De tijd van gevulde archiefkasten en bankiersdozen vol losse papieren ligt achter ons. In veel opzichten zijn we zelfs voorbij het tijdperk waarin bedrijfsinformatie werd gecentraliseerd in een reeks Excel-werkmappen en pdf's die werden gedeeld via het bestandsoverdrachtprotocol. 

Maar vandaag de dag biedt het een reeks uitdagingen op het gebied van documentbeheer, ongeacht hoe ver we al zijn gekomen. We worden nu geconfronteerd met beveiligingsproblemen, waarbij we documentbeheer synchroniseren tussen verspreide teams en externe medewerkers, en proberen effectief samen te werken aan afzonderlijke documenten zonder elkaar op de tenen te trappen of uren aan werk te schrappen. Al deze factoren zorgen er samen voor dat documentbeheer op ondernemingsniveau een harde noot is om te kraken. 

Maar er is een reeks platforms in opkomst die een reeks digitale hulpmiddelen aanbieden die zijn ontworpen om die hoofdpijn te verlichten. Ze worden gezamenlijk gebeld elektronische documentbeheersystemen (EDMS).

Wat is EDMS? 

Elektronische documentbeheersystemen, afgekort tot EDMS, beschrijft een uitgebreid ecosysteem dat helpt bij het aggregeren, verzamelen, opslaan, beheren en openen van bedrijfsbrede gegevens en documentatie. Vergeleken met interne nicheoplossingen, zoals de documentopslag van HR geoptimaliseerd voor HIPAA of de software voor belastingbeheer en -opslag van de boekhouding, EDMS bedient de gehele verticale keten en hiërarchie van het bedrijf en biedt toegang tot alle directoraten, secties en teams.

Laten we, voordat we te goed naar EDMS kijken, een veel voorkomende misvatting uit de weg ruimen. De basisbetekenis van EDMS is enigszins misleidend, aangezien je gemakkelijk hetzelfde label van ‘ondernemingsbreed, gedeeld documentbeheersysteem’ zou kunnen toepassen op tools als Google Drive/Docs, Notion en vergelijkbare commerciële kant-en-klare (COTS) oplossingen. En hoewel ze uitstekend werken voor specifieke gevallen, hebben COTS in deze categorieën twee grote nadelen vergeleken met EDMS:

EDMS zijn geschaalde oplossingen

 Ja, Notion of Google Drive werkt waarschijnlijk uitstekend voor uw team van 10 personen. Maar hoe zit het als u opschaalt naar 100? 1,000? Als u verwacht uit te breiden, kunt u beter beginnen met meer kracht op het gebied van documentbeheer dan u momenteel nodig heeft, omdat het eenvoudiger is om Erin groeien een EDMS in plaats van over te stappen van een COTS-tool Groeide uit. 

EDMS bieden veiligheid

COTS-oplossingen zijn doorgaans veilig. Niemand beschuldigt Google er immers van bijzonder hackbaar te zijn. Maar met persoonlijke gegevens zoals werknemersinformatie of bedrijfseigen gegevens wilt u (en bent u in sommige gevallen wettelijk verplicht) beschikken over een robuuster, getest en bewezen beveiligingsapparaat dat EDMS biedt. De meest rigoureuze beveiligingsoplossingen die EDMS biedt, omvatten lokale hardware en opslag buiten het netwerk, maar zelfs cloudgebaseerde oplossingen bieden de wettelijke of bedrijfsspecifieke beveiligingsvereisten die de meeste COTS eenvoudigweg niet kunnen. 

Welke functies biedt een EDMS?

 EDMS zijn van nature op maat gemaakte en aanpasbare raamwerken die voldoen aan uw specifieke behoeften op het gebied van documentbeheer. Dit maatwerk betekent dat het kennen van de basisbetekenis van EDMS slechts een eerste stap is naar het begrijpen van het volledige spectrum aan mogelijkheden die EDMS biedt.

