CFDI is een standaard voor elektronische facturering (e-factuur) en een gerelateerd proces dat vereist is om zaken te doen in Mexico en Latijns-Amerika. Dit artikel richt zich op het Mexicaanse digitale transformatieprogramma dat elektronische verkoop vereist die voldoet aan CFDI facturen in plaats van papieren facturen in Mexico. 

Wat is CFDI?

CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) is een overheidsstandaard voor zakendoen in Mexico en Latijns-Amerika, die de uitgifte van elektronische verkoopfacturen (e-facturering) en andere e-documenten in een specifiek formaat vereist in plaats van papieren documenten te gebruiken, en deze elektronisch te delen documenten bij de belastingdienst. Voor belastingbetalers is CFDI een digitaal belastingbewijs dat belastingaftrek mogelijk maakt. 

Een e-factuur in Mexico, die oorspronkelijk in 2004 werd gebruikt, wordt een CFDI genoemd. Het verplicht stellen van CFDI voor grote bedrijven begon in 2010. In 2014 moesten alle bedrijven voldoen aan een eerdere versie van CFDI. Versie 3.3 is in 2017 van kracht geworden.

Naast het vereisen van elektronische verkoopfacturen die voldoen aan de CFDI 4.0-standaard om zaken te doen in Mexico, vereist de CFDI-regelgeving van het land ook het gebruik van gerelateerde elektronische creditnota's, betalingsbewijzen en loonfacturen. 

Wie zijn betrokken bij CFDI? 

In Mexico omvat het CFDI-proces voor e-facturering bedrijven die e-facturen uitgeven, hun klanten die e-factureren, software voor het genereren van e-facturering, PAC-tussenpersonen die e-facturen onderzoeken en valideren voor de overheid, en Mexico's belastingdienst, (ZAT). 

PAC betekent een derde partij die een geautoriseerde certificeringsaanbieder (Proveedor Autorizado de Certificación) is, goedgekeurd door de Mexicaanse belastingdienst SAT. De afkorting SAT is een acroniem voor Servicio de Administración Tributaria. 

Vanwege de complexiteit ervan raken advocaten en CPA-kantoren ook betrokken bij CFDI om cliënten te adviseren. De reikwijdte van CFDI strekt zich zelfs uit tot de sfeer van fusies en overnames, maar niet zonder juridische tegenslagen. 

Waarom is CFDI belangrijk?

CFDI is belangrijk omdat het efficiëntie mogelijk maakt door de digitalisering van documenten en het elektronisch delen en Mexico en bepaalde Latijns-Amerikaanse landen helpt de belastingnaleving af te dwingen door gevalideerde zakelijke transacties vrijwel onmiddellijk te bekijken. 

Vanuit een ander gezichtspunt van belang: als bedrijven zich niet aan CFDI houden, kunnen ze SAT-sancties en straffen krijgen, waardoor ze geen zaken meer kunnen doen in het CFDI-land en dat kost geld. Als bedrijven nog niet zijn uitgesloten van de activiteiten van het land, zullen ze vertragingen ondervinden bij het ontvangen van klantbetalingen totdat ze voldoen aan de CFDI-wetgeving. 

CFDI-versie 4.0

CFDI 4.0 is momenteel de nieuwste versie van de CFDI-standaard in Mexico voor het indienen van elektronische documenten zoals verkoopfacturen, in plaats van papieren documenten, bij het zakendoen in dat land. 

Met ingang van 1 januari 2023 vereist CFDI dat bedrijven in Mexico conforme elektronische verkoopfacturen (en andere onder CFDI vallende documenten, met uitzondering van e-facturen voor de loonadministratie) indienen. De implementatiedatum voor elektronische loonfacturen werd met drie maanden uitgesteld tot 1 april 2023. 

Hoe werkt CFDI? 

Het CFDI-proces werkt met deze stappen:

1. Het bedrijf maakt elektronisch verbinding met een PAC en verkrijgt een elektronische handtekeningsleutel genaamd Firma Electronica Avanzada (FIEL). 
2. Het bedrijf maakt gebruik van een CFDI-compatibele e-factuurgenerator en ondertekent digitaal de XML-geformatteerde elektronische verkoopfactuur die voldoet aan de CFDI 4.0-normen.
3. De PAC valideert de e-factuur, past bij validatie een digitaal zegel toe en kent een folionummer toe aan de CFDI.
4. De PAC stuurt de gevalideerde e-factuur met het digitale zegel naar uw bedrijf om naar de klant te sturen (in XML- of PDF-formaat). 
5. De PAC rapporteert de elektronische CFDI-factuur onmiddellijk na validatie digitaal aan de SAT-belastingdienst.
6. De SAT neemt de e-factuur op in de belastingportals van de uitgevende instelling en de klant.
7. SAT vereist dit digitale CFDI-belastingbewijs om belastingaftrek door belastingbetalers mogelijk te maken. 
8. SAT geeft een sanctielijst van de overheid uit, initieert belastingaudits en onderzoekt belastingontwijkingsconstructies.

Om aan de slag te gaan met CFDI-naleving, zoekt u een PAC- en softwarebedrijf dat geautoriseerd is om e-facturen te genereren zodat uw bedrijf zaken kan doen in Mexico of geografische gebieden in Latijns-Amerika, waar CFDI vereist is. Met Nanonets kunnen bedrijven CFDI-compatibele elektronische verkoopfacturen genereren via het automatiseringssoftwareplatform. 

