Salarisprocessen automatiseren? Probeer Nanonets en automatiseer de onboarding, vergoedingen, betaling en goedkeuringen van medewerkers met een workflow zonder codes.

Het aannemen van uw eerste werknemer is een spannende stap in de groei van uw bedrijf; er zijn echter nieuwe uitdagingen die u moet overwinnen. Het implementeren van de noodzakelijke procedures voor het bijhouden van gegevens en het bevorderen van nauwkeurigheid binnen uw salarisadministratie, is afhankelijk van het creëren van een effectief systeem voor salarisadministratie.

Inzicht in de basisprincipes van salarisadministratie, het belang en de algemene processen, en hoe automatisering kan worden opgenomen, zijn essentiële gebieden om het groeipotentieel te maximaliseren en het risico op kostbare fouten te minimaliseren.

Wat is salarisadministratie?

Salarisadministratie berekent, verdeelt en volgt de beloning van werknemers. Hierbij gaat het om het beheersen van de componenten van de individuele vergoeding en de werkgeversaansprakelijkheid. Payroll accounting behandelt niet alleen salarissen en lonen. Het duikt in elk segment dat verband houdt met het betalen van uw werknemers, waaronder:

• Nauwkeurig brutoloon berekenen
• Het inhouden van de juiste federale, staats- en lokale belastingen
• Werkgeversbelasting afdragen
• Vereiste loonaangiften indienen
• Personeelsbeloningen analyseren
• Records bewaren
• Inzichten benutten voor groei
• Strategische wervingsbeslissingen nemen

Federale, staats- en lokale voorschriften zijn van invloed op loonberekeningen. Deze regelgevende instanties controleren het bedrag van de ingehouden belastingen, hoe uitkeringen en beslagleggingen worden betaald en registreren de bewaarplicht. Salarisadministratie omvat alle vereiste wet- en regelgeving om naleving te bevorderen.

Welke invloed hebben boekhoudmethoden op de loonadministratie?

De salarisadministratie volgt het matchingprincipe onder transactieboekhouding. Deze verordening vereist dat uitgaven in dezelfde periode worden geboekt als de overeenkomstige inkomsten. Als u bijvoorbeeld de verkoop van een machine registreert, moet u in dezelfde periode ook alle arbeid registreren die verband houdt met het bouwen van de machine. Om de matching-principes te volgen, registreren bedrijven loonkosten op de transactierekening totdat die items van de betaalrekening worden betaald.

Belastingbetalers houden zich niet aan de algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes. Als gevolg hiervan worden uitgaven pas geboekt als het geld de lopende rekening verlaat. Dit elimineert de noodzaak van een dubbele loonboeking, en in plaats daarvan wordt slechts één boeking ingevoerd om de loonlijst van de zakelijke bankrekening te registreren.

Wilt u uw handmatige salarisverwerking automatiseren? Boek een live demo van 20 minuten om te zien hoe Nanonets uw team kan helpen bij het implementeren van end-to-end salarisautomatisering.

Waarom is salarisadministratie belangrijk?

Salarisadministratie is een essentieel onderdeel van uw boekhoudsysteem. Ten eerste helpt het je zorgvuldig uitgaven bijhouden in verband met salarisadministratie, inclusief brutolonen, werkgeversbelastingen en aangeboden voordelen. Dit geeft uw bedrijf de beste kans om voldoen aan overheidsinstanties.

Daarnaast loonadministratie zorgt ervoor dat u werknemers correct betaalt. Er zijn grote verschillen tussen een zzp’er en een werknemer. Onafhankelijke contractanten zijn niet onderworpen aan bronbelasting aan werknemers- of werkgeverszijde. Wanneer u een werknemer aanziet voor een onafhankelijke contractant, kan de IRS achterstallige belastingen beoordelen met boetes en boetes. Salarisadministratie vergroot uw kansen op een goede indeling.

Salarisinhoudingen kunnen complex worden, waarbij sommige vóór belastingen zijn en enkele na belastingen. Aftrekposten vóór belastingen moeten worden afgetrokken van het brutoloon voordat eventuele belastingen worden berekend, terwijl de aftrekposten na belastingen worden genomen van het inkomen na belastingen. Het verkeerd berekenen van deze items kan leiden tot over- of onderschatting van uitkeringen, waarbij de kosten van fouten voor rekening van de werkgever komen.

