Veel mensen over de hele wereld werken de laatste tijd vanuit huis. Dit betekent dat velen van ons online vergaderen met behulp van tools zoals Zoom, WebEx, Teams, Slack, Google Hangouts of een aantal andere. Ze zijn allemaal vrij eenvoudig te gebruiken, maar er zijn enkele tips die u kunnen helpen uw virtuele samenwerkingen nog beter te maken.
Gebruik een koptelefoon
Weet je nog, vroeger, toen telefoons snoeren hadden? Die handsets hadden een oortje en een aparte microfoon. Dit maakte zogenaamde full-duplex audio mogelijk, wat betekent dat je tegelijkertijd kunt praten en luisteren. Ze bereikten dit door de draden die worden gebruikt voor de microfoon en de luidspreker (of oorstuk) te scheiden, en nog een stap verder te gaan door de microfoon en het oorstuk fysiek op afstand te houden. Heeft u ooit geprobeerd iemand te onderbreken terwijl u via de luidspreker belt? Het is moeilijk omdat je half-duplex audio ervaart. Zonder full-duplex audio zou je je ouders nooit kunnen onderbreken als ze je vertellen dat het kind van de buren om 8 uur te veel lawaai maakt als je probeert op te nemen omdat je probeert te bellen. terug naar het bingewatchen van Grey's Anatomy... maar ik dwaal af.
Het probleem met het gebruik van de computerluidsprekers en de interne microfoon voor onlinevergaderingen is dat u onvermijdelijk het volume voldoende hoog zet om de mensen aan de andere kant van het gesprek te kunnen horen. Maar zodra je dat doet, is het geluid luid genoeg om via de microfoon te horen. Er gebeuren dus twee dingen: óf de anderen aan het gesprek beginnen een echo te horen, óf de software die je voor het gesprek gebruikt, past automatisch de invoer- en uitvoerniveaus aan, waardoor je in feite overschakelt naar half-duplex audio.
Om dit te voorkomen en uzelf en de anderen in uw vergaderingen in staat te stellen normaal (en zonder echo's) te kunnen spreken, kunt u altijd het beste een hoofdtelefoon gebruiken. Hierdoor wordt de afstand tussen de microfoon en de luidspreker opnieuw vergroot, waardoor uw gesprekken gemakkelijker te horen en gehoord worden. Als u echter geen hoofdtelefoon bij de hand heeft, vergeet dan niet om uw microfoon te dempen wanneer u pauzeert, zodat mensen met vragen of antwoorden dit gemakkelijk kunnen doen.
Deel je video
Toen ik instructeur was in het Amerikaanse leger, was afstandsonderwijs net volwassen geworden. Dit werd feitelijk bereikt doordat de instructeur zijn scherm deelde, terwijl de leerlingen allemaal inbelden op een telefoonbrug zodat ze de presentator konden horen. Na urenlang naar dia's te hebben gekeken en naar dezelfde stem te hebben geluisterd, werden de leerlingen slaperig en ongericht. Dit leidde ertoe dat bepaalde uitdrukkingen werden bedacht, zoals ‘talking slide’ en ‘death by PowerPoint’. Ze waren pijnlijk, en ik kan beloven dat ze zelfs moeilijk waren voor de instructeur. Het is moeilijk om voor een groep mensen te presenteren zonder de non-verbale reacties te zien die ons vertellen dat iemand betrokken is en begrijpt wat er wordt gepresenteerd.
Nu we tools hebben die ons scherm en onze webcam tegelijkertijd kunnen delen, kunnen we deze gebruiken om een niveau van non-verbale interactiviteit toe te voegen. Als presentator heeft u het voordeel dat u kunt zien of de deelnemers wel of niet betrokken zijn. Maken ze aantekeningen? Zien ze er verward of verergerd uit? Als u uw publiek kunt zien, bent u beter in staat uw boodschap effectief over te brengen.
Oogcontact
Een andere goede reden om jezelf op video te laten zien, is dat je de schijn van oogcontact kunt wekken. Onderzoek toont niet alleen aan dat oogcontact ervoor zorgt dat iemand zich betrokken en gehoord voelt, maar het helpt ook bij het onthouden van de gepresenteerde stof. In 1980 publiceerden James P. Otteson en Carol Rodning een onderzoek waaruit bleek dat studenten van wie de instructeurs tijdens de colleges oogcontact maakten, het onthouden van verbaal materiaal na de les hadden verbeterd (https://eric.ed.gov/?id=EJ223946).
Maar er is een truc om jezelf op de camera te presenteren, zodat deze illusie van oogcontact wordt bereikt. Plaats uw aantekeningen, dia's of waar u ook naar kijkt direct onder uw camera en ga dan minimaal 36 inch van de camera af. Door deze techniek te gebruiken (dezelfde die door elke nieuwspresentator op televisie wordt gebruikt), wekt u de indruk dat u direct oogcontact maakt met degenen aan de andere kant van de lijn.
Eenvoudige stappen als deze kunnen u helpen effectiever te communiceren en samen te werken en zullen zeker professioneler overkomen als u indruk wilt maken op uw klanten.