Toch hebben de raamwerken die door EDMS worden aangeboden de neiging zich te groeperen rond een handvol specifieke kenmerken die in feite vereisten zijn om als een kwaliteits-EDMS te worden beschouwd. Als u op zoek bent naar een elektronisch documentbeheersysteem of wilt beoordelen of uw huidige platform aan de eisen voldoet, zijn uw EDMS-overwegingen onder meer:

1. Robuuste beveiliging, intern – zoals gebruikersrechten om te beheren wie toegang heeft tot wat – en extern om gegevens en documenten te beschermen tegen inbraak door derden. Dit omvat logboeken voor het bijhouden van activiteiten, gebruiksgeschiedenis en de mogelijkheid om wijzigingen terug te draaien vanuit een handmatige of automatische back-up.
2. Hoe gemakkelijk het platform kan worden geïntegreerd binnen uw bestaande technische landschap, dat wil zeggen dat het EDMS moet worden gesynchroniseerd met uw automatiseringstools voor crediteuren, uw facturatiesysteem, onboarding van leveranciers en portalen van leveranciers, en elk ander dagelijks platform of hulpmiddel waarop uw bedrijf draait.
3. Uitgebreide en eenvoudig te gebruiken zoekfuncties – het heeft niet veel zin om uw documenten in één opslagplaats te centraliseren als u specifieke informatie of bestanden niet gemakkelijk kunt vinden. Dit omvat effectieve organisatiefuncties zoals metadata, tagging, classificaties en op gezond verstand gebaseerde mapopties.
4. Document- en levenscyclusbeheersystemen en beoordelingstools om ervoor te zorgen dat u geen verouderde, verouderde en ongebruikte bestanden opslaat. Dit helpt ook bij het bieden van een dwingende functie om gestandaardiseerde documentatie, zoals werknemershandboeken en standaard operationele procedures (SOP), iteratief te beoordelen, waardoor uiteindelijk uw operationele processen worden verbeterd.
5. Bestanden delen, intern en extern (met beveiligingsprotocollen en machtigingen ingebed in beide).
6. Samenwerkingstools om gezamenlijke bewerking en presentaties mogelijk te maken – essentieel in de huidige ‘remote first’-werkomgeving, maar evenzeer verplicht voor verspreide teams.
7. Aanpasbaarheid en schaalbaarheid. U moet het EDMS aan uw behoeften kunnen aanpassen, en het platform moet zich aanpassen aan de vereisten van uw organisatie naarmate u groeit.
8. meervoudig document vastleggen opties, waaronder gescande fysieke documentatie waarbij gebruik wordt gemaakt van optische tekenherkenningstechnologie (OCR), digitale import en archiveringsopties voor e-mail/digitale messenger.
9. Nalevings- en regelgevingshindernissen – als uw sector of regio onderworpen is aan specifieke parameters zoals HIPAA, AVG en soortgelijke initiatieven, kan uw EDMS Dan moet je passende opties bieden. 

Waarom een ​​elektronisch documentbeheersysteem gebruiken?

Als een of meer van de belangrijkste voordelen en functies van EDMS niet genoeg zijn om u te overtuigen, laten we dan eens contextualiseren hoe de implementatie van een elektronisch documentbeheersysteem uw kantoorefficiëntie verbetert. Laten we een paar belangrijke variabelen over een theoretisch bedrijf nader toelichten:

Het bedrijf, niche-techconsulting, begon als een paar vrienden, maar groeide sneller dan ze hadden kunnen dromen. Tegenwoordig hebben ze internationale teams, waarbij sommige segmenten in Europa onderworpen zijn aan de AVG, maar het grootste deel van de onderneming is gecentraliseerd in Noord-Amerika. Het bedrijf werkt volgens het ‘remote-first’-model en teamleiders gebruiken meestal het document- en projectbeheerplatform van hun keuze. Hierdoor is het synchroniseren van virtuele vergaderingen tussen tien verschillende agenda's en videoplatforms moeilijk, laat staan ​​het delen van projectresultaten of het onboarden van nieuwe medewerkers. Gegevensverlies door het migreren van Microsoft Office-documenten naar Google Docs en omgekeerd is zo gebruikelijk dat het een doorlopende grap is. 