Een ander verborgen voordeel van loonadministratie is: beter geïnformeerde zakelijke beslissingen. Door de loonkosten effectief bij te houden, kunt u de kosten van elke werknemer zien over de waarde die zij uw bedrijf bieden. Misschien ontdek je dat het toevoegen van een werknemer de productiviteit met 20% kan verhogen en meer inkomsten kan genereren. Dit is cruciale informatie wanneer u uw bedrijf wilt schalen.

Welke soorten uitgaven vallen onder de loonadministratie?

De kosten die u maakt in uw loonadministratie zijn uniek voor uw bedrijf. U kunt namelijk zelf kiezen welke voordelen u werknemers aanbiedt. Veelvoorkomende onkostencategorieën die u mogelijk ziet, zijn onder meer:

• Vergoeding – Salarissen, commissies, fooien, vergoedingen
• Loonbelastingen – Federale, staats- en lokale belastingen
• VAIS Belastingen – Sociale zekerheid en Medicare belastingen voor zowel de werknemer als de werkgever
• Employee Benefits – Ziektekostenverzekering, pensioenwedstrijden, gezondheidsspaarrekening
• Andere voordelen – Collegegeld vergoedingen, kinderopvang, parkeren, cafetaria regelingen

U moet uw werknemers sociale zekerheid, Medicare en werkloosheidsbelasting betalen als werkgever. De last valt echter op u om namens uw werknemers de juiste bedragen voor federale en staatsbelastingen over te maken. Het kiezen van de voordelen die u werknemers wilt bieden, is een cruciale beslissing, omdat het niet alleen van invloed is op de verhandelbaarheid van vacatures bij uw bedrijf, maar bepaalde opties kunnen ook kostbaar zijn.

Stroomlijn uw salarisprocessen in enkele seconden met geautomatiseerde workflows. Boek een live demo van 30 minuten om te zien hoe u 80% van uw kosten en 90% tijd kunt besparen door intelligente AI-workflows voor boekhoudautomatisering te gebruiken.

Hoe verloopt de loonadministratie?

Het begrijpen van de salarisadministratie bleef slechts de helft van de strijd met het verwerken en afdragen van de salarisadministratie aan de andere kant. Of u nu uw eerste salarisadministratie verwerkt of uw bestaande processen probeert op te schonen, overweeg om deze vijf stappen te volgen.

Stap #1: Maak uw rekeningschema

In het rekeningschema wordt uw salarisadministratie bijgehouden. U moet onkostenrekeningen en een aansprakelijkheidsrekening aanmaken. Stel een account in voor elk salarisregelitem. Dit omvat lonen, commissies, vergoedingen, belastingen en voordelen. De aansprakelijkheidsrekening geeft weer wat u moet betalen. Deze rekening vindt u onder kortlopende schulden op de balans. Zelfs als u niet van plan bent om meteen uitgebreide voordelen aan te bieden, kan het handig zijn om alles in één keer in te stellen.

Houd er rekening mee dat elke categorie werknemers een eigen categorie moet hebben voor rapportagedoeleinden, zoals directe arbeid en kantoorpersoneel. Dit is handig wanneer u de winstgevendheid en het groeipotentieel analyseert. Daarnaast moeten ook de loonheffingen worden uitgesplitst. Mogelijk moet u uw rekeningschema aanpassen nadat u enkele loonlijsten hebt verwerkt om de uitvoer van de financiële gegevens af te stemmen op de behoeften van uw bedrijf.

Stap #2: Verzamel loonlijstinformatie

Zodra het rekeningschema is ingesteld, bent u klaar om salarisinformatie te verzamelen. Hoe betaalt u werknemers? Voor werknemers op uurbasis heeft u een prikkaart nodig om de inkomsten op te baseren, maar voor salarismedewerkers veranderen de bedragen niet elke betaalperiode. Door te investeren in tijdregistratiesoftware voor uw werknemers per uur, kunt u werknemers nauwkeurig betalen.

