomi de Todoist, onde ela compartilhou dicas interessantes sobre a Matriz de Eisenhower:

[Vídeo: Guia para iniciantes na matriz de Eisenhower]

Veja como ela explica cada uma dessas quatro categorias:

1. Quadrante 1 - tarefas importantes que necessitam de atenção urgente.
2. Quadrante 2 - tarefas importantes para objetivos de longo prazo.
3. Quadrante 3 — tarefas urgentes que não são muito importantes, muitas vezes apenas trabalho intenso.
4. Quadrante 4 - tarefas nem urgentes nem importantes, proporcionando satisfação instantânea, mas não duradoura.

E é assim que aplico essa abordagem no meu trabalho diário:

1. Quadrante 1. Priorizo ​​o cumprimento de prazos apertados para artigos.
2. Quadrante 2. Dedico tempo para melhorar minhas habilidades de redação e pesquisa para um progresso a longo prazo.
3. Quadrante 3. Às vezes, se estou muito ocupado, deixo uma pessoa confiável fazer entrevistas com especialistas para mim.
4. Quadrante 4. Tento evitar gastar muito tempo nas redes sociais para manter o foco.

Prós:

• Priorização clara.
• Gerenciamento de tempo efetivo.
• Alinhamento de metas de longo prazo.
• Melhor delegação.
• Estresse reduzido.
• Melhor tomada de decisão.

Contras:

• No início, pode ser difícil decidir quais tarefas são mais importantes, com maior impacto, mas menos urgentes. Depois de várias práticas, a pessoa se acostuma com o sistema e colhe benefícios tangíveis.

Melhor para: Organizar obrigações; particularmente útil para qualquer pessoa que tenha dificuldades com priorização de tarefas, gerenciamento de tempo ou tomada de decisões.

Meu veredicto

O senso de urgência representou o maior desafio durante minha carreira em marketing digital. Parecia que cada tarefa exigia atenção imediata. Meu modo padrão era “o mais rápido possível” para tudo, até que aprendi a categorizar prioridades e discernir tarefas não prioritárias.

Foi isso que aprendi graças à Matriz de Decisão de Eisenhower e, na minha opinião, é uma das melhores sistemas de produtividade lá fora.

7. Métodos Kanban e Scrum

Para ser superprodutivo durante uma semana de trabalho, combino metodologias simplificadas Scrum e Kanban.

Scrum: Você trabalha em períodos curtos chamados sprints (geralmente de uma a quatro semanas). Em cada sprint, você define metas e decide quais tarefas realizar. Em seguida, você realiza reuniões rápidas chamadas stand-ups para verificar o progresso e ajustar seu plano de trabalho conforme necessário.

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Kanban: Não há sprints no Kanban. Em vez disso, imagine suas tarefas em um quadro com colunas denominadas “Backlog”, “Em execução”, “Revisão” e “Concluído”.

Conforme você trabalha, você alterna tarefas entre colunas. Ele ajuda você a visualizar seu fluxo de trabalho, limitar o trabalho em andamento e focar na conclusão das tarefas uma por uma.

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Aqui está como eu faço:

Toda segunda-feira, reviso meu Backlog com ideias e tarefas que apareceram aleatoriamente ao longo da semana anterior, atribuo prioridades e prazos, crio subtarefas, etc.

Toda sexta-feira, olho meu quadro na ferramenta PM Monday, um gerenciador de tarefas, e analiso por que estou atrasado em algumas tarefas e como abordar a causa.

Isso me ajuda a ser ágil, concluir quantas tarefas cabem em uma semana de trabalho (realisticamente) e identificar gargalos ou obstáculos.

Prós:

• Ajuda a visualizar fluxos de trabalho facilmente.
• Limita a multitarefa e melhora o foco.
• Incentiva a melhoria contínua dos processos.
• Organiza projetos de forma eficaz com objetivos claros.
• Promove a comunicação e colaboração regulares da equipe.
• Facilita a adaptação às mudanças nas necessidades do projeto.

Contras:

• A falta de prazos definidos pode levar a atrasos.
• A rigidez nos cronogramas do sprint (Scrum) pode causar estresse.

Melhor para: Ambientes que valorizam flexibilidade e adaptabilidade em prazos rígidos.

📍Nota: Implementar os dois sistemas ao mesmo tempo é chamado scrumban.

Meu veredicto

A combinação desses dois métodos me ajuda a visualizar o que tenho que fazer no quadro Kanban, enquanto os sprints Scrum me ajudam a progredir muito em projetos específicos. Gosto do equilíbrio que os dois sistemas trazem ao meu trabalho, que é em grande parte independente e remoto.

Qual é o melhor sistema de produtividade?

Embora todo sistema de produtividade tenha seus méritos, meus favoritos são:

• A Técnica Pomodoro para me manter focado com sprints de trabalho de 30 minutos e intervalos de 5 minutos.
• A Matriz de Decisão de Eisenhower para organização simples de tarefas urgentes e importantes.
• Scrumban para verificações regulares de progresso.

Não importa qual sistema você escolha, a única coisa que importa é que ele realmente ajuda a melhorar sua produtividade. Combino três deles diariamente e acho que essa é a melhor abordagem para concluir os trabalhos a serem realizados, idealizar novos projetos e acompanhar o progresso da minha equipe.

Experimente alguns, veja o que funciona e o que não funciona e, no final das contas, você encontrará a melhor solução para evitar bloqueios mentais, desmotivação e esgotamento.

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