As categorias de despesas comerciais são uma classificação sistemática de custos incorridos durante a operação de uma empresa, projetada para organizar e rastrear saídas financeiras para fins como preparação de impostos, orçamento e análise financeira. Esta categorização ajuda as empresas a gerir as suas finanças de forma mais eficiente, fornecendo informações sobre padrões de gastos e identificando potenciais deduções fiscais.

Empreendedores e líderes empresariais inteligentes sabem que o diabo está nos detalhes – especialmente quando se trata de clareza financeira. Essa clareza financeira começa com uma abordagem meticulosa para categorizar as despesas comerciais. Ao fazê-lo, as empresas não só abrem caminho para uma saúde financeira robusta, mas também garantem que estão estrategicamente posicionadas para capitalizar oportunidades e enfrentar desafios.

Por que categorizar despesas comerciais?

O processo de categorização de despesas comerciais envolve o desenvolvimento de uma lista abrangente de categorias de despesas e, em seguida, garantir que cada transação feita por sua empresa seja claramente atribuída ao seu devido lugar. Por que tudo isso é importante, você pode perguntar?

1. Preparação e deduções fiscais:
   Categorizar meticulosamente as despesas comerciais ajuda a agilizar o processo de preparação de impostos, garantindo que nenhuma despesa dedutível seja esquecida. Esta organização cuidadosa pode reduzir significativamente o rendimento tributável, conduzindo a poupanças substanciais. Simplifica o processo de identificação de quais despesas são dedutíveis e por quanto, tornando o tempo fiscal menos assustador e mais eficiente.
2. Análise e orçamento:
   Uma categorização bem estruturada de despesas fornece informações valiosas sobre os padrões de gastos, ajudando as empresas a identificar áreas onde podem cortar custos e alocar recursos de forma mais eficaz. Esta visão granular das despesas permite aos empresários elaborar orçamentos que sejam simultaneamente realistas e estratégicos, melhorando a estabilidade financeira e promovendo o crescimento.
3. Gestão diária do fluxo de caixa:
   Compreender onde e como os fundos são gastos diariamente é crucial para manter um fluxo de caixa saudável. A categorização de despesas permite que as empresas acompanhem seus compromissos financeiros e ajustem as operações conforme necessário para garantir a liquidez. A gestão eficaz do fluxo de caixa é a salvação de qualquer negócio, evitando crises de caixa e permitindo um fluxo operacional tranquilo.

45 categorias de despesas comerciais para empresas e startups

A criação de uma lista exaustiva de categorias de despesas comerciais pode ajudar as empresas e startups a controlar melhor as suas finanças, orçamentar de forma mais eficaz e tirar partido das deduções fiscais para reduzir o seu rendimento tributável. Abaixo está uma lista de 45 categorias de despesas comerciais comumente encontradas por empresas nos Estados Unidos. Esta categorização está estruturada para otimizar posições fiscais.

