De inherente aard van het runnen van een bedrijf vereist dat je zelfs de meest banale, alledaagse handelingen omzet in proces- of systeemgebaseerde raamwerken om compliance te beheren. fraude voorkomenen zorg ervoor dat uw schip soepel blijft varen. Met dat doel voor ogen, ook al bent u gewend om een ​​kaart te gebruiken of contant geld te overhandigen wanneer u thuis goederen of diensten moet kopen, verandert het verkrijgen ervan als onderdeel van een bedrijfsstructuur een eenvoudige transactie in een het inkoopproces.

Maar hoewel de aanschaf langer duurt en meer tijd en aandacht vergt dan het gedachteloos doorhalen van een kaart, hoeft het niet moeilijk of onaangenaam te zijn. Als u ervaring heeft in soortgelijke functies, met name bedreven bent in het beheren van bureaucratische functies, of gebruik maakt van veel van de hedendaagse geautomatiseerde inkoopplatforms, bent u goed op weg om een inkoop pro.

Maar u moet eerst een goed inzicht hebben in wat het inkoopproces inhoudt, de inkoopprocedures, de stappen in het inkoopproces en de veelvoorkomende valkuilen die met inkoop gepaard gaan – evenals de technieken om er doorheen te navigeren.

Wat is inkoop?

Inkoop is de geformaliseerde, gecodificeerde en procesgebaseerde techniek om namens uw bedrijf materialen, goederen of diensten te bestellen. Inkoop is ook vaak de term die wordt geassocieerd met een diepere band met leveranciers, dus het beheren van uw leveranciersinkoopproces door met uw leveranciers in gesprek te gaan, is van het allergrootste belang.

In het verleden was inkoop een handmatig proces dat stapels papierwerk en het kostbaarste goed aller tijden op de werkplek vereiste: tijd. Zelfs recente ontwikkelingen, zoals digitale spreadsheets en e-mail, zijn te traag om het huidige bedrijfstempo te evenaren en kunnen een materieel effect hebben op uw bedrijfsresultaten als de inkoop niet wordt geoptimaliseerd.   

Uiteindelijk is een kwaliteitsinkoopstrategie voldoet aan uw behoeften (materiaal, goederen, service, enz.) met een geoptimaliseerde reeks workflows die de kosten verlagen, snel worden uitgevoerd en uw bedrijf op goede voet houden met uw leveranciersteams.

Soorten inkoop

Terwijl de aanschaf bijzonderheden variëren sterk, de inkoop van uw bedrijf zal waarschijnlijk onder een van de drie belangrijkste paraplu's vallen:

Directe inkoop

Dit is feitelijk wat uw resultatenrekening is prijs van goederen weerspiegelt. Directe inkoop omvat alle aankopen van materiële objecten die rechtstreeks bijdragen aan uw omzet en omzet. Afhankelijk van uw branche kunnen dit grondstoffen zijn zoals timmerhout voor productie of groothandelsvoorraad voor wederverkoop.

Indirecte inkoop 

Deze artikelen zouden hieronder vallen SG&A uitgaven op uw winst- en verliesrekening. Ze omvatten alles wat is gekocht, aangekocht en aangeschaft voor intern gebruik binnen het bedrijf. Denk hierbij aan vliegtickets naar een conferentie, nieuw kantoormeubilair of dagelijkse voorzieningen zoals water en elektriciteit. Hoewel ze noodzakelijk zijn voor het bedrijfsleven, hebben indirecte inkoopitems geen directe invloed op uw omzet. 

Inkoop van diensten

Het uiteindelijke inkooptype omvat alles dat de output, efficiëntie of werkkwaliteit van uw werknemer of bedrijf verbetert. Deze omvatten softwareabonnementen, eenmalige adviesdiensten of zelfs tijdelijke contractanten om drukke bedrijfscycli te dekken.

Wat is het inkoopproces?

Het inkoopproces beschrijft de specifieke standaardwerkwijze (SOP) van uw bedrijf voor het uitvoeren van leveranciersinkoop. Het codificeren van een formeel inkoopproces heeft, vergeleken met het rondgooien van contant geld of het geven van een betaalkaart aan iedere medewerker, een aantal specifieke en kwantificeerbare voordelen:

1. Het voorkomt fraude, verspilling en misbruik.
2. Het helpt bij het bijhouden van een papieren spoor voor naleving van de regelgeving.
3. Na verloop van tijd brengt het nauwlettend in de gaten houden van inkoopprocessen inefficiënties of organisatorische verspillingen aan het licht die moeten worden teruggedrongen, waardoor uiteindelijk uw bedrijfsresultaten worden verbeterd.

Nogmaals, uw specifieke inkoopproces voor leveranciers zal variëren afhankelijk van SOP, uw rol en de branche van uw bedrijf. Als u echter succesvol bent, is er een geweldig inkoopproces: 

1. Creëert een gedeeld begrip tussen uw bedrijf en leveranciers, waarbij elke partij de onderling overeengekomen regels en systemen volgt.
2. Heeft net genoeg contactmomenten met medewerkers en management om kwaliteitsaankopen zonder verspilling te garanderen, terwijl de workflow soepel genoeg blijft om efficiënt en snel te zijn.
3. Heeft archiverings- en opslagparameters die de documentatie effectief organiseren en onderhouden vanaf de stappen binnen het proces.

Stappen in het inkoopproces: hoe werkt het?

Omdat we ervoor zorgen dat ons inkoopproces documentatie bijhoudt van de betrokken stappen, moeten we deze ook behandelen. Onthoud: uw specifieke inkoopstappen kunnen variëren, maar zullen waarschijnlijk een zeer vergelijkbaar raamwerk volgen:

1. Identificeer de behoefte: binnen het bedrijf identificeert een medewerker of manager een behoefte en start de inkoop met een vorderen.
2. Aanvraag tot aankoop: de initiatiefnemende medewerker zal het invullen Aanvraag tot aankoop voordat het ter beoordeling en goedkeuring naar de keten wordt gestuurd.
3. Verzoek: Na goedkeuring door de goedkeuringsinstantie begint het contractteam van het bedrijf met het aanbestedingsverzoek. Afhankelijk van hoe complex de behoefte is, kun je eindigen met een Offerte (RFQ) in het geval van zeer eenvoudige, duidelijke aanbestedingszaken of een volledige Request for Proposal (RFP) als u een groter systeem of een complexe dienst aanschaft.
4. Evaluatie en contractaftrap: Zodra uw team alle voorstellen en biedingen heeft beoordeeld, zult u dat doen selecteer een leverancier, breng alle aanvragers op de hoogte en begin met het onboarden van de leverancier. Dit is ook het moment waarop contracten en juridische documentatie klaar zijn. De fase eindigt wanneer de leverancier zijn contract ontvangt en ondertekent Direct bestellen (PO).
5. Bestelcyclus: Vervolgens ontvangt u, afhankelijk van de SOP van uw bedrijf, het artikel en de factuur voordat het wordt verzonden workflows voor factuurgoedkeuring en volledig betalen. Deze stap varieert in complexiteit, afhankelijk van de aangeschafte artikelen en de manier waarop uw bedrijf het beheert rekeningen betalen transacties.
6. Documentatie en recordbeheer: Vervolgens zorg je ervoor dat al het papierwerk correct en in orde is ingevuld voordat het wordt opgeslagen. We raden je echter aan een digitaal opslagplatform van hoge kwaliteit te zoeken in plaats van decennia aan oude inkoopgegevens in bankiersdozen te bewaren!

Veelvoorkomende uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd tijdens inkoop

 Zoals bij alles waarbij meer dan twee mensen betrokken zijn, stelt inkoop een aantal unieke uitdagingen voor uw onderneming, vooral als u zich niet bewust bent van mogelijke valkuilen en niet proactief van plan bent deze aan te pakken.

Niet-gesynchroniseerde leveranciers- en leveranciersrelaties

Een kenmerk van een goed geoliede machine in de bedrijfswereld zijn uitgebreide en vruchtbare relaties met uw leveranciers. Elk contactmoment dat uw bedrijf heeft met een leverancier – onboarding, factuurbeheer en meer – is een kans om die relatie te verbeteren of te verslechteren.

Uiteindelijk helpt kwaliteitsinkoopbeheer een grote bijdrage aan het hoog houden van de relatiekwaliteit. Na de eerste uitnodiging en onboarding is uw inkoopworkflow wellicht het meest voorkomende onderdeel van uw activiteiten dat de leverancier ziet. Wilt u dat uw leverancier enthousiast is als hij een inkooporder op zijn platform ziet filteren, of stelt u zich liever voor dat hij gefrustreerd zucht als hij weer een onnodig complexe en ingewikkelde inkoopcyclus tegenkomt? 

Hoewel leveranciersmanagement gewoon een goede zaak is, leidt het hoog houden van de inkoopkwaliteit ook tot kortingen, een eerste kans op waardeverkopen en een betere onderhandelingspositie wanneer contracten moeten worden verlengd. 

Fraude, verspilling en misbruik

 Hoewel een formeel inkoopproces een groot deel van de flagrante fraude op de werkplek tenietdoet, zorgt de menselijke natuur (en menselijke fouten) soms voor verspilling of onnodige uitgaven. Dit wordt ook wel non-conformistische uitgaven genoemd, wat veel voorkomt als er weinig controles zijn op inkopers en hun bestelde artikelen.

De uitgaven van Maverick zijn per definitie het gevolg van slechte inkooppraktijken. Wanneer meerdere werknemers over een ongecontroleerde koopkracht beschikken en buiten een reeks parameters opereren, kunnen ze gemakkelijk te veel uitgeven of uitgaven doen die geen verband houden met het leveren van waarde aan uw onderneming – zelfs met de beste bedoelingen. 

Zichtbaarheid en tracking

We begrijpen niet wat we niet meten, maar bedrijven die handmatige inkoopprocessen gebruiken, lopen het risico dat ze kansen mislopen om gegevens samen te voegen en te beoordelen om de efficiëntie te verbeteren. Hoe minder informatie leidinggevenden en management hebben, hoe minder goed zij in staat zijn het schip goed te besturen. 

Tegelijkertijd brengen slecht bijgehouden processen of slecht zichtbare inkoop risico's op het gebied van regelgeving en naleving met zich mee die tijdens audits veel kopzorgen en gedoe kunnen veroorzaken.

Conclusie

 Hoewel inkoop lastig kan zijn, is next-gen financiële automatisering technologie stroomlijnt in hoog tempo zelfs de meest complexe inkoopworkflows. Als u inkoopautomatisering gebruikt of wilt zien welke mogelijkheden er beschikbaar zijn, onthoud dan de volgende geweldige inkoopplatforms:

1. Centraliseer medewerkers, leveranciers, belanghebbenden en management in één enkele workflow voor maximale zichtbaarheid.
2. Maak gegevensaggregatie en AI-gestuurde analyses mogelijk om verspilling op te sporen, rapporten te genereren en strategische besluitvorming te begeleiden.
3. Zijn voldoende aanpasbaar zodat u het systeem kunt afstemmen op uw specifieke branche- of regelgevingsvereisten, terwijl ze toch gebruiksvriendelijk genoeg blijven zodat alle werknemers gemakkelijk kunnen leren.
4. Integreer tijdens de uitvoering binnen uw ecosysteem en, net zo belangrijk, met de stack van uw leveranciers initiële onboarding van leveranciers.
5. Creëer iteratieve feedbacklussen om uw inkoopworkflows en financiële positie te verbeteren.

Terwijl, ja, jij wel Inkoopworkflows handmatig laten draaien, zou u niet moeten doen – vooral in het licht van de risico's die ermee gemoeid zijn en het gemak van het adopteren van nieuwe platforms die de stappen in het inkoopproces een fluitje van een cent maken.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/procurement-process/