Nadat u uw salarisadministratie heeft verwerkt, wilt u rapporten verzamelen voor die betaalperiode. Dit omvat het loonregister, verzekeringsbetalingen, belastingaangiften en andere uitkeringsrapporten. Als u een softwareprogramma gebruikt om de salarisadministratie te verwerken, moet een salarisrapportfunctie de meest benodigde informatie bevatten.

Stap 3: Journaalposten opnemen

Zodra u al uw rapporten hebt, moet u de loonjournaalpost opnemen. Mogelijk moet u meerdere journaalboekingen invullen, afhankelijk van uw boekhoudmethode.

Journaalboeking om salarisadministratie op contante basis van boekhouding vast te leggen

Debet: loon $ 5,000

Debet: Loonheffingen $ 2,000

Debet: ziektekostenverzekering $ 1,000

Krediet: contant $ 8,000

Journaalboeking om de salarisadministratie te registreren op transactiebasis

Debet: loon $ 5,000

Debet: Loonheffingen $ 2,000

Debet: ziektekostenverzekering $ 1,000

Krediet: opgebouwde loonlijst $ 8,000

Journaalboeking zodra de salarisadministratie is betaald

Debet: opgebouwde loonlijst $ 8,000

Krediet: contant $ 8,000

Journaalboeking om opgebouwde vrije tijd vast te leggen

Debet: loon $ 4,000

Krediet: opgebouwde vakantie $ 4,000

Het berekenen van de opgebouwde loonsom is gebaseerd op de sluitingsdatum van uw financiën. Als uw boeken bijvoorbeeld op de laatste dag van de maand sluiten, moet u bepalen hoeveel dagen er in die maand zijn gewerkt maar in de volgende maand zijn betaald. Stel dat u werknemers elke twee weken betaalt. Als een volledige week van de loonsom voor het einde van de maand valt, bouwt u 50% van de loonsom op.

Stap #4: Payroll boeken

Nadat u de journaalboekingen hebt ingevoerd, moet u deze naar het grootboek boeken. Sommige boekhoudsystemen boeken de boekingen automatisch, maar voor andere moet u de transactie handmatig indienen. U wilt er zeker van zijn dat de boekingen nauwkeurig zijn voordat u ze boekt, omdat u met sommige softwareprogramma's ze niet kunt terugdraaien.

Controleer elk regelitem van de journaalboeking met de verschillende salarisrapporten die u hebt opgehaald. Klopt het totale brutoloon in uw invoer met wat er op het rapport staat? Hoe zit het met het netto geld dat van uw bankrekening is gehaald? Een eenvoudige controle is om ervoor te zorgen dat uw afschrijvingen gelijk zijn aan uw tegoeden.

Als u meer dan één medewerker op uw boekhoud- of salarisafdeling heeft, kan het een goed idee zijn om een ​​tweede beoordelaar te hebben. Dit ontmoedigt niet alleen fraude en verduistering van activa, maar kan u ook helpen fouten en vergissingen tijdig op te sporen.

Stap #5: Salaris afstemmen

De laatste fase van de salarisadministratie is het voltooien van de afstemming van de salarisadministratie. Deze stap zorgt ervoor dat uw loonadministratie aansluit bij de grootboek. Bovendien helpen salarisafstemmingen u ook om op schema te blijven met een budget. De meeste bedrijven maken gebruik van een maandelijkse salarisafstemming. Door deze stap in uw maandelijkse afstemmingen te verwerken, kunt u de nodige aanpassingen maken voordat de boeken worden gesloten.

Ben je het beu om handmatig gegevens in ERP's of boekhoudsoftware in te voeren? Laat ons u laten zien hoe u uw salarisadministratieproces in enkele seconden kunt automatiseren.

Wat is een voorbeeld van een salarisadministratie?

Laten we een eenvoudig voorbeeld proberen om de eerder besproken concepten te versterken. Uit de loonrapporten van Alpha LLC blijkt dat ze $ 15,000 aan brutolonen betaalden, $ 2,500 aan werkgeversbelastingen, $ 500 aan vergoedingen en $ 1,000 aan verzekeringspremies. Wat zou de journaalboeking van de salarisadministratie zijn, ervan uitgaande dat Alpha LLC rapporteert op transactiebasis?