1. Publicidade e Marketing: inclui anúncios online, materiais impressos e campanhas de marketing. Essas despesas geralmente são totalmente dedutíveis.
2. Salários e remunerações: Remuneração aos funcionários, incluindo salários, vencimentos, bônus ou comissões. Totalmente dedutível.
3. Contrato de trabalho: Pagamentos a prestadores de serviços independentes. Totalmente dedutível, mas as empresas devem emitir o Formulário 1099-NEC se pagarem mais de US$ 600 em um ano.
4. Aluguel de propriedade comercial: Pagamentos de aluguel de escritórios, vitrines e outras propriedades comerciais. Totalmente dedutível.
5. Utilidades: Serviços de eletricidade, água, gás, internet e telefone para operações comerciais. Totalmente dedutível.
6. Material de escritório e despesas: Custo de itens de escritório como canetas, papel e tinta de impressora. Totalmente dedutível.
7. Reparos e manutenção: Custos de manutenção de bens e equipamentos empresariais, não incluindo grandes melhorias. Totalmente dedutível.
8. Depreciação: Dedução pela perda de valor de bens (por exemplo, veículos, edifícios, equipamentos) ao longo do tempo. Calculado com base nas diretrizes do IRS.
9. Honorários profissionais: Honorários por serviços jurídicos, contábeis e outros serviços profissionais. Totalmente dedutível.
10. Seguros: Prêmios de seguros empresariais, como seguros de responsabilidade civil, negligência médica e seguros de propriedade. Totalmente dedutível.
11. Impostos e Licenças: Certos impostos estaduais, locais e federais; licenças e taxas regulatórias. Geralmente dedutível.
12. Interesse: Juros sobre empréstimos comerciais, linhas de crédito e hipotecas de propriedades comerciais. Totalmente dedutível.
13. Despesas de viagem: Custos de viagens de negócios, incluindo hospedagem, transporte e refeições (sujeitos a limitações). Franquia de acordo com as diretrizes do IRS.
14. Refeições e entretenimento: franquia de 50% para refeições de negócios; os custos de entretenimento não são mais dedutíveis a partir da Lei de redução de impostos e empregos (TCJA).
15. Educação e Formação: Custos de workshops, seminários e materiais educacionais para você ou seus funcionários. Totalmente dedutível.
16. Software e assinaturas: Software relacionado a negócios, serviços online e assinaturas de publicações. Totalmente dedutível.
17. Quotas de Sócios: Taxas para associações profissionais e organizações empresariais. Franquia, excluindo aquelas para clubes organizados para negócios, lazer, recreação ou outros fins sociais.
18. Despesas de Home Office: Para quem utiliza parte da sua casa regular e exclusivamente para negócios. Franquia com base na porcentagem de uso da casa para negócios.
19. Despesas de veículos: Uso comercial de um veículo, seja deduzindo as despesas reais ou usando a taxa de quilometragem padrão. Franquia de acordo com as diretrizes do IRS.
20. Telecomunicações: Custos de telemóveis e serviços de Internet relacionados com empresas. Totalmente dedutível.
21. Postagem e envio: Custos de correspondência, serviços de entrega e remessa para operações comerciais. Totalmente dedutível.
22. Taxas bancárias: Taxas relacionadas a contas bancárias empresariais e cartões de crédito. Totalmente dedutível.
23. Benefícios a Empregados: Seguro saúde, contribuições para planos de aposentadoria e outros custos de benefícios a empregados. Geralmente dedutível.
24. Custos Legais e Regulatórios: Taxas para patentes, marcas registradas e conformidade regulatória. Totalmente dedutível.
25. Pesquisa e Desenvolvimento: Custos associados ao desenvolvimento de novos produtos ou serviços. Potencialmente elegível para créditos fiscais de P&D.
26. Más dívidas: valores devidos a você que você não consegue cobrar. Franquia sob certas condições.
27. Contribuições de caridade: Doações feitas a organizações de caridade qualificadas. Franquia dentro de limites baseados na estrutura do negócio.
28. Despesas em Movimento: Custos de movimentação de equipamentos comerciais, estoque e suprimentos. Franquia se relacionada a uma mudança no local da empresa.
29. Juros sobre impostos pagos com atraso: Juros pagos sobre atrasos no pagamento de impostos. Franquia.
30. Estoque para revenda: Custo de mercadorias ou matérias-primas, incluindo frete. Franquia no momento da venda do estoque.
31. Impostos imobiliários: Impostos sobre propriedade empresarial. Totalmente dedutível.
32. Impostos de propriedade pessoal: Impostos sobre bens utilizados nos negócios, como veículos e equipamentos. Totalmente dedutível.
33. Perdas com acidentes e roubos: Perdas por roubo, vandalismo, incêndio, tempestade ou eventos semelhantes. Franquia no ano em que ocorreu o sinistro.
34. Prêmios de seguro de saúde: Para trabalhadores independentes, potencialmente dedutível do seu rendimento.
35. Planos de aposentadoria: Contribuições para planos de aposentadoria de funcionários. Franquia dentro dos limites.
36. Presentes: Presentes empresariais são dedutíveis até US$ 25 por pessoa, por ano.
37. Renda obtida no exterior: Despesas relacionadas com a obtenção de rendimentos num país estrangeiro. Sujeito a deduções e exclusões específicas.
38. Despesas Ambientais: Custos para controle da poluição, remediação ambiental. Certas despesas podem se qualificar para créditos ou deduções específicas.
39. Melhorias na eficiência energética: Custos para certas melhorias de eficiência energética em propriedades comerciais. Pode se qualificar para deduções ou créditos.
40. Crédito fiscal de oportunidade de trabalho: Contratação de indivíduos de determinados grupos que enfrentam barreiras significativas ao emprego. Crédito baseado numa percentagem dos salários pagos.
41. Crédito de acesso para deficientes: Tornando seu negócio mais acessível para pessoas com deficiência. Um crédito está disponível para pequenas empresas.
42. Custos de inicialização: Despesas para iniciar ou comprar um negócio. Você pode optar por deduzir até $ 5,000 no primeiro ano e amortizar o restante.
43. Custos Organizacionais: Custos para a criação legal de uma sociedade anônima ou parceria. Regras de dedução semelhantes às dos custos iniciais.
44. Taxas de processamento de cartão de crédito: Taxas pagas pela aceitação de pagamentos com cartão de crédito. Totalmente dedutível.
45. Equipamento de segurança: Custos com equipamentos de segurança necessários à operação comercial. Totalmente dedutível.