Hoewel deze EDMS-voorbeelden meerdere factoren combineren voor een dramatisch effect, zijn de onderliggende draden niet ongewoon. In dit geval kunnen de groeipijnen en synchronisatie-inspanningen van het bedrijf worden opgelost als ze een EDMS implementeren. 

1. Een EDMS helpt bij het handhaven van gegevensbeveiliging en naleving van regiospecifieke mandaten.
2. Het EDMS helpt teamleden op en neer in de hiërarchie toegang te krijgen tot projectbestanden, onboardingdocumentatie en meer zonder het gedoe of risico van het meerdere keren uitwisselen van bestanden. Vaak kun je niet eens een PowerPoint-bestand naar Google Presentaties migreren zonder substantieel opmaakverlies. Is het de moeite waard om het risico te lopen iets veel impactvollers te verliezen door constant het converteren van bestanden?
3. Het is veilig om aan te nemen dat verschillende adviesteams, naast het platform van hun keuze, ook bestanden opslaan of hosten in persoonlijke clouds, USB-sticks en een reeks gedeelde schijven. Als er iets verloren gaat of als een teamlid plotseling stopt, riskeert het bedrijf tonnen aan historische documentatie en gegevens te verliezen door het systeem gedecentraliseerd te houden.       
4. Gezamenlijk bewerken is eenvoudig met EDMS, en teamleden hoeven niet te jongleren met een reeks machtigingen op verschillende platforms. In plaats daarvan beheren de EDMS-goedkeuringsautoriteiten die kan bewerken wat in één beweging, zonder last-minute “uitnodigingen om te bewerken” of soortgelijke tijdverspillers.   

Andere EDMS-voorbeelden zijn onder meer de migratie van oudere archiverings- en opslagsystemen naar een volledig digitaal paradigma. Dit geval komt vooral steeds vaker voor nu bedrijven de risico's identificeren die gepaard gaan met het langdurig onderhouden van fysieke documentatie of het implementeren van kostenbesparende initiatieven om te besparen op archiverings- en opslagkosten.

Voordelen van het implementeren van een elektronisch documentbeheersysteem

We hebben gekeken naar enkele gedetailleerde voordelen en kenmerken van kwaliteits-EDMS, maar de verbeteringen in het grote geheel zijn opvallender. Door gebruik te maken van een kwaliteits-EDMS kan uw organisatie: 

1. Verbeter de samenwerking met belanghebbenden: Of het nu om een ​​werknemer, externe professionele dienstverlener, klant, klant of leverancier gaat: een gecentraliseerde database, gebouwd op een effectief EDMS-platform, ontkoppelt uw gegevens en documentatie van ongeorganiseerde en ongelijksoortige opslagcentra. Tegelijkertijd voorkomt het 'stovepiping' en helpt het bij het ontwikkelen van een gemeenschappelijk, gedeeld begrip voor alle gebruikers.
2. Beveiliging en naleving: EDMS-tools bieden beveiliging om uw meest waardevolle bezit te beschermen: gegevens. Nu we te maken krijgen met toenemende dreigingen van hacking en ransomware die uw gevoelige informatie gijzelen, is coherente beveiliging van het allergrootste belang. Als medewerkers gegevens en documentatie op verschillende platforms bewaren met even gevarieerde beveiligingsmaatregelen, vergroot u uw risico. Tegelijkertijd maken de toegenomen wettelijke vereisten met betrekking tot de opslag van gegevens en privé-informatie naleving onmogelijk als u niet over een samenhangende strategie voor documentbeheer beschikt.
3. Synchronisatie tussen bedrijven: Als je al een technologisch ecosysteem hebt gebouwd dat omvat: financiële automatiseringstools, HR-managementprogramma's, leveranciersportals en soortgelijke structuren, dan is een EDMS een logische volgende stap om elk afzonderlijk systeem met elkaar te verbinden. Als u uw technische reikwijdte nog niet heeft uitgebreid, dient de inzet van een EDMS als een strategische hoeksteen bij het betreden van uw onderneming naar het digitale tijdperk.  
4. Efficiëntie en databeheer: In de kern maakt een kwaliteits-EDMS uw team beter door de efficiëntie te verhogen. Een EDMS vermindert tijdverspillende activiteiten zoals bestandsmigratie, machtigingsbeheer en soortgelijke hindernissen bij het gebruik van meerdere platforms. Tegelijkertijd helpt EDMS bij het ontwikkelen van interne controles om de toegang te beheren en wijzigingen bij te houden, waardoor de gegevensintegriteit wordt gegarandeerd terwijl u opschaalt. Op dezelfde manier helpt het centraliseren van uw documentatie uw feederbronnen voor data-analyse te verbeteren, waardoor u waardevolle inzichten kunt ontsluiten bij het benutten van business intelligence-platforms. 