Het juiste antwoord is als volgt:

Afschrijving: brutoloon $ 15,000

Debet: werkgeversbelasting $ 2,500

Debet: terugbetalingen $ 500

Debet: verzekeringspremies $ 1,000

Krediet: opgebouwde loonlijst $ 19,000

Hoe de salarisadministratie automatiseren?

Er zijn manieren om de efficiëntie van uw salarisadministratie te verbeteren. Het automatiseren van alledaagse taken zorgt voor meer nauwkeurigheid en leidt tot minder tijd besteed aan het opnemen van de salarisadministratie. De eerste manier om de salarisadministratie te automatiseren, is door uw salarisadministratie te koppelen aan uw boekhoudsoftware als deze gescheiden zijn. Sommige boekhoudsoftwareprogramma's hebben ingebouwde functies voor salarisverwerking die deze stap overbodig maken.

Dankzij naadloze integratie kunnen gegevens automatisch tussen programma's worden geïmporteerd, waardoor tijdrovende gegevensinvoer niet meer nodig is. Bovendien kan het kiezen van software die de salarisadministratie naar het grootboek kan boeken, u veel tijd besparen. In plaats van verschillende salarisrapporten op elkaar af te stemmen, kunt u vertrouwen op de software om de boekingen te maken. Hoewel u de transacties nog steeds moet controleren, bespaart dit tijd en vermindert u fouten. Deze automatiseringsfunctie is vooral belangrijk voor bedrijven die niet meerdere werknemers in de salarisadministratie hebben.

Automatisering van de salarisadministratie kan ook worden bereikt met behulp van cloudgebaseerde softwareprogramma's die realtime toegang tot gegevens mogelijk maken. In plaats van te wachten en transacties handmatig te importeren, kunt u direct na het indienen van de salaris rapportages inzien, wat duidelijkheid verschaft in het besluitvormingsproces.

Stel workflows zonder code in en vereenvoudig uw salarisprocessen. Probeer het zelf. Start nu uw gratis proefperiode.

Hoe automatisering van salarisadministratie implementeren?

Nu we het belang van automatisering van salarisadministratie kennen, gaan we kijken hoe u dit direct kunt implementeren. We zetten vier eenvoudige stappen op een rij om over te schakelen naar een geautomatiseerd salarisproces.

• Zoek een platform voor salarisautomatisering.
• Automatiseer het extraheren van informatie en synchroniseer databases
• Voeg de juiste regels toe om te voldoen aan uw beleid.
• Train medewerkers in het indienen van hun onkosten en documenten

Zoek een platform voor salarisautomatisering.

Er zijn veel platforms voor salarisautomatisering, maar vind degene die het beste bij u past. In het volgende gedeelte bespreken we de beste manier om een ​​automatiseringsoplossing voor salarisadministratie te vinden, maar voor nu zijn hier enkele belangrijke dingen waar u op moet letten:

• Integreert de software met uw bestaande systemen? [Meest belangrijk]
• Kan het handmatige taken zoals gegevensinvoer automatiseren om werknemers tijd te besparen?
• Is het flexibel genoeg om wijzigingen in workflows toe te staan?
• Kan de automatiseringsoplossing voor salarisadministratie meegroeien met het bedrijf?

Automatiseer het extraheren van informatie en synchroniseer databases

Wat is het nut van een geautomatiseerde salarisoplossing als u de gegevens handmatig moet invoeren? Zoek een oplossing om gegevensextractie uit werknemersdocumenten te automatiseren en de HRMS-database in realtime te synchroniseren.

Automatiseer gegevensextractie uit werknemersdocumenten zoals contracten, onkostennota's, terugbetalingsformulieren, ontvangstbewijzen, belastingaangiften en meer. Hierdoor worden fouten in de loonstrookjes en loonstroken verminderd.

Voeg de juiste regels toe om te voldoen aan uw beleid.

De meeste software voor boekhoudautomatisering wordt geleverd met workflowautomatisering als functie. U kunt ze gebruiken om de juiste regels op te stellen om ervoor te zorgen dat uw belastingberekeningen, PTO-berekeningen, bonussen, enz. in overeenstemming zijn met uw bedrijfsbeleid.