Como categorizar despesas no seu negócio?

Vamos mergulhar nas nuances da categorização das despesas comerciais.

1. Crie categorias

O primeiro passo para dominar o cenário financeiro da sua empresa é estabelecer categorias claras e abrangentes para suas despesas.

Aqui estão as categorias essenciais que toda pequena empresa deve considerar:

• Despesas operacionais
• Custos pessoais
• Tecnologia e software
• Marketing e Publicidade
• Viagens e Entretenimento
• Honorários profissionais
• Seguros
• Impostos e Licenças
• Pesquisa e Desenvolvimento (P&D)

2. Subcategorias

O detalhamento em subcategorias permite um rastreamento e análise mais precisos das despesas, fornecendo insights mais profundos sobre para onde seu dinheiro está indo e identificando áreas potenciais para economia de custos. Como exercício de exemplo, vamos refinar as categorias mencionadas acima:

• Despesas operacionais
  • Utilidades (eletricidade, água, internet)
  • Aluguel ou hipoteca
  • Manutenção e reparos
  • Material e equipamento de escritório
• Custos pessoais
  • Salários e remunerações
  • Benefícios (seguro saúde, planos de aposentadoria)
  • Impostos sobre os salários
• Tecnologia e software
  • Assinaturas de software
  • Compras de hardware
  • Serviços de suporte de TI
• Marketing e Publicidade
  • Digital Marketing
  • Publicidade impressa
  • Materiais Promocionais
• Viagens e Entretenimento
  • Transporte (voos, aluguel de carros)
  • Alojamento
  • Refeições e entretenimento
• Honorários profissionais
  • Serviços legais
  • Serviços de Contabilidade
  • Taxas de Consultoria
• Seguros
  • Seguro de responsabilidade Civil
  • Seguro de propriedade
  • Compensação dos trabalhadores
• Impostos e Licenças
  • Imposto de renda
  • Impostos sobre vendas
  • Licenças e permissões
• Pesquisa e Desenvolvimento (P&D)
  • Desenvolvimento de Produto
  • Pesquisa de mercado
  • Taxas de patentes e marcas registradas

3. Acompanhe despesas

A base de uma gestão financeira sólida é o acompanhamento meticuloso de cada centavo que entra e sai do seu negócio. No mundo digital de hoje, aproveitar a tecnologia para automatizar esse processo não é apenas uma conveniência; é uma necessidade para se manter competitivo e informado. Veja como fazer isso de forma eficaz:

• Use software de contabilidade: Implemente uma solução de software de contabilidade confiável que atenda às necessidades do seu negócio. Plataformas como Nanonets, QuickBooks, Xero ou FreshBooks podem automatizar o rastreamento de despesas, faturamento e folha de pagamento, reduzindo significativamente o potencial de erro humano e economizando tempo.
• Recibos e faturas digitais: Incentive a manutenção de registros digitais armazenando digitalizações ou fotos de recibos e faturas. Essa prática não apenas apoia o meio ambiente, mas também simplifica os processos de recuperação e auditoria.
• Integre contas bancárias e cartões de crédito: muitas soluções de software de contabilidade oferecem a capacidade de vincular diretamente suas contas bancárias comerciais e cartões de crédito, permitindo o rastreamento de despesas em tempo real e uma reconciliação perfeita.
• Categorize as transações imediatamente: Crie o hábito de categorizar cada despesa conforme ela ocorre. Atrasar esta tarefa pode levar a imprecisões e despesas negligenciadas.

4. Revisão Regular

A natureza dinâmica dos negócios exige revisões regulares de suas atividades financeiras. Esta prática ajuda a identificar tendências, gerenciar o fluxo de caixa e tomar decisões informadas:

• Revisões Mensais: Dedique tempo todos os meses para revisar suas despesas categorizadas. Procure tendências, como aumentos inesperados em determinadas categorias, e investigue quaisquer anomalias.
• O benchmarking: compare seus índices de despesas com os padrões do setor ou negócios semelhantes. Esta avaliação comparativa pode destacar áreas de eficiência ou preocupação, orientando futuras estratégias financeiras.