Hoe kan ik voldoen aan de CFDI-vereisten?

Om te voldoen aan de CFDI-vereisten in Mexico, volgt u de huidige CFDI 4.0 (of later uitgegeven) standaardvereisten voor het gebruik van e-facturen en het annuleren van een CFDI die eerder is uitgegeven. Houd ook rekening met de CFDI-vereisten voor andere gerelateerde CFDI-elektronische documenten waarnaar verwezen kan worden als “complementos”-addendums. 

De digitale belastingontvangst (CFDI e-factuur) omvat product- of service-inkomsten, kosten en belastingen, zodat de SAT-belastingdienst binnen drie dagen na de transactietijd gevalideerde elektronische informatie kan ontvangen voor het afdwingen van de belastinginning in Mexico. 

Standaardvereisten voor CFDI 4.0 e-facturatie zijn:

• XML-gegevensformaat voor e-facturen
• Digitale handtekening van de uitgever van de e-factuur
• Digitaal zegel als tweede digitale handtekening door de PAC na factuurvalidatie
• Standaardformaat, inclusief een tweedimensionale barcode, gekoppeld aan SAT voor validatie van e-facturen door de PAC en maakt het afdrukken van de digitale factuur mogelijk
• Elektronische archivering van CFDI-documenten gedurende vijf jaar, met toegang voor bedrijven en klanten
• Informatievereisten toegevoegd door CFDI versie 4.0
  • Naam van de zakelijke afzender of ontvanger 
  • Postcode
  • Belastingland van de ontvanger
  • Primaire sector
  • Geef op of u exporteert
  • Geef aan of er belasting wordt geheven, inclusief indirecte belastingen
• Wijzigingen in de informatie- en validatieregels onder CFDI 4.0

Met CFDI 4.0 zijn de volgende wijzigingen aangebracht in de annuleringsregels van CFDI: 

• U moet uw keuze uit vier CFDI-annuleringsredenen aangeven en de CFDI vervangen door een specifiek genummerd folio 
• Serviceresponscodes zijn gewijzigd
• CFDI-annuleringen moeten worden gevalideerd zoals ze plaatsvinden in het fiscale jaar waarin de CFDI oorspronkelijk is uitgegeven
• De klant moet de CFDI-annulering binnen 72 uur goedkeuren

Gerelateerde e-documenten die onder de CFDI-regelgeving vallen, zijn onder meer:

• Versie 2 wijzigt het betalingsbewijscomplement voor een Type P CFDI, gebruikt voor het ontvangen van gedeeltelijke betalingen of uitgestelde betalingen
  • Wijzigingen in de validatieregel
  • Is de betaling onderworpen aan belasting?
  • Overgedragen of ingehouden belastingen?
• Inhouding van CFDI voor belastinginhouding
• Betalingsinformatie voor betalingen door binnenlandse belastingbetalers in het buitenland

Uitdagingen en oplossingen voor CFDI-compliance

Uitdagingen bij de naleving van CFDI zijn onder meer de uitgebreide regels en de complexiteit ervan e-invoicing​ Bij het maken grensoverschrijdende betalingen, zijn deze regels anders dan de normale regels van uw thuisland. Als uw bedrijf de CFDI-regelgeving niet volgt, kan het worden uitgesloten van het zakendoen in CFDI-rechtsgebieden. 

Bedrijven die e-facturen uitreiken, moeten de exacte regels volgen XML opmaakstandaarden en blijf op de hoogte van wijzigingen in deze CFDI-standaarden. CFDI-regels worden in het Spaans uitgegeven, wat kennis van de taal of toegang tot nauwkeurige vertalingen vereist. De meeste bedrijven hebben hulp nodig om het goed te doen, te innen B2B-betalingen snel, en zaken blijven doen in Mexico of andere CFDI-gereguleerde landen in Latijns-Amerika. 

Uw bedrijf moet de elektronische wereld overwinnen factuur versus verkooporder CFDI-uitdagingen. Nanonets blijft op de hoogte van de wereldwijde CFDI-regelgevingsvereisten en laat bedrijven op efficiënte wijze CFDI-compatibele elektronische verkoopfacturen (e-facturen) genereren via het automatiseringssoftwareplatform dat met verschillende gegevensformaten werkt en geavanceerde document vastleggen. 

Conclusie

Het volgen van de CFDI-vereisten is essentieel voor het zakendoen in Mexico en enkele andere landen die CFDI-regels gebruiken. Technologische oplossingen zoals nanonetten kunnen daarbij helpen automatiseer de werkstroom vereisten, zoals die vereist voor CFDI, en versnel die van uw bedrijf order-to-cash-proces.

Nanonets is een automatiseringssoftwarebedrijf met nauwkeurige AI/machine learning-gestuurde OCR-oplossingen, extractie van factuurgegevensen bedrijfsprocesworkflows. Nanonets biedt een CFDI-compatibele oplossing voor e-facturering aan bedrijven die producten of diensten verkopen aan klanten in Mexico of Latijns-Amerika. Contact Nanonetten voor meer informatie over hoe u CFDI kunt implementeren met e-facturering. 

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/cfdi-compliance/