Train medewerkers in het indienen van hun onkosten en documenten

Train uw medewerkers in het gebruik van het systeem, het indienen van hun onkosten en hun documenten om een ​​foutloze loonverwerking te garanderen. U kunt medewerkers vragen om OCR-software, bonnenscanner-apps te gebruiken, of OCR-extensie om onderweg gegevens uit hun documenten te extraheren.

Hoe kiest u een salarisadministratie?

Verschillende software is geschikt voor verschillende gebruikssituaties. U moet uw vereisten duidelijk begrijpen om de beste software voor salarisadministratie voor uw bedrijf te selecteren. Desalniettemin zijn hier enkele functies waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van uw software voor het automatiseren van uw salarisadministratie:

• OCR – Om informatie uit werknemersdocumenten te halen
• Workflows – Om te automatiseren, hebt u op regels gebaseerde workflows nodig
• Integraties – Kant-en-klare integraties besparen veel tijd
• Gegevensbeheer – Uw oplossing moet uw werknemersinformatie goed kunnen beheren
• Andere add-ons – Belastingaangifte, aanwezigheidsregistratie, PTO-tracking en werknemersdashboards

Houd daarnaast andere dingen bij, zoals:

• Bieden ze 24/7 ondersteuning?
• Hoe is hun klantenservice?
• Past het binnen uw budgetbeperkingen?
• Kan de software meegroeien met uw wensen?
• Hoe gemakkelijk is het om het te gebruiken?
• Werkt het met uw huidige HR-software?

Zodra u de bovenstaande vragen heeft beantwoord, moet u weten welke software voor u geschikt is.

Nanonetten voor loonadministratie

Nanonets is een op AI gebaseerd intelligent documentverwerkingsplatform met ingebouwde OCR-software. Nanonets kan alle aspecten van de salarisverwerking automatiseren met end-to-end documentworkflows, een krachtige OCR-engine en naadloze integraties.

Dit is waarom u Nanonetten zou moeten overwegen:

• Gegevensinvoer automatiseren – Nanonets kunnen gegevens uit uw documenten halen en de gegevens automatisch uploaden naar de vereiste software
• Weg met handmatige controles - U kunt op regels gebaseerde workflows gebruiken om handmatige controles zoals datumnotatie, valuta, belastingberekeningen en meer te automatiseren.
• Krijg onderweg goedkeuringen - Maak een einde aan handmatige goedkeuringsprocessen. Voeg uw belanghebbenden en hun beoordelingsfasen toe aan de goedkeuringsworkflows van Nanonets en automatiseer uw goedkeuringsprocessen.
• Maak het werknemers gemakkelijk om vergoedingen in te dienen - Vraag uw medewerkers om de ontvangstbewijzen in de e-mail te verzenden. Nanonets extraheert automatisch de informatie en vult uw onkostendeclaraties, terugbetalingsformulieren en boekhoudkundige boekingen in.
• Wees audit-klaar – Houd een logboek bij van al je acties met Nanonets.
• Klantgericht team - U krijgt 24×7 ondersteuning, een getalenteerd trainingsteam en een toegewijde klantsuccesmanager.

Automatiseer uw salarisprocessen met Nanonets en bespaar tijd, moeite en kosten. Boek vandaag nog een gesprek met ons team om te zien hoe u de inspanningen van uw medewerkers kunt verminderen en uw boekhoudprocessen naadloos kunt laten verlopen.

Samengevat

Salarisadministratie is ontworpen om bedrijven te helpen bij het bijhouden van hun belangrijkste bron: werknemers. Door de juiste controles te implementeren en de basisprincipes te begrijpen, kunt u de voordelen van loonadministratie zien voor groei, behoud en toekomstige wervingsbeslissingen.

Nanonets boekhoudautomatiseringssoftware kan handmatige processen automatiseren, zoals vergoedingen, gegevensinvoer, grootboekcodering, betalingsafstemming en meer. Ontdek hoe de use-cases van Nanonets van toepassing kunnen zijn op uw product.

Veelgestelde vragen over salarisadministratie

Automatiseer de boekhouding met gratis boekhoudsjablonen

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoAiStream. Web3 gegevensintelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• De toekomst slaan met Adryenn Ashley. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/payroll-accounting/