5. Considere as implicações fiscais

Compreender e planejar as implicações fiscais das despesas comerciais é crucial. Nem todas as despesas são tratadas igualmente pelas leis fiscais, e a categorização adequada pode levar a economias fiscais significativas:

• Mantenha-se informado sobre as leis fiscais: as regulamentações fiscais mudam frequentemente e manter-se informado pode ajudá-lo a maximizar deduções e créditos. Considere consultar um profissional tributário para garantir o cumprimento e a otimização dos benefícios fiscais.
• Distinguir entre despesas comerciais e pessoais: mantenha as finanças comerciais e pessoais separadas para simplificar a preparação de impostos e apoiar reivindicações de despesas comerciais.
• Documentar tudo: Mantenha registros meticulosos de todas as despesas, incluindo recibos e faturas. A documentação é crucial para fundamentar as deduções e pode ser inestimável no caso de uma auditoria.
• Plano de deduções: Seja proativo na compreensão de quais despesas são totalmente dedutíveis, parcialmente dedutíveis ou não dedutíveis. Este conhecimento pode influenciar as decisões de gastos e estratégias fiscais ao longo do ano.

Software de gerenciamento de despesas para categorização de despesas

No competitivo mundo dos negócios, a automação é fundamental para a eficiência e para permanecer à frente. A categorização de despesas, crucial mas tediosa, é facilitada com Software de gerenciamento de despesas como Nanoredes.

15 melhores soluções de software de gerenciamento de gastos em 2024

Explore o mundo dos softwares de gestão de gastos em 2024. Descubra as melhores soluções e saiba como escolher a certa para o seu negócio.

Vamos dar uma olhada em como um software de gerenciamento de despesas como o Nanonets automatiza a categorização e o gerenciamento de despesas.

Captura de despesas

Um funcionário captura um recibo usando um aplicativo móvel ou carrega um documento de despesas em qualquer formato. A tecnologia OCR do aplicativo extrai detalhes importantes como data, valor e comerciante do recibo.

Categorização Automática

O sistema categoriza automaticamente as despesas em categorias predefinidas da empresa, reduzindo a necessidade de classificação manual e melhorando a eficiência organizacional.

Codificação GL

Após a categorização, a despesa recebe o código correto do General Ledger (GL), minimizando o trabalho manual e possíveis erros de codificação.

Relatório de despesas digitais

As despesas são adicionadas automaticamente a um relatório digital, eliminando a entrada manual. Os funcionários podem revisar e ajustar detalhes, se necessário.

Fluxo de Trabalho de Aprovação

Os gestores recebem notificações em seu espaço de trabalho digital (por exemplo, Slack, Teams, Email) para revisar e podem aprovar ou rejeitar despesas com um único clique, agilizando o processo.

Automação de reembolso

As despesas aprovadas são processadas para reembolso automaticamente, integrando-se aos sistemas de folha de pagamento para emitir pagamentos sem intervenção manual.

Sincronização ERP

A plataforma exporta perfeitamente dados de despesas para o software ERP da empresa, eliminando a entrada manual de dados e melhorando a precisão dos dados.

Reconciliação Contínua

O sistema oferece reconciliação em tempo real, combinando automaticamente as despesas com as transações bancárias e destacando as discrepâncias para garantir a precisão e conformidade financeira.

Conclusão

Conforme discutido, a categorização de despesas auxilia na preparação de impostos, melhora a análise do orçamento e é vital para uma gestão eficaz do fluxo de caixa.

A lista fornecida de categorias de despesas comerciais oferece uma estrutura de referência para as empresas otimizarem suas posições fiscais e obterem insights mais profundos sobre suas operações financeiras.

Além disso, a integração da tecnologia, especificamente através de software de gestão de despesas como Nanonets, revolucionou a forma como as empresas abordam a categorização de despesas. Essas plataformas automatizam o processo, garantindo precisão, eficiência e conformidade, essenciais para as empresas no mundo acelerado de hoje. Essa automação não apenas economiza tempo, mas também fornece insights financeiros em tempo real que são cruciais para a tomada de decisões de negócios informadas.

Aconselhamos empresas a -

• adotar uma abordagem estruturada para categorizar despesas,
• aproveitar a tecnologia para agilizar processos,
• manter-se atualizado sobre as leis tributárias,
• consultar profissionais irá melhorar ainda mais a estratégia,
• e revise regularmente para identificar oportunidades de crescimento e poupança.

Ao fazer isso, as empresas podem garantir que não estão apenas financeiramente saudáveis, mas também preparadas para o sucesso no mercado competitivo.

• Conteúdo com tecnologia de SEO e distribuição de relações públicas. Seja amplificado hoje.
• PlatoData.Network Gerativa Vertical Ai. Capacite-se. Acesse aqui.
• PlatoAiStream. Inteligência Web3. Conhecimento Amplificado. Acesse aqui.
• PlatãoESG. Carbono Tecnologia Limpa, Energia, Ambiente, Solar, Gestão de resíduos. Acesse aqui.
• PlatoHealth. Inteligência em Biotecnologia e Ensaios Clínicos. Acesse aqui.
• Fonte: https://nanonets.com/blog/45-business-expense-categories-for-businesses-and-startups/