EDMS beste praktijken

Hoewel u uw EDMS wilt aanpassen en aanpassen, dienen een handvol best practices als leidraad om u in de goede richting te wijzen en de voordelen van EDMS te maximaliseren:

1. Zorg ervoor dat u de machtigingen en versiebeheertools beheert: Wanneer u documentatie centraliseert, riskeert u ongeautoriseerde toegang of lekkage als u de machtigingen van uw team niet goed beheert. Dit geldt in dubbele zin als diensten of leveranciers van derden toegang hebben tot het systeem. Het ontwikkelen van een machtigingen-SOP helpt deze te behouden hoeven te weten op de hoogte terwijl u gevoelige informatie beschermt tegen nieuwsgierige blikken. Tegelijkertijd helpt het garanderen van iteratieve back-upprocedures en de mogelijkheid om wijzigingen bij te houden de documentkwaliteit te behouden en overschrijvingen of ongelukken te voorkomen.
2. Zorg ervoor dat uw EDMS met u mee kan schalen: Het heeft geen zin om all-in te gaan voor een EDMS dat alleen uw organisatie in de huidige staat van dienst zal zijn. U moet ervoor zorgen dat uw EDMS de voordelen en functies biedt die u nodig heeft als u de volgende groeifase ingaat. Zelfs als u het gebruik ervan vandaag niet maximaliseert, zorgt het hebben van toegang tot en het begrijpen van deze functies vandaag voor succes. morgen.
3. Zorg ervoor dat uw EDMS integreert binnen uw ecosysteem: Naast schaalbaarheid is integratie van cruciaal belang bij de implementatie van een EDMS. U maximaliseert de efficiëntie niet als u nog steeds genoodzaakt bent facturen handmatig te scannen, uploaden of migreren ontvangsten in het EDMS. Vergeet niet dat uw EDMS moet werken – als u uw documentworkflow Om een ​​omslachtig EDMS-proces tegemoet te komen, moet u uw strategie opnieuw beoordelen.
4. Profiteer van tagging- en organisatietools: Wanneer u uw documentatie naar een EDMS migreert, creëert u een gecentraliseerde database die het hele wezen van uw bedrijf omvat. Als u die informatie echter niet gemakkelijk kunt vinden, doorzoeken en openen, profiteert u niet van de potentiële efficiëntieverbeteringen. Om deze voordelen zo goed mogelijk te kunnen benutten, moet u een SOP voor kennisbeheer ontwikkelen, waaronder conventies voor bestandsnaamgeving, maphiërarchie en nestinstructies, en uitgebreide trainingsplannen om ervoor te zorgen dat iedereen aan de regels voldoet. 

Conclusie

Naarmate onze inspanningen op het gebied van gegevensverzameling toenemen, nemen ook onze behoeften op het gebied van elektronisch documentbeheer toe. Het voldoen aan de veranderende regelgeving en het beschermen van gevoelige gegevens is een enorme taak die nog moeilijker wordt als u niet over een alomvattende strategie beschikt. Tegelijkertijd zijn alle gegevens ter wereld nutteloos als u er niet snel toegang toe kunt krijgen en deze kunt gebruiken om uw gegevens te verbeteren documentworkflows. EDMS compenseert deze risico's en biedt tegelijkertijd tal van voordelen om de efficiëntie van uw organisatie te verbeteren en te stroomlijnen, waardoor u uiteindelijk tijd bespaart en uw team zich kan concentreren op wat belangrijk is: het leveren van de best mogelijke resultaten terwijl het bedrijf groeit.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/electronic-document-